行政人事制度工作流程汇编(ppt 43页).ppt

行政人事制度工作流程 行政部在企业内主要承担的职能是在总经理的领导下 积极贯彻本企业的管理方针与经营政策 负责本企业经营管理的整体协调与综合事务的运作 协调各部门之间和不同层级人员之间的关系 以提升企业内部经营管理效率 降低企业运营成本 行政部职能 办公室管理 1 工作时间内不得无故离岗 串岗 脱岗 睡岗 2 办公区域严禁大声喧哗 吵闹 闲聊 营造良好的办公环境 3 禁止使用公司电话聊天 拨通公务电话言语尽量简洁 做到长话短说 4 在办公室内不得长时间接听私人手机 长时间发送短信 5 开会时 要将手机设置成静音状态 不得接听私人电话 如有特殊情况可在会场外接听 接听完毕后迅速返回会场 以保证会议的正常进行 6 工作时间内严禁看与工作无关的书报杂志 7 工作时间内外均不得利用公司网络玩电子游戏 上网聊天看电视电影等 8 员工外出办理业务前 要同公司负责人打招呼 业务完成后要尽快返回工作岗位 及时回公司报到 9 员工在离开工作场所时 关闭所有电器开关 插座 关闭门 窗 发现办公设备 包括通讯工具 电脑 饮水机等 损坏或发生故障时 应立即向办公室报修 以便及时解决问题 并将办公桌椅 办公用品等按要求归位 仪容仪表 1 注重个人仪表仪容 形象健康自然 按规定穿着工服 佩戴工牌 注意公共形象 讲文明讲素质 2 工作场所要注意站姿 走姿 坐姿 注意言行举止 树立良好的个人形象 3 员工外出办理业务时 要注意个人的言行举止 树立公司良好形象 4 与领导 同事见面要使用简短的礼貌用语 办公用品管理 1 每月5日之前行政部做好办公用品库存统计 5日各部门填写 办公用品申购单 由部门经理或主管签名再交行政部 过期将延至下次 行政部根据库存情况统计需要购买的办公用品 并填写 当月办公用品申购汇总单 2 行政部将 当月办公用品申购汇总单 上报总经理审批 总经理审批后行政部交予财务部拨款 将款项交予采购人员进行采购 3 行政部负责核对采购的数量 并填写办公用品入库登记表 4 各部门人员需领用办公用品时 到行政部填写好 办公用品领用表 并签名确认 行政部给予发放 5 对新入职的员工行政部根据其岗位需要配置办公用品 不限时间 并填写 办公用品领用表 让新入职员工签名确认 6 当办公文具使用耗尽或需更换时 部门或个人应以 以旧换新 以坏换好 的原则到行政部领用或更换 如笔芯 订书机等 耗尽品 如胶水 订书钉等 除外 并做好登记 7 离职人员的办公用品 另有规定的除外 均应移交至工作交接人或部门负责人 不得占为己有 并应在 离职表 相应栏中列出明细 办公用品申购 领用流程图 各部门填写 办公用品申购单 交到行政部统计 行政部填写 当月办公用品申购汇总单 总经理审批 采购人员进行采购 统计入库 领用登记 结存库存 财务部拨款 办公用品申购单 办公用品领用单 用章管理流程 1 使用者填写 用章申请表 经行政部上交总经理审批 2 如果无需带走公章 则直接由总经理予以盖章 3 如需带走公章 使用人按要求填写 印章领用登记表 并使用完毕按时归还印章 用章申请流程图 用章申请表 车辆管理 一 车辆使用 1 用车部门填写 用车登记表 行政部确认 2 出车任务完成之后 司机做好里程表记录 并填写 用车登记表 行政部确认 二 车辆违章1 查看车辆违章记录及车辆使用记录 责任落实到人 2 根据公司制度进行处理 三 车辆维修保养1 司机填写 车辆维修保养申请表 由行政部签批 总经理审批 2 到指定地点进行维修或保养 