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小型零售企业信息化体验报告2000工商管理 刘竖勇摘要实现企业管理的信息化、网络化、现代化，是众多企业决策者的愿望。本文介绍作为中小型零售企业在引入现代信息技术过程中，对方案的可行性、必要性的论证和具体如何实施MIS等等问题进行了讨论，如何有效地降低成本、提高效益、加强管理和控制，尽可能地少走弯路，使企业顺利地走上信息化的道路。管理信息系统(MIS，Management lnformation System)，是一个由人、计算机等组成的能进行信息的收集、传送、储存、维护和使用的系统。随着网络技术和电子技术的发展，商用电脑的价格一跌再跌和通用商品软件的成熟，使得信息管理系统不再是大型企业的专利，许多小型企业也开始走上信息化的路子，尤其是零售行业，步子迈得更快，本文是我实习过程中经历的一次小型零售企业信息化之后所作总结和分析，希望她能够给尚未实施信息化的企业一些借鉴意义。 一、讨论引进MIS的必要性、可行性 子商务(E-Business)、管理信息系统(MIS)是近年来兴起的热门话题，但并不是每个企业都需要MIS，并非每个企业都应该做电子商务，作为企业的决策者，应该实事求是，从企业目前实际情况和将来发展规划出发，来选择是否需要电脑化管理，以及什么时候开始实施电脑化管理。打个比方，一个个体户，从事商品零售业务，手下经营大约200个单品，像这样的经营规模，就完全没有必要使用电脑采管理，至少他现在没有这个必要，因为采用手工来管理可能会更方便快捷。另外一个企业，他有一定的规模，但由于种种原因导致现阶段企业的效益不好，这个时候最好也不要急于实施MIS。因为，尽管在实施管理信息系统之后，确实会使企业工作效率提高，人员工资减少，销售总额增加，公司盈利增加，但是实施管理信息系统的过程并非是一帆风顺的，特别是在初始阶段需要投入大量的财力，人力和物力，消耗很大，这在定程度上会影响到企业的现金流量，也可能影响到企业的正常营业活动，而且新旧系统之间的顺利过渡还需要消耗较长的一段时间，这称之为过渡时期。另外，要从手工状态过渡到信息管理系统，就意味着传统习惯的改变，即面临改革，企业自然要承担一定的风险，付出一定的代价；在这一过程当中，还经常有人抱怨(年龄大一 点的人反应较突出)，新系统耗费那么多的资金，结果还没有原始手工来得方便、省事。然而这个过程又是不可跨越的鸿沟，除非是一个新开业的企业，在营业之前就一部到位，实现整个企业的信息化管理；而作为经营多年的零售企业在信息化时；就必然面临系统中途的升级，新旧系统的并行、过渡和换代，这一过程还可能使一部分人失去原有的工作岗位，损害到他们的即得利益从而产生抵触情绪，所以在上新系统之前，一定要做好相应的调查分析工作。作为企业的决策者；在企业信息化的进程中，切忌赶时髦，一拥而上，如果一旦决策失误，新系统不能达到自身的要求甚至系统中途崩溃无法继续运行，这时原有的手工系统已经不复存在了整个公司将陷入瘫痪状态，造成无法挽回的损失。企业在信息系统实施之前，可以就以下几个问题作一些了解： 1技术层面的问题；比如公司管理信息系统中常用的局域网技术；远程网络技术现在发展现状如何?集中式网络架构和分布式网络架构实施难度如何，如果是分布式的网络架构，就还要讨论分部与分部之间的通讯方式，可以选择传统的拨号技术，近年来兴起的ASDN、ADSL或者是DDN等多种通讯方案，各种方式因其传输速率、安全性的差异而价格不同。因为只有技术发展成熟之后， 才能为企业信息化道路扫清技术上的障碍，进而减少企业在信息化过程中的不确定因素，降低风险。企业应该具有较专业的计算机人员站在公司的角度对这些技术问题做一些调查，做到心中有数。 2 资金问题：在按照公司的要求实现新系统后，所要支付的全部费用对于公司来说是否可以承担，再者，在系统投入使用之后；后续的使用和维护费用(具体包括通讯费用、软件升级费用、系统维护人员工资等)企业是否可以按时支付。 