图书馆后勤物业安全保障工作的特点及几个环节.doc

图书馆后勤物业安全保障工作的特点及几个环节茅冠俊摘要作者结合金陵图书馆后勤保障工作的经验，论述了图书馆后勤保障工作中内容庞杂、涉及面广、科技含量高等几个特点，在新的时期如何确定后勤保障工作在图书馆业务工作中的定位，如何进行科学管理以提高办馆效益，从明确后勤保障工作的指导思想、建立素质良好的后勤保障工作队伍、建立岗位责任制、运用竞争和激励机制激发工作人员的积极性和创造性等四个环节进行归纳总结，提出思考意见。关键词图书馆管理 后勤保障 图书馆安全 图书馆后勤物业安全保障工作（以下简称“后勤保障工作”）是图书馆管理的重要组成部分。在关于图书馆或图书馆事业的构成理论中，无论是所谓“要素说”或所谓“系统说”，都把图书馆建筑设备等物业因素放在重要地位。事实上也证明，一个管理一流的图书馆不光是在文献资源建设、文献信息服务是优秀的 ，必然在后勤保障工作也是优秀的。图书馆后勤保障工作不同于一般的行政管理，它的主要特点有：1、内容庞杂。“后勤物业安全保障”这几个字，内容十分广泛，可以说“上至天文地理，下到油盐柴米”无所不包。如果把“图书馆与天气”作为一个问题研究，可能认为滑稽可笑，然而事实上确有关系，金陵图书馆曾多次因为没有把握好气象情况，在台风袭来时使设施、书刊遭到破坏。油盐柴米也是管理工作的一个方面，金陵图书馆百余号工作人员，每天中午在单位用餐，我们办了一个简易伙房，每天安排菜谱供职工选择，颇费心机。准确地说，图书馆后勤工作内容包括：（1）图书馆建筑建设维护；（2）图书馆经费的预决算及日常开支；（3）图书馆设备的计划、购置与维护，包括藏书设备、目录设备、空调设备、通讯设备、消防设备、视听设备、计算机网络及外围设备、水电设备、办公用品等设备的购置、维护；（4）图书馆安全控制，包括藏书安全、人员安全、水电安全等，绝对不能在安全方面发生重大事故；（5）图书馆环境建设与保护，这里所说的图书馆环境是指以建筑为中心的影响图书馆活动的人工环境的建设与保护，包括图书馆视觉环境、绿化环境、馆舍的内部结构与外在形象及室内外空间的布局与管理等。2、涉及面广。图书馆后勤保障工作，由于内容庞杂，必然涉及到社会的方方面面。尤其是我们公共图书馆，它作为社会公益事业需要同社会的许多方面交往，有求于人的事很多。在工作中我们深深体会到在我们头上有很多“婆婆”，上自地方党委、政府，下至居民委员会都可以对图书馆进行“管理”。“婆婆”有：（1）党和政府的宣传、文化主管部门，常常向图书馆发出指令，或配合党政中心工作，或举办名目繁多的“节”，“周”，“月”，后勤保障工作必须配合；（2）各个行业的管理机构的指令、要求，如环境管理部门、公安消防部门、市政管理部门的指令与要求，以及同图书馆有协作关系的各种机构统一协作开展各种活动，都涉及到大量的后勤保障工作；（3）解决单位及职工的切身利益而涉及到的各个方面的工作，图书馆常常有许多十分具体的利益问题须要与有关方面协调，许多问题认其真、较其劲就办不成，如果协调好，闭闭眼、抬抬手也就办成了，关键在于有没有求爷爷、告奶奶，做好协调工作。保护单位职工的切身利益也是后勤保障工作的责任，职工个人乃至家庭遇到的困难，往往需要“组织”帮助解决，例如职工住房协调、医疗保障、离退休老干部关照等等，都是不能不办又十分难办的工作，往往须投入很多精力、财力，同许多方面跑断腿、磨破嘴才能解决。3、科技含量高。现代图书馆的后勤保障工作与传统图书馆最大的不同之处在于技术含量高。传统图书馆只要有一定的馆舍，有藏书，有桌椅板凳就可以平稳地开放。现代图书馆大量应用现代科学技术，各个环节都涉及到现代科学技术问题。例如安全保障工作，除了传统的防火、防盗问题，又有通讯的安全保障，计算机网络运行的安全保障等新问题。即使是防火、防盗这些老问题也有新方法。