中文电子表格Excel 2003案例解析.doc

第3章 中文电子表格Excel 2003Excel是Microsoft Office 的重要组件之一，它是一种专门用于数据管理和数据分析等操作的电子表格软件。使用它可以把文字、数据、图形、图表和多媒体对象集合于一体，并以电子表格的方式进行各种统计计算、分析和管理等操作。本章共包含5个案例，主要内容包括：创建和编辑-某公司职工工资表；表的排序、筛选、分类汇总；数据透视表；Excel图表操作；Excel工作表的排版及打印；Excel中的技巧。案例3-1 创建和编辑某公司职工工资表一、案例说明本例描述：本案例制作Excel在企业管理中的应用实例-某公司职工工资表，从基本的熟悉软件环境、表格建立，到基本的数据录入、格式设置、一般公式与函数应用、数据有效性等形成一个完整的初学者应掌握的软件使用过程和操作手法。本例知识点：1Excel的窗口组成，工作薄的建立、保存、打开和关闭的方法2单元格的合并、数据输入、填充柄3格式设置：背景颜色、字体字号设置、行高列宽设置、数据的有效性、表格线的4公式的基本应用，SUM、AVERAGE、MAX、MIN函数的使用方法二、方法指导1Excel 2003的启动和退出使用三种方法启动Excel 2003，然后退出。 操作方法：方法一：使用“开始”菜单。图3.1.1 在“运行”对话框中键入“excel”单击“开始”菜单，指向“程序”，单击“Microsoft Excel”命令，启动Excel；单击Excel窗口中的“关闭”按钮，退出Excel。方法二：使用“运行”对话框。单击“开始”菜单中的“运行”命令，在弹出的“运行”对话框中键入“excel”，如图3.1.1所示。单击“确定”按钮或Enter键，即可启动Excel；按Alt + F4键，退出Excel。方法三：利用桌面上的快捷图标启动Excel。如果桌面上存在Excel快捷方式图标，双击该图标，启动Excel；单击“文件”菜单下的“退出”命令，退出Excel。2熟悉Excel工作界面认识启动Excel后的标题栏名称、工作簿名称、当前工作表；熟悉窗口的不同区域划分；鼠标单击工作界面任意位置输入数据，观察编辑栏的变化；鼠标右击工作界面，从弹出的快捷菜单中了解其中常用的命令；关闭Excel窗口。 操作方法： 启动Excel，窗口标题栏显示“Microsoft Excel-Book1”，即表示当前打开的应用程序是“Microsoft Excel”，默认打开的文件(工作簿)是Bookl，如图3.1.2所示。图3.1.2 Excel 2003 的窗口 标题栏常用工具栏编辑栏 工作表标签状态栏菜单栏格式工具栏工作区Office助手 窗口状态栏上方的“Sheetl”标签呈高亮显示，表明“Sheetl”为默认的活动工作表(当前工作表)，依次单击“Sheet2”标签、“Sheet3”标签，则活动工作表为最后的“Sheet3”。 依次单击菜单栏中的各个菜单项，了解各项菜单的构成，单击“视图”菜单中的“工具栏”命令，可见级联菜单中的“常用”和“格式”命令项被选中，“编辑栏”和“状态栏”也被选中，这是默认的窗口界面，参见图3.1.2。窗口由上到下依次为标题栏、菜单栏、常用工具栏、格式工具栏、编辑栏、工作区、状态栏。 留意编辑栏和状态栏的变化：单击D6单元格，输入数字“12”，单击编辑栏中的“取消”按钮，可见输入被清除：单击F3单元格，输入字符ASD，单击编辑栏中的“确认”按钮，可见输入被确认。 关闭当前工作簿：单击工作簿窗口的关闭按钮，或单击“文件”菜单中的“退出”命令，系统会弹出一个消息框，提示用户是否保存文件，可以根据需要做出选择。3编辑工作表根据图3.1.3所示的工作表样例，按照下列要求进行编辑。3.1.3 编辑工作表样例 (1) 设置标题在A1单元格中输入标题“职工工资表”：标题行设置：AlMl单元格合并居中、垂直居中；“常规”格式；黑体、24号、加粗：行高40。 操作方法： 启动Excel，自动建立一个默认的新工作簿Bookl。 鼠标单击Sheetl工作表中的A1单元格，输入文字“某公司职工工资表”。图3.1.4 “对齐”选项卡执行完后自动被选中 选中AlMl单元格，在格式工具栏中选择“合并及居中”按钮。 单击“格式”菜单中的“单元格”命令，弹出“单元格格式”对话框。 单击“对齐”选项卡，在 “垂直对齐”方式下拉列表中选择“居中”，其中“水平对齐”、“合并单元格”执行完后自动被选中，如图3.1.4所示。