建业物业档案管理规定.doc

物业服务总公司档案管理规定第一章 总则第一条 为了加强公司系统的档案管理，实现档案管理的规范化、制度化,更好地为公司各项工作服务，根据中华人民共和国档案法和总公司办公制度有关规定，结合公司实际情况，特制定本规定。第二条 凡总公司各分支机构（下称各分支机构）在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向总公司管理部提交。 第三条 各分支机构的负责人应重视本部门文件资料的管理和立卷工作，必须配备专职或兼职人员负责档案管理工作。第四条 公司系统的档案立卷工作和档案管理工作由总公司管理部负责监督和指导。第二章 原则第五条 公司档案工作遵循统一领导、分级管理的原则，要健全完善档案管理网络，明确责任分工。第六条 公司要建立由公司负责人、管理部和专(兼)职档案管理人员组成的三级档案管理网络。管理部要做好企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作，并指导、监督本公司各分支机构做好文件材料的形成、积累、整理和归档工作。第七条 一、档案人员（专、兼职）应具有高度的组织性纪律性，坚持集中统一的原则，对各部门工作中收集的相关资料立卷归档，不允许非档案部门和个人私自占有档案；坚持利用制度，不得违反制度擅自提供档案为他人利用，自觉执行档案工作中的各项管理规定，维护正常的档案工作秩序。二、档案工作是一项机密性很强的工作，因而要求档案人员具有高度的责任感，要有严格的保密观念和保密习惯，不得向任何人泄露单位机密，要维护单位的利益，要保证档案的绝对安全。第三章 归档内容第八条 根据行业特点，结合本公司实际情况，特规范公司归档内容如下：一、合同类（HT）序号标准内容归档资料1工程合同(GC) 工程维修、安装及施工类合同。2安防合同(AF) 安防施工合同。3租赁合同(ZL) 房屋及相关场地的租赁合同。4委托合同(WT) 与开发公司签订的前期物业服务合同或与业主委员会签订的物业服务委托合同，电梯、绿化、垃圾清运外委合同。5供用水电气合同(SDQ) 供水、供电、供气、网络使用、供热合同。6常规合同(CG) 各种非工程维修的协议、制作合同、印刷合同、订货合同等。7对外拓展合同(TZ) 对外签订的物业管理顾问服务的合同等。8三方协议(SF) 在工程未交付之前，与开发商、施工方共同签订的协议，约定报修等工程遗留问题的解决方案。9星级服务协议(XJ) 有关星级服务与合作方签订的各类协议。10热力合同(RL) 特指由总公司保存的热力公司合同。11中介合同(ZJ) 特指中介公司对外签订的合同。二、文件类(WJ)序号标准内容归档资料1政府文件(ZF) 政府相关部门（建设厅、房管局、办事处等）下发的一切文件。2外来文件(WL) 集团以外单位（除政府相关部门）发给公司的一切正式行文。3集团文件(JT) 集团相关单位发给物业公司的一切正式行文。4公司文件(GS) 以公司名义对外、对内发布的函、报告、通报等文件与资料。5公司证件(ZJ) 公司营业执照、资质证书、收费许可证或文件、税务登记证、组织代码证、租赁许可证、安防施工证、ISO9000认证证件等相关证件或复印件。6公司制度(ZD) 总公司下发的规章制度。7品牌宣传(PP) VI系统、荣誉证书、公司简介、宣传图片、宣传册等。8好人好事(HH) 指公司各分支机构涌现出来的先进事迹。9会议纪要(HY) 指公司及各部门的各项会议会议纪要。10法律事务(FL) 指公司解决法律纠纷问题形成的原始材料及诉讼文件。11销售资料(XS) 项目的宣传单页、报纸宣传及网络宣传等。12声像档案(SX) 照片档案（按年度保存公司有纪念意义的珍贵图片）和光盘档案（保存公司有纪念意义的光盘资料）。13热力文件(RL) 特指总公司保存的热力公司文件。三、资产类(ZC)序号标准内容归档资料1资产管理台帐(TZ) 指公司所属固定资产、低值易耗品、工具资产管理帐目及报废、调拨手续、小区公用工具保管及使用手续等。2采购物资(CG) 供方能力评价记录、合格供方名录、合格物资一栏表、各类物品合格证、采购计划表、仓库盘点表。四、物业服务类(WF)序号标准内容归档资料（一）基础管理(JC)1前期合同签订(HT) 物业招投标资料，时间、地点、参与人员及相关手续。 物业费收费标准备案资料。 