CSR1-0001社会责任管理手册

苏州乐轩科技有限公司 Suzhou Raken Technology Co., Ltd. 生效日期Issued Date： 文件名称File Name社会责任管理手册文件编号File No.CSR01-0001制订日期 Establish Date2011-08-29 版本 Revision00 总页次 Total Page13修订日期 Modify Date版本 Revision修改章节 Modify Chapter修订内容说明 Modify Description审核人Issued Dep.修订人Issued By2011-08-2900All新修订 核准人 审核人 制/修订人 QMS3-0001/FM01/00一、公司简介 Company Background本公司除透过产品与服务以达到乐看视界之愿景外，并致力于优良设计，完美质量，顾客满意，永续经营，今后本公司将整合社会责任管理与现行经营理念，以更有效率方式执行社会责任政策。二、绪论2.1手册之管制2.1.1公司社会责任管理代表负责本手册之编订和对外发行之管制，但属于对外发行之非管制文件，不主动通知修正。2.1.2本手册于公司内部之发行/使用依质量系统之文件管制作业。2.1.3任何人对本手册要求变更，必须以书面的方式向社会责任管理代表提出。2.1.4手册由社会责任管理代表起草或变更后，由核决主管核准发行。2.2社会责任系统文件及结构 2.2.1本手册叙述社会责任管理系统SA 8000及EICC条文之达成方法。2.2.2包括本手册在内之社会责任系统管理程序及运作管制程序，以文号CSR类别发行。2.2.3社会责任管理系统之架构如图一：Figure 1(图一)三、适用范围 Scope全公司（包括各site）。 四、社会责任政策4.1社会责任政策制定之目的 传达高层的承诺，作为公司社会责任系统导入、管理及改善之依据。4.2制定之权责 由社会责任管理委员会提出草案或修正内容，由核决主管核准。4.3管理重点 4.3.1须考虑公司的活动、产品及服务之性质、规模及显著社会责任影响情形而制定，一般于显著影响源鉴定结果有变化时应予检讨。4.3.2政策应包括4.3.2.1须有符合劳动法规、商业道德法规、社会责任管理相关标准及公司遵行之其他规定的承诺。4.3.2.2对社会责任、劳工、道德持续改善之承诺。4.3.3核准后，传达公司内部各阶层员工，使其均能了解。4.3.4政策可立即对外公开，正式文件发布由外部沟通权责单位为主要窗口。（参考沟通管理程序）4.3.5除4.3.1外，定期于系统管理审查时检讨社会责任政策之适切性。4.4支持程序 社会责任政策管理程序CSR2-00015.社会责任影响源及风险 5.1鉴定目的藉由鉴定找出重大之社会责任，并依重大性考虑设定社会责任改善之目标与标的。5.2适用范围 公司各site之所有作业活动、产品、服务之社会责任风险评估。5.3权责 社会责任管理委员会指定之影响源鉴定小组负责执行鉴定与评估，并由社会责任管理系统推行人员汇整分析。5.4管理重点5.4.1各相关部门提出影响源，由鉴定小组汇整评估，以评估其显著性（参考社会责任影响源及风险鉴定管理程序1.02）。5.4.2评估时须考虑 5.4.2.1社会责任风险鉴别：须考虑各项营运活动中，对劳工与道德管理事项所产生之风险。5.4.3对影响源应施以社会责任危害风险鉴别，以判定其显著性。5.4.4除了5.4.15.4.3之作法外，鉴定影响源显著性，须结合法规之鉴定，不符合法规之项目，列为显著性影响源之一。5.4.5客户要求事项列为显著性。5.4.6社会责任影响源，应适时保持最新之鉴定结果。5.4.7重大显著社会责任影响源，应列入目标标的管理计划或订定作业管制程序。决定管理计划之风险控制方法时，须考虑技术可行性、财务因素而决定风险控制方法之优先级。 5.4.8当决定管理控制时，可采取消灭、取代、标志/警告或行政管理等方式来降低风险。