构建区域性大档案格局.doc

构建区域性大档案格局肖芃/林忠华/卜鉴民2012-11-22 16:44:41来源：中国档案(京)2011年3期【英文标题】Construction of a Regional Pattern of Large Archives【作者简介】肖芃，林忠华，卜鉴民，苏州市档案局（苏州215004）苏州正处在高速发展时期，把苏州建设成为“科学发展的样板区、开放创新的先行区、城乡一体的示范区，成为以现代经济为特征的高端产业城市、生态环境优美的最佳宜居城市、历史文化与现代文明相融的文化旅游城市”，这“三区三城”建设是苏州既定的总目标、总定位、总要求。笔者认为，以大档案理念，进一步构建区域性大档案格局，加快建设覆盖人民群众的档案资源体系建设、方便人民群众的利用体系和档案安全体系，是苏州市档案部门服务“三区三城”建设的积极作为和有效探索。一、构建区域性大档案格局的必要性大档案理念：档案信息资源是国家信息资源体系的一个组成部分，各地区按照各自的实际情况，将一个地区内分散保存在不同档案保管机构的档案资源集中统一到综合档案馆，实现档案资源的集中与整合，其基本理念就是“多档合一”，即档案实体的集中以及档案资源和信息的集聚。借助这一理念，构建区域性大档案格局，也就是要打破档案保管机构之间有关档案接收利用的界限，广泛整合本区域范围内的全部档案资源，以方便各方面的使用。苏州市构建区域性大档案格局势在必行。一是构建区域性的大档案格局事关档案工作自身的科学发展。长期以来，档案保管机构各自为政，造成档案资源长期分散，这种传统档案管理模式带来的弊端急需变革。二是构建区域性的大档案格局事关档案工作产生的服务效能。近年涉及老百姓切身利益的民生档案数量与日俱增，与之相对应的是人民群众利用档案的需求也不断增加，因此迫切需要一种能够集中保管和统一利用的档案管理机制的出现与创新。三是档案事业改革发展的实践证明了构建区域性大档案格局的必然性。传统意义上的档案馆向更多服务百姓民生的公共档案馆转变已成为档案事业改革发展必然规律，从分散到集中，从封闭到开放是档案管理发展的趋势，是顺势而为的科学选择。二、苏州构建区域性大档案格局方面的优势与实现条件构建区域性大档案格局要有三个条件：一是要有档案管理的相应法律法规作为支撑；二是要有各相关部门的积极配合作为保障；三是要有现代化的档案管理系统作为依托。从苏州市目前档案管理现状看，完全符合这三个实现条件。首先，从2010年10月1日起正式实施的苏州地方性档案法规苏州档案条例中就明确规定，各级开发区、乡镇(街道)也可以建立档案馆，集中统一管理本区域范围内所有档案。条例第七条规定：“有条件的镇(街道)设立档案馆”，第八条则明确指出“国家级、省级开发区管理机构应当建立档案馆，负责本单位的档案工作，并对所属单位的档案工作进行监督和指导。”管理模式和管理方法的转变，必将推动开发区和乡镇(街道)的档案工作进一步向法制化、规范化迈进，从法规层面赋予了构建区域性大档案格局实践的合法性。其次，苏州各市、区档案部门加强了与相关部门的业务联系，档案工作已经从档案部门单独行动变成与各主管部门的联合行动，使这些条线系统的档案管理水平有了明显提高。另外档案工作考核也已从档案条线单独考核向纳入综合考核转变，档案馆工作也列入了市、区政府重点工作目标考核，与其他部门同等对待。这些与横向部门的有效合作，为构建区域性大档案格局的实践创造了有利条件。第三，苏州市的现代化档案管理系统已经基本建成。苏州市具有较完备的网络基础设施，各机关单位统一管理系统和硬件设施，电子政务的运行已经普及，公文从网上流转、传输、归档，实施网上无纸化办公；苏州市数字档案馆项目已经完成，能通过网络处理档案馆所有业务，而各机关事业单位信息化建设也已见成效，不少单位档案已经全文数字化处理，建成数字档案室，形成了统一的数字档案管理标准，建立了一批档案工作的优秀管理人才，为构建区域性大档案格局打下了良好技术基础。在实践方面，构建区域性大档案格局也进行了有益探索。比如苏州工业园区借助新建档案馆舍之机遇，将辖区内人才交流中心、房地产交易、城建规划等各部门的档案集中到综合档案馆。苏州市工商档案管理中心将散存于各部门的转改制企业档案进行接收，建立了转改制企业档案资源整合的苏州模式，既保证了转改制企业档案的安全，同时也方便了社会各界的有效利用。三、苏州构建区域性大档案格局存在的不足和对策问题主要表现在：一是对构建区域性大档案格局的研究和实践还是过分集中在具体的业务内容上，没有从宏观角度去研究，特别是在构建实现大档案的组织保障、法律保障等方面研究不够，档案部门核心竞争力不强，整体地位不高。