提示：也可在执行完后，在图3.1.4中直接选取“垂直对齐”、“水平对齐”、“合并单元格”。 单击“数字”选项卡，设置A1单元格的“数字”格式为“常规”类型，如图3.1.5所示。 单击“字体”选项卡，设置A1单元格的字体为黑体、24号、加粗，如图3.1.6所示。图3.1.6 “字体”选项卡图3.1.5 “数字”选项卡图3.1.7 设置“行高” 单击“确定”按钮完成单元格格式的设置。 在第一行行号上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“行高”命令，打开“行高”对话框，在对话框中设置“行高”为40，如图3.1.7所示。(2) 设置表格字段名在第二行输入如图3.1.3所示的表格字段名内容：设置字段名格式为：仿宋_GB2312体、16磅、加粗、白色；对齐方式为水平居中、垂直居中；行高20磅，列宽为“最适合的列宽”；单元格底纹为海绿色。 操作方法： 按样图3.1.3所示输入第二行字段名内容。 设置“字体”、“字号”、“字形”、“颜色”：拖动 形鼠标选中A2M2单元格，通过“格式工具栏”设置“字体”为仿宋_GB2312体；“字号”为16；“字形”为；单击在其中 选“颜色”为白色。 设置“水平”、“垂直”对齐方式：选中A2M2单元格，鼠标右击，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，打开“单元格格式”对话框。在“对齐”选项卡中，设置“水平对齐”、“垂直对齐”为“居中”，如图3.1.8所示。 设置“行高”为20，参照(1)中的操作。 设置“最适合的列宽”。选中AM列，单击“格式”菜单中的“列”命令，从级联菜单中选择“最合适的列宽” 命令，如图3.1.9所示。 设置单元格“底纹”。图3.1.8 设置单元格对齐图3.1.9 选择“最合适的列宽”选择水平对齐方式选择垂直对齐方式方法一：选中A2M2单元格，单击格式工具栏中的“填充颜色”按钮右边的箭头，打开的颜色选项板，从中选择海绿色，如图3.1.10 (a) 所示。(a) (b) 图3.1.10 设置单元格底纹图样方法二：选中A2M2单元格，单击“格式”菜单中的“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框。在对话框中单击“图案”选项卡，选择海绿色，如图3.1.10 (b) 所示。(3) 添加数据 操作方法：1) 序号：为“117”。在A3单元格中输入“1”，鼠标置于该单元格右下角，使之变成，按住Ctrl键的同时，拖动A3单元格右下角的“填充柄”，向下填充直到数值17，如图3.1.11所示。2) 工号在B3单元格中填充“KF001”然后拖动单元格右下角的“填充柄” 向下填充直至B5单元格；B6单元格中填充“SC001”同法拖至B13单元格；B14单元格中填充“XS001”拖至B16单元格；再在B17单元格中填充“XZ001”拖至B19单元格，如图3.1.12所示。3) 部门图3.1.11 填充“序号”样图图3.1.12 填充“工号”样图图3.1.13 填充“部门”样图分别在C3C5、C6C13、C14C16、C17C19单元格中用同上方式分别填充“开发部”、“市场部”、“销售部”、“行政部”。如图3.1.13所示。4) 设置“基本工资”数据项的有效条件。限定基本工资=2500 且=4000的整数；提示信息标题为“基本工资”，提示信息内容为“必须在25004000之间的整数”。3.1.14 设置数据有效性条件样图3.1.15 设置数据输入提示信息样图 选中“基本工资”所在的数据区域 (G3G19 )，单击“数据”菜单中的“有效性”命令，在弹出的“数据有效性”对话框中设置“设置”选项卡中的参数，如图3.1.14所示。 单击“输入信息”选项卡，输入提示信息的标题和内容，如图3.1.15所示。 设置完成后单击“确定”按钮。选中设置条件的单元格将会显示提示信息，如图3.1.16所示；当数据输入发生错误时，会出现提示信息，如图3.1.17所示。5) 按样图3.1.3所示填充“职务”、“姓名”、“学历”、“基本工资”、“奖金”、“伙食津贴”、“全勤”、“旷工”、“借支”、“实得工资”、各字段所对应的值。3.1.16 输入数据显示信息提示样图3.1.17 输入错误数据后提示显示信息样图6) 填充伙食津贴：伙食津贴 = (基本工资 + 奖金) 9%。 操作方法： 选中I3单元格，鼠标单击编辑栏中的 按钮，在编辑栏中输入=SUM(G3:H3)*9%，单击“确定”按钮或 按钮或回车键，确认公式的输入，如图3.1.18 (a)所示。