SMBBI功能设置说明及报表设计方法V.doc

SMBBI功能设置说明及报表设计方法SMB BI功能设置说明：软件环境要求：1、SQL Server 2005 SP3及以上版本，需安装Analysis Service服务。检查方法：在“开始”“运行”中输入命令：services.msc开启服务画面，检查是否存在下面的服务，并设置为“自动”和“已启动”状态。如下图：2、Office需2007及以上版本，并有安装Excel功能。设置步骤：第一步：制造达人需升级到SP16，并做资料库升级。第二步：将制作好的EXCEL透视表放到简体目录为ChiSMBSMBPathCHSBIRpt（繁体目录为ChiSMBSMBPathCHTBIRpt）下。当然文件夹名称和存放位置可根据自己习惯变动，但考虑到后续维护的方便，最好统一设置。第三步：根据SMB BI功能说明文件，做第一次的数据同步设置。第四步：开启“BI报表查询”功能，将文件夹“BIRpt”中的EXCEL报表添加到系统中。具体操作方式请参考SMB BI功能说明。第五步：在“BI报表查询”功能，点击您要看的报表即可直接开启查看了。第六步：如果您是升级后第一次查看BI报表，BI报表设计方法：建立连接：1. 新建一个EXCEL文件。开启后在 数据自其他来源 下选择第二个选项。下图是以Office 2010 为例：2. 在开启的“数据连接向导”中设定SQL Server的服务器名称，并使用Windows验证。点“下一步”。3. 数据连接向导中设置如下：再点“完成”。解4. 导入数据中设置如下：再点“确定”即可。5. 在EXCEL的菜单上就会多出“数据透视表工具”，右边出现“数据透视表字段列表”。如下图：6. 如果您之前也在这台电脑上做过如上的设置，这次是要建立一个新的透视表，则建立连接时请选择 数据现有连接。7. 在“现有连接”中选择您之前建立的连接，点“打开”即可。报表设计：目前系统提供了如下分析数据，可供报表制作选择：和如下条件维度，用于数据分析：下面我们以一个简单的例子说明报表制作的方法：案例：各种产品销售给各客户的最高最低价格情况：1. 在“销售数据”中选择您要统计的“本币销货金额”、“销货数量”等栏位，分别用鼠标左键点中后拖到右下角的“数值”框中。2. 将“产品”下的“产品名称”和“客户”下的“客户简称”也用拖动的方式，拖到“行标签”中。3. 同样时间维度您可选择“全年”、“半年”等拖到“列标签”中。4. 再在表头插入本公司的LOGO和标题。报表的效果如下：当然您可随意调整行、列的统计方式，但要遵循商业逻辑，例如：销售数量的统计和会计科目间就没有任何联系，故不能做这样的分析表。5. 数据透视表工具选项数据透视图 您可以加入适当的矩形图、曲线图或饼图来直观的显示数据。如下图，系统自动出来的图表是根据全部数据结果绘制的，如果要对部分数据做图表，可左键点击字段名称后面的向下箭头，就出现如下图的菜单，选择要显示的内容、筛选的条件、升降序等。当然此处设定也会影响上面的表格中的数据内容。操作细节：时间维度说明BI报表中提供了多种时间维度：时间：单据日期、单据日期所属的会计月历日期付款时间：单据上收/付款日期、收/付款日期所属的会计月历日期帐款月份：单据上账款月份、账款月份所属的会计月历月份例1：收款月计划表按收款日期统计各月应收款的情况，作为应收账款的预测表。报表效果如下图：栏位设置：行标签：客户简称（或业务员、部门等）；列标签：付款时间其他字段月份（或季度）数值：应收账款数据本币应收余额如何使用别人分享的BI报表第一步，将BI报表下载到本地路径。第二步，如果您之前没有使用过BI报表，则需先开启BI报表的EXCEL档案，用：数据-自其他来源-来自Analysis Services(第二个菜单)，建立数据连接。如果之前有使用过则跳过此步骤。第三步，点一下数据区域，则“数据”菜单下的“属性”功能才可用。第四步，点“属性”，在“连接属性”窗体中的第二个页签“定义”中，点“浏览”按钮，重新设置正确的连接文件。连接文件的路径一般为：C:Documents and Settings当前操作系统的用户名My Documents我的数据源电脑名称（或是 .） CHIBIASDB CHIBICUBE.odc然后点确定即可。删除已选择的字段在您要删除的字段点鼠标左键，就会出现如下的菜单，点“删除字段”即可。如何修改字段名称在您要修改的字段点鼠标左键，选择“字段设置”菜单，在“自定义名称”中输入您要的名称即可。