前期服务协议及协议备案资料。2维修资金(WJ) 维修资金帐目。 维修资金的使用情况登记。3公众制度(ZD) 业主手册、装饰装修管理规定等。 临时管理规约，业主对临时管理规约的承诺书。 管理规约等等。4业委会成立(YWH) 业主大会议事规则。 成立的资料。如业委会成立申批、备案资料。5争创文件(ZC) 指公司及各小区申报示范小区、文明小区、绿化小区、诚信单位等荣誉称号的文件：创优规划方案及实施方案。 创优规划方案及实施方案的业主委员会的同意签批文件。6作业文件(ZY) 各类管理制度、考核制度，岗位职责、工作标准等。7上岗证 员工上岗证、电工证、电梯工证、锅炉工证、园艺师证等原件或复印件。8信息收集反馈(XX) 24小时值班制度、回访制度。 服务登记本、工程遗留问题汇总表、客户投诉记录表、客户投诉汇总及处理情况表等。9征求业主意见(YJ) 实施意见征询的方案；集团与本部门客户满意度调查表及汇总分析表。 满意度问题整改及回访记录。 满意度提升措施。 业主恳谈会相关资料。10维修服务(WX) 维修及时率100，返修率1相关规定及回访记录（维修任务单）。（二）房屋管理与维修养护(FW)11设施标识(BS) 园区平面图、路标、单元标识、绿化、消防等设施标识照片。12制止私搭乱建(SDJ) 空调、太阳能、热水器等安装方案。 商铺门头安装方案。 住改非是否有手续记录（相关业主同意），如无手续，物业是否有管理记录。 阳台封闭、防盗网方案、安全承诺书（包括养护）。定期巡查记录。13室外标识巡查(XC) 室外标识定期巡查记录。14房屋装饰装修(ZX) 制度齐全、巡查提醒整改记录。 装修管理相关资料。 房屋大中修等修缮记录。（三）共用设施设备管理(SSSB)15设备设施记录(JL) 相关设施设备管理规定。（入公司制度） 各种设备的操作规程和保养规范。 设备台帐。 设施设备的运行记录。 年度设施设备养护计划及维修养护记录。16污雨水记录(WS) 定期巡查记录、维护计划记录。 化粪池清理记录。17供水记录(GS) 停水及事故处理方案；蓄水池、箱的清洗消毒记录；水质化验报告；卫生许可证、健康证。 供水系统管理相关制度。（入公司制度） 泵房管理相关记录。18供配电记录(GD) 供电系统管理相关制度。（入公司制度） 停电及事故处理方案。 配电房管理相关记录。19电梯运行记录(DT) 电梯紧急预案；电梯维保合同（入委托合同中）；电梯定期维修保养单；电梯的日常巡视单。 电梯中、大修的资料证明、电梯年检合格证、年检报告。 电梯管理规定。（入公司制度）20供暖记录(GN) 供暖相关操作流程及制度。（入公司制度） 供暖总结。 供暖相关记录。（四）保安、消防、车辆管理(BXC)21安全管理(GL) 安全管理方案。 礼兵值班制度、巡逻制度等齐全。 制度执行、培训、考核相关记录。22安全标识(BS) 各种标识齐全（图片），安全标识统计表。23消防记录(XF) 消防应急方案，是否进行演练和总结，照片。消防设施设备巡查表；消防器材维修保养记录。 消防系统相关管理规定。（入公司制度中）24车辆管理(CL) 管理制度，登记记录等。（外围停车场的收费许可证等手续资料）（五）环境卫生管理(HW)25环卫台帐(TZ) 环卫设施台帐。（垃圾箱、果皮箱、垃圾中转站等）26保洁作业(ZY) 各类作业流程。 保洁分布及保洁标准。 保洁相关记录。27垃极处理(LJ) 垃圾清运管理制度，如果分包要有分包合同（入委托合同中）。 消杀记录，消杀药品的使用记录等。28商铺管理(SP) 商铺管理规定、安装方案、检查记录。（六）绿化管理(LH)29绿化记录(JL) 绿化管理制度，如果分包要有分包合同（入委托合同中）。 绿化计划、养护记录等。（七）精神文明建设(JJ)30社区文化活动(HD) 社区文化策划、实施、总结、存档（相片)。 社区文化建设的相关资料（公告、宣传类资料）。（八）管理效益(XY)31物业收费(SF) 物业收费报表。32便民有偿服务(YC) 有偿服务价目表、相关记录。33经营状况(JY) 财务报表。五、人事类(RS)序号标准内容归档资料1员工档案(DA) 求职申请表、2张一寸照片、身份证复印件、学历证书复印件、 体检报告、月度考核表。2考勤(KQ) 每月考勤表、每月员工签到本。3各类申请单(SQ) 员工加班申请单、请假申请单及休假申请表。