尤其是防盗，自从孔乙己提出“偷书不为贼”的论点以来，偷书贼层出不穷，从幼稚无知的少年儿童到满腹经纶的大学教授都有干这种勾当的，而且偷书破坏书刊的手法叫人防不胜防。大型图书馆可以象超市那样通过闭路电视监视系统对书库、阅览室实施监控，而中小图书馆只有靠工作人员的一双眼睛。尽管我们采用了一些现代防盗技术，仍然难以杜绝这种现象。又如传统图书馆的办公用品只需要文房四宝，而现代图书馆的办公用品则有许多科技含量高的产品，就连喝水也不再使用热水瓶冲开水，各种类型规格的开水器比比皆是，就看我们如何选择。后勤物业安全保障工作的任务是进行图书馆硬件建设，保障图书事业健康发展，保障图书馆工作有效运行。这些特点，对后勤保障工作提出了新的要求，也增加了难度。这里结合我们的实践工作，把后勤保障工作归纳为四个环节：1、 明确后勤保障工作的指导思想后勤工作历来被视为图书馆的辅助性工作，不属于图书馆的业务工作，也不是图书馆的重要工作，这就造成人们轻视后勤保障工作。从思想上重视，是对图书馆主要负责人的要求，也是对从事这一工作的所有人员的要求。图书馆的负责人必须看到，后勤物业安全保障工作属于图书馆效益的投入部分，文献信息开发利用属于图书馆效益的产出部分，为了产出，必须投入。后勤物业安全保障工作都是在用钱，钱用得好不好，图书馆负责人没有理由不重视后勤工作。后勤保障工作的实施者是后勤部门及其工作人员，这种部门和这些人员如何看待后勤工作，以什么样的思想指导自己的工作，以什么样的态度对待这项工作则是关键。这里首先要从思想上解决后勤保障工作的“定位”问题。上面所述后勤工作是重要的，但在图书馆工作系统中究竟处于什么位置？图书馆工作的方针是“一切为了读者”，文献信息部门和其它业务部门的工作是直接为读者服务或做好为读者服务的前期工作，处在面向社会的第一线。不言而喻，后勤工作属于第二线，它不直接面向读者，但它必须服从、保障第一线的需要。这种定位并不说明后勤工作不重要，而只是一种岗位的分工。金陵图书馆后勤部门的口号是“尽职尽责，为第一线服务”，全体后勤人员以此为工作方针和行为纲领。事实证明，客观地、准确地对后勤保障工作定位，不仅没有削弱后勤工作的重要性，而且使后勤人员能够明确指导思想，端正工作态度，扫除了后勤人员的思想障碍，推动了一线工作人员对读者的优质服务。2、 建立素质良好的后勤保障工作队伍后勤保障工作的任务要求工作人员具有良好的素质，除了具有良好的思想政治素养及敬业爱岗等基本素质要求外，对于从事后勤保障工作这种职业，主要的素质还要求有：（1）强烈的主人翁精神。后勤保障工作大部分都涉及管钱、管物，具有营私舞弊、违法乱纪的机会，思想政治素质较差的人容易翻船。工作人员必须具有主人翁精神，爱护国家财产，象对自己的财产一样管理和使用国家财物。2001 年，金陵图书馆进行一系列设施改造工作，如电梯井搭建、电梯安装、消防报警系统安装、防火门制作安装、计算机网络重新布线、馆舍的内部装修等涉及上百万元的经费，有关商家获得信息纷纷上门接缆工程。我馆后勤保障部门人员以我爱我家的主人翁精神，坚持以有限的资金完成高质量的工程。对十几户商家逐一考查、对比，筛选出几家施工企业，谈判中，后勤工作人员拒理力争，挤出对高报价的水份，使报价降到最低限度，拒绝商家吃请，更不屑回扣。签约后，在施工过程中，后勤工作人员轮流值班监督、严把质量关，对不符合要求之处坚持要求对方返工重做。这几项工程的圆满完成，充分体现了后勤工作人员的主人翁精神。（2）必须有良好的服务意识。如上所述，后勤保障工作的性质任务就是为第一线服务。服务有主动服务与被动服务、真诚服务与应付服务、优质服务与低劣服务，具有良好的服务意识才能做到主动服务、真诚服务、优质服务。我馆后勤保障工作人员能做到想第一线所想、急第一线所急，对第一线的需要细心观察，热心建议，对不能完全满足第一线要求的，做到耐心解释。