3 人员配备问题：首先，企业内部要配备一定数量既有计算机专业知识又熟悉企业内部业务的人员，他们是企业与电脑公司之间沟通的桥梁，又是将来软件系统管理人员，不可缺少，而且最好是选择公司里的老员工，公司对他们比较了解，他们也比新来的员工更稳定，不易流失。要防止系统还未完工，或刚走上路，系统管理人员就想辞职(学会技术就走人)的现象发生，这会影响到 整个系统的顺利实施，甚至半途而废，给企业的带来不必要的损失。其次，还应具有会电脑基本操作的人员，作为将来的系统操作人员 4 经验学习：在实施系统之前，可以去了解同行业中，是否有成功的经验可以借鉴，了解他们的系统是由哪家公司才承建的，总共耗费了多少资金，现在运行状况是否满意，服务商态度好不好，技术力量如何，在系统实施过程中都出现了哪些问题，是否都得到了解决等等问题。5 项目投资决策分析；分析企业的一个投资项目是否可行；最重要的还是要应用财务管理的方法做投资项目决策分析，对项目投资方案的决策有净现值法；内含报酬率法，年金净流量法等贴现的方法，企业应该根据实际情况选择适合自己的分析方法。一个软件系统，不仅在期初筹建时要投入大量的资金和人员，而且在系统正常运行后还需要的后续费用。在新系统成功实施后每年究竟能给企业节约多少成本，带来多少收益，以及需要多长时间才可全部收回期初投资，都应该应用财务手段加以分析和判断。上述工作主要解决新系统的上与不上的问题，经过充分论证，如果不上，则仍沿用手工系统；如果具有可行性，则应该形成书面的可行性论证报告，提交董事会讨论通过，并开始系统的准备工作。二 企业如何建立管理信息系统(一)系统实施前的准备要实施新系统，就意味着废除传统的手工系统，废旧立新，就是一种变革；涉及到多个部门；众多员工的利益，因此有必要为变革创造好的氛围，对于大多数组织来说，改变对新系统的内部认知过程，即从敌对态度转变为积极支持态度的过程，将比实施MIS的其他相关步骤更困难，时间花费更长。创造实施MIS的最佳氛围，首先需要进行内部教育以及通信技术和设施的改善同时也需要采取新的工作措施和回报系统。但最重要的还是企业或组织必须首先具有一贯言行一致的强有力的高层组织领导来负责项目的整体实施，而不可能把这种任务分派给没有经验；缺乏权利的普通员工负责在创造氛围的同时，企业内部应该有一个总体的项目规划，具体安排出新系统要达到的总体目标，新系统何时开始实施，项目计划投入多少资金，配备多少人员(包括安排的高层领导，项目具体负责人，系统的操作人员)，什么时候投入试运行，什么时候工程验收等问题，为项目的按质按时完成提供参照。 (二)合作伙伴的选择 在内部作好实施项目的基本准备工作后，就可以开始选择一家好的电脑公司来具体负责该项目 的承建。选择的方式很灵活，可以公开招标，也可以通过熟人介绍，还可以主动与好厂冢的业务人员联系或者通过其他的方式来选择。在选择时，主要考查他们以下几个方面的情况： 1 公司实力状况：有实力的公司技术力量雄厚，人手也多，未来发展状况看好；而小的公司技术力量小，技术人员少，遇到大的工程只有向大公司“借”工程师，工程一结束，工程师还得还回去，售后服务跟不上，一旦公司破产，就根本无法售后服务。 2 成功的案例：是否具有丰富的行业经验，是否具有成功的案例可供参考，还可以对他们以前做过的工程进行调查，了解具体的情况。 3 公司的知名度和美誉度：与具有较高的知名度和美誉度的公司合作，风险要小得多，可以减少一些不必要的麻烦。 在选择合作伙伴时，决策者应切忌以下几点： 1 一味追求低价格：如果以合同价格作为唯一标准来选择合作伙伴，结果可能会导致优秀的合作对象被淘汰出局。举个例子，买服装时，名牌服装的价格会比杂牌服装高出许多，如果你过多注重价格，就买不到好的产品。过低的价格导致电脑公司利润很低，甚至无利可图，他们要么选择放弃，要么在签定合同之后无法完全履行他们在合同中的承诺。他们在履行合同时，则能减则减，能省则省，不会尽心尽力为你服务。 2 凭借私人关系来选择合作伙伴，私人情感因素太重。但是，商场如战场，一旦合作失败，对簿公堂，后果不堪设想，到那时，私人关系除了作为欺骗的工具外不会起到任何作用。 