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第四章秘书工作 案例 协助服务与秘书工作范围 毕业于名牌大学的苏云踌躇满志地踏上了外企秘书的工作岗位 今天是她上班的第一天 一路上苏云想象着她的工作 在电脑桌前熟练地进行电脑操作 用流利的英文为总经理书写函件 聚光灯下 从容地主持对外活动 她兴冲冲地赶到办公室报到 老外经理淡淡地看了她一眼 然后吩咐说 请苏小姐先把办公室收拾一下 苏云一愣 但立即按照经理的吩咐做了起来 将办公桌上东一堆西一堆的文件整理归位 将茶几上喝过的杯子 装满烟蒂的烟灰缸洗干净 然后对办公室的地面进行除尘 这一切做完以后 苏云对经理说 办公室收拾好了 请问经理 还有什么吩咐 苏云心想 这下该让我起草文件了吧 可是没想到 经理头也不抬地说 请帮我倒杯水 于是苏云泡了一杯热的茶水端了过去 对不起 我要的是白开水 经理挥了挥手说 苏云赶忙又去换了一杯热的白开水 对不起 苏小姐 我要的是冷水 经理有点不耐烦地说 她只好去换第三杯水 这才让经理满意 这以后 经理又吩咐她去做了很多的琐事 寄信 购买打印纸 煮咖啡等等 一整天就这样匆匆过去了 第一天的工作经历 让苏云很失落 苦读了四年大学 为了提高英语水平 熟练操作电脑 甚至本末倒置 白天上课懒洋洋 晚上拼命读夜校 为的就是能获得体面的外企秘书职业 没想竟然要像佣人那样为别人打扫卫生 端茶倒水 跑腿 这些不读书也能干的事为什么要让秘书来干 苏云的心里充满了困惑 问题 秘书人员究竟应做哪些工作 文件拟稿 会议安排 给客人送咖啡 购买办公文具 给上司的夫人买生日礼物 第一节秘书工作的内容 常言为 三办 办文 办会 办事 文书 事务 一般管理 年轻一代的高级管理人员大多如此 他们把秘书应做的工作理解得无边无际 英一管理咨询公司秘书吉尔 弗瑞依据 权威机关的规定及组织机构的岗位职责规定 现实状况 办公厅至少有这样一些任务 一是为领导提供情况 二是为领导决策以后参加贯彻实施 三是对党委决策前后出现的一些矛盾进行协调 还要做好文件把关 四是处理领导机关的一些日常事务 江泽民 政府秘书长和办公厅主任任务 协助首长综合情况 研究政策 推行工作协助首长密切各方面的工作联系协助首长掌管机关内部统一战线工作协助首长掌管保密工作掌管机要工作主持日常行政事务 包括公文处理 会议组织 检查与督促政府决议的执行等事项 掌管机关事务工作 包括机关财务 生活管理 学习娱乐活动等事项 关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定 一名经营钻石的公司总经理秘书的 工作职能 1 岗位名称 秘书2 直接上级 总经理3 本职工作 企业的办公程序及行政事务管理 4 主要职能 办公程序 1 文件的拟 收 发 存 归类 立档 2 召开会议 会议纪要 3 掌印 开具企业一切对外证明 加盖公章 需授权 4 检查 检查公司的一切程序是否得到执行 5 负责所有文件的打字 复印 6 制作总经理会议邀请信 并担当该会议接待员 7 保持办公室整洁 做好来宾的接待工作 8 传达总经理的各项工作指令 及时检查是否得到执行 迅速反馈信息 同时提出解决的意见 5 兼管职能 1 公司大事记 2 统计 为企业提供各项统计数字 3 司机管理 4 参加合同条款的讨论和签约 5 市场分析 市场调查 6 公司宣传 促销活动 P0P广告设计 制作 7 不管部 总则 程序化 科学化 规范 高效 细心 创造性 小事不过日 大事不过周 目前我国政府机关与企事业单位的秘书常规工作大致有以下15项 文书撰写督查工作文书制作协调工作文书处理信访工作档案管理接待工作会议组织日程安排信息资料工作办公室管理调查研究其他日常事务其他临时交办事项 