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QHSE内部审核员培训课程 专题一概述 专题五内部审核员 专题三现场审核及审核报告 专题四纠正和预防措施及其跟踪 专题二内部审核的准备 专题一概述 一 审核的概念及分类二 内部审核的组织形式 目的和范围三 审核准则四 内部审核的特点五 内部审核的时机和频次六 内部审核的一般程序七 内部审核的保证 一 相关概念1 审核标准定义 为获得审核证据并对其进行客观的评价 以确定满足审核准则的程度所进行的系统的 独立的并形成文件的过程 通俗定义 就是一种规范的 系统的 带有评价性结论或意见的检查 一 审核的概念及分类 1 5 2 审核准则用作依据的一组方针 程序或要求 3 审核证据与审核准则有关的并且能够证实的记录 事实陈述或其他信息 一 审核的概念及分类 2 5 4 审核发现将收集到的审核证据对照审核准则进行评价的结果 5 审核结论审核组考虑了审核目标和所有审核发现后得出的最终审核结果 一 审核的概念及分类 3 5 二 审核的分类1 按照审核主体分为 第一方审核 企业自己内部的审核第二方审核 顾客或相关方的审核第三方审核 认证机构认证的审核 一 审核的概念及分类 4 5 2 按照目的和被审对象分为质量体系审核 ISO9001环境体系审核 ISO14001职业健康安全体系审核 GB T28001健康安全环境体系审核 SY T6276质量健康安全环境体系一体化审核 QHSE 一 审核的概念及分类 5 5 二 内部审核的组织形式 目的和范围 1 3 一 审核组织形式1 集中全面式审核2 分散滚动式审核3 特殊情况下的追加审核 二 内部审核的组织形式 目的和范围 2 3 二 审核目的1 确定体系建立的充分性 适用性和运行的有效性 2 检查 评价体系 并通过实施纠正或预防措施来予以保持 3 为管理评审做准备 4 为通过外部审核做准备 二 内部审核的组织形式 目的和范围 3 3 三 审核范围具体的一次内部审核的范围 可依审核目的 视公司所建体系覆盖的产品 材料 活动 服务而定 并可有一定的灵活性 三 审核准则 一 法律 法规和其它要求 二 管理体系审核标准 三 体系文件 一 法律 法规和其它要求 1 2 1 按级别可分 国际公约 标准 国家法律法规与其它要求 地方法律法规与其它要求 一 法律 法规和其它要求 2 2 2 按内容可分 质量相关法律法规与其它要求 健康相关法律法规与其它要求 安全相关法律法规与其它要求 环境相关法律法规与其它要求 二 管理体系审核标准 质量健康安全环境管理体系 Q SY2 2 2001 三 体系文件 1 管理手册2 程序文件3 作业指导书及其它体系文件包括目标指标 风险削减措施 管理方案 作业文件 计划 质量计划 例卷等 四 内部审核的特点 一 力争寻求改进 二 重在实效 三 依照程序规范运做 四 离不开高层领导支持 五 审核难度大 一 力求寻求改进 1 内部审核的根本目的在于发现问题 2 致力于完善和改进管理体系 3 引导大家勇于发现和暴露体系建立及运行中存在的问题 二 经常性活动重在实效 内部审核是一项需经常开展的管理活动 重在有效性审核 务必使审核实用 切忌搞成形式或走过场 三 依照程序规范运做 1 审核依据程序进行 2 具备相应资格的内部审核员 可适当包括一些技术专家 3 审核结果应形成文件化的审核报告 应适当扩大发放范围 有利于组织内部各部门相互借鉴和举一反三 4 发现的不符合和问题须及时采取纠正或预防措施 四 离不开高层领导支持 1 管理体系内部审核是管理者介入体系并实施有效宏观管理的重要手段 2 重大或严重不符合需管理者组织纠正或预防措施的审定和实施 3 审核报告要报最高管理者审阅 4 最高管理者 层 在体系中本身就担负着方针目标的制定 