高效会议管理技巧.ppt

高效会议管理 你喜欢开会吗 你讨厌开会吗 为什么 结合你参加的会议谈谈自己的看法 1 开了几个会 2 为会议花掉多少时间 3 因为开会达成几项共识 4 因为开会完成几个结论 5 因为开会耽误多少工作 算算看 你一月内总共 你如何看待 文山会海 现象 为什么要开会 第一部分 会议概述 一 会议的意义二 会议的目的三 会议的种类四 会议的频率五 会议的成本 1 会议是一个集思广益的渠道图1 1集思广益图会议是一个集合的载体 通过会议使不同的人 不同的想法汇聚一堂 相互碰撞 从而产生 金点子 许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物 一 会议的意义 2 会议显示一个组织或一个部门的存在会议总是在大于一人的情况下发生的 即使是只有两个人的会议 这两个人也是一种小型组织 没有不开会的组织或部门 一个组织或部门不召开会议 它的存在价值就会受到质疑 因此 会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值 3 会议是一种群体沟通的方式开会很少是一对一的沟通 绝大多数情况下都是一种群体沟通 随着科技的迅猛发展 人们的沟通方式越来越多 现在人们可以通过 mail 多媒体等种种形式进行沟通 但是 群体沟通 即会议这种方式 是任何其他沟通方式都无法替代的 因为这种方式最直接 最直观 这种方式最符合人类原本的沟通习惯 二 会议的目的 1 开展有效的沟通 2 咨询传达 3 监督员工的工作进展情况 4 达成协议 解决问题 5 决策和资源共享 6 开发创意 7 激励员工的士气 三 会议种类 四 会议的频率 1 固定的部门会议 2 全体会议 3 处理突发事件的会议 4 一对一会议 五 会议成本的计算 1 会议的时间成本时间成本 参加会议人数 与会者的准备时间 与会者路途时间 纪要整理时间 其他时间 注意 如果时间成本不太直观 则转换为金钱成本 2 直接的会议成本直接成本 会议设施费用 场地费 文件准备费等3 效率损失成本不能及时解决生产存在的问题带来的影响等 第二部分 会议效率不高的原因 一 原因及预防二 高效会议的八大特征三 会议规范 一 会议效率不高的原因会议效率不高通常由以下7种原因造成 在这7种原因中 有3种原因是会议的 致命伤 需要格外警惕 这3种原因是 主持人的技能 会议的地点以及会议的准备工作 二 高效会议的八大特征 1 只有必要时才召集开会 2 要经过好好的筹备 3 拟定和告知了会议议程 4 严格遵守时间 准时结束的前提是准时开始 5 一切都是按部就班 6 请了最有经验的人出席 7 结束时作出了评论和归纳总结 8 记录了决定 建议和负责人 三 会议规范 1 时间安排 2 会议本身 有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人 以找出最适宜所有参会人的开会时间 超过1小时的会议应有书面通知 议程表及相关资料 出席讨论和政策的会议人数以5 7人最佳 出席会议超过20人 只能通报情况或布置工作 更多的人只适合于报告或信息沟通 比如例会 所有与会者都要准备在会上发言 准时开始 准时结束 所有与会者应知道维护别人的尊严 不在会中羞辱别人 这条规则最重要 需特别注意 意见不同是好事 议论才能面面俱到 甚至有人扮 黑脸 会议结束2 3天后 所有与会者应收到会议纪要 备忘 所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责 3 固定会议的流程规范 固定的会议流程规范主要包括一个中心 两个基本点 一个中心会议的开始 具体包括 阐明会议目的 交流会议议程 介绍时间安排 相关规章制度 指定会议记录人 进行会议讨论 可以分为不同的议程 比如议程一 议程二 议程三等 具体包括 分享话题和目标 交流信息 产生主意 做决定 确认行动 总结 结束会议 具体包括 总结 安排下次会议 两个基本点两个基本点是指会议的一头一尾 即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪 这两个基本点是最容易被忽视的 但是 它们却是保证会议成败的关键 所以 一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与会后的跟踪工作 会前的准备工作与会后的跟踪工作具体包括写 发备忘录 制定跟踪计划 以及安排下次做汇报的人选等 第三部分 