4社会保险单(BX) 所有参保人员的养老、医疗、失业等各项报表。5离职人员(LZ) 所有离职人员的离职档案。（分公司自行保管）6培训记录(PX) 每月的培训情况。7360度测评(CP) 管理人员的360度考核表。六、品质管理类(PZ)序号标准内容归档资料1内部审核(NS) 年度内部审核资料。2外部审核(WS) 年度外部审核资料。3管理评审(PS) 年度管理评审资料。4不合格项纠正（预防）措施(JZ) 年度不合格项纠正（预防）措施。5月管理目标、指标完成情况统计分析(TF) 每月管理目标、指标完成情况统计分析。6月管理目标、指标检验汇总分析(HF) 每月管理目标、指标检验汇总分析。7文件修订(XD) 年度文件修订单。8文件销毁(WX) 年度文件销毁申请。9记录销毁(JX) 记录销毁单。10受控文件发放及回收登记表(SK) 受控文件发放及回收登记表。11月份检验单发放统计(JYD) 每月检验单发放统计。12法律法规(FLG) 法律法规及其他要求目录清单、法律法规文本。13品质部抽检单(CJ) 职能部门、热力公司品质部抽检单。 各服务中心品质部抽检单。 分公司品质部抽检单。14业主回访单(HF) 服务中心业主回访单。 分公司业主回访单。15服务过程检验单(JY) 职能部门、热力公司服务过程检验单。 各服务中心服务过程检验单。 分公司服务过程检验单。七、财务类(CW)序号标准内容归档资料1凭证(PZ) 原始凭证、记账凭证、汇总凭证。2帐本(ZB) 总账、明细账。3各种收费记录(JL) 原始单据、收据、发票、食堂账目等。4财务报告(BG) 年度审计报告、年度汇算报告。5清册(QC) 会计档案销毁清册、会计档案保管清册。八、业主档案类序号标准内容归档资料1业主档案 按小区、楼号、单元、户分类、保存。业主资料入档齐全：前期物业服务协议、业主公约、装修协议、装修管理规定、业主基本情况表、业主身份证复印件及照片、房屋买卖合同及发票复印件、入住通知书、领钥匙单、豢养犬只协议、消防安全责任书、验房表、维修任务单等。九、工程类序号标准内容归档资料1 楼竣工资料 1、卷内文件目录。 2、开、竣工报告。 3、工期顺延表。 4、施工合同。 5、施工许可证；规划许可证。 6、报建申请表。 7、监督登记表；监督计划书。 8、文物钻探图、地质勘查报告或岩土工程勘察报告。 9、消防审核意见书、消防验收意见书。 10、施工图审查报告。 11、中标通知书。 12、施工组织设计。 13、图纸会审纪要。 14、设计变更分目录。 15、设计变更。 16、技术交底分目录。 17、一级交底。 18、二级交底。 19、三级交底（分项工程技术交底）。 20、施工日记。 21、建筑工程保修书。 22、见证取样汇总表。 23、钢材出厂合格证、试验报告汇总表。 24、钢材出厂合格证、试验报告。 25、水泥出厂合格证、复试报告汇总表。 26、水泥出厂合格证、复试报告。 27、砖分目录表。 28、砖出厂合格证、试验报告。 29、骨料分目录表（石子、砂子）。 30、骨料出厂质量证明、复试报告。 31、外加剂分目录表。 32、外加剂出厂质量合格证和复试报告。 33、防水材料分目录表。 34、防水材料出厂质量合格证和复试报告。 35、预制混凝土构件分目录表。 36、预制混凝土构件质量合格证、结构性能检测报告和试验报告。 37、其它材料分目录表。 38、其它材料质量合格证。 39、配合比分目录表。 40、混凝土、砂浆、沥青、玛缔脂（沥青胶）配合比。 41、地基验槽记录。 42、地基验槽图。 43、地基钎探平面布置图。 44、地基钎探记录。 45、隐蔽验收记录。 46、结构吊装记录。 47、吊装平面图。 48、基础工程结构验收记录。 49、主体结构检测。 50、主体工程结构验收记录。 51、单位（子单位）工程质量控制资料检查记录。 52、单位（子单位）工程质量竣工验收记录。 53、单位（子单位）工程观感质量检查记录。 54、单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录。 55、检验批、分项、分部（子分部）工程质量验收记录。 56、混凝土施工记录、大体积混凝土测温记录。 57、砌体施工记录。 58、混凝土坍落度记录。 59、混凝土浇筑令。 60、开盘鉴定。 61、示磅记录。 62、检测任务委托单。 