02 记录控制程序(XX513).doc

02 记录控制程序(XX513) 作成/日期确认/日期承认/日期一目的确保质量运行的记录得到有效的控制，满足质量管理体系标准、法律法规以及顾客的要求。 二适用范围确保质量运行记录之标识、保护、贮存、检索、保存期限和处置得到有效的控制。 三定义日历年完整年,从1月1日至12月31日记录阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。 四职责1.各部门负责设计质量管理活动所需的记录表单，并负责其记录的管理。 2.品质部负责质量记录表单的受控管理，并对各部门记录的使用、保管、归档情况进行监督。 3.管理部负责审批记录表单的印刷。 4.本程序由品质部归口管理五程序流程图程序及要求责任相关文件及记录1.1品质部统一对全公司的质量记录表单进行编号、受控管理，并审定记录表单的名称、编号、版次、保存期限和存放部门。 1.2各部门在工作中，应使用经过审定的质量记录表单；当顾客要求时，应使用顾客提供的质量记录表单。 1.3各部门必须明确质量记录表单的保存期限a.生产件批准文件、工装记录、采购订单和修改单的保存时间必须为产品在任何生产和服务过程中规定的保存有效期再加上一个日历年。 顾客有要求时，按顾客要求期限保存。 b.外来质量记录（如原材料出厂检验报告、计量检定报告、顾客的质量信息反馈等）由对口的管理部门保存，若无特别规定，保存期为三年。 c.质量记录的保存期限应按文件清单中规定的保存期限保存。 各部门文件清单2.1各部门按需要设计质量记录表单，表单应内容齐全，格式简洁，流向清晰。 2.2记录表单设计后，各部门应到品质部索取编号。 2.3品质部按文件标识管理办法对质量记录表单编号，并登记于文件清单。 各部门文件标识管理办法3.1各部门设计表单后，提交部门主管审批。 3.2审批范围包括新制定、修改、作废三类。 3.3审批权限a.部门内部使用的表单，由本部门主管审核和批准。 b.跨部门使用的表单，须经各部门主管会签审核，并由管理者代表批准。 c.外来的表单，由对口部门的经理审核和批准。 d.需印制的表单，由管理部经理批准。 各部门文件控制程序表单审批表单设计记录策划3.4表单审批后，各部门应空白表单的及电子版本提交到品质部归档。 品质部按文件控制程序发放。 4.1按采购控制程序填写物资采购申请表，连同记录表单样板交仓库，由管理部实施采购。 4.2表单印制后，申请部门可到仓库领取表单使用。 各部门采购控制程序物资采购申请表5.1填写表单的字迹应清晰可辨。 5.2内容真实、完整、及时。 5.3记录不允许涂改，如确需涂改时，当事人应采用划改的方式更改，并签字确认。 5.4记录填写完整后，应由记录者签字或盖章，并注明日期后方有效各部门文件发放、回收登记表6.1各部门每月应对本部门所使用的质量记录进行分类。 产品/过程记录以生产过程先后按批号或月份收集归档。 6.2品质部每半年检查和更新各部门的记录控制清单。 各部门7.1记录控制必须满足法规和顾客要求。 7.2质量记录由专人保存。 7.3储存环境应防火、防水、防潮、防虫、防霉变。 7.4对重要的记录，应采取双备份方式存档，两份记录不应保存在同一地方。 各部门8.1品质部每年底组织各部门对质量记录进行分析评定，以进行追溯和数据分析。 8.2质量记录经后，可供各部门查阅使用，各部门查阅前，应取得保存部门的同意，并按文件控制程序执行。 8.3需要外借的质量记录，必须经管理者代表批准，并按规定期限归还。 8.4合同要求时，商定期内的质量记录可供顾客或第三方评价时查阅，按文件控制程序办理借阅手续。 各部门9.1各部门每月分析、涉及产品/过程质量、顾客投诉/索赔、顾客满意度、质量审核结果、不合格产品/过程等的质量记录，编制分析报告。 9.2管理部组织评审各部门的报告，对影响重大的情况，组织责任部门改进。 各部门10.1超出保存期限但仍有使用价值的质量记录，由保存部门的经理决定是否延长保存期限。 10.2对超出保存期限的、或无参考价值的质量记录，保存部门按文件控制程序向品质部申请销毁。 10.3品质集中销毁作