突发事件 从偏重办文办事转变为既办文办事 又出谋献策 从收发传递信息转变为综合处理信息 从单凭老经验办事转变为实行科学化管理 从被动服务转变为力争主动服务 第三次全国秘书长 办公厅主任座谈会 65 的执行人员预见 秘书职称将在2005前加入 协调者 字眼以反映秘书这方面的工作 来自美国一项调查 第二节秘书工作的特点及作用 一 秘书工作的特点 辅助性综合性机密性服务性文牍性 二 秘书工作的作用 参谋和助手作用信息枢纽作用 耳目作用协调作用领导机关的门面作用 案例 把关 第三节秘书工作自身面临的矛盾 一 被动性与主动性的矛盾 秘书工作历来是 被动的 所谓 领导叫干啥就干啥 不叫干啥别干啥 很多老秘书的经验教训就是 谨慎小心 别捅娄子 不求有功 但求无过 辛辛苦苦几十年 混个不大不小的前程 但是 几乎所有发达国家的领导人 成功的企业家都要求自己的秘书要有主动精神和主动工作的能力 国内的女秘书大都年轻漂亮 个性较强又任性 多数未经过培训 欠专业化 被动性工作 责任心较差 工作起来像个闹钟 拧一下 转一下 某跨国公司驻华某企业的总经理 从偏重办文办事转变为既办文办事 又出谋献策 从收发传递信息转变为综合处理信息 从单凭老经验办事转变为实行科学化管理 从被动服务转变为力争主动服务 第三次全国秘书长 办公厅主任座谈会 优质服务与工作差距大学同窗王芳和李兰同时应聘在某农产品超市当办公室文员 不久 李兰受到总经理的青睐 一再被提升 可工作起来同样肯吃苦的王芳却一直在做着文员 终于一天王芳忍无可忍 向总经理提出辞呈 并痛斥总经理用人不公 总经理听完后说 年轻人 别忙着辞职 先帮我到今天的集市上看看 有什么可卖的 王芳从集市回来说 只有一个农民拉一车土豆在卖 一车大约有多少袋 多少斤 总经理问 王芳又跑回去 回来说有10袋 价格是多少 总经理又问 王芳欲再次跑回集市 总经理望着气喘吁吁的她说 请息会儿吧 你可以看看李兰是怎么做的 说完 叫来李兰对她说 请你马上到集市上去看看 今天有什么可卖的 李兰很快从集市上回来了 汇报说到现在为止 只有一个农民在卖土豆 有10袋 价格适中 质量很好 她带回几个让总经理看看 这个农民过会儿还将弄几筐西红柿上市 据李兰看价格还公道 这种价格的西红柿总经理可能会要 所以 她不仅带回了几个西红柿做样品 还把那个农民也带来了 他现在正在外面等着回话呢 面对着一切 王芳忽然明白了 李兰比她多想了几步 于是她在工作上总会取得成功 被动与主动的矛盾统一 被动中寻求主动 究竟如何才可以既发挥自动自觉的精神 又能恰到好处 并不过分替上司办妥不劳他嘱咐的事呢 真是一种秘书的学问 方法因人因事 因情因景而异 但万变不离其宗 倒有几项法则可循 一就是可以主动做妥公事 但一定要在办理之前留意后果 如果后果是办错了 会牵连甚广的话 就不要在老板未有明确指示之前动手去干 因为错误补救不过来时为害更大 二是审视工作性质是否处于秘书职责范围 思考题 为什么我国传统对秘书的要求是 领导叫干啥就干啥 领导不叫干啥就不干啥 其深层次的原因是什么 1997年1月28日 新民晚报 载 松下公司总经理曾经对秘书们这样灌输他们的分类标准 最好的员工是任何事情首先自己积极去做 又能将事情做成功的人 其次是积极去做 但失败的人 第三是消极等待上级指令 但能完成任务者 最差的是消极等待命令却又不能完成任务的人 这位总经理感叹 在中国有时往往是第三种人被认为是最好的 许多员工缺乏创造精神 被动等待上级指示 为适应竞争 公司总是把创造性的强弱列为员工 特别是管理人员的重要素质之一 案例 上锁 方国雄 秘书工作案例分析 在要害部门工作难 