费用报销制度-初稿.doc

费用报销制度第一章 总则第一条：为了加强公司内部管理，规范公司费用报销流程,合理控制费用支出，特制定本制度。 第二条：本制度根据公司的实际情况，将费用报销分为房屋租金、煤气水电费、办公用品、通讯费、邮寄费、证照费、车辆费用、设备购置及维修费、差旅费、业务招待费，广告及宣传费、工商管理及税金等。职工薪酬和社会保险费、固定资产购置、商品采购等成本费用不在本制度范围。第三条：本制度适用于公司后勤各部门、各仓库和物流、各大区、区域及门店。第二章 细则第一条：部门及人员职责划分和报销范围的规定1、财务部负责制定相关的费用报销流程及制度，审核各业务部门人员的资金申请单、费用报销凭据，办理资金的预支、报销和付款；财务部在总机构、各仓库及大区办公室设立财务人员，负责范围内的财务事宜。2、各业务部门及人员职责和费用报销权限。2.1总机构各部门人员，报销所司职责范围内的费用及员工费用。2.2仓库及物流人员，报销所司职责范围内的费用及员工费用。2.3大区经理，报销差旅费、门店租金及转让费、大区办公室租金及办公费用。2.4区域经理及店长：报销差旅费、门店宿舍和仓库租金及转让费、日常经营费用。第二条：费用报销审批权限的规定1、费用审批分为申请审批和报销审批。2、申请审批，由部门或分管领导对所辖范围的各项费用发生先进行申请，低于人民币壹拾万元的，由总经理最终审批；大于人民币壹拾万元以上的，须由财务经理及总经理签署后，递交董事长最终审批。费用申请登陆OA系统按提示进行操作。3、报销审批，各项相关支出及费用根据权限一览表审批。4、需申请批准费用包括：送礼、请客吃饭、赔偿款、补偿款、罚款、医药费、工资提前结算、自行购买原材料、门店租金及转让费、办公室租金、仓库租金等。第三条：费用报销原始凭证有效性的规定1、报销人应取得真实合法的原始凭证。2、有效发票至少需要印有两个章：税务局专用章+发票专用章，如少其中一个章，发票无效。3、财政机关批准并统一监制的行政事业性收据；邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单。4、报销人因特殊原因确实不能取得合法凭证时，允许以普通收据或白条报销，但收据必须写明用途、时间、客户姓名及联系方式。5、除交通票据外的发票和收据，必须标注收款单位及个人联系方式。6、需要事前申请的报销业务，报销时，申请记录要附在报销单后面。第四条：费用报销单填写及票据粘贴要求 1、报销单据填写应力求整洁美观，字迹清晰、不得涂改。 2、报销单据一律用黑色签字笔或钢笔填写。3、报销单椐各项目应填写完整，大小写金额要一致，并经部门领导批准才有效。4、有实物的报销单据须由验收人验收后在发票上签名确认，需入库的实物单据应附入库单。 5、各票据不得突出于报销单和粘贴单之外（票据过大时应按报销单大小折叠好），整份报销单和粘贴单各部分厚度应尽量保持一致。 6、若报销票据面积大小相同或相似，金额、类型相同的，应尽量粘贴在一块，有层次序列张贴，并按金额大小排列。7、报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额。 第五条：费用报销时间的具体规定1、为了提高费用报销工作效率，各部门应在业务发生终止后将费用报销单递交到财务部，财务部完成审核并付款，逾期一律不予受理；2、超过1个月以上的费用将不予报销，视自动放弃；第六条：费用报销流程的具体规定（详细见附表一）报销人填写报销单所属部门负责人审批所属会计负责人审核报销凭证所属经理批准出纳审核并付款经办人签字领款。第七条：各项费用报销的具体规定一、租金及转让费1、租金包括：包括办公室租金、仓库租金、店铺租金及转让费、员工宿舍租金、门店仓库租金等。2、租赁业务必须签订租赁合同，合同权责明确、内容清晰。3、门店租金及转让费，还需要事前申请，报销时提供租金申请表及租赁合同。