在金陵图书馆，后勤保障工作人员同服务读者的第一线人员的关系特别融洽，正是由于后勤保障工作人员的服务意识、服务态度、服务质量使第一线人员满意。（3）必须具有相应的知识与技能。后勤保障工作大部分是技术性、专业性很强的工作，有的行当例如财务会计必须由具有一定级别的专业技术职称才能担任。后勤保障工作都有十分具体的内容，没有相应的知识与技能很难完成保障工作。金陵图书馆在选拔后勤保障工作人员时便注意从实际需要出发，使后勤保障工作各个环节都有相应的工作人员。3、 建立岗位责任制岗位责任制是各个行业普遍采用的管理方式，同样适用于图书馆后勤保障工作。岗位责任制是以规章制度的形式明确规定每个工作人员的岗位，每个岗位的基本要求和应承担的责任。图书馆后勤保障工作岗位设置须依据图书馆规模，可粗可细。如财务工作，一种岗位需多人承担，形成一岗多人，如库房管理则可一人一岗，也可以由其他岗位人员兼任，形成一人多岗。金陵图书馆后勤保障部门实施岗位责任制，注意解决好岗位责任制的操作性问题：（1）岗位任务与责任，通常只能提出要求，“应该”如何如何，许多工作还有随机性，临时性。在制定岗位责任书时，将每项责任与要求具体化，规定“必须”如何如何，检查考核时，便成为刚性标准，有没有去做，有没有做到位，采用“打分”的方式，作为对履行岗位责任的评价。对于难以列入岗位责任书的随机性、临时性工作，则采用“加分”方式，鼓励各个岗位多承担责任，多做工作。（2）规定各个岗位处理问题的权限。后勤保障工作虽然是服务性、事务性工作，却都有一定财产处置权。特别是各项工程的发包，各项设备的购置以及职工各种福利待遇等都直接涉及经费的管理与使用。金陵图书馆对后勤保障工作制订了一系列的规章制度，规定各个岗位处置财产，管理使用经费的权限。通过规章制度强化财产经费管理，提高透明度，保证权限的公平合理。（3）尽量实行定额管理。定额管理是科学管理的一种方式。后勤保障工作有一些可以定额，在管理方法中，有几种定额方法，如时间定额，规定某一作业使用时间，或规定某一工序使用的时间，或某一周期使用的时间；又如工作量定额，规定一个单位时间内必须完成的作业数量。实行定额管理必须对定额数量进行试验，提出合理标准，同时还要安排好各个作业工序，岗位之间的协调，才能保证效率。4，运用竞争和激励机制，激发工作人员的积极性、创造性。竞争机制、激励机制在现代管理中得到普遍运用，目标也适用于图书馆的后勤保障工作。前面所述岗位责任制本身就是竟争机制、激励机制的具体运用。金陵图书馆后勤保障部门同业务部门一样实行“三定”（定编、定岗、定级），按照部门任务由馆领导确定员额，将部门各项工作分解成若干岗位，规定岗位职责与要求，规定岗位级别，将30%的基本工资及奖励工资组合起来，分成8个岗级，每个岗级都有一定的差额。工作人员根据自己的能力选择岗位，部门负责人认可后签定聘约，按合同形式进行管理。事实证明，这种机制能够有效克服干与不干一个样，干好干坏一个样的弊病。激励机制还表现保护后勤工作人员的积极性，思想上加强沟通，帮助他们调整情绪，解决思想疙瘩，生活上关心他们的疾苦，工作上为他们改善条件，使他们从“要我干”变成“我要干。因此，在工作中他们能保持积极态度，领导和群众没有想到的，他们都能主动、超前发现问题，解决问题，把工作做在前面，为全馆正常运转提供了有效保障。由于他们后勤保障工作出色，近几年来，我馆的财务工作、公费医疗工作、安全保卫工作、综合治理工作、文明共建工作等工作年年都受到江苏省、南京市政府主管机关的表彰和奖励，或授予先进集体，或授予先进个人，对我馆后勤保障工作给予充分肯定，对后勤保障工作人员是很大的鼓励。我馆的后勤保障工作基本上处于传统的工作状态，时代与社会在向前发展，这种传统方式需要改造。图书馆正在探讨后勤保障工作社会化问题，这是势在必行的发展趋势。本文仅以传统管理方式而论，错误不足之处恭请同行指正。参