首先就难在嘴巴上 我这个人头脑简单 还把心直口快当着自己的性格优点 嘴巴上说的就是心里想的 而且是想到什么说什么 从不让它憋在闷在心里头 到厂办工作不到两周 办公室主任老方就把我找到一边说 小李呀小李 你嘴巴要上锁 上锁 上锁后用啥吃东西 就是说 要管住自己的嘴巴 不该说的不说 不该问的不问 要注意保密 老方耐心地说 我说错了什么吗 我又问 错倒没大错 要注意 大错就不得了 小错也要尽量少犯 比如有人问你厂领导在开什么会 你说在研究调资方案 结果方案还没有出台 说情的 拉关系的 问消息的无孔不入 弄得领导日夜不安 我这才捂着嘴 知道那天随口回答哥们的问话闹出了麻烦 看来当个秘书官不上品 还真不简单哩 我只有按老方说的 嘴巴上锁了 于是 每当别人问话 我总是一问三不知 没几天 人们就议论起来 说什么 小李进机关就摆架子了 什么 小李还没当上官就打起了官腔 老方又找到我 要我注意影响 不要脱离群众 这就难了 我说 不是您让我嘴巴上锁注意保密的吗 上锁也不是永远不打开呀 老方笑着说 你家里不也是有人就开门无人就上锁的吗 该保密的就要保密 不该保密的就不能保密 更不能把自己群众隔离起来 你说得容易 做起来就难了 怎么难法 老方笑着说 不难我们试试 我一时兴起 想考考这位上司兼长辈 怎么试法 老方问 我问您答 我说 好 那你就问吧 他拉我坐下 方叔 昨天厂办公会讨论的什么 我装出亲热的口吻问 大概是讨论厂里的改革措施吧 他说 听说是关于医疗费改革问题 讨论的内容很多 具体情况我记不大清楚 您是办公室主任 不是参加了办公会吗 怎么记不清楚呢 我逼进一层问 这种政策性的大事儿 只能以红头文件为准 公布了才生效 在公布之前 只怕参加会议的人也难说准 先说出来也有点不妥 你说对吧 不知怎么的 我竟顺作老方的思路 说了个 对 字 老方指着我的鼻尖 哈哈笑起来 我也跟着笑了 二 机要性与群众性的矛盾 辩证地处理好两者的关系 既保持警惕性 保守机密 又不能以强调机要性拒群众于千里之外 脱离群众 甚至于与群众格格不入 案例 穿山甲与狐狸 谭一平 一个外企女秘书的日记 如果一个秘书像只穿山甲一样 一天到晚只知道干活 既不动脑子去想问题 也不会想问题 没有一点灵气 领导肯定不怎么会喜欢 这种秘书即使不被炒鱿鱼 也永远只能给同事充当办公室里的 菲佣 相反 一个秘书像只狐狸 不踏踏实实干活 一天到晚尽打别人的主意 脑子里只是想着如何把秘书当作跳板 两只眼睛整天盯着公司的其他肥缺 这种秘书虽然聪明乖巧 但老板也不一定欣赏 三 事务性与思想性的矛盾 一个真正优秀的秘书 既要像穿山甲 立足现实 有埋头苦干的精神 又要像狐狸 胸怀全局 有勤于思考的习惯 只有这样 秘书才有可能成为优秀的职业秘书 秘书工作的关键是进退有度 事务性与思想性并重秘书人员要有自己的思考和独特的见解 不能一味地被事务性工作牵着鼻子走 没有独立的见解 使自己成为庸庸碌碌的事务主义者 强调秘书工作的思想性 并不是说秘书人员不需要做那些繁杂琐碎的事务 思考题 你认为除秘书个人素养因素外 还有哪些因素会影响秘书工作的有效性 积极性 第四节秘书工作的管理 秘书工作能否有效发挥沟通协调作用 助手参谋作用 耳目作用 门面作用 除了有赖于秘书人员本身素质的提高 以及对秘书工作规律的把握外 还与秘书工作的科学管理有着密切联系 没有合适的管理体制 制度 方法 秘书工作的积极性 工作的有效性都是会受到影响的 现象 党政机关公务秘书工作中违法乱纪现象严重利用领导威信谋取个人私利 泄密 党政公务秘书贪污腐败等 陈希同 王宝森案件铁英案件黄超案件河北第一秘 李真 案陈良宇案件 陈希同 中央政治局委员 北京市市委书记 秘书陈健受贿40 5万元 