5.5支持程序社会责任影响源及风险鉴定管理程序CSR2-00026.法规与其他要求6.1目的持续鉴定并取得公司遵行之相关法规及其他规定，并进行守法性评估，以避免未遵守相关规范而造成损失。6.2适用范围 公司须遵守劳动/道德/社会责任相关之法规、客户要求及其他公司应遵行之规定。6.3权责 6.3.1销售国法规、客户要求由PM及业务人员协助搜集取得。6.3.3劳工法规之取得、鉴别、登录由人力资源人员负责。6.3.5其他规定由相关单位负责搜集、取得、鉴定，由环安卫管理人员保存复本。6.4管理重点6.4.1公司须遵守之法规及其他规定由权责单位负责搜集、取得、登录、鉴定。6.4.2政府法规由与政府业务往来之人力资源/稽核/财务人员持续取得，并鉴定公司之影响源、现行制度是否符合法规。6.4.3法规鉴定后，相关单位须将法规标准要求转入人力资源端/工厂端/业务端/营运端等相关程序中。6.4.4当鉴定有不符合法规之情况，鉴定人员须提报管理代表，并订定目标标的管理计划改善。6.4.5如有法规修订或导入新产品、新制程或新作业活动时，应立即执行相关法规鉴定工作。6.4.6若无6.4.5状况，每年视需要检讨一次。6.5支持程序社会责任法规鉴定管理程序CSR2-00037.目标标的与方案7.1目的设定社会责任管理系统阶段性的改善目标与标的及其管理计划。7.2范围 乃针对显著社会责任影响源、法规符合性之改善、政策内容及其他业务相关团体之要求而订定。7.3权责7.3.1社会责任管理委员会提出建议之改善目标，由核决主管核准或于管理审查会议中讨论。7.3.2管理代表核准目标、标的及管理计划，并于管理审查会议报告达成情形。7.4管理重点 7.4.1目标之选定须针对法规、显著社会责任影响源、政策，并考虑公司之财力、可行技术、业务需求、相关团体关切事项而订出改善项目。7.4.2社会责任管理委员会及负责之各阶层部门须订定达成之目标标的的方法，并尽量予以量化。7.4.3负责之部门订定管理计划，将各阶段完成之标的及作法、时程明文化。7.4.4依管理计划定期评估/检讨成效，并视需要修订，以适合新的产品、活动、服务。7.4.5管理代表汇整达成情形，于管理审查会议报告。7.5支持程序 社会责任目标与标的管理程序CSR2-00048.组织与责任8.1目的 明订公司社会责任管理组织的组成及职责，以充分有效运用公司资源。8.2范围 推行SA 8000社会责任管理系统、EICC电子行业行为规范等之各Site厂区可各别成立其管理组织。8.3权责8.3.1社会责任管理委员会由总经理或各site最高主管核准成立，并指定委员之一为管理代表。8.3.2管理代表负责管理系统运作及推行小组之组成。8.4管理重点8.4.1委员会及推行小组负责依SA 8000及EICC条文建立及维持管理系统，并管制相关之资源，组织内所有人员职责需明确订立。8.4.2公司各部门及人员均负管理、运作、执行之责任。8.4.3委员会须提供必要之人力资源、特殊技能、技术及财务资源予各下层组织。8.4.4管理代表负责向委员会报告社会责任管理系统之绩效，以做为改进的基础。8.5支持程序 社会责任组织与资源管理程序CSR2-00059.训练、认知与能力 9.1目的 界定公司内人员之训练需求及训练管理之权责。9.2范围 9.2.1社会责任管理系统内之工作如可能造成显著劳工风险与道德风险者。9.2.2与社会责任管理系统之有效运作相关者。9.2.3相关之承包商人员。9.3权责 9.3.1社会责任管理委员会负责界定训练需求，并协调人事部安排训练，或要求承包商证明其员工经过所要求之训练。9.3.2运作管制相关之训练，由主导运作管制部门负责训练。9.3.3相关部门主管负责指派训练合格人员执行相关之运作管制项目工作。9.4管理重点9.4.1委员会依显著性考虑、条文要求、法规要求、客户要求、人员职责、人员能力、语言能力与社会责任风险内容负责鉴定训练认知与需求，并予明文化，并参考训练系统程序与人事部安排训练。