会议的准备工作 一 是否需要开会二 准备工作的作用三 5W1H四 准备工作核对单五 支持人的准备工作 一 是否需要开会1 无需开会的 五个如果 如果 已经按惯例每周聚会 会议成本太大 还有比开会更好的方法 没什么特别的事情要讨论 你是唯一做决策并且知道该怎么做的人 开会让他人参与只能把问题弄糟 2 必须开会的 五个如果 如果 必须把信息同时传达给很多人 有些事情需要当众表扬或批评 要让别人参与决策以集思广益 听取部门汇报工作 给小组委派任务 请你回答下列问题 一家合资工厂着火了 经过调查 原因在于一名员工违反了操作条例 在车间内吸烟 所以导致火灾发生 1 如果你是这家合资企业的生产经理 你要采取下列哪种方式处理此事 A 一对一批评 B 开会当众批评 C 写检查处罚 2 你为什么这么做 二 准备工作的作用当你确定有必要召开会议时 首先要了解准备工作究竟有什么作用 只有认识到准备工作的作用 才能有更大的积极性 更有信心地做好准备工作 一般来说 会议的准备工作具有以上4种作用 它可以帮助你确定在会议中应该采取哪种讨论方式达到最好的会议效果 通过充分的会议准备 通过书面通知的形式告知参会者会议的目的 意图以及会议对与会者发言的要求等情况 良好的会议准备工作能够帮助你节省会议时间 同时减少会议中可能出现的各种冲突 使会议井然有序 卓有成效 三 5W1Hwhy 会议的目的what 讨论的话题who 参加的人员 提前确认是否出席 when 开始时间及结束时间where 会议地点how 会议规则 规章制度 1 了解会议的目的3 确定会议的形式5 决定会议的时间7 决定会议的地点9 确定出席人数11 是否准备会议名签13 是否安排与会者住宿15 确定视听教材17 准备会场周边位置图 2 是否一定要开会4 安排会议的议程6 确定会议的主持人8 研究会场如何布置10 安排出席者座位12 是否安排交通工具14 是否发出了会议通知16 确定辅助教材18 是否要求与会者准备资料 四 准备工作核对单 第四部分 成功会议的五种策略 一 如何做开场白二 如何分配发言时间三 如何掌握议事进度四 如何达成决议 决策方式五 如何圆满结束会议 一 如何做开场白 1 定义 3 5分钟的谈话 系统 简洁及有明确宗旨 2 内容 开会目的 时间安排 议事方式 纪律规则等 3 开场白程序 概观会议进行程序 提供与会议有关的资讯 规范议程 指定会议记录者 征求对议程设计的意见 二 如何分配发言时间 主持人的发言时间应掌握在20 要尽量保证每个人发言机会均等 尽量开成一种互动的会议氛围 三 如何掌握议事进度 1 语言方式能说者 如需5分钟则给其3分钟发言时间 将能说的人从一个问题带到另一个问题 将这个能说者让过去 2 非语言方式眼神转向别人 你说的很好 手势下压 下笔 合上笔记本 短暂的沉默 四 如何达成决议 决策方式 1 彼德 德鲁克决议法 用足够多的时间检视困难所在 并使参会者达成共识 列举或图示各提案并开始讨论 客观比较各提案的优劣 避免意气之争 估计各提案之获益律 估计有无采集更多参考资料的需要 征求反对意见 以中立角度检视正反意见 寻求与会者对各题案之认同 对提案做适当的休整与妥协 确认议事结果 组成或指定议案执行的监督单位 2 4种群体决策 权威决策 少数服从多数决策 共识决策 无异议决策 1 权威决策权威决策出现于最高掌权者具有决策权和否决权 单方面作出决定时 适宜使用 当组织授权团队领导人作最终决策并全权负责时 不宜使用 当团队领导人希望团队成员接纳并支持某项决策时 2 少数服从多数决策少数服从多数决策出现于多数成员同意提案时 它以民主原则为基础 适宜使用 当时间有限 而决策结果不会对反对者造成消极影响时 注意 投票容易导致输赢之争 输方将难以尽职和投入 3 共识决策共识决策产生于所有成员都不同程度地支持某项提议 每一团队成员均有否决权 共识决策提供一种反映所有成员想法的全面解决办法 能够提高成员实施决策的积极性 体现平等之风 注意 如果决策时间有限 或团队成员不具备决策的足够技巧 决策就难以形成 4 无异议决策无异议决策产生于所有成员对某项决策完全赞同时 当提案非常重要 要求所有成员达成完全一致时 团队应作出无异议决策 注意 无论团队具备什么样的经验 无异议决策都很难达成 只有当一项决策的结果对每个成员都至关重要时才有可能作出无异议决策 五 如何圆满结束会议1 预留5 7分钟作总结2 确定工作分配妥当3 准时结束会议 第五部分 主持人技巧 一 聆听二 说话的技巧 一 聆听1 倾听的礼节首先建议你学会倾听别人的故事 