(a) (b) 3.1.18 填充公式样图 拖动I3单元格右下角的“填充柄”，向下复制I3单元格中的公式，直至填充至I19单元格，如图3.1.18 (b)所示。7) 填充实得工资：实得工资 = 基本工资+奖金+伙食津贴 + 全勤 - 旷工 - 借支。 操作方法： 选中M3单元格，鼠标单击编辑栏中 按钮后单击G3单元格，编辑栏中出现“G3”，输入“+”，单击H3单元格，输入“+”，单击I3单元格，在编辑栏中出现“G3 + H3 + I3 + J3”，输入“-”，单击K3单元格，编辑栏中出现“G3 + H3 + I3 + J3 K3 L3”，单击“确定”按钮“确定”或按钮完成公式的输入，如图3.1.19 (a) 所示。提示：也可在M3单元格中直接输入“G3 + H3 + I3 + J3 K3 L3”回车完成。 拖动M3单元格右下角的“填充柄”，向下复制M3单元格中的公式，直至填充至M19单元格，参见图3.1.19 (b) 所示。图3.1.19 (a) 编写公式操作样图图3.1.19 (b) 复制公式操作样图8) 计算基本工资平均值：在A20单元格中输入“基本工资平均值”，计算所有职工的基本工资平均值，结果放置在G20单元格。 操作方法： 选中A20单元格，输入“基本工资平均值”；选中G20单元格，单击“插入”菜单中的“函数”选项，单元格和编辑栏中自动出现“=”，并弹出的“插入函数”对话框。在对话框中选择“函数名”为“AVERAGE”，如图3.1.20所示。 在“插入函数”对话框中单击“确定”按钮，在弹出的“函数参数” 对话框中默认选中本列中所有数值型数据G3G19，如图3.1.21所示。如果默认数据区域有错误可以直接输入正确的数据区域，或通过“折叠”按钮在工作表中重选数据区域，如图3.1.22所示。图3.1.20 粘贴函数样图3.1.21 “函数参数”样图图3.1.22 选择数据区域样图 9) 计算基本工资最大值：在A21单元格中输入“基本工资最大值”，计算所有职工的基本工资最大值，结果放置在G21单元格。 操作方法：图3.1.23 直接输入函数样例图方法一：使用“插入参数”同8)。方法二：选中G21单元格，在单元格直接中输入“max(G3：G19)”，回车，如图3.1.23所示。方法三：选中G21单元格，单击编辑栏中的 按钮，单击编辑栏左侧函数下拉列表框的箭头，打开函数列表，选择MAX(求最大值)函数，如图3.1.24所示。如果下拉列表框中没有所需要的函数，可以选择“其他函数”，打开“插入函数”对话框，按所需类型选择函数。函数选择完成后会出现“函数参数”对话框，在此对话框中选择数据区域，参见图3.1.23。10) 计算基本工资最小值：在A22单元格中输入“基本工资最小值”，计算结果放置在G22单元格。操作方法按照9)中的操作步骤，只是将“max”函数换为“min”函数。(4) 设置数据格式全部数据(A3M19)水平垂直居中、宋体、12号、行高18。 操作方法：图3.1.24 从编辑栏的函数列表中选择函数样图单击A2单元格，按住Shift键再单击M19单元格，则可选中A2M19单元格所在的区域，单击“格式”菜单中的“单元格”命令，在打开的“单元格格式”对话框中设置选中区域的“对齐”方式以及“字体”、“字号”，设置完成后单击“确定”按钮。单击“格式”菜单中的“行”命令，设置行高为18磅。(5) 设置边框线设置A2M19单元格所在区域边框线，四周为粗线，内部为细线，如图3.1.3所示。 操作方法：选中A2M19单元格所在区域，单击“格式”菜单中的“单元格”命令，在打开的“单元格格式”对话框中单击“边框”选项卡，在“线条样式”中选择“粗线型”，在“预置”中选择“外边框”样式，设置外边框的线条样式为粗线型，如图3.1.25 (a) 所示：在“线条样式”中选择细线，在“预置”中选择“内部”，设置内边框为细线，如图3.1.25 (b) 所示，单击“确定”按钮，完成边框线的设置。 (a) (b) 图3.1.25 设置边框线样图(6) 将Sheet1工作表的名称重命名为“工资表” 操作方法：双击Sheetl工作表标签，当标签名变为黑底白字时重新输入工作表的标签名称，如图3.1.26 (a)所示，按Enter键确认，如图3.1.26 (b) 所示。 (a) (b)图3.1.26 修改工作表表签名操作样图图3.1.27 “另存为”对话框(7) 将Bookl工作簿保存为“某公司职工工资表.xls” 操作方法：单击“常用”工具栏中的“保存”按钮，在打开的“另存为”对话框中选择保存的路径、文件名以及保存类型，如图3.1.27所示。