车辆管理流程图 车辆维修保养申请单 用车登记表 考勤管理 1 上班时间为 8 00 12 0014 00 17 302 每位员工上下班 加班 外出 迟到 早退都须打卡 3 打卡记录每月3号之前汇总完毕 后附请假单 未打卡证明 加班申请单 出差申请单等附件证明材料 逐一核对后形成考勤公示 如有异议则反馈至行政部进行复查 4 签字版考勤汇总单交予财务部作为工资核算依据 最终由行政部以电子文件归档 5 以上工作由行政部完成 考勤管理流程图 加班申请单 未打卡说明单 出差申请单 请假管理 1 当事人到行政部领取请假单 并按要求填写 2 请假1天以下及1天者 需部门经理或主管审核批准 行政部签批 3 请假2 7天者 部门经理批准后交行政部签批 行政部签批后上交总经理审核批准 4 请假7天以上者 部门经理 行政部 总经理批准后上交总部领导审核批准 5 签字版请假单最终汇总至行政部归档 请假流程图 请假申请单 外出管理 1 在上班的过程中需要外出办事的人员 需报备给部门经理批准 2 经理或主管级人员外出需报备总经理批准 3 所有人员得到批准后需到行政部登记外出 外出管理流程图 外出登记表 文档管理 为有效地利用和保护文档资料 加强文档管理工作 使文档管理工作规范化 各部门负责建立 收集本部门管理过程中产生的文档资料 并负责确保其完整性 各部门在管理工作中形成的文档资料 先由部门按规定的期限保存 期满后须统一交公司行政部归档 归档范围 1 公司对外的往来文件 资料由行政部归档 2 公司内各种规章制度 会议纪要 各部门的往来公文等公文资料 由行政部归档 各部门备存 3 各种基建 施工 装修的洽商文件 图纸 预算等在工程结束后由工程部归档 相关部门备档 4 与外界签定并有效的法律文本 如合同 协议 备忘录等文件由行政部归档 相关部门因需要可存复印件 5 上级单位 各地方职能部门发给公司的文件 综合性的总结 工作计划由行政部归档 相关部门备存 6 各部门的专题报告 集体和个人的调研资料 培训资料等亦须归档 7 有关公司的重要的照片和底版 音像带 题词等须由行政部归档 8 关于原稿 如经几次修改 以领导审批签字稿归档 归档文件的借阅和使用 1 各部门因工作需要查阅有关文档资料时 经有关领导批准后 并填写 借阅登记表 阅后及时归还 2 文件档案借出后 原则上需当日归还 不得过夜 如需长时借阅 需归还期到后办理续借手续 3 对借出和归还的文件档案 应办理清点 签名登记手续 由行政部和借阅者当面核对清楚 4 所借文件档案不得随意折叠和拆散 严禁对文件档案更改 涂写 不得丢失和损坏 5 文件档案如有丢失 损坏或机密材料泄密 须立即填写 丢失报告单 按情节追究当事人的法律和行政责任 6 调离本公司内的人员必须清理移交 归还借阅文件档案及该归档的资料 方可办理调离手续 7 外单位人员查阅本公司文件档案须持单位介绍信和本人证件 经上级主管领导批准 办理有关查阅手续后 方可查阅 8 复制文件档案或摘录须在文件管理员的监督下进行 对重要的复制件视同正本管理 借阅登记表 丢失报告单 借阅 丢失流程图 借阅 丢失 填写 借阅登记表 行政部确认内容 填写 丢失报告单 部门负责人审批 行政部负责人审批 总经理审批 到期归还 行政部确认内容 归档 文档移交 销毁管理 1 需移交文件可事先列出清单 并按照顺序进行打包 经部门领导查验后妥善存放至移交时间 2 移交时要制作 文件移交登记表 并打印成纸质文件 操作时应条理清晰 一件一件进行交接 并同步进行详细记录 接收部门或个人在检查完成后 