二、水电煤气费1、水电费：总部、配送中心、大区办事处水电费按实报销，总部水电费由办公室负责缴纳与报销工作，店铺水电费由区域经理或店长负责向财务部申请和单据报销。报销单或申请单需注明费用所属时间段、计量区间（即水费注明上月抄表、本月抄表、吨数、单价，电费注明上月抄度、本月抄度、度数、单价）。2、煤气费：店铺煤气费用按实报销，区域经理应当做好每家店铺的煤气费用定量控制工作，对煤气费用特别异常的店铺，重点审查，以避免部份人员虚假报销。三、办公用品1、办公用品由办公室统一购买并办理报销手续。各部门人员可至办公室领用；店铺使用生活用品统一由配送中心配发；驻外办事处或配送中心自行购买办公用品的，报销时需有事先经办公室审批的申请单方可给予报销。2、办公用品的申请、办公用品采购、办公用品保管、办公用品领用制定参照办公室规定。四、通讯费1、通讯费是指公司办公用座机发生的电话费、员工个人电话费报销及公司目前应支付给通信公司的宽网费，在财务核算中，包含在辅助科目电话费和杂费中进行核算。2、通讯费由相关责任部门提出申请缴纳和填制费用报销单工作，并纳入该部门预算。总部的通讯费责任部门为办公室，其他办公区所产生的通讯费责任部门为使用部门。3、报销人员在进行话费报销时，必须提供正规的、实名通信缴费发票。4、除直营店店长每月可报销电话费定额标准为100元，其他人员一律不得报销电话费。五、邮寄费1、根据邮寄单据按实报销，并注明邮寄内容和地点。2、部门经理或区域经理审核其是否有邮寄的必要性和合理性。3、有事实表明不必要通过邮寄方式或价格过高的，不予报销。六、证照费1、证件照包括工商执照费、税务登记费、员工健康证费用等。证照费需取得相应的税务发票或行政费用收据方给予实际金额报销。2、员工健康证，工作三个月以上允许报销，任职不满半年要予以扣回。七、车辆费用1、车辆费用包括车辆修理费、过路费、油费、养路费、车辆保险费、车辆税金、验车费等。2、公司总部车辆经办公室核实后报销；配送中心车辆经配送中心主任核实后可报销上述费用。3、其中油费实行先充值后报账，油卡一人一车一卡管理，持卡人办理油卡充值前必须提供该卡的加油记录及该卡所对应汽车的行程记录。4、公司领导自备车辆，油费报销标准大区经理1500元/月，其他区域1000元/月，不再报销以上费用。八、设备购置及维修费1、设备及维修费包括小设备、小维修、大设备、大维修费用。1、购置小设备价格超过200元和进行小维修价格超过1000元要事前申请。2、设备2000元以上归为大设备、维修费10000元以上归为大维修，按期进行分摊。九、差旅费 1、差旅费：差旅费指因公外出办事所发生的机票、车船费、住宿费等。员工出差需事先经部门或分管领导同意。2、出差补贴及标准项目店员店长拓展员区域经理大区总监部门人员部门总监副总经理以上住宿费80100120120200150200无交通费动车及高铁二等座，动车优先无出差补助无20元/天无注：加盟部督导在定点范围内不予报销，定点范围外合理报销。3、公司业务人员因公外出所发生的交通费、住宿费、差旅补助费等按规定标准在限额内实行实报实销，超出标准部分自行承担。4、交通工具选择及路线安排：员工出差时，应先做好相关行程路线安排，选择经济又快捷的方式，首选汽车、火车硬坐、动车二等座，而后考虑高铁二等座；乘坐汽车或火车24小时以上的，经总经理同意后可选乘机票打折班次航班；乘坐自备汽车的可根据出差路线，实报实销过路费；员工原则上不得乘坐出租车，因特殊原因等需乘坐出租车的，应在出租车票背面详细注明事由、时间、起止地点。5、住宿选用标准：各人员（同性）如在同一地点出差，必须两人同住一间房间，并注明同住人姓名及所在部门，住宿费发票必须注明住宿起止日期、天数、人数、单价。6、出差餐费补助：总机构部门人员，出差期间可按20元/人/天补助，每月最高不超过410元。