案例3-2 表的排序、筛选、分类汇总、数据透视表一、案例说明本例描述：本例是针对上例“某公司职工工资表”数据库进行较为复杂的数据管理操作，主要包括有数据的排序、自动筛选、高级筛选、分类汇总、数据透视等格进行。本例知识点：工作表的插入、复制；工作表命名、数据的排序、自动筛选、高级筛选、分类汇总、数据透视二、方法指导1工作表的插入，工作表内容的复制 操作方法： 打开上例“某公司职工工资表.xls”工作簿，单击“插入”菜单中的“工作表”，反复3次，插入后3个工作表Sheet4、Sheet5、Sheet6； 将“工资表”工作表中的A1M19单元格中的数据在Sheet2、Sheet3、Sheet4、Sheet5、Sheet6 中各做一个副本。 选中A1M19单元格，在常用工具栏中单击“复制”按钮，然后在Sheet2中的A1单元格进行粘贴。在Sheet3、Sheet4、Sheet5、Sheet6中重复粘贴操作。2工作表内容的排序及命名在Sheet2工作表中对“部门”按降序排列，部门相同的记录按“基本工资”升序排列。排序完成后，将Sheet2工作表重命名为“排序”。 操作方法：(a) (b) 图3.2.1 “排序”操作样图 选中A2M19单元格区域，单击“数据”菜单中的“排序”命令，打开“排序”对话框，如图3.2.1所示，从“主要关键字”下拉列表中选择“部门”，单击“降序”单选按钮，递减排序；从“次要关键字”下拉列表中选择“基本工资”，单击“升序”单选按钮，递增排序；选择当前数据清单“有标题行”(如选择“无标题行”，系统会把字段名混同数据一起排序，排序结果将发生错误)。 双击“sheet2”工作表标签将表名重命名为“排序”，操作结果如图3.2.2所示。提示：系统默认选中所有数据作为排序对象，如果排序对象只为部分数据，应预先选好排序区域，然后再执行排序命令。相同部门的记录按基本工资升序排列同一部门的记录排列在一起图3.2.2 排序结果样图3自动筛选在Sheet3工作表中自动筛选开发部或市场部并且伙食津贴350的记录，并将工作表重命名为“自动筛选”。 操作方法：图3.2.3 自动筛选操作样图 单击“数据” 菜单中的“筛选”命令，在弹出的级联菜单中选择“自动筛选”，工作表中每个字段名中会出现一个下拉箭头按钮，如图3.2.3所示。 单击“部门”右侧的下拉箭头按钮，在下拉菜单中选择“自定义”方式，在打开的“自定义自动筛选方式”对话框中设置“部门”等于“开发部”或等于“市场部”，单击“确定”按钮，如图3.2.4所示。图3.2.4 设置“部门”项自动筛选样图 单击“伙食津贴”右侧的下拉箭头按钮，在下拉菜单中选择“自定义”方式，在打开的“自定义自动筛选方式”对话框中设置“伙食津贴”大于350，单击“确定”按钮，如图3.2.5所示。 重命名工作表的名称为“自动筛选”，筛选结果如图3.2.6所示。4高级筛选在Sheet4工作表中筛选“开发部”或“市场部”并且“伙食津贴”大于350的记录，条件区域放置在$A$20:$B$22，筛选结果放置在从A24单元格开始的区域，并将工作表重命名为“高级筛选”。图3.2.5 设置“伙食津贴”项自动筛选样图图3.2.6 “自动筛选”结果图倒三角蓝色显示 操作方法： 单击Sheet4工作表标签，将Sheet4工作表设置为活动工作表。 在$A$21:$B$23区域填写条件,如图3.2.7a所示。 (a ) ( b) 图3.2.7 “高级筛选”操作样图 单击“数据”菜单下的“筛选”命令，在弹出的级联菜单中选择“高级筛选”，打开“高级筛选”对话框，如图3.2.7b所示。 在“高级筛选”对话框中设置以下参数： 设置“数据区域”：在“数据区域”框中直接输入数据区域($A$2：$I$l9)，或通过“折叠”按钮在工作表中选择数据区域。图3.2.8 高级筛选结果样图 设置“条件区域”：在“条件区域”框中直接输入数据区域($A$21：$B$23)，或通过“折叠”按钮在工作表中选择条件区域。 设置“方式”：选择“将筛选结果复制到其他位置”选项。 设置“复制到”：可以直接输入数据或通过“折叠”按钮在数据区域中选择目标位置为$A$25。 单击“确定”按钮完成对话框的设置，操作结果如图3.2.8所示。 将Sheet4工作表重命名为“高级筛选”。提示：填写条件区域时应注意以下问题：条件字段名和条件数据应放置在不同的单元格中。条件字段名最好采用复制、粘贴的形式填写，确保与数据区域中的字段名保持一致。