进行接收签章 完成文件移交 3 文件移交登记表 一式三份 电子版一份 纸质版两份 分别由移交部门或个人 接收部门或个人保管 4 对过期归档文件的销毁 应当在部门领导鉴定批准后上报总经理鉴定审批后方可实施 5 属于需保密范围的归档文件 应当采取必要手段完成清理 如格式化电子存储载体或使用粉碎机械处理纸质文档 不属于保密范围的归档文件可进行逻辑删除 销毁 文档销毁表 销毁人 行政部负责人 总经理 文档移交表移交日期 年月日 移交人 接收人 文档移交 销毁流程图 各部门文档 移交 收集 行政部资料管理员 档案移交登记 档案整理分类 装订 保存 档案更新 申请档案销毁 人事行政经理审核 普通文档 总经理审批 销毁文档 重要文档 人事管理 公司人事管理由行政部负责 即负责公司的人事计划 员工的培训 奖惩 劳保福利等工作的实施 并办理员工的聘用 辞职 辞退 开除等各项手续 公司各部门用人实行定员 定岗 岗位编制由各部门负责人根据实际情况进行计划 并上报公司领导 由公司领导决定或变更 招聘录用 用人原则 用人唯贤 德才兼备 能者上 庸者下 招聘原由 为推动公司的进一步发展壮大 需要增加人才储备 因业务扩充需扩大编制 增加人员 人员异动 需进行人员补充 招聘流程 一 确定人员需求 二 由行政部发布招聘信息 三 筛选人员面试 四 初次面试 五 复试意见 得出是否招聘结论 六 面试满意的 通知入职 面试要求 一 面试时间合理安排 面试前做好准备工作 布置好场所 二 普通员工由用人部门和行政部进行面试 三 管理人员由行政部进行第一轮面试 用人部门进行第二轮面试 由公司领导进行最终录用面试 三 面试时要从求职人员基本情况 专业技能 工作经验 个人性格等多方面进行了解 综合判断 四 查验面试人员提供的各类资料 证书 收集资料 证书复印件 录用入职流程 一 录用通知 1 行政部于1周内向面试合格的人员发送录用通知 告知报到时间和所需准备的资料等 2 所需准备的资料包括身份证原件和复印件 学历证明原件和复印件 职称证明原件和复印件 体检报告 小一寸彩色相片2张 录用入职流程 二 办理入职手续 1 所有招聘录用的新员工正式上班当日先向行政部报到 并开始考勤 2 报到时 行政部应对新员工的各类证件进行审核登记 原件归还本人 3 新员工需填写详细 员工入职登记表 入职承诺书 阅读 员工手册 并签名确认 4 被录用员工在办妥入职手续之后 即进入试用期 在试用期 有关规定依照新员工试用期管理相关规定执行 5 申领相关办公用品和设备等 6 行政部组织入职培训 转正流程 1 员工试用期期满后向部门主管提交 员工转正审批表 申请转正 2 对于优秀员工提前转正的 由部门经理告知行政部 行政部提供 员工转正审批表 填写 3 由部门主管进行评估 再将评估意见交到行政部签批 最后上报给总经理审批 4 转正后 由行政部将工资调整 社保办理等情况分别通知财务部 转正流程图 试用期满行政部通知员工 员工填写 员工转正审批表 部门负责人进行评估 行政部签批 总经理审批 表现优秀提前转正 部门经理告知行政部 行政部提供 员工转正审批表 离职 辞退管理 1 员工试用期需离职的 须至少提前3天递交辞职申请书 2 员工转正后需离职的 应提前30天递交辞职申请书 经公司领导同意后 办理工作移交及相关手续 3 因违反公司制度或工作不胜任等原因给予解聘的 行政部正式通知该员工确认离职并办理离职手续 3 对于员工擅自离岗的 由其直接主管领导向上级和行政部报告 经行政部查明原因后 确