63、直螺纹（机械连接）加工记录。 64、直螺纹（机械连接）接头质量检查记录。 65、材料报验单。 66、设备报验单。 67、工程报验单。 68、施工组织设计（施工方案）。 69、图纸会审纪要。 70、设计变更分目录。 71、设计变更。 72、技术交底分目录。 73、技术交底。 74、施工日记。 75、材料设备出厂合格证汇总表。 76、材料设备出厂合格证。 77、隐蔽验收记录。 78、检验批、分项、分部（子分部）工程质量验收记录。 79、试验部分（室内给排水、采暖、电气）。 80、室内给水管道的水压试验。 81、给水系统通水试验。 82、给水系统管道冲冼和消毒报告。 83、消火栓系统试射试验。 84、水箱满水(水压)试验。 85、阀门试验。 86、排水管道灌水试验。 87、排水管道通球试验。 88、卫生器具满水和通水试验。 89、散热器水压试验。 90、采暖系统水压试验。 91、采暖系统冲洗试验。 92、采暖系统运行和调试记录。 93、电气绝缘电阻测试记录。 94、避雷及接地电阻测试记录。 95、电气器具通电试运行记录。 96、电气器具通电安全检查记录。2 楼竣工图纸 1、建筑施工竣工图纸。 2、结构施工竣工图纸。 3、电气施工竣工图纸。 4、给排水施工竣工图纸。 5、暖通施工竣工图纸。3配套工程竣工资料 （一）小区规划红线图、规划总平面图（含道路）。 （二）小区道路工程及道路照明工程竣工图、竣工资料。 （三）小区供水管网工程竣工图、竣工资料。 （四）小区供配电工程竣工图、竣工资料。 4.1设备制造厂提供的产品说明书、试验记录、合格证件及安装图纸和出厂试验报告等技术文件。 4.2安装全过程技术记录、设备吊检时检查及处理记录、干燥记录等； 4.3变压器冷却装置及各附件(套管、互感器、分接开关、气体继电器、压力释放阀及仪表等)在安装时的试验报告。 4.4高压开关柜出厂原始记录、安装使用说明书。 4.5变压器冷却系统，有载调压装置的控制及保护回路的安装竣工图、备品备件移交清单。 4.6设计变更及变更设计的证明文件。 4.7工程竣工图。 （五）小区雨污水管网工程竣工图、竣工资料。 （六）小区园林景观绿化工程竣工图、竣工资料。 6.1小区园林景观绿化工程施工合同。 6.2绿化苗木清单。 6.3照明、水泵等电气设备出厂合格证、检验报告。 6.4小区园林绿化工程竣工图。 （七）消防工程竣工图、竣工资料。 7.1消防工程开工报告。 7.2消防工程竣工报告。 7.3消防设备安装表。 7.4图纸会审记录。 7.5消防设备开箱记录。 7.6隐蔽工程验收记录。 7.7参加自检人员名单。 7.8大事记录。 7.9消防器材设备合格证、质量保证文件汇总表。 7.10绝缘电阻测试记录。 7.11电气接地电阻测试记录。 7.12电缆敷设施工检查记录。 7.13电气配管隐蔽检查记录。 7.14消防电气柜（盘）安装检查记录。 7.15火灾探测器功能试验记录。 7.16火灾自动报警控制器功能试验记录。 7.17消防联动控制设备功能试验记录。 7.18火灾事故广播设备功能试验记录。 7.19消防通讯设备功能试验记录。 7.20消防主备电源自动切换功能试验记录。 7.21消防控制电梯功能试验记录。 7.22消防管道安装检查记录。 7.23管道隐蔽工程检查记录。 7.24消防管道系统验收记录。 7.25消防管道吹洗吹扫记录。 7.26安全阀调试记录。 7.27减压孔板安装检查记录。 7.28减压阀调试记录。 7.29阀门及水泵结合器试验记录。 7.30自动喷水灭火系统功能试验记录。 7.31消火栓系统功能试验记录。 7.32水喷雾自动灭火系统功能试验记录。 7.33气体灭火系统施工记录（灭火器贮存容器）。 7.34选择阀等组合分配系统集流管试验记录。 7.35灭火剂输送管道试验记录。 7.36气体灭火系统调试报告。 7.37气体灭火系统功能试验记录。 7.38通风、空调、防排烟设备联动控制功能试验记录。 7.39防火卷帘联动控制功能试验记录。 （八）电梯安装工程竣工图、竣工资料。 8.1制造企业应提供的资料和文件：（1）装箱单；（2）产品出厂合格证；（3）机房井道布置图；（4）使用维护说明书（应含电梯润滑汇总图表和电梯功能表）；（5）动力电路和安全电路的电器线路示意图及符号说明；（6）电器敷线图；（7）部件安装图；（8）安装说明书；（9）安全部件（门锁装置、限速器、安全钳及缓冲器式）实验报告和结论副本，其中限速器与渐进式安全钳还须有调试证书副本；（10）监督检验证明。 