判刑15年王宝森 北京市常务副市长 秘书闫振利贪污1万元 挪用公款64万元 判刑7年铁英 原北京人大副主任 的秘书段爱华受贿5 6万元 判刑5年黄超 原山东泰安市副市长 秘书何世平受贿24 3万元 判刑16年陈良宇 上海市市委书记 秘书秦裕受贿680万 一审判无期徒刑被称为河北第一秘的李真因贪污收贿数额巨大被判死刑 女性秘书常受到侵犯 秘书权益得不到保护 新民晚报 1998年曾对上海三资企业的100多位女性秘书做抽样调查 结果回答曾受男性上司或同事不同程度性骚扰的占50 秘书工作效率低下 工作方法落后门难进 脸难看 话难听 事难办扯皮工作怕负责任 不负责任 一 秘书工作的管理 指用现代科学的管理方法 使秘书工作达到规范化 制度化和科学化 规范化 指各项秘书工作程序 工作方法都符合约定俗成或明文规定的标准 也就是标准化 制度化 指在各项秘书工作中 大家都要共同遵守一定的办事规程或行动准则 严格按规章制度办事 科学化 指遵循秘书工作规律 选择符合这些规律的最佳方案进行工作 以取得质量最好 效率最高的效果 规范是基础 制度是保证 科学化是目标 二 秘书工作管理的内容 秘书工作的管理涉及的内容很多 如秘书具体工作的制度规范 工作方法 人员的选用 考核培训 奖惩等多方面 对秘书人员的管理对秘书工作的管理 需要改变单凭经验和惯例办事的做法 使内部运转方式和管理方法建立于科学的基础之上 要从实际出发 合理地调整 设置机构 确定分工职责 使每个部门都各司其职 各尽其责 要建立严格的岗位责任制 使每个人都任务明确 责任清楚 要形成规范化 制度化 科学化的工作程序和工作方法 保证每个环节和每项工作都有章可循 要完善信息系统 真正形成一个点面结合的信息网络和畅通的信息环流渠道 要改进工作的技术手段 逐步实现办公现代化 1985年全国秘书长 办公厅主任座谈会 建立系统科学的秘书工作管理规范标准 秘书规范是指秘书人员 秘书工作的法律准则和行为标准 保密法 信息公开条例 劳动法 公务员条例 中共中央办公厅 国务院办公厅关于加强县以上领导机关秘书工作人员管理的规定 1986 7 24 四川省委办公厅关于加强对领导干部身边工作人员管理监督的暂行规定 和 领导干部身边工作人员行为规范 秘书工作八不准 秘书国家职业标准 等 问题 1 制度规范的合理性 完善性 可行性 有效性 制度好可以使坏人无法任意横行 制度不好可以使好人无法做好事 甚至走向反面 邓小平 领导干部身边工作人员不得超职数配备 不得提高职级配备 不得为男性领导干部配备女性身边工作人员 全省市 州 及县 市 区 的领导干部不配备专职秘书 市 州 党政主要领导可视情况由组织安排相对固定的秘书工作人员 省级领导秘书任职5年原则上平级交流 领导干部身边工作人员上岗前 领导干部所在单位必须对其进行岗前培训 并由单位有关负责人对其进行廉政谈话 四川省委办公厅关于加强对领导干部身边工作人员管理监督的暂行规定 先行就给女秘书做出 有罪判决 的做法是不科学的 管好干部 真正还得从权力制约的制度以及干部自身修养的提高入手 江南时报别把责任转嫁给 红颜秘书 女秘书不是老虎 时代商报 由于美国法律对性骚扰做了非常详细的规定 很多老板的心中都有根弦 他们都担心一旦与秘书发生关系 被揪住小辫子 将会面临性骚扰的控告 不仅公司要赔上天文数字 自己更会身败名裂 因此 很多老板在这方面相当谨慎 宁可在外面 撒野 也不敢拿秘书 开刀 美国律师童先生 靠能力不靠长相美国秘书越老越吃香人民网 完善秘书任用 考核 奖惩 培养等机制 案例 王宝森的秘书闫振利原是市财政局的干部 曾因偷盗摩托车 被公安机关拘留 受记过处分 据说 当时任市财政局长的王宝森对其并无好感 