机构和权限的划分 资源的提供和保证 管理评审的组织 管理手册和体系文件的审批等重大活动 五 审核难度大 1 2 1 审核员与被审核方人员都是同事 相互熟悉难以产生权威效应 被审核方对其重视程度不如够 2 内部审核员对于高层管理者的审核较为困难 而且高层管理者干扰影响体系内部审核 五 审核难度大 2 2 3 审核结果涉及员工或集体的荣誉和利益 极易发生争执 4 内部审核员一般都是各部门的骨干 其本岗位的工作量大 常常因没有充裕时间而难以抽调 5 内部审核员较为分散 现场审核结束就回原岗位 难于持续跟踪纠正 预防措施的实施和验证情况 更不易全面分析其有效性 五 内部审核的时机和频次 一 常规审核 二 非常规审核 1 通常为一个生产周期 一般为半年 一次 应覆盖所有部门和所有要素至少一次 2 在常规审核的时机应考虑 1 日常生产相关的各种报表及相关信息反映的体系运行情况 2 前一次审核的时间及发现问题的多少和严重性 一 常规审核 1 3 3 生产经营中 近期是否有较大规模的活动 如大型会议等 4 公司生产经营的特点 尤其是重大风险事件 重大环境因素等的特点及其影响 以及管理方案 削减措施等实施情况 5 审核组织及审核准备的难易程度及外部条件 一 常规审核 2 3 6 预测的审核结果及对发现问题采取纠正和预防措施的及时性和成效 7 可能的外部审核安排情况 8 最高领导层和广大员工的意见 一 常规审核 1 3 以下几种情况需追加审核 1 发生了严重的健康 安全 环境 产品质量等问题或相关方有严重抱怨时 2 组织的领导层 隶属关系 内部机构 承诺 方针 目标 重大危害与影响因素 产品 材料 工艺及现场等有较大变化时 3 外部审核前 4 获证后 证书即将到期又希望继续保有认证资格时 二 非常规审核 六 审核的一般程序 一 确定任务 二 审核准备 三 现场审核 四 审核报告编写 五 审核讲评 六 跟踪验证 一 最高领导层的支持 二 管理者代表亲自组织 三 组建具备战斗力的审核员队伍 四 建立规范的内部审核程序 五 合理选择和搭配审核员 七 内部审核的保证 1 领导对内部审核的重视 并赋予其权威性 2 领导本身就是体系的一个关键岗位 要做出承诺 制订方针和组织管理评审 这就要求领导有很强的体系意识 一 最高领导层的支持 1 2 3 以身作则 发挥领导作用 引导组织全面建立和实施一个健全的管理体系 4 高层管理者要充分理解 并高效运用内部审核这个重要的管理手段 达到监控的目的 一 最高领导层的支持 2 2 1 管理者代表负责领导内部审核工作的 负责批准审核程序 计划 审核报告等 2 当审核组与被审核部门发生争执时 应通过他报请最高领导进行仲裁 3 管理者代表也是公司各部门就质量 健康 安全与环境管理问题向最高领导层反映各种意见和进行上下信息沟通的重要枢纽 二 管理者代表亲自组织 1 2 4 管理者代表亲身参与内部审核可增加内部审核的重要性 有利于现场审核的顺利进行 5 对于内部审核员也是一种特殊的激励 6 管理者代表亲身参与内部审核也便于他熟悉体系 更好地发挥作用 二 管理者代表亲自组织最重要 2 2 1 应在各部门和单位选择一批熟悉本组织业务 专业技术 工艺流程和企业管理知识 掌握体系标准 了解本组织适用的法律 法规的人员 2 应培养和评聘具有一定的文化程度和工作经验 有一定的语言表达能力 坚强正直 具备强烈责任感的人员 3 应该根据本企业的性质 特点从各个不同的专业和不同的层面选内部审核员 三 组建具备战斗力的审核员队伍 1 为使内部审核工作有系统 有组织 有计划 有效率地进行 必须有一套正规的文件化内部审核程序 2 内部审核程序应明确审核的目的 范围 原则 方式 过程 步骤 审核报告 不符合项 纠正和预防措施要求 审核员的确定 考核 激励 3 