采购部管理制度(修改版).doc

编号: 版次:1食品质量与安全管理体系文件最后修订日期: 题目: 采购管理制度第 7 页 共 6 页文件编号: QMS -PU-SMP-001版本编号:A/0受控状态: 分发号: 采购管理制度编制: 审核: 批准: 发布日期: 实施日期: 第一章 采购日常管理制度一、 目的为加强采购部日常工作管理，做到有章可循；加强原辅料及包装材料的采购管理，保证原辅材料及包装材料的质量，使原辅材料及包装材料符合相应产品标准及工艺技术要求从而保证产品质量，特制订本制度。二、 采购范围1、 生产部、研发部所用原辅材料、包装材料由采购部负责采购采购；2、 办公用品、耗材、劳保用品等由行政人事部采购，详见行政人事部管理制度3、 各部门的固定资产由各部门自行采购，详见行政人事部管理制度三、 责任采购部负责制订原辅材料及包装材料采购管理制度，采购员员执行原辅材料及包装材料采购管理制度。四、 原辅料、包装材料采购流程1、采购人员要以高度的责任心进行采购工作，要对每一种所采购的原辅材料及包装材料的质量进行负责，要保证采购物品按时到场。同时坚决避免采购活动中的任何违法行为。2、 采购部制度应保证原辅料材料符合相应的食品安全国家标准 、地方标准和企业标准的规定 ；3、采购前必须索要供应厂家的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证等相关证件，等质监部门验证合格后方可进行采购；4、采购部根据生产年计划，拟定采购合同，根据生产月计划，及时编制及修订原材料采购计划，报部门经理批准。采购计划必须明确采购原辅材料及包装材料名称、规格型号、数量、生产厂家或供应商名称、质量要求，价格及供货时间等。5、采购人员应严格按照采购计划中规定的内容拟定采购订单，小量订货也可采用电话订货，必须填写非订单订货记录特殊情况需请示经理和生产车间主任同意后，可改变采购计划。6、 采购员不得采购不在食品生产领域使用的，不符合国家食品安全法规定要求的原辅材料及包装材料。7、采购原料时，必须严格按照国家标准，执行进货检验制度，每批原料必须有厂家随货检测报告单，进出口原料必须有进出口检验检疫证明，做到批批送样检测，并做好记录。8、采购人员对于采购的原辅材料及包装材料要认真做好检查和登记工作。对于不符合采购计划的情况，采购人员都要做好相应的处理工作。9、采购进场的原辅材料及包装材料，采购人员要妥善保管，防止物品变质、损坏等，同时，要及时与质量监督员联系做好原辅材料及包装材料的质量验收工作。10、采购人员要以高度的责任心进行采购工作，要对每一种所采购的原辅材料及包装材料的质量进行负责，要保证采购物品按时到场。同时坚决避免采购活动中的任何违法行为。五、退货流程1、不合格货物，由采购部与供货商沟通，在3日内退货。2、库存时间较长需退货的货物，由生产部申请，采购部审核后退货。3、流程图检验不合格货物生产要求退货采购部采购部签订退货协议出具退货单转运输通知供应商退货时间收集供应商签收单财务部办理退票手续如需退票六、 附件 原材料采购计划 采购订单 非订单订货记录 合格供应商名单 第二章 采购价格管理制度一、采购部于每月1日、16日给财务部提供原材料价格变动表。二、返利以货物或者现金方式返还，由采购部出具返利报告单，财务部复核、生产总监审核后财务入账。第三章 合同管理制度一、目的 为规范公司采购合同的管理，防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益，特制定本制度。二、合同形式及内容1、原材料采购年采购额在50000元以上，均应签订正式的文本合同，其他的以订单的形式签订。2、合同内容详见采购合同模版。三、合同签订与管理1、采购合同由采购部与供应商就购货事宜协商后确定合同条款。2、确定的合同文本，研发负责审核原辅料的质量参数内容，品控负责审核法律法规相关内容，财务负责审核费用及相关付款内容等，最后交由研发、品控、财务、生产总监审核签字后由采购部与对方签订。3、合同一式四份，财务部、供应部各一份，供应商两份。四、附件采购合同 第四章 新增供应商管理制度一、目的为提高采购安全性，降低采购成本。二、新增供应商依据1、采购部根据市场信息及研发部、生产工艺的要求进行新增供应商的筛选。2、在现有供应商因价格、供货、质量、服务等原因不能满足需求时。三、新增供应商流程1、流程图原材料样品信息研发部生产工艺采购部品控检测检测报告 过滤排除YN 生产工艺小试品控检测检测报告 研发部 应用研发报告生产车间中式 检测报告样品信息 样品信息 采购部 价格、到货期 供应商储备、库存、月分析 2、采购部在新增新供应商时，必须以研发部、生产工艺的实验结果为依据。3、新增供应商，由采购部填写新增供应商申请表报生产总监、研发部总工、研发总监审核，总经理审批后转财务。4、采购部每半年向研发部提供由其协助增加第二供应商和降低成本的明细。四、附件新增供应商申请表 第五章 供应商管理规定一、目的规范供应商的行为，确保产品质量、到货及时率，降低成本。二、供应商评定办法1、采购部门根据生产车间提出的采购物品的质量要求，对供应商进行严格的选择和评价评估标准以供货合格率、供货及时率、价格、服务态度、技术支持五个主要因素，以分数计算评等级，供货合格率40分，供货及时率20分，价格20分，服务态度10分，技术支持10分。2、供应商评定办法，供应商之评价每年进行一次，并将每年的供应商评定表进行汇总分析，对供应商做出分类管理（A级、B级、C级），91-100分为A级，81-90分为B级，80分以下为C级，从中选择优等供应商。3、A级供应商为优秀供应商，B级供应商为良好供应商，C级由采购部提请供应商改进不足，C级供应商由质量监督部、研发部、采购部门予以辅导，三个月内未能达到C级以上予以淘汰；被淘汰供应商如欲再向本公司供货，需再经过供应商调查评价。三、供应商分类1、根据客户分类，建立供应商信息档案。2、根据供应商的资质、重要程度或能提供附加值服务为标准进行分类。 优等资质类：建立原材料行业厂家列表，择优为研发中心提供样品，并建立长期的联系。 重要程度类：巩固和维护好现有合作关系，积极拓展备选供应商，降低公司对其