9.4.2训练员工使皆了解社会责任政策，其与管理系统相关工作之程序及责任（含紧急应变），并认知其工作对系统之重要性及于工作不符合规定时对社会责任可能产生之严重影响。9.4.3部门主管于工作安排时，需查核是否为训练合格人员。9.4.4管理系统人员每年提供训练计划，由管理代表核准。9.4.5EICC条文训练须定期实施，并了解同仁之理解程度。9.4.6训练时须评估训练有效性，同时考虑语言能力之要求因素。9.5支持程序教育训练管制程序QMS2-002010.沟通 10.1目的 建立公司内部与外部讯息传达之作法。10.2范围 社会责任管理系统相关之社会责任、劳工管理、道德管理等关切事项。10.3权责10.3.1人事部负责沟通管道之设立、登录及管制，并依授权事项对外沟通。10.3.2属公司业务机密之对外沟通内容，须社会责任管理委员会核准。10.4管理重点10.4.1对内除了依循管理层级之传达（如会议、公文）外，可设立更迅速有效之传达方式（如电子邮件、布告栏），亦可安排训练加以传达。10.4.2除客户、分包商之沟通外，由系统推行单位利用统一之记录方式（参考沟通管理程序中之沟通登录单）管理内部及外部之反应事项，并加以处理及回报。10.4.3员工可主动提出意见沟通，并可提报提报单，亦可主动发起成立组织社团或选出代表与公司进行沟通，公司应尊重员工之意愿，并确保其不受差别待遇。注1：客户事项之沟通经由ISO9001质量系统之相关程序传达(合约审查、产品开发、客户服务)参考质量管理手册。注2：对分包商之沟通由运作管制执行部门负责。10.4.4公司对于提出检举事件之员工，应确保员工身分之保密性，对处理此事件员工必须签署保密协议。10.4.5外部团体对社会责任管理系统相关事项有兴趣时，由社会责任管理委员会回复或授权系统推行单位回复(参考沟通管理程序)。10.4.6应定期告知往来事业伙伴，公司之诚信价值观及不接受任何形式贿酪，并提供反应管道，并确保反应之事业伙伴身分之机密性。10.5支持程序 沟通管理程序CSR2-0006、质量手册QMS1-0001。11.文件管制11.1目的确保社会责任管理系统及运作管制部门/场所使用正确之文件。11.2权责 11.2.1社会责任管理系统之文件依ISO9001质量手册之文件管制程序，由数据中心统一发行。11.2.2各部门负责旧文件之移除与更新。11.3支持程序 文件与资料管制程序QMS2-000112.运作管制 12.1目的鉴定显著影响源、重大劳工管理风险、道德管理风险之关键活动及运作管制之建立。12.2 范围公司所施行之各项关键活动及其对应之运作管制。12.3 权责 12.3.1由社会责任管理委员会协调相关部门规划、建立及执行。12.3.2实际负责运作管制部门须建立运作管制管理程序。 12.4管理重点12.4.1各关键活动由社会责任管理系统推行人员负责鉴定，应针对显著社会责任影响源之活动或社会责任管理系统及EICC条文进行鉴定。12.4.2各运作管制程序应明订作业标准。12.4.3各运作管制程序建立时应将法规要求标准纳入。12.4.4各运作管制程序与所管制之显著影响源相关之分包商有关时，须传达此程序及要求给分包商。12.5 支持程序社会责任运作管理程序CSR2-000713.劳工管理13.1 目的 保障员工权益，促进劳资关系发展，推行建立劳工管理。13.2 范围 全公司（含各Site）。13.3 权责13.3.1各单位负责依规定管理执行以符合管理规定。13.3.2人事部负责依规定制定劳工管理规定。 13.4 管理重点 13.4.1童工管理 13.4.1.1公司严禁雇用童工，并将定期稽核是否执行中聘用童工。13.4.1.2若发现雇用童工时，应停止其工作，立即交由人事部安排并提供支持使童工接受学校义务教育直到超过童工年龄为止。