但闫振利很会 来事儿 他 积极报名支援西藏建设 每次回京休假总要去看望王宝森 还带上些 土特产 回京休假 他也闲不住 帮王宝森安装浴盆 买电视机 揽下了王宝森的不少 家务事 一来二去 赢得了王宝森的好感 王宝森当上了副市长 当闫振利从西藏返京后 王宝森便辞去了原秘书 点名要来闫振利 闫振利自恃是王宝森的秘书 称王称霸 随意扣押请示报告 代替王宝森发号施令 有一次竟擅自从海滨区财政拿走了20万元支票说 到时候 由市财政局还 市财政局真的给他圆账 财政局说 闫振利是王宝森的秘书 我们得罪不起他 陈健当上陈希同秘书 也不是因为有什么上乘表现 而是因为他会打乒乓球 在办公厅工作时经常陪陈希同打球 办事又能得陈希同喜欢 2005年 有人举报陈良宇秘书秦裕有问题 中央调查组建议陈良宇换秘书 陈一口咬定没问题 后更将其安排作宝山区区长 河北第一秘 李真当年被提拔当省委办公厅副主任时 常委中不只一人明确表示反对 但时任河北省委书记程维高还是一意孤行地提拔李真 当中纪委把群众反映李真问题的信件转来时 程不仅不查 反而认为有人有意和自己过不去 并亲自给中纪委写信 担保李真没有问题 问题 评价秘书工作的标准应是什么 领导满意与否 工作有效性 秘书选择任免的权力直接掌握在上级领导手中 因此对秘书的监督是上下级的行政监控 对于进退一致 利益与共的官员和秘书来说 这样的监督无疑是形同虚设 行政学专家梁木生权利个人化的过程中 秘书角色也随之变得 个人化 公务服务的职能 便逐渐向生活服务倾斜 党政领导干部选拔任用工作责任追究办法 试行 2010年3月7日中共中央办公厅颁布 指出 在党政领导干部选拔任用工作中 有八种情形之一的 将追究有关领导干部和人员的责任 如 要求提拔本人亲属 或者指令提拔秘书等身边工作人员的 党政领导干部选拔任用工作有关事项报告办法 试行 2010年3月31日中共中央办公厅印发 领导干部的近亲属 秘书等身边工作人员提拔任用的 在作出决定前应当征求上一级组织 人事 部门的意见 建立岗位责任制 实施目标管理 岗位责任制 就是根据机关 单位的工作任务 明确规定每个部门 每个人员的工作岗位和职责权限 并进行定期考核 检查和奖惩的一种工作制度 岗位目标管理 指按照定性 定量 定时的原则 把各个的工作目标分解成具体指标 并换算成分数 按百分制定出考核标准 分岗位考核 兑现奖惩 考核内容 德 能 勤 绩 公务员条例 秘书工作目标要求及考核序号目标要求标分考核扣分起草 审核报告20漏核一件1 2总结等文件材料差错一件1 2一件未按时完成2 3调查研究 分析20下基层少于整理工作情况 六分之一2信息 资料重要信息未及时处理一次2 3信息失真一次1 2 序号目标要求标分考核扣分5出勤率达到90 以上5低于90 1 2低于80 3 4低于75 5完成领导临时15拒不服从交办事项一次5 10完成效果不好一次3 6延长完成任务时间1 2 直接量化 比率化 综合指标化类比指标化平时考核与年终考核相结合 设置合理有效的组织机构 合理分工 秘书工作机构 应根据精简原则 尽量减少层次 办公厅 一般可分设两层 最多不超过三层 条件许可时 可把秘书业务 研究工作 机关事务管理工作划分开来 具体编制应依地区各部门具体情况决定 关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定 年 月 日公布 我国政府的秘书工作是秘书长领导下的办公厅 室 统管秘书业务 研究工作 机关事务工作的形式 秘书业务部门秘书长 办公厅政策研究部门机关事务部门 以某直辖市委的秘书工作机构及其部门为例 市委办公厅 局级 秘书一处 文件处理 会议工作 秘书二处 值班 接待工作 