内部审核程序应以组织正式文件发布 并作为组织的重要文件存档 四 建立规范的内部审核程序 1 对于一体化审核时 合理选择和搭配具有不同专业背景或经历的审核员来组建每个审核组 2 每个审核员都有其性格 气质上的差异 需要审核组织者了解主要审核员的习性和经历 合理地组合他们 使每一次审核或每个审核组具有最佳战斗力 3 合理搭配和分配审核员 组建审核组 不仅使具体的一次审核质量得到保障 而且也是审核客观公正性的重要保证 五 合理选择和搭配审核员 QHSE内部审核员培训课程 专题一概述 专题五内部审核员 专题三现场审核及审核报告 专题四纠正和预防措施及其跟踪 专题二内部审核的准备 专题二内部审核的准备 一 审核计划二 组建审核组三 编制检查表四 审核通知 一 内部审核工作量的分配 二 审核计划形式 三 审核计划案例 一 审核计划 一 内部审核工作量的分配 二 审核计划形式 1 2 分两种方式 1 滚动式审核计划把一个完整的审核划分为若干段 通常以月为单位 每一个阶段对若干部门或要素进行一次审核 二 审核计划形式 2 2 2 集中式审核计划集中在一段时间内 一般为2 15天 对企业所有单位进行一次审核 审核覆盖所有体系要素 三 滚动式 集中式审核计划案例 一 审核组长的产生 二 审核员的要求 三 审核组的运作 二 组建审核组 一 审核组长的产生 管理者代表应指派审核组组长 并由其联络 召集内部审核员组建审核组 二 审核员的要求 1 3 1 资质 必须是经过专业认可机构培训合格 并由公司任命的内部审核员 特殊情况下 审核 小 组可吸收技术专家 见习审核员或观察员参加审核 二 审核员的要求和职责 2 3 2 业务范围 安排的内部审核员应该与受审部门无直接的责任关系 其专业最好与受审部门业务相适应 但也不强求专业的高度一致 二 审核员的要求和职责 3 3 3 经验与能力 审核员应有较为丰富的审核经验 有审核组织能力 能独立圆满完成审核任务 应尽可能避免有较深成见或利益冲突者成为现场审核的主客双方 三 审核组的运作 审核组及审核小组组建后 应及时召开审核预备会 根据审核目的和任务进行详细分工 明确审核组各成员的具体任务 今后定期召开审核工作会议 一 检查表作用 二 收集并审阅有关文件 三 检查表的格式及内容 四 编制检查表的原则 五 编制检查表的步骤 六 编制和运用检查表的注意事项 三 编制检查表 一 检查表作用 1 使审核员保持明确的审核目标2 明确与审核目标有关的样本3 确保审核工作的系统和完整4 保持审核的节奏和连续性5 确保审核的规范化6 作为重要的审核资料 二 收集并审阅有关文件 根据受审部门和单位的工作实际收集与其相关的标准 管理手册 程序文件 作业文件 合同 法律 法规等审核依据或准则 并熟悉和查阅这些准则 必要时可提前向被审核方索取 三 检查表的格式及内容 1 受审核部门 审核时间 审核员2 审核的依据3 审核主题事项或要点4 审核的方法5 审核的记录 四 编制检查表的原则 四项原则 1 查什么 体系文件 法律 法规 标准2 去哪查 管理部门 分厂 站 队3 找谁查 业务主办人4 怎么查 询问 查看资料 查看现场 五 编制检查表的步骤 1 1 了解受审核部门的职能 活动范围 作业性质和特点 2 确定受审核部门应执行的体系文件及其他审核准则 3 结合审核准则及受审核方实际列出需审核的主题事项 五 编制检查表的步骤 2 4 针对主题事项确定相应的审核方法 抽样方案 检查切入点及途径 5 拟定各主题事项审核所需的时间并按照审核的总体时间安排加以调整 六 编制和运用检查表的注意事项 1 主题事项无遗漏 2 保证审核准则的严肃性 3 科学合理地选择样本 4 突出特点 保证深度 5 保证主线 灵活应用 一 审核通知内容 二 审核通知案例 四 审核通知 一 审核通知内容 