13.4.1.3公司不得安排童工、青少年工于危险性、不安全、有损健康的环境中工作。13.4.1.4支持程序 国务院禁止使用童工规定 13.4.2新人任用管理 13.4.2.1公司不得使用强迫性劳动，并不得向员工收取任何形式的押金或抵押物。 13.4.2.2征募员工以适才适用为原则，不得因种族、社会阶级、国籍、宗教、残疾、性别、性别取向、怀孕与否、年龄、公会会员资格或政党等原因采取歧视行为。 13.4.2.3支持程序面试管理办法 13.4.3投诉申诉管理 13.4.3.1同仁在面对不当之惩戒或歧视、骚扰时，可透过申诉电话/Email申诉至HR。 将由HR，员工本部门与员工本人讨论，商定申诉是否成立。 13.4.3.2如成立，HR在预定解决问题时间检查相关责任部门问题解决的程度并记录归档。 13.4.3.3当申诉解决完成时，由HR牵头各责任部门进行当事人的面谈，相关记录归档。 13.4.3.4公司须确保申诉人资料保密。 13.4.3.5支持程序 员工申诉及反馈管理办法1.10 13.4.4工时管理 13.4.4.1公司遵守法定工时标准作业。 13.4.4.2产线加班前须征得员工同意，员工有拒绝之权利。 13.4.4.3产线管理者须确保员工每七天需有一天休息，加班时间每月不得超过法定标准、SA 8000标准或EICC条文。 13.4.4.5支持程序出勤管理办法。 13.4.5薪酬管理 13.4.5.1劳动工资按劳动合同法规定，工资遵循按劳分配原则，实行同工同酬、多劳多得、不劳不得。实行按劳分配原则把劳动者的数量和质量与所获得的报酬紧密联系起来，使劳动者的劳动报酬与劳动贡献相符合。 13.4.5.2公司员工工资标准依照法令规定及工作地区之生活状况为标准，不得低于法定最低工资。 13.4.5.3员工正常加班时间支付不低于百分之一百五十的工资报酬；休息时间安排劳动者工作，又不能补休的支付不低于工资的百分之二百的工资报酬；法定假日安排劳动者工作支付不低于工资的百分之三百的工资报酬。 13.4.5.4员工工资之给付，每月定期以货币形式支付员工本人，公司并应保证不因惩戒目的而扣减工资。13.4.5.5支持程序 劳动合同法 13.4.6惩戒规定 13.4.6.1公司之惩戒分为三种：除名、书面警告、口头告诫。 13.4.6.2公司之惩戒不得有体罚、精神或肉体胁迫以及言语侮辱之行为。 13.4.6.3支持程序 员工手册14.道德管理 14.1目的建立诚信手册，使公司经营、员工行为以诚信为最高原则。14.2范围全公司（含各Site）。14.3权责 14.3.1各单位负责依规定管理执行以符合管理规定。 14.3.2人事部负责制定诚信手册。 14.4管理重点 14.4.1诚信经营 14.4.1.1公司强调以诚信做为企业经营及员工行为的最高道德原则。14.4.1.2公司制定诚信手册并倡导同仁须遵守诚信手册内容。14.4.1.3在商业行为中应保持廉洁，禁止任何形式的贪污、敲诈、勒索及挪用公款的行为。14.4.2无不当利益 14.4.2.1公司员工因业务之便利，不得提供或接受贿赂或任何形式的不法或不适当利益。14.4.2.2定期告知供货商公司诚信之价值观，并告知公司诚信信箱以提供供货商及同仁之检举管理。14.4.3信息公开 14.4.3.1公司商业活动、组织架构、财务状况及其绩效之信息必须依照法规规定或业界惯例来公开。14.4.3.2公司信息之揭露以公平、透明及一致性为原则。14.4.3.3公司网站应定期揭露财务、业务及公司治理信息之情形14.4.4知识产权保护14.4.4.1不得使用、重制或贩卖未经合法授权之软件或著作14.4.4.2如明知或可得而知职务上所使用之技术或信息有侵害他人知识产权之虞者，应立即停止使用，并告知直属上二级之主管；未经本公司法务部门确认无侵害他人知识产权之疑虑前，不得继续使用。14.4.4.3员工于职务上所为之发明、新型或新式样等相关知识产权之归属，应依各相关国家知识产权法令之规定办理。