3 本地公司与外地公司的选择，作为本地公司，占据地利优势，能够提供及时周到的本地化服务，但其实力可能不及外地公司强大，经验不及外地公司丰富。而外地公司多以实力强大，经验丰富，市场占有率高取胜，但因其路途遥远，后期服务可能跟不上，一旦出现了问题，则远水救不了近火，成为其致命的弱点。可见二者各有优劣，如何进行取舍应视具体情况而定。 总之，选择了好的合作伙伴，工程也就成功了一半，所以在这一点上应该该慎重，宁可多出一点银子，多花一些时间，也要选择知名度高，形象好，有实力和经验丰富的公司作为合作伙伴，为项目的成功实施提供有力的保障。 (三)MIS工程合同的签定 在选择好合作伙伴之后，双方就相关事宜进行协商，签定书面的合同，在合同中应该注意以下几个问题。 1 需方的详细要求，即通过合同需方要求达到的目标。因为在企业信息化的过程中，有很多问题都是无形的，与一手交钱一手交货的实物交易有质的区别，只有通过书面的形式把无形的要求具体化，形象化，便于以后工程验收时有凭据可依，在一定程度上，既可防止供方不负责任的行为，又可防止需方恶意提出刁钻的要求，所以对于双方都有好处。 2 在硬件方案中，应尽量选择有品牌的商用机和有品牌的外设，如联想，DELL，IBM等国际知名品牌。这样的硬件系统稳定可靠，售后服务好，也为整个管理系统提供一个坚实的平台。 3 在软件方案中，既可以选择行业通用商品软件，也可以柔性制造，为自己量身定做专用软件。行业通用的商品软件般都有很多企业的在使用，版本较高，性能稳定，安全可靠经过市场数年、数十年的锤炼，积累了丰富的市场经验，比较成熟。行业通用商品软件的缺点是针对整个行业而设计的，有一些功能它有，但本公司可能用不上，有些本公司需要的功能，它又没有设计，即无法满足客户一些具体的要求，如果进行软件的二次开发，其费用又高得惊人，作为中小型企业又难以承受。另一种方案是要求软件公司针对公司实际业务流程的需要即时开发，其优点是软件能在最大程度上满足公司管理的实际需要，企业的具体问题得到有效的解决不足之处是自行开发软件耗时长，费用高；稳定性安全性不及通用商品软件，BUG也较多，需要经过反复的测试和修改。如果系统复杂，要求又高，则捎耗的时间更长、费用也更高，工程难度也会成倍的增加；这些都不是普通中小型零售企业能够承受的。所以，企业的决策者应根据自身实际情况作出选择。对于项目中硬件方案和软件方案应该在合同条款中作详细的描述，可参照下表： 表：(一)某某公司管理信息系统软件、硬件方案 内 容 序号 产品型号 产品参数数量单位单价(元)总价(元)备注 1清华同方PC工作站超越 1900VPCISGHZ128MD：DR40G(5400RPM)144MSN 11台15寸彩显换17寸纯平300元 2清华同方交换机5116 16 121100M 1台硬 3TP-POS58热敏打印机 8台件 4 清华同方UPS(500VA)TH500电话接t3防雷击 14台 5POS专用钱箱8台 6超五类双绞线(SHIP) 1箱 7CCD红外线扫描枪 12支 8科脉30(连锁版) 11点软 9科脉通讯模块1点件 10财务软件(金蝶2000标准版)总帐模块、工资模块、固定资产模块、报表模块 1套 选配设备 服务器(高端 PC代)清华同方超越P420256MDDR40G2IDERAID卡52XCDI44MSN15 1台4 付款方案；一般的系统工程在合同亲签定后，就要求支付一定数量的定金，硬件到齐付硬件，软件到位付一半(软件款的一半)，在系统完全正常运行后支付合同金额的90，余款在一年之内付清这主要是因为软件工程关键在于服务，人为因素重，为了保证供方的服务能够跟得上，只有在付款方式上加以限制5售后服务条款，在新系统运行之初，会遇到各种各样的问题，为了保证供方能够提供及时周到的售后服务，在合同条款中要严格规定供方技术人员的响应时间和技术人员的级别，以防止技术人员迟迟不到场，或到场的技术人员无法解决出现的问题。