1 审核范围和日程2 审核内容和目的3 审核依据4 审核组组成5 审核的有关要求 二 审核通知案例 1 3 审核通知公司各部门及单位 根据 年贯标认证工作计划 的安排 现决定在 月 日进行一次ISO9001环境管理体系内部审核 有关事宜通知如下 1 审核范围公司在总部所在地区的所有部门和单位 2 审核内容ISO9001质量管理体系覆盖的要素 重点包括 1 ISO9001质量管理体系建立完善情况 2 以质量管理手册为纲要 核查公司及直属单位程序文件执行情况 3 详细检查作业指导书的有效执行情况 二 审核通知案例 2 3 3 审核组组成审核组长 以下分成三个审核小组 每组1名审核小组长和2名审核员 第一小组组长 成员 4 审核时间 见附表 审核日程表 5 要求 1 审核组成员于 月 日上午11 30在 会议室召开审核预备会 2 审核组成员按分工任务编制好检查表 现场审核时每日下午6 00在 召开碰头会 开不符合报告 3 月 日下午4 30在 会议室召开环境管理体系内审讲评会 4 各相关部门和单位主管领导按日程安排组织做好迎审工作 确保审核顺利进行 二 审核通知案例 3 3 QHSE内部审核员培训课程 专题一概述 专题五内部审核员 专题三现场审核及审核报告 专题四纠正和预防措施及其跟踪 专题二内部审核的准备 专题三现场审核及审核报告 一 首次会议二 现场审核三 客观证据和审核发现四 审核的方式五 现场审核方法和注意事项六 提问技巧七 不符合和不符合报告八 审核结果及审核报告九 召开末次会议 1 介绍审核组成员2 确定审核范围 目的3 宣读审核计划4 明确审核要求5 领导讲话 一 首次会议 二 现场审核 1 控制审核的过程2 科学地选择样本3 充分利用检查表4 发现疑点或不符合迹象时 应追根溯源5 与受审核方共同确认事实6 始终营造和保持良好的审核氛围 三 客观证据和审核发现 1 收集审核的客观证据 主要包括与审核准则有关的并且能够证实的记录 事实陈述或其他信息 2 明确审核发现 主要是将收集的审核证据与审核准则进行比较所得出的评价结果 四 审核方式 1 自下而上和自上而下的审核方式2 正向和逆向的审核方式3 按要素审核和按部门审核的方式 五 审核的注意事项 1 善于提问和交谈2 注意倾听3 仔细观察和查阅4 记录要真实准确5 善于捕捉疑点 及时有效追踪6 审核过程须注意安全 六 提问技巧 1 开放型提问2 封闭型提问3 澄清型提问 七 不符合和不符合报告单 一 不符合的概念 二 确定不符合项 三 不符合成因 四 判定不符合性质 五 不符合报告 六 不符合事实描述的要点 一 不符合的概念 不符合是指那些违背审核准则的审核发现 不符合也就是体系运行中出现的违背体系标准 体系文件 法律及相关要求的客观证据 二 确定不符合项 1 以客观事实为基础2 以审核准则为依据3 分析原因 找准体系缺陷4 审核组内部达成一致5 与受审核方充分交流 三 不符合成因 1 策划性不符合2 实施性不符合3 效果性不符合4 法规性不符合 四 不符合事实描述 1 2 1 准确地描述客观事实 证据充分确凿 依据清楚 包括时间 地点 人物 何种情况等 2 写出必要的细节 使其有可能得到重查或具有可追溯性 四 不符合事实描述 2 2 3 语言简明精练 概括不符合的核心问题 但切忌在陈述中参杂个人主观推断性语意 4 观点 结论要从描述的事实中自然流露 不能只写结论 不写事实 5 尽可能使用规范术语 五 判定不符合性质 1 严重不符合项2 一般不符合项3 轻微不符合项 观察项 六 不符合报告 1 受审核方名称2 不符合事实描述3 不符合依据及条款号4 不符合性质的判定5 审核员姓名及开具日期6 受审核方代表确认及签名7 采取的纠正预防措施及完成日期8 纠正措施完成情况及验证 例不符合报告 八 