14.4.5公平交易 14.4.5.1公司不可利用广告、新闻发布重大讯息，亦或其他宣传管道与形式，对外传递不实影响炒作股价之题材。14.4.5.2公司不得在商品或其广告上或其他使公众得知之方法，对于商品之价格、数量、质量、制造日期、制造地等，有虚伪不实或引人错误之表示。14.4.6身分保护 14.4.6.1对检举的供货商与员工，公司须负有保密的责任。 14.4.6.2处理检举事件的员工需负责保密。 14.4.7小区参与14.4.7.1建立小区关系，成立社团参与社会活动14.5 支持程序 员工手册15.紧急应变防止15.1 目的 建立及时有效的紧急应变管理措施，使紧急情况都有明确应变指引，以减少事件造成人员伤亡、财产及环境损失。15.2 范围 状态为紧急部份之活动均包括在内，天然灾害、紧急停电、劳工短缺、市场退货等亦须建立紧急应变管理。 15.3 权责15.3.1社会责任管理委员会应汇整公司之紧急应变管理文件并负规划、督导之责任。15.3.2各部门应建立紧急应变管理文件。15.4 管理重点 15.4.1定期实施之社会责任影响源鉴定，其状态为紧急时，皆须建立紧急应变管理文件。15.4.2建立紧急应变管理文件时须将法规要求事项纳入。15.4.3推行单位应建立公司紧急应变手册，紧急应变管理文件应视需要审查。15.5支持程序 社会责任动作管制程序CSR2-000716.监督与量测 16.1 目的 建立定期监控，量测其关键活动之程序及记录，以增进社会责任绩效。16.2 范围所有劳工管理、道德管理及关键活动。16.3 权责 各运作管制程序制定单位订立其监控及量测之方法。社会责任管理委员会负责整体监控及量测系统规划及协调。16.4 管理重点 16.4.1监控及量测需考虑频率、方法、绩效等项目，并订立各运作管制程序。16.4.2如公司缺乏监控、量测之能力时，可考虑委托专业机构实施。16.4.3当政府有规定时，标准须符合法规需求，亦须符合公司之社会责任政策及目标，并须随时更新。16.5支持程序 社会责任监控与量测管理程序CSR2-000817.不符合情况及矫正与预防措施17.1 目的 建立处理与分析发现不合格事项及采取矫正与预防措施以减缓所造成之影响，并防止再度发生。17.2 范围 社会责任管理系统内之事件（含公司外之反应）。17.3权责 17.3.1任何单位：发现不符合情形，须纪录并提出矫正预防措施报告单。17.3.2处理单位：负责处理及提出矫正预防措施。17.3.3社会责任管理委员会：协调、指导事件处理并审查矫正预防措施。17.4管理重点17.4.1发现不符合情形或有可能发生问题时，相关人员应采取初步处理，并由发现者填写矫正预防措施报告单，送责任单位处理。17.4.2责任单位接到矫正预防措施报告单后，应分析原因，并提出矫正预防措施。管制外之不符合情况，皆由管理代表决定。17.4.3管理系统推行单位对采取之措施应追查并确认效果，必要时由发现及反应部门确认效果。17.4.4当不符合情形或异常现象为外部反应时，依沟通管理程序处理。17.5 支持程序社会责任系统矫正与预防措施程序CSR2-000918.记录18.1 目的 鉴别、保存及处理社会责任记录，以符合SA 8000、EICC标准之要求，并供追溯、改善社会责任管理系统之用。18.2 范围社会责任管理系统内之各程序及目标管理计划之执行记录，及其必要之辅助数据。18.3 权责 18.3.1一般皆由各运作管制程序执行部门保管记录。18.3.2社会责任管理委员会规划记录之保存。18.4 管理重点18.4.1记录依记录管制程序所订原则准备及保存，主要保管部门须保留规定时间后，才可销毁记录。18.4.2基本要求：18.4.2.1记录须可读、可辨别及可追溯相关活动、产品或服务，达到保留记录之目的。18.4.2.2记录须易于查寻，并防止损毁、变质、遗失。18.5 支持程序社会责任记录一览表19.社