二是对档案资源整合也是只注重技术层面、实践层面，而缺乏一个统一的规范标准，在整合方式上搞一刀切，过分注重实体集中，挫伤了相关部门积极性，造成了档案资源整合工作进展不快，影响了工作效率。要想在构建区域性大档案格局方面有所作为，必须先有作为：首先要找准突破点。服务好政治经济大局。苏州正处于转型升级的关键时期，要大力发展创新型经济。围绕这个目标，档案部门要积极做好新能源、新材料、现代服务业、现代农业等领域的建档服务工作，巩固档案工作已有成果，并存原有基础上有所创新，展现档案部门服务政治经济建设的风采；服务好社会民生热点。档案部门要深入分析档案需求的变化，客观把握百姓利用档案的当前需求和潜在需求，不断拓展档案服务领域，高效率地服务好百姓利用档案的需求；服务好文化苏州建设。要提升档案部门文化品位，营造档案工作的文化氛围，充分发挥档案馆公共文化功能，为文化苏州的建设添砖加瓦。其次要形成规模效应。创建一批国家一级档案馆，目前国家级档案馆的测评工作已经纳入文明城市的测评体系之中，因此加强国家一级馆的晋升工作，能够引起市委、市政府领导的高度重视，有利于档案事业自身的发展；培育一批各具特色的档案工作典型，在不同领域和不同层面挖掘典型、多创亮点，延伸档案服务改善民生的触角；建设一批乡镇、开发区档案管理中心或档案馆。积极争取各级政府支持，探索试点乡镇、开发区建立专门档案管理机构，有利于档案管理模式的创新，从而解决乡镇档案管理中在体制建设、人员编制等方面存在的突出问题；提升一批爱国主义教育基地，从而扩大档案部门在群众中的影响力，进一步提高全社会的档案意识；编辑出版一批档案文化精品。继续深挖资源，多出档案文化力作。此外，档案资源建设与整合工作要拓展新思路，但也要避免“破旧立新”和“大而全”倾向。即在档案资源体系建设时完全打破原有体系，对原已形成的、比较成熟的档案资源管理体系全面否定，造成前后脱节。或不管现实情况，一味强求档案实体的完全集中。在具体管理过程中，还要强调对档案资源的监管，要有大档案的理念，但是不能有大而全的行为。笔者认为，在资源整合上还要两条腿走路，条件成熟的市、区和相关部门，可以尝试各类档案实体的集中管理。条件不成熟，则应由重视实体整合向信息整合转变，充分发挥档案行政部门监督、监管职能，采取各部门联动机制，最终实现档案信息资源的共享。四、构建区域性大档案格局的任务第一项任务是档案资源建设，这是永恒不变的主题。一是档案馆进馆范围要进一步完善，修订接收名册，将涉及国计民生的专门档案、重大活动档案，关键部门的专业档案、重要人物档案等充实进来；同时加大珍贵档案、历史文化遗产、“口述”档案等的征集力度，目标是建成一个门类齐全、结构优化、覆盖民生的馆藏资源体系，形成自己的特色。二是各机关、企事业单位要从资源建设的源头抓起、加快落实国家档案局8号令，按照与时俱进的要求，增加关系民生的归档内容，进一步优化档案资源的结构和配制。三是整合不同地区、不同系统、不同机构的档案资源，采用现代化管理手段，构建集中和分布相结合的、覆盖各种门类档案(包括多媒体档案在内)的区域性目录中心和档案信息资源总库，形成档案信息资源平台，真正做到档案信息的远程利用，最终实现全市专门档案资源的共享。第二项任务是加强档案信息资源开发利用的力度，提升档案馆服务群众、服务百姓的能力。一是要整合服务平台，创新服务手段。进一步落实市、区档案馆，专业档案馆，部门档案中心和档案室利用工作的多样化、便民化方式，解决百姓查档困难、来回奔波的实际问题。二要将档案馆建设的理念向确立文化标志、完善城市功能、提升城市形象上转变，加强档案馆公共文化功能，构建新型档案公共文化平台，营造一个开放亲民、宽松静谧的文化氛围，以档案的独特历史文化魅力吸引社会公众。三是开发更多优质、高品位的档案文化精品，改变传统方法，借助现代媒体手段进行广泛传播，使档案工作更好地为经济建设、法治建设、文化建设、对外开放等各项重大社会活动服务。四是要提升服务政务公开的水平，进一步完善现行文件服务体系，使公众及时了解与工作、生活密切相关的信息，还可以利用微博、即时通讯等手段，开展档案利用、咨询，加强档案部门与社会的交流互动，最大限度地满足利用者的多样化需要。第三项任务是要转变观念，用经营的理念来推进档案管理。一是要设定档案工作的预期目标。第一，明确档案门类，数量以及档案信息丰富程度指标。第二，确立档案用户数量与层次指标。第三，档案工作管理水平测评指标。二是要营造经营档案的浓厚氛围。要经营好档案部门与社会各类用户的关系，推进档案的各项管理工作，加强档案宣传