审核报告 1 2 内容 1 审核目的 范围和计划2 审核组成员和受审部门3 审核的持续时间和日期4 审核所依据的文件 八 审核报告 2 2 5 审核过程和简介 包括其间遇到的障碍6 不符合项目的数量 分布7 审核结论8 审核报告的分发清单 九末次会议 一 末次会议的目的 二 末次会议的程序和内容 一 末次会议的目的 1 总结审核情况2 对相关单位进行教育3 提高领导的参与意识4 扩大影响 二 末次会议的程序和内容 1 与会者签到2 重申审核目的 审核范围和审核准则3 介绍审核情况4 宣读不符合报告和审核报告5 提出纠正和预防措施要求6 领导提出要求 QHSE内部审核员培训课程 专题一概述 专题五内部审核员 专题三现场审核及审核报告 专题四纠正和预防措施及其跟踪 专题二内部审核的准备 专题四纠正和预防措施及其跟踪 一 纠正和预防措施及其跟踪的重要性二 纠正和预防措施的跟踪原则三 纠正和预防措施完成期限四 审核双方在跟踪上的责任五 纠正和预防措施的跟踪程序 一 纠防措施及其跟踪的重要性 一 使受审部门对已形成的不符合进行清理和总结 彻底解决过去出现的问题 防止管理体系运行受到影响 二 监控受审部门对现存的不符合采取的措施 防止其滋生 蔓延或进一步扩大 造成更大的不良后果 三 最重要的是督促受审部门认真分析原因 防止再发生 立足于改进完善和改进管理体系 为今后体系的运行创造良好条件 二 纠正和预防措施的跟踪原则 1 2 一 必须由受审部门切实采取纠正和预防措施 内部审核员进行跟踪验证 形成闭环 二 根据不符合的性质或程度 可对其相应纠正或预防措施采用不同的跟踪验证方式 二 纠正和预防措施的跟踪原则 1 2 1 对严重不符合项需再次组织审核员到受审部门现场 检查 核实纠正或预防措施的效果 2 一般不符合项由受审部门提交纠正和预防措施的实施记录或报告 审核组织部门据此安排内部审核员进行验证其是否已完成 3 在下次内部审核时再予复查 三 纠正和预防措施完成期限 原则上以取得实效为根本 时间可适度控制 1 严重不符合项一般在三个月内完成 2 一般不符合项在一个月内完成 3 轻微不符合项可在现场审核期间由受审核方立即完成整改 一 审核组的责任1 确认不符合项 2 提出纠正和预防措施要求 3 可提出具体纠正和预防措施建议 4 进行纠正和预防措施的跟踪验证 5 效果验证后负责措施的体系化或标准化 四 审核双方在跟踪上的责任 1 2 二 受审部门的责任1 分析不符合项的原因 2 对原因制定并实施纠正和预防措施3 初步查验纠正和预防措施的完成情况并及时报告 4 真记录措施实施情况和效果 配合审核组织部门完成措施的体系化 不断改进管理体系 四 审核双方在跟踪上的责任 2 2 1 审核期间审核组确认不符合 2 审核组向受审核方提交不符合报告并提出纠正和预防措施的要求和建议 3 受审部门签字认可不符合项 并提出纠正和预防措施计划 五 纠正和预防措施的实施程序 1 2 4 受审部门实施和完成纠正和预防措施并自行验证通过后向审核组报告 5 审核组对纠正和预防措施完成情况进行验证 追踪和验证过程及结果要详细记录 6 审核组在全部或绝大多数不符合验证完成后写出本次审核的总结报告 报告纠正和预防措施跟踪和验证情况 五 纠正和预防措施的实施程序 1 2 QHSE内部审核员培训课程 专题一概述 专题五内部审核员 专题三现场审核及审核报告 专题四纠正和预防措施及其跟踪 专题二内部审核的准备 专题五内部审核员 一 内部审核员的作用二 审核员的素质三 审核员的修养四 审核员能力五 审核员的职责六 审核员的知识结构七 审核员的再培训 1 对体系的运行起监督作用2 对体系的保持和改进起参谋作用3 是内部信息交流与沟通的桥梁和纽带4 在第三方审核中起内外联络的作用5 在体系的有效实施方面起带头作用 一