8.2安装企业应提供的资料和文件：（1）安装自检记录；（2）安装过程中事故记录与处理报告；（3）由电梯使用单位提出的经制造企业同意的变更设计的证明文件。 8.3电梯的检验报告及合格证。 8.4质保期电梯运行故障和事故记录。 （九）热交换站工程竣工图、竣工资料。 9.1开工报告、图纸会审记录、设计变更或洽商记录、施工组织设计或施工方案。 9.2主要材料、成品、半成品、配件、器具和设备出厂合格证及进场验收单。主要设备必须有完整的安装使用说明书。 9.3隐蔽工程验收及中间试验记录、设备试运转记录。安全和使用功能检验、检测记录。 9.4检验批、分部、分项、子分项工程质量验收记录。 9.5工程竣工图。 （十）小区智能安防工程竣工图、竣工资料。 10.1开工报告。 10.2施工合同。 10.3隐蔽工程验收记录。 10.4设备材料进场报验单、设备检验报告、设备检验合格证、设备安装调试记录。 10.5工程竣工设备清单。 10.6各分项工程竣工图。 （十一）人防工程（地下车库）竣工图、竣工资料。 （十二）小区闭路电视、电话、宽带等通讯工程竣工图、竣工资料。4省优、国优资料 1、建设项目申请报告、批复、项目建议书、可行性研究报告、设计任务书等。 2、项目招标、投标、评标报告的批准文件。 3、申请批准用地的文件有：红线图、土地征购证书、购地平面图及征购合同。 4、用地规划许可证；土地使用许可证；建设工程规划许可证；拆迁许可证；建筑开工许可证。 5、消防审核表、消防审核意见书。 6、工程质量监理合同、工程质量监督书、建设条件意见书。 7、商品房预售许可证。 8、工程备案手续。 9、开发公司移交消防系统、配电设施竣工验收手续；二次供水的准建证、准用证、水质化验合格证，监控系统、智能道闸、搂宇对讲、电梯等相关合同、合格证明。 10、产权资料。 11、机电设备资料。 12、公共配套设施接管验收手续。 13、公共部位钥匙、两书等物料交接资料 第四章 归档范围第九条 凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片等）均属归档范围。第十条 各分支机构应在总公司备案的文件材料有：（一）各部门、各分支机构的组织机构代码证正副本复印件（每年年审后需提交年审过的复印件一套）、营业执照正副本复印件（每年年审后需提交年审过的复印件一套）、公章、税务登记证正副本复印件、负责人身份证复印件。 （二）前期服务协议和建业物业服务总公司合同管理规定中需要上报总公司备案的协议和合同。（三）创优资料、所获荣誉的资料、证书和好人好事等。第五章 立卷归档要求第十一条 各分支机构必须设置档案室或档案存放专区。（一）采用内部结构简单的铁质柜架盛装档案，规格为85*39*185（cm）。（见附件1）档案柜必须粘贴档案柜标签。（见附件3）（二）档案库房内柜架摆放与墙壁应保持在10厘米以上的距离；每行柜架之间要留有通道，其间距应不小于60厘米（密集架除外）。 （三）统一采用塑料档案盒存放档案文件，规格为31.5*23.5*6(cm)。（见附件2）档案盒必须粘贴档案盒标签。（见附件4）（四）库房要保持温度在摄氏14-24，相对湿度在45-60之内；保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。（五）所有档案必须集中存放，档案室及档案柜必须上锁。第十二条 公司各分支机构应及时将需归档的文件材料整理、立卷。 第十三条 各分支机构必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续。第十四条 各分支机构向总公司管理部移交档案时，应严格履行移交手续。第十五条 归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：（一）档案小标签的粘贴：小标签的边缘与档案左上角的边缘对齐。（小标签模板见附件5）（二）档案的入档次序须按时间的先后顺序,便于查阅。 （三）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。（四）合同文件归档时，签约申请