“与”条件应放置在同一行填写；“或”条件应放置在不同行填写。5分类汇总在Sheet5工作表中按部门汇总基本工资和实得工资的总和，并将工作表重命名为“分类汇总”。 操作方法： 单击Sheet5工作表标签，将Sheet5工作表置为活动工作表。 选中“部门”所在列的任意单元格，在常用工具栏中单击“排序”按钮或 (升降序均可，排序的目的在于使相同的数据排放在一起)，排序结果如图3.2.9所示。图3.2.9 “排序”样图 单击“数据”菜单中的“分类汇总”命令，打开“分类汇总”对话框，如图3.2.10所示。图3.2.10 “分类汇总”操作样图 在“分类汇总”对话框中设置以下参数： 设置“分类字段”：从下拉列表中选择“部门”(排序字段)。 设置“汇总方式”：从下拉列表中选择“求和”。 设置“选定汇总项”：从下拉列表中选择“基本工资”和“实得工资”复选项。 其他设置：取系统默认的方式。 单击“确定”按钮，完成分类汇总操作，操作结果如图3.2.11所示。 将Sheet5工作表重命名为“分类汇总”。图3.2.11 “分类汇总”结果样图6数据透视表在Sheet6工作表中按“部门”和“职称”进行分类，汇总“基本工资”和“实得工资”，将分类汇总结果放置在一个新工作表中，新工作表重命名为“数据透视表”。 操作方法：图3.2.12 “数据透视表向导3步骤之1”对话框 单击Sheet6工作表标签，将Sheet6工作表置为活动工作表。 单击“数据”菜单中的“数据透视表和图表报告”命令，打开“数据透视表和数据透视图向导3步骤之1”对话框，选择分析数据的数据源类型和所需创建的报表类型，如图3.2.12所示。图3.2.13 “数据透视表和数据透视图向导3步骤之2”对话框 单击“下一步”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导3步骤之2”对话框，在对话框中选择要建立数据透视表的数据区域$A$2:$M$19，如图3.2.13所示。图3.2.14 “数据透视表和数据透视图向导-3步骤之3”对话框 单击“下一步”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导3步骤之3”对话框，如图3.2.14所示，单击“版式”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导版式”对话框，参见图3.2.15。图3.2.15 “版式”对话框 在“数据透视表和数据透视图向导版式”对话框中，用鼠标拖动右侧的字段名，放置在数据透视草图的相应位置上，构成自己的数据透视表，如图3.2.15所示。 单击“确定”按钮，返回图3.2.14所示的对话框。 选择数据透视表的位置为“新建工作表”选项，如图3.2.14所示。 单击“完成”按钮，完成数据透视表的创建，结果如图3.2.16所示。 将新产生的工作表重命名为“数据透视表”。图3.2.16 数据透视表样图案例3-3 Excel图表操作一、案例说明本例描述：本例对“某公司职工工资表”进行简单、复杂图表的处理本例知识点：簇状、折线图、饼图的创建，图表格式设置二、方法指导1创建簇状柱形图打开工作簿“某公司职工工资表.xls”，对Sheet6工作表中部门为“行政部”和“销售部”的职工记录建立一个图表工作表，步骤如下：图3.3.1 选中数据区域样图1) 图表类型：簇状柱形图。2) 分类轴：“工号”：数值轴：“基本工资”和“实得工资”。3) 图表标题：“职工工资统计”；分类轴标题：“工号”；数值轴标题：“金额”；图例位置：靠上。4) 将图表工作表重命名为“职工工资统计图”。 操作方法： 打开案例1“某公司职工工资表xls”， 选择Sheet6工作表为当前工作表，按“部门”对工作表进行排序。 按住Ctrl键的同时，用鼠标选中图表的数据区域，如图3.3.1所示。图3.3.2 “图表类型”对话框图3.3.3 “图表数据源”对话框 单击“常用”工具栏中的“图表向导”按钮，打开“图表向导4步骤之1图表类型”对话框，在对话框中选择“簇状柱形图”子图表类型，如图3.3.2所示。 单击“下一步”按钮，打开“图表向导4步骤之2图表数据源”对话框，如图3.3.3所示。在此对话框中可以设置以下参数： 设置数据区域：数据区域既可以事先选择，也可以在此对话框中选择。如果事先没有选择数据区域，或选择有误，则可以通过单击“数据区域”右端的“折叠”按钮来重新选择数据区域，单击“返回”按钮回到对话框，如图3.3.3所示。 