进而倾听别人完整的故事 而且最好能在听完别人完整的故事之后再发言 只有听完别人完整的故事之后 你才能换一个角度 站在他人的立场上 充分理解他人的处境 他人当时的心情 也才能帮助你做出正确的判断 以免犯下无法弥补的错误 倾听是有一定礼节的行为 一定要充分重视 某公司员工甲因为个人的住房问题主动与其经理乙进行沟通 谈话内容如下 员工甲说 我想贷款买房 但是首付不够 所以很烦恼 经理乙说 别太着急 大家可以帮你凑足首付 你还差多少钱 员工甲说 不好意思 我还差很多钱 经理乙说 没关系的 你说吧 员工甲说 差80000元 经理乙说 啊 员工甲听到经理乙的 啊 之后 就此闭嘴不语 这次沟通以失败告终 请你谈谈经理乙在这次沟通中犯了什么错误 在倾听中经理乙以后应该注意什么问题 2 倾听 小总结如果用两句日常用语来总结倾听的技巧 那你可以经常使用 我也有相同的经历 如果是我的话 这两句话进入倾听状态 同时也能使会谈者充分感受到你正在倾听 其实 这两句话的作用在于它可以使你置身于一种既合适表达自己感受 又能与别人融洽沟通的情境中 如此一来 身为主持人的你 当然能够在会议主持中游刃有余 二 说话的技巧1 展示 即主持人使用流利的话语把自己的想法展示给大家 2 探询 与会者面对主持人的展示发言会持有许多不同意见 这时候主持人要用一些经典的探询式问话来了解与会者的意见 例如 后来呢 那结果怎么样呢 那你到底什么意思呢 你能再给我们讲清楚一点吗 3 评论 与会者回答完主持人的探询问话之后 主持人将对与会者的回答作出评论 如 我明白你的意思了 我认为问题是 这样两者的沟通就可以顺畅进行了 4 建立 评论之后需要采用 建立 的说话技巧 建立 就像搭积木一样 是指主持人将与会者表达的思想按照层次逐级归纳 从低级到高级 由初级协议至中级协议再到最终达成一致 建立 经常使用的问话是 我们讨论完第一个问题了 接着我们再进一步 第二个问题您怎么看 那我们再深一步 你如何看待这个问题的成因呢 我们进一步具体怎么解决这个方案呢 5 就程序提出建议 主持人就会议程序提出一些建议 主要的目的是掌控会议时间 一个会议进行到一定时间时 主持人就要根据实际情况说 好 这个程序我们现在进行到第二步了 那我建议我们马上转入第三步的程序 我们讨论这几个方案到底哪个适用 6 排除与引进 排除是指拒绝某些与会者继续发言 引进指邀请某些与会者发言 具体是指当主持人碰到那些说话容易滔滔不绝 或是说话总是跑题的发言者时 要将其关在门外 即将其排除 排除 的具体方法是 您这个观点太好了 那么您对下一个问题怎么看 或是 你这个问题回答得非常好 您旁边那位有什么见解呀 后边那位有什么见解呀 用这种问话可以达到一举两得的效果 其一是可以把你想排除的人排除出去 其二则可以让那些还没发言的人得到发言的机会 这其二 把别人带进来 就是所谓的 引进 简而言之 排除的是滔滔不绝的人 引进的是沉默不语的人 这是两种很好的说话技巧 这两种技巧通常是连用的 7 测试理解情况 在会议中总有一些人表示反对意见 对于这些反对意见作为主持人的你可能没听明白 或者你认为大家可能没有听明白 这时候就要采用 测试 的问话方式 来测试一下大家的理解情况 例如 刚才这位先生的发言大家都清楚了吗 或者说 您刚才是说的这个意思 我理解对了吗 这就是测试的说话方式 用其来保证大家真正弄懂一些意见的实际含义 8 总结 在测试完理解情况之后 就需要总结 即把大家的意见集中 例如 刚才大家讨论非常好 我来总结一下你们说的是一 二 三 第六部分 主持人与参会者的守则与责任 一 主持人的守则与责任二 参会者的守则与责任 一 主持人的守则与责任1 营造和谐气氛2 按照议程进行3 正确讨论总结内容4 引导发言者解释使人困惑的发言5 帮助参会者理清不假思索的想法6 尊重别人 避免会中意见一边倒的情况7 减少与议题无关的争辩和讨论8 保证中立态度 二 参会者的守则和责任1 会前充分准备2 会中全情投入 贡献自己的创意与意见3 以解决问题为己任4 开放的心态 摒除部门之见5 尽可能多的获取信息6 耐心聆听 尊重他人的意见7 勇于发言 言之有物8 不隐善扬恶 不人身攻击9 避免不当的肢体语言10 会后总结 第七部分 会后跟进 一 参会者的会后跟进二 主持人的会后跟进三 如何提高下次会议的质量四 关于习惯 一 参会者会后跟进的内容1 拿到会议记录以后要细读2 分析不同参会者的众生相3 考虑自己任务的完成方法4 会议是一项新任务的开始 二 主持人的会后跟进 1 请大家填写会议评估表2 针对意见