合同评审流程及管理办法.doc

精品文档合同审批流程及管理办法 为规范公司合同签订、审批程序，提高工作效率，并最大限度的避免风险，制定以下合同管理办法和签订程序，本办法适用于公司签署的工程相关采购类、分包类合同、班组结算的管理，不适用于劳动合同等其他类合同的管理。一、 合同签订审核流程。合约部/材设部起草合同项目部审核工程部审核（塔机、升降机）材设部审核合约部审核财务部审核法律顾问审核（采购类）主管领导审核总经理审定批准1、 合同应严格按照招标文件相关条款、参照公司制定的示范文本起草相关合同，由合同起草部门参与合同谈判，组织会签；参加对合同履行的评价。2、 合约预算部负责合同的商务条款。 3、 工程部（质安科）负责审核采购类合同中涉及塔机、升降机采购/租赁的各项技术和安全条款；4、 材设部负责审核合同的各种材料（设备）采购与供应条款。5、 财务部审核合同付款、发票纳税等相关财务有关条款。6、 法律顾问负责分析判断合同风险、与法律相关内容的相关条款。7、 采购类合同评审意见由材设部负责沟通落实，分包类合同评审意见由项目部负责沟通落实，如有无法落实意见，提报副总经理协调。8、 副总经理（主管领导）负责合同整体审核。9、 总经理审定批准。二、 合约预算部负责合同（采购类合同由材设部负责）的起草、谈判和组织会签。合同应做到内容合法、条款齐全、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确、期限和数字准确，应包括：1、 合同名称；2、 甲乙方名称及地址，经办人联系电话；3、 甲乙方法定代表人或其合法代理人签字、盖章；4、 合同签订日期；5、 标的（内容）；6、 数量、质量；7、 价款或酬金（工程计价方法、工程款支付方式）；8、 履约方式、地点、费用的承担；9、 违约责任（甲乙方权利和义务）；10、 生效、失效条件；11、 争议解决的方法；12、 合同的份数及附件；13、 保密条款（视合同性质需要）；14、 质量保修协议书；15、 安全协议书;合约预算部（采购类合同由材设部）填写合同评审笺、合同摘要并附合同文本，合同业务单位（供应或分包单位）营业执照和相关资质复印件加盖公章，法定代理人授权委托书原件（附身份证复印件），按权限审核报批；合同审批原则上应按顺序依次执行，遇特殊情况下可临时调整次序，但必须征得次序变动影响的下一会签人的同意。三、 各部门合同审核的重点如下：1、 合约预算部审核合同文字和结构、价款及价款调整（投标文件的经济标或项目价款计算书作为合同附件）、合同款支付、变更、签证、结算、奖惩等与项目成本有关的条款； 2、 项目部审核合同的工作范围、双方权利义务、技术、工期、进度、质量、安全、保修等条款；3、 材设部审核材料（设备）的采购与供应的型号、数量 、达到时间、装卸货责任、质量保证等条款。4、 财务部审核签约公司名称、合同价款支付方式、发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税有关的条款；5、 法律部门（或法律顾问）分析判断合同风险、与法律相关的内容，包括但不限于：变更、解除、违约、索赔、不可抗力、诉讼等条款；6、 主管领导对合同及以上部门的意见进行整体审核；7、 总经理整体审核。四、 合同的签署、盖章和执行1、 合同原则上由对方先签字盖章；2、 合同按照规定审批顺序全部完成后，由合约预算部（采购类由材设部）按照审批意见和即将最终签字、盖章的合同文本对照，有添加或需要修改的及时更正，确认无误后，按照公司印章使用管理规定办理签字盖章手续；3、 合同存档、备案：合同签订一周内，合同正本原件交综合部办公室存档，由综合部负责将合同副本复印件交项目部、合约预算部、工程部、材设部、财务部、及合同执行部门留存使用；合同原件严禁外借（项目报建、报批除外）。4、 合同执行部门在合同履行过程中应注意：涉及工期、造价、质量的决定应以书面形式记录和确认。涉及双方往来函件，如以公司名义发出时应以法律规定的有效方式发送，并要求对方签收并保留发出的凭证。5、 合同执行过程中，合约预算部应及时对合同履行情况进行监督检查，并定期对合同执行情况进行分析，做到心中有数；6、 原则上公司不办理先施工后补合同的程序（特殊情况须经总经理同意）。五、 合同变更、转让及解除1、 合同变更、转让及解除必须采用书面形式；2、 变更合同范围和付款条件、转让合同义务、解除合同的应采用补充合同的形式；3、 变更、转让或解除后合同，执行部门应在一周内完成修改、存档和通知，方式和范围同合同存档、备案的相关规定。各部门应对原合同文本进行标示，以免错误的执行原合同。六、 合同的审批流程由发起（起草）部门负责跟踪。各部门逐级流转评审时限原则上在1个工作日内完成，如超过3个工作日未评审完成则视为违反规定。七、 以上规定，望各部门严格执行，如违反规定的，相关责任部门（人）将承担100元/项次的经济处罚，如由此给公司造成的经济损失，相关责任部门（人）要承担10%-100%的损失费用。附件：合同评审笺xx公司合同评审笺合同编号合同名称起草（发起）部门合同类型采购 租赁 劳务 分包 其它主要条款：项目部意见：签字：年 月 日工程部意见：签字：年 月 日材设部意见： 签字：年 月 日合约部意见： 签字：年 月 日财务部意见： 签字：年