设置“系列产生在”：改变“系列产生在”选项可以对调横纵坐标的值，用户可以根据图3.3.3所示的预览图来决定系列产生在“行”还是“列”。 单击“下一步”按钮，打开“图表向导-4步骤之3-图表选项”对话框，如图3.3.4所示。 在“标题”选项卡中设置“图表标题”为“职工工资统计”；“分类轴”标题为“工号”；“数值轴”标题为“金额”，参见图3.3.4(a)。 在“图例”选项卡中设置“图例”位置为“靠上”，参见图3.3.4(b)。 单击“下一步”按钮，打开“图表向导4步骤之4图表位置”对话框，如图3.3.5所示，选中将图表“作为新工作表插入”选项。( a ) ( b )图3.3.4 “图表选项”对话框图3.3.5 “图表位置”对话框8) 单击“完成”按钮，完成图表工作表的创建，并将图表工作表重命名为“职工工资统计图”，结果如图3.3.6所示。2创建数据点折线图按如图3.3.7所示的样例创建一个工作表，并对此工作表进行如下操作：图3.3.6 图表工作表样图图3.3.7 工作表样图(1) 创建图表工作表1) 图表类型：数据点折线图。2) 图表数据源：分类轴为“月份”：数值轴为零件甲、乙、丙所对应的“金额”。3) 图表标题：“2006年销售清单”4) X轴、Y轴都有“主要网格线”；图例位置：底部。 操作方法： 单击“常用”工具栏中的“图表向导”按钮，打开“图表向导4步骤之1图表类型”对话框，选择“数据点折线图”子图表类型，如图3.3.8所示。 单击“下一步”按钮，打开“图表向导4步骤之2图表数据源”对话框，如图3.3.9所示，单击“折叠”按钮 ，选择数据区域；选择完成后按钮“返回”按钮 ，返回对话框，如图3.3.10所示；返回后的结果如图3.3.11所示。单击“折叠”按钮选择数据区域图3.3.8 “图表类型”对话框图3.3.9 “图表数据源”对话框图3.3.10 选择数据区域样图区域选择完成后单击“返回”按钮，返回“图表数据源”对话框图3.3.11 数据区域选择结果样图图3.3.12 “系列”选项卡 图3.3.13 选取“系列”名称样图 单击“系列”选项卡，修改系列名称，如图3.3.12所示。选中“系列”列表项中的“系列1”，单击“名称”框右侧的“折叠”按钮，在工作表中选取系列的名称(也可以直接输入系列名称)，如图3.3.13所示；选择完成后单击“返回” 按钮，返回对话框，如图3.3.14所示。重复上面的操作，直至所有的系列名称修改完毕，修改的结果如图3.3.15所示。图3.3.14 选择“系列1”名称样图图3.3.15 系列名称修改结果样图 单击“下一步”按钮，打开“图表向导4步骤之3图表选项”对话框。在“标题”选项卡中设置“图表标题”、“分类轴(X)”标题、“数值轴(Y)”标题，如图3.3.16所示。单击“网格线”选项卡，选中“分类轴”框有“主要网格线”复选项；选中“数值轴”有“主要网格线”复选项，如图3.3.17所示。图3.3.16 “标题”选项卡样图图3.3.17 “网格线”选项卡 单击“图例”选项卡，设置图例位置为“底部”，如图3.3.18所示。 单击“下一步”对话框，打开“图表向导4步骤之4图表位置”对话框。在此对话框中选择图表的位置，如图3.3.19所示。图3.3.19 “图表位置”对话框图3.3.18 “图例”选项卡 单击“完成”按钮，完成图表的创建，创建的结果如图3.3.20所示。图3.3.20 创建图表工作表样图图3.3.21 图表工具栏(2) 编辑工作表 操作方法： 设置图表标题为楷体_GB2312、字号36、蓝色。方法一：单击“工具”菜单下的“自定义”命令，在弹出的对话框中选择“工具栏”选项卡，在“工具栏”下拉列表框中选定“图表”，关闭“自定义”对话框。在“图表”工具栏的“图表对象”下拉列表框中选择图表标题，如图3.3.21所示。单击“图表”工具栏中的“图表标题格式”按钮，在弹出的“图表标题格式”对话框中单击“字体”选项卡，设置字体，如图3.3.22所示；图3.3.22 “图表标题格式”对话框方法二：在图3.3.20所示的图表工作表中直接选中图表标题“2006年销售清单”，在图表标题上鼠标右击，在弹出的快捷菜单中选择“图表标题格式”命令，图3.3.23所示。 设置分类轴格式为：黑体、字号14、红色；自定义数字格式“yyyy-mm，主要刻度单位“3月”。 选中分类轴(X轴)，单击“图表”工具栏中的“坐标轴格式”按钮，弹出“坐标轴格式”对话框。图3.3.23 快捷菜单 单击“字体“选项卡设置分类轴为黑体、字号14、红色，如图3.3.24所示。 