7、因其他特殊原因不能按标准执行的，应事先申请；未能事先申请的，事后要能做出合理解释，并交由领导特批。8、出差人员报销差旅费时，需按出差费用明细单（注明出差日期、事由、地点、报销金额）填列清楚，同时按照交通行驶路线的顺序粘帖票据，并在报销单上有序填列。十、业务招待费1 各部门因公招待必须事先申请总监批准，如有特殊原因，必须事先电话请示批准。2 招待费发票日期栏必须填写清楚并说明招待事由，应详细注明招待时间、地点、对方人员、己方陪同人员等信息。十一、广告及宣传费1、 广告的制作及投放由市场部负责，各区域投放广告的费用报销需市场部复审。其广告费由所投放区域内所有店铺平摊。2、 宣传品统一由市场部制作，并办理相关报销手续。未领用的宣传品费用统一记入市场部，待领用后转出。市场部做好领用登记，并每月汇总一次各店铺领用情况，报财务部将其费用转至领用部门或店铺费用。十二、工商管理及税金1、 按照店铺开业时，工商或税务核定的标准实报实销。2、 报销方式，在店铺开业或工商与税务核定的标准调整变更时，店铺或区域经理到财务做好工商税务费用登记工作，由财务在每月固定的时间缴纳上述款项。十三、未涉及的其它事项发生的费用，根据实际情况处理。 1、物流无法直接运货至门店口，需要转运的，转运及装卸费用，要选用经济有效的方法解决，避免徒劳。2、物业费、中介费、公关费、补偿、赔偿、罚没的支出，经办人要妥善协商，争取将费用降到最低。3、其他费用要遵循该制度总则及细则第一至六条的规定合理报销。第八条：备用金的规定1、备用金是企业拨付给非独立核算的内部单位或工作人员备作差旅费、零星采购、零星开支等用的款项。本公司预支备用金要提前向部门负责人申请。2、备用金要及时清理，做到“上次借款未清、本次不借”的原则。3、报销费用冲账或冲一部分备用金、其余现金付款的，要在费用报销单下方选择报销方式，费用发生前预先借支款项的，根据批准后的报销单上注明的冲账金额冲账，如果报销金额大于借支金额的按注明现金或银行付款的金额由出纳付款。如果借支金额大于报销金额的应由经办人于递交报销单当日向出纳缴回现金，逾期不缴回的由财务从工资中扣回。第九条：经济责任的具体规定为了很好的保证报销制度的实施，避免违规现象的出现，使报销人自觉地遵守本制度，特制定经济责任如下：1、本制度不仅规定报销人违反报销制度应接受处罚，还规定管理者所应承担的责任，处罚规定针对出现的违规现象进行经济处罚和行政处分，即时发生即时处罚。2、违反本制度的票据不予报销或报销收回外，同时还要处以相关人员一定的经济处罚和行政处分。3、查明报销人如果采用编造事实，违造凭证，欺骗审批领导和审核人员等手段骗取报销的，给予报销人经济处罚，其经济处罚标准以违规票面金额为基数的一倍扣回其工资，并降一级。4、各级审核、审批人员有失查责任的，要追纠其失查责任，其经济处罚标准以违规票面金额为基数的1倍扣回其工资；如有足够证据证明审核、审批人员有包庇通融行为的与报销人员承担相同责任，一并处罚，其经济处罚标准以违规票面金额为基数的2倍扣回其工资，并降一级；如果以上行为构成犯罪的,公司保留依法追究其刑事责任的权利。5、各级审核、审批人员应当认真审查每笔经济业务，严格把关，杜绝上述行为的发生。各级审核、审批人员在审查过程中发现上述行为的，应当第一时间通报上级领导，或直接上报总经理和董事长。经公司查明属实的，并给公司挽回损失的，将给予相关人员经济奖励，其经济奖励标准以挽回损失金额的10，最低奖励每人每次100元。6、所有公司员工（包括店铺职员）有义务与责任监督公司的一切经济行为，一旦发现有违反本制度行为的，可向公司领导或公司审计举报，一经查实按照本条例5.6给予奖励。公司对每一位举报人员保密保护，不公布与举报人任何相关情况。第十条：其他规定1、费用的支出要综合衡量其经济效益与回报，合理整合资源，安排费用支出，提高费用使用效率效益。2、