秘书三处 搜集信息 动态 起草文件 编写简报 信访处 人民来信 来访工作 巡视处 督办 查办 机要处 机要工作与保密工作 行政处 机关日常行政事务工作 政策研究室 政策研究工作 政策研究室原属办公厅领导 年独立建制 升格为与市委办公厅平级的局级机构 直属市委领导 组织如下 市委研究室 局级 秘书处 文件 会议 接待等工作 经济处 研究城市经济政策 科教处 研究科技 教育政策 农村处 研究农村政策 宣传处 政策宣传工作 党群处 研究党群关系 秘书机构的设置应遵循必要 合理 精简 应变的原则 以达精简节约 提高工作效能的目的 问题 机构臃肿 层次繁多 关系不顺 人浮于事 应减少层次 人事结合 避免分工过细 因人设岗 完善秘书职业资格鉴定 评定专业职称采用先进的办公技术与办公方法 实现办公自动化 第五节港台及外国秘书工作概况 港台的秘书工作 一 香港的秘书工作参考文献 秘书必读 香港 梁凤仪 中信出版社香港秘书职业及其培训 常崇宜 出版社访问香港地区约60位秘书的问卷调查结果 一位出色秘书具备以下条件之重要性百分比 上司最令秘书满意的原因百分比 香港秘书人员的类型 名称是多种多样 政府对此是不予规范的 广义的秘书包括初级文员 文职助理 行政秘书 行政总管等 名称不一 层次不等 待遇不同 工作内容也有区别 高层次群体 如 董事会秘书 一般事务秘书 香港的秘书基本上都是民间的 商务性的秘书 绝大部分都是雇佣服务人员 上司或老板对秘书人员要求很严格 十分重视秘书的职业道德 基本观念的培养 香港秘书的职业培训基本定位于中专这一层次 一个能操多国语言的秘书 必比一个有学士 硕士 博士学位的受欢迎 成为一个出色的秘书 不必要有高学历 事实上秘书的学识只须达到秘书专科合格程度便可以应付工作 要做得出色 却是要知识渊博且训练语言 发挥在这方面天份 梁凤仪 例 某学院商业系 设有如下与秘书相关的专业 1 商业电脑学文凭课程2 行政秘书学文凭课程3 高级行政秘书学文凭课程一般中级行政秘书文凭课程包括10个左右秘书实务 行政程序 商业簿记 速记原理 商业事务管理 商务英语 听写 速记 每分钟50 80字 商业信息传播 电脑应用及基础 有秘书的授证考试 英国特许秘书及行政人员公会的秘书特许状考试 剑桥办公管理国际证书考试 原剑桥秘书证书考试 英国伦敦工商会考试局秘书证书 LCCIEB 有秘书协会 香港公司秘书公会 HKICS 原英国 特许秘书及行政人员公会 的香港属会 二 台湾的秘书工作 参考文献 台湾学界对秘书的几点看法雅虎网站 秘书是辅佐上司的左右手 而且有时也是上司的代理人 秘书的种类名称多样 秘书工作大抵分为三类 事务性的工作管理性工作沟通支援性工作台湾学界认为 秘书工作的特征就是 必须依照所属上司的旨意 去更改秘书业务的内容 这就是秘书工作的特征 经常将上司的心当做自己的心 没有个性是秘书最大的个性 职业要求台湾学者特别强调的是两个方面 一是工作能力 二是做人的要求 秘书具有使整个团体圆融和谐 结合成一个无坚不摧的战斗体的作用 他们通俗的说法是 秘书是汉药中的甘草 可喻之为和事佬的鲁仲连 台湾学者认为如果秘书在品德上有了偏差 其不良影响会是 有才能的秘书要比平庸的秘书更甚于十百倍 他们还认为 有好的上司 才有好的秘书 根据同理反过来说 秘书如此 其上司也自必如此 台湾学者认为秘书要 对上司有用 关键在于三点 一 秘书并非上司 这是应有的基本认识 二 恪守秘密 仍是秘书最重要的职业道德 是秘书必须恪守的规则 三 要多了解上司 秘书如果不知道上司的意向与好恶 事情就不能顺畅地进行 有秘书协会 台湾专业秘书协会 原为台北市企业秘书协会 有秘书的授证考试 美国行政专业协会 三 