单击“刻度”选项卡，设置“分类轴刻度线之间的分类数”为3，如图3.3.25所示。 单击“确定”按钮，完成分类轴格式设置。图3.3.24 “字体”选项卡图3.3.25 “刻度”选项卡图3.3.26 “数字”选项卡 设置数值轴格式为：黑体、字号14、红色；数字格式为数值型，无小数点。 选中数值轴，鼠标右击，在弹出的快捷菜单中选择“坐标轴格式”命令，打开“坐标轴格式”对话框。 在“字体”选项卡中设置黑体、字号14、红色； 在“数字”选项卡中设置“数值”分类，“小数点位数”设置为“0”无小数点，如图3.3.26所示。 单击“确定”按钮，完成数值轴格式设置。 重命名图表工作表为“2004年销售清图3.3.27 编辑图表工作表样图单”，操作结果如图3.3.27所示。图3.3.28 选择图表类型样图3创建饼图(1) 为图3.3.7所示的工作表创建图表工作表。 操作方法： 设置图表类型为三维饼图。单击“常用”工具栏中的“图表向导”按钮，打开“图表向导4步骤之1图表类型”对话框，在对话框中选择子图表类型为“三维饼图”，如图3.3.28所示。图3.3.29 图表数据源对话框 数据区域：D16、F16、H16；系列产生在行。单击“下一步”按钮，打开“图表向导4步骤之2图表数据源”对话框，如图3.3.29所示。在对话框中单击“折叠”按钮，选择数据区域：选择完成后单击“返回”按钮，如图3.3.30所示；返回对话框后显示结果如图3.3.31所示。说明：在事先没有选择数据源所在区域时，如果鼠标所在位置在数据区域中，那么在图表向导第2步选择数据源时，系统默认选中所有数据区域，参见图3.3.30；如果鼠标在工作表的空白区域，那么在图表向导第2步选择数据源时，系统默认的数据区域为空，参见图3.3.9。图3.3.30 选择图表数据源操作样图在图3.3.31所示的对话框中选择系列产生在“行”，操作结果如图3.3.32所示。图3.3.31 完成选择图表数据源样图图3.3.32 选择图系列位置样图 设置分类轴标志：零件甲、零件乙、零件丙。单击“系列”选项卡，单击“分类标志”文本框右侧的“折叠”按钮，如图3.3.33所示，选择分类轴标志，如图3.3.34所示，选择完成后单击“返回”按钮返回对话框，如图3.3.35所示。图4.3.33 “系列”选项卡图3.3.34 选择分类轴标志样图图3.3.35 分类轴标志选择完成后样图提示：在选择“分类标志”时应按Ctrl键分别选中“零件甲”、“零件乙”、“零件丙”，而不能把“零件甲”、“零件乙”、“零件丙”作为一个整体选中。 设置图表标题：“年销售额比例”；图例位置在底部；同时显示百分比及数据标志。单击“下一步”按钮，打开“图表向导4步骤之3图表选项”对话框。 在“标题”选项卡中设置“图表标题”为“年销售额比例”，如图3.3.36所示： 在“图例”选项卡，设置图例位置“底部”，如图3.3.37所示。 在“数据标志”选项卡，设置“显示百分比及数据标志”，如图3.3.38所示。图3.3.36 设置“标题”选项卡图3.3.37 设置“图例”选项卡 单击“下一步”按钮，打开“图表向导4步骤之4图表位置”对话框，选中图表位置为“作为新工作表插入”选项，在文本框中输入工作表名为“年销售额比例”，如图3.3.39所示。图3.3.38 设置“数据标志”选项卡样图图3.3.39 设置图表位置对话框 单击“完成”按钮，完成图表工作表的创建。(2) 编辑图表工作表 操作方法： 选中图表标题，在常用工具栏中设置标题为黑体、蓝色、字号36。 设置图例。在图例上鼠标右击，在弹出的快捷菜单中选择“图例格式”命令，打开“图例格式”对话框。 单击“字体”选项卡，设置图例字体为楷体、字号28，如图3.3.40所示。 单击“图案”选项卡，设置“边框”为“无”，如图3.3.41所示。图3.3.40 设置“字体”选项卡图3.3.41 设置“图案”选项卡图3.3.42 设置“字体”选项卡样图图3.3.43 “设置三维视图格式”对话框 设置数据标志。鼠标右击“数据标志”，在弹出的快捷菜单中选择“数据标志格式”命令，打开“数据标志格式”对话框，如图3.3.42所示。图4.3.44 编辑图表工作表样图 设置三维视图格式。鼠标右击“图表区”，在弹出的快捷菜单中选择“设置三维视图格式”命令，打开“设置三维视图格式”对话框，在“上下仰角”下方的文本框中输入“20”，如图3.3.43所示。单击“确定”按钮，完成格式的设置。创建完成的图表工作表如图3.3.44所示。