合同作为供需双方合作的依据，对双方都具有约束和监督的作用，一旦签定具有法律效力。所以合同也是项目实施的指导原则，是项目成功实施的有力保障。 (四)工程施工进度计划的制定 在合同签定后，供需双方应根据合同相关条款及双方的实际情况，拟定一份书面的工程施工进度计划，对双方应该完成的具体工作作出详细安排，对双方都能够起到监督作用。详细情况可参照下表：表(二)关于某某公司管理信息系统工程施工进程计划 为了工程能如期完成，在供方技术人员的协助和需方的配合下，特拟定以下计划： 时间需方工作内容供方工作内容需方参与人员供方参与人员工作完成情况检查2004年2月7日 签定合同 签定合同2004年2月8日-2004年2月12日准备、整理商品基本档案，客户档案、人事档案、会员档案、财务期初数据。组织需要培训的人员。准备硬件，软件及培训资料(进销存管理、配送管理、人事管理、决策管理等功能模块)，安排技术人员入场。系统管理员、库管；门店操作人员，服务中心人员、业务人员，财 务人员技术人员两名(财务名，进销存、配送、人事一名)2004年2月13 Et-2004年2月25日相关工作人员全部到位并接受培训，完成所有资料录入，工作培训终端收银人员培训进销存(工作流程)管理、人事管理，配送管理，决策管理：网络通讯管理等功能模块的操作人员系统管理员、库管、门店操作人员.服务中心人员、业务人员，财务人员、经 (决策层) 技术人员 两名(财务一名，进销存、配送、人事一名) 2004年2月 26日 商品盘点 协助盘点公司全体人员进销存软 件人员2004年2月27日录入商品盘点表并进行盘点审核调试网络，培训工作人员如何进行通讯与 网络维护系统管理人、门店人员、业务人员、财务人员进销存软件员2004年2月28日相关工作人员开始工作(试运行)调试完毕并试运行系统管理人员、门店操作人员、收银人员进销存软 件人员2004年2月29日交流学习(常见故障的处理)交流学习(常见故障的处理) 全体进销存软件人员2004年3月1日 正式运转(五)MIS操作人员的培训从上表可以看出，在软件工程中，对人员的培训是一项重要的工作，包括对系统管理人员的培训，对一线作业人员的培训和对公司管理层人员进行培训。在培训之前，先由公司组织具有一定电脑基础知识的人员参加培训，并安排相应的培训场地和设备(如投影仪等多媒体设备)以确保培训的质量和效果。在培训过程当中，应严把培训质量关，要求技术人员备有完整的教案和案例，让学员亲自动手反复操练， 保证在系统正式投入运行后，能够独立完成所有操作任务。对系统管理人员的培训尤其重要，因为在技术人员离开之后，一般的问题都要求系统管理人员能够独立解决。在系统出现无法解决的故障时，要负责向电脑公司的技术人员描述故障的症状，以便技术人员有效的解决问题。在培训过程当中，为了落实责任，在技术人员培训完成后，应当场进行考核培训的内容，培训的结果是会还是不会，若不会，则进行再培训，直到完全掌握在考核表上签字确认为止，这样，如果以后出现操作上的问题便于明确责任，防止推委现象的发生。可参照下表来设计培训考核表：序号 培训内容 完成时间被培训人员签字培训人签字备注计划完成时间实际完成时间 1 前台POS系统 2 后台进销存管理门店POS管理总经理查询 系统管理 3 打印机的使肝 4 钱箱的使用。 5美容档案管理系(六)MIS工程实施过程的控制 工程在实施过程中，会出现各种各样的问题，这就要求供需双方相关人员(供方的工程负责人员、技术人员，需方的项目负责人员、系统管理人员、一线作业人员代表等)定期举行碰头会，总结工程进展情况，反馈出现的问题，追究相关的责任人，并提出问题的解决方案(由谁具体负责解决，何时解决完成等问题都应该落实到人头增加执行的力度)。对于出现的严重问题，无法立即得到解决的，应形成书面的备忘录，经双方高层管理人员协商后，再制定解决的方案；(七)MIS的试运行和工程的完工验收 工程初步完工后，就可以投入试运行了，即进入新旧系统并行阶段，在这一过程中，要求在传统手工系统运行的同时，开始电脑系统的运行，这样一方面可以检查系统存在的