外国的秘书工作 参考文献 国外秘书工作概况 方国雄 线装书局 2000西方 秘书 一词来源于拉丁文secretarius意为 可靠的职员 近代秘书的概念形成于欧洲的资产阶级革命中 一 美国的秘书工作 参考资料 学历高受人尊敬靠能力不靠长相美国秘书越老越吃香 汪楚仁 人民网 在美国 秘书往往被人们看成是分身有术的万事通 无论是商界秘书 还是政界秘书 他们除了要具备最一般的文字 外语 计算机技能之外 往往还需具有的沟通协调能力和敏锐的洞察力 判断力 在单位的角色可谓举足轻重 就说这秘书的工作内容吧 从日程安排 内勤接待 后勤服务到会议策划 公关服务 出谋献策 范围很广 难怪有人形容秘书是 八爪鱼 秘书工作大体可分为三个方面的工作 指派性 日常工作 独创性的工作 秘书处理工作享有广泛自主性 所谓专业秘书 乃是一位办公室内特定主管的助手 其任务是在认可的职权范围内 不必经过直接的督管 就能运用办公室内的工具设备 从事该主管指定之行政性任务 美国国际行政专业秘书协会 原国际职业秘书协会 秘书工作专业化水平较高秘书种类 职级划分细密 种类 政府秘书行政助理 行政秘书经理秘书公司秘书 董事会秘书 执行秘书 专业秘书 法律秘书 医学秘书 教育秘书 财经秘书 通信秘书 技术秘书 秘书收入因行业 地区等因素存在差异 广泛开展秘书职业教育与培训高等学校 高中 成人学校 有较多的秘书团体著名的秘书团体有 国际行政专业人员协会 前身 全国秘书协会 国际职业秘书协会 CPS CertifiedProfessionalSecretary 考试秘书周秘书节 现行政专业周 行政专业日 作为职业秘书的代言机构 维护秘书的合法利益 提高秘书的业务技能和职业地位 国际职业秘书协会宗旨 美国总统布什 参考译文 我很高兴地对本次由国际行政专员协会 IAAP 主办的行政专员周50周年庆典活动表示热烈的祝贺 五十年前 设立这一特别周目的在于肯定秘书工作的作用 并为秘书和行政工作创造机遇 今天 在美国有390万秘书和行政助理人员 他们在政府办公室 私营公司 社区组织及其他无数机构中从事着重要的工作 这些专业人员的工作已经 并将继续促进美国的进步 我谨向行政专员们的辛勤工作以及你们对于自己事业的贡献表示致敬 我同时也感谢IAAP在职业的高标准及专业性方面所做的努力 你们致力于提高会员的技巧和能力 进而为美国经济的繁荣做出了很大贡献 是值得骄傲的 我和劳拉对本次具有纪念意义的庆祝活动给予最真诚的祝福 布什 2002年3月5日 秘书及秘书工作的重要作用 得到社会普遍的肯定和重视 二 法国国立行政学院 1945年10月9日 法国前总统戴高乐签署法令 筹办法国国立行政学院 培养文官人员 基本原则 使高级公职部门准入渠道大众化以及使高级行政官员的培养职业化 主要使命 招收能使如今处于不断变化中的各类行政机构得到生存与发展的男男女女 并对他们进行培训 传授以负责 中立及无私等价值为基础的公共服务职业道德 竞争性的教育机制 即 秘书 行政官员 中高层领导人 一体化的教育模式 招生要求严格每年招收近120名初始教育班学生 并接纳约2500名接受继续教育的领导干部和行政官员 特殊的教学方式 如 担负实际职责的实习占居重要地位 由来自公共和私营部门的实践工作者担任教员 以不断更新的实际案例研究 情境演练与模拟为基础的深化教学课程 等等 四 外国秘书工作发展的特点和趋势 路易斯 奥特罗 新时代新秘书 秘书之友 2006 2据 参考消息 2005年11月23日载西班牙 趣味 月刊文章 秘书工作的普遍化和社会化就业的人数多美国 390万 从业人数最多的行业之一分布的社会领域广泛 社会影响性大成为新兴的行业 有专门的行业组织国际行