案例3-4 Excel工作表的排版及打印一、案例说明本例描述：利用Excel软件制作出的许多各种表格、数据分析图表经常需要打印出来，要完成这项工作就需掌握设置打印区域、分页、页面设置的方法，本例知识点：设置页面、打印区域、页眉和页脚、分页，设置工作表二、方法指导1设置打印区，预览打印效果打开案例1“某公司职工工资表.XlS”，将其另存为“职工工资表1.xls”，单击“排序”(案例2完成的排序工作表)工作表标签，设置打印区域为A2:H11，并预览打印效果。 操作方法：图3.4.1 打印区域设置命令 打开工作簿“职工工资表.xls”，将其另存为“职工工资表1.xls”，单击“排序”工作表标签，选中A2:H11区域，单击“文件”菜单中的“打印区域”命令，在弹出的级联菜单中选择“设置打印区域”，如图3.4.1所示。 打印区域设置完成后，选定的单元格区域上将出现虚线，并且“名称框”中出现“Print_Area”(打印区域)，表示打印区域已被设置，如图3.4.2所示。 在常用工具栏中单击“预览”按钮，打印预览效果如图3.4.3所示。图3.4.2 打印区域样图图3.4.3 打印区域设置预览效果样图2页面设置 操作方法：将Sheet6工作表中A2:M19区域的数据复制到原有数据的下方，并进行如下页面设置：1) 单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框。在“页面”选项卡中设置打印方向为“横向”，纸张大小为“Legal”，如图3.4.4所示。图3.4.4 “页面”选项卡图3.4.5 “页边距”选项卡2) 设置页边距。单击“页边距”选项卡，设置“上”、“下”边距为3；设置“左”、“右”边距为2.5；“居中方式”为“水平居中”和“垂直居中”，如图3.4.5所示。图3.4.6 “页眉页脚”选项卡3) 设置页眉为“方天科技股份有限公司2006年二月份工资表”。 单击“页眉页脚”选项卡，在如图3.4.6所示对话框中设置页眉页脚。单击“自定义页眉”按钮，打开“页眉”对话框，在对话框“中”列表框中输入“方天科技股份有限公司2006年二月份工资表”，单击设置“字体”按钮 ，设置页眉为楷体、加粗、14号，如图3.4.7所示，单击“确定”按钮返回“页眉页脚”选项卡，如图3.4.8所示。图3.4.7 “页眉”对话框图3.4.8 “页眉”设置样图 单击“自定义页脚”按钮，打开“页脚”对话框，在对话框“中”位置输入“2006-2-15”，单击设置“字体”按钮A，设置页脚字体格式为“Times New Roman、12号、倾斜；鼠标定位在对话框“右”位置，输入“第”单击“页码”按钮，输入“共”单击“总页数”按钮，输入“页”，如图3.4.9所示。图3.4.9 “页脚”对话框 单击“确定”按钮返回“页眉页脚”选项卡，如图3.4.10所示。 打印“顶端标题行”为第2行。4) 单击“工作表”选项卡，设置“顶端标题行”为$2：$2，如图3.4.11所示。5) 在“页面设置”对话框中单击“确定”按钮，完成页面设置。在常用工具栏中单击“预览”按钮，预览效果如图3.4.12、4.4.13所示。图3.4.10 设置“页眉页脚”样图图3.4.11 “工作表”选项卡图3.4.12 第1页预览图图3.4.13 第2页预览图案例3-5 Excel中的技巧一、案例说明本例描述：在现代办公环境里office软件起着举足轻重的作用，“工欲善其事，必先利其器”如何提高效率、如何完成有一定具体要求的工作，一些技能技巧能帮我们解决不少问题。本例知识点：多种数据输入技巧、表间数据的同步修改、斜线表头的制作 图3.5.1 分数的批量输入设置二、方法指导1数据输入技巧(1) 分数的输入常用的分数输入方法有三： 操作方法：方法一：批量输入分数时，首先选中某行某列，然后单击下拉菜单“格式“中的“单元格”，在弹出的“单元格格式”窗口中选择“数字选项卡”，在“分类”中选择“分数”，在“类型”中选择需要输入的分数格式，确定后即可录入分数数据，如图3.5.1所示。图3.5.2 加零输入分数方法二：单击选中想要输入的单元格，在输入分数时在分数前加零，例如输入“1/4”数据时，输入时写为“0 1/4”(0与1/4之间有空格)回车即可，如图3.5.2所示。提示：此法在输入例如“2/4”时，会自动根据分子分母的最大公约数约简成“1/2”,因而此法不适合在投票类统计场合应用，此法输入的分母不能超过99，否则输入结果显示为0。 图3.5.3 加英文单引号输入分数方法三：在输入分数时在分数前加英文单引号“”，例如输入“1/4”数据时，输入时写为“ 1/4”