如何过滤显示内容BI报表是将分析数据库中同步到的所有数据都会显示出来，如果你的数据是从2010年1月开始的，并且也从2010年1月开始同步数据，那么您在看BI时，如果有使用月份维度，那么时间将是从2010年1月开始到现在，但您可能只希望看2011年1月开始的数据就好，那要如何设置呢？点时间维度标签后面的按钮，就会拉出如下图的菜单，菜单中会列出这个维度所有的数据，您可选择您要显示的数据。如何隐藏/显示“数据透视表字段列表”在表格区或是图表区的任意位置点鼠标右键，菜单中最后一项“显示（隐藏）字段列表”即可重新开启。也可用“选项”下“字段列表”来隐藏或显示此窗体。如何隐藏/显示标签隐藏前：隐藏后：使用“选项”下的“字段标题”来隐藏/显示标签。如何排序行标签和列标签后面的按钮点一下，会出现下面的菜单，“升序”、“降序”和“其他排序选项”。“其他排序选项”中可以设置排序的维度，就是用什么来排序。如何设置红绿灯先选中要设置的区间，可以是整个页面，也可以是整行、整列。然后在“开始”菜单下，“条件格式”下的“图标集”中就有各类红绿灯供选择了。 在“条件格式”下面是规则的管理等功能，您可点“管理规则”进入规则设置的功能。您可新建、编辑和删除规则。在“编辑规则”中，可对图标显示的样式、条件做设定。格式样式、图标样式可直接在此设置。也可反转图标的次序。如果勾选“仅显示图标”那么数值就会隐藏，只显示图标。显示规则设置的默认值是3等分来分界的，当然您可根据实际需要来修改。另：同一存储格可设置多个规则。如何清除规则您可使用清除规则的功能清除您全部的规则，也可使用“编辑规则”中的“删除规则”的功能来删除某个规则。如何处理异常数据如果有设置计算公式，如果被除数为零时会出现数据错误的情况，如下图：这样的情况要如何设置呢？鼠标点击数据区间的任意位置，然后点鼠标右键，在快捷菜单中选择“数据透视表选项”。在“布局和格式”中，将“对于错误值，显示”选项勾起来即可。如何设置分析公式百分比例2：各仓库中各类别产品成本的比例。报表效果如图：如下图方式设置行标签和数值栏，并库存成本拉出来两次。在下面的“库存成本”点鼠标左键，选择“字段设置”菜单，在“值字段设置”中先修改名字为“百分比”，再选择“值显示方式”为“父行汇总的百分比”，点确定即可。例3：产品类别销售额月成长率分析BY产品类别，各月销售金额和上月的成长率分析。报表效果如下图：栏位设置：行标签：产品类别名称；列标签：时间其他字段月份数值：销售数据实际销售出库本币金额（请拉出两次）1、将第一个“实际销售出库本币金额”更名为“销售额”2、将第二个“实际销售出库本币金额”点鼠标左键，选择“字段设置”菜单，在“值字段设置”中先修改名字为“成长率”，再选择“值显示方式”为“差异百分比”，点确定即可。3、用过滤的方式将不需要显示的月份去掉。（请参考本文中的“如何过滤显示内容”）本例中只显示从4月份开始的数据，因没有3月的数据，所以4月份也是没有成长率数据的，所以将4月份的“成长率”栏位的宽度缩小，使报表更适合阅读。4、因为成长率是除法计算，所以如果被除数为零时会出现错误的情况，如下图：这样的情况要如何设置呢？请参考本文中的“如何处理异常数据”累计值例4：各部门费用统计（月累计）报表效果如下图：栏位设置：行标签：部门名称；列标签：时间其他字段月份数值：其它应付数据其它应付本币金额（请拉出两次）将第一个“其它应付本币金额”改名为“应付费用金额”。将第二个“其他应付本币金额”改名为“累计费用”，并将显示方式设为“按某一字段汇总”，基本字段选择“月份”。前N名排行例5：前十大销售商品排行按实际销售总额排序，报表效果如下图：栏位设置：行标签：产品名称列标签：时间其他字段月份数值：销售数据实际销售出库本币金额将“实际销售出库本币金额”改名为“实际销售额”在“行标签”后面的按钮拉下来，选择“值筛选”“10个最大的值”在下面的设置中，您可选择“最大”还是“最小”，数量也可以自定义前多少名，依据栏位也可自行选择，但建议选择本表中统计的栏位。在“行标签”后面的按钮拉下来，选择“降序”，再选择“其他排序选项”在“排序”窗口选择“实际销售额”为排序依据。附：迷你图工具迷你图是EXCEL中加入的一种全新的图表制作工具，它以单元格为绘图区域，简单便捷的为我们绘制出简明的数据小图表，方便的把数据以小图的形式呈现在读者的面前，它是存在于单元格中的小图表。