慧锐通安博会整体策划方案.docx

慧锐通安博会整体策划方案企划部2014-08-11目 录第一部分 关于展会一、参展概况4二、参展目的4第二部分 参展准备一、展会方案5（一）设计要求5（二）工作内容及排程5二、参展产品5（一）展品确认5（二）工作排程计划5三、客户邀请6四、展期活动、宣传策划6（一）活动策划6（二）宣传策划6五、礼品及奖品7六、服装7七、参展人员及酒店确定7（一）参展人员7（二）酒店预订7八、物料准备8第三部分 开展前期准备一、验收阶段9二、布展阶段9第四部分 展期执行方案一、简要流程9二、主要工作内容及人员安排9第五部分 展后总结一、客户资料统计10二、参展心得10第六部分 费用预算一、费用概算10 第七部分 注意事项一、纪律要求11二、行为规范11三、特殊问题处理11四、其他注意事项11附件：工作进度跟进表12凡事预则立，为做好2014年北京安博会的筹备工作，结合历届参展经验。企划部作为展会的主要责任部门，对展会期间涉及的主要工作，做了系统的规划和周密的策划，保障展会筹备工作有条不紊进行，确保以全新的面貌顺利参展，实现在北京安博展的完美亮相。第一部分 关于展会一、展会概况展会名称：2014中国国际社会公共安全产品博览会展会地点：北京中国国际展览中心（新馆）北京市顺义区天竺地区裕翔路88号展会时间：2014年10月28日-31日WRT展位号：W1E36WRT展位面积：180平米安博会始创于1989年的深圳特区，一年一届，在深圳会展中心与北京中国国际展览中心轮流举办。是全球规模最大的安防专业展览会，全球最权威、最具影响力的安防展览会之一，成为中国第一个也是唯一一个经过UFI认证的专业安防展，标志着安博会真正跻身世界一流品质展会行列，与全球著名的美国拉斯维加斯安防展和英国伯明翰安防展并列为全球三大安防展。无可厚非更是全国最大规模、最具权威性、最具号召力和影响力的安防专业展会。二、 参展目的上届安博会期间，据不完全统计，有130多个国家和地区及全国各地近15万专业观众到场登记参观、采购，其中海外参观者达30000余人，4天累计参观总人数近20万余人次。这样一个全球规模最大的行业盛会，对参展商而言，是集中展现企业形象、品牌实力、产品价值、服务水准的绝好平台，是争城夺地、洽谈客户的绝好机会。1.提升企业形象，提高品牌的知名度和美誉度；作为楼宇对讲机等智能安防产品的领导者，WRT的产品已享有一席之地和绝对优势。因而此次展会不是纯粹的产品宣导，更重要是向外界传递WRT良好的企业形象、超强的品牌综合实力、专业专注的标杆性服务体系。2.新品发布，产品体系、产品价值的召告；楼宇对讲、智能家居、智能监控三大系列服务市场，新产品迅速铺开市场，让消费者更快了慧锐通的产品特性和服务范畴。3.与顾客互动，深入了解WRT，获取销售机会；促成销售时展会最直接的看得见的效果，在沟通洽谈中，更深入理性的了解慧锐通企业，了解慧锐通产品；4.接触新客户，扩张分销渠道；发展新客户是展会重要目的之一，通过展会间相互了解，达成合作意向；5.获取竞品情报，了解行业市场发展新动态； 6.通过展会激发内部凝聚力，提升内部士气；第二部分 参展准备一、 展台方案（一）设计要求借鉴公司多次参展经验，基于此次参展目的重在品牌宣传，整体上要求展台设计要突破传统，展现慧锐通全新面貌。设计风格上，要求典雅大气，新颖而不落俗；产品的展现形式上，要求重体验，而不是产品的生硬展示。在慧锐通展厅，不仅是对智能产品的深入了解，更是一次智慧生活的乐趣享受。1展位设计原则（1）展位利用率的最大化；（2）人流心理及流向；（3）符合参观对象的审美导向；（4）考虑施工难度及成本因素；（5）考虑安全性。2展台设计要求（1）多数参观者来展会的目的是为了搜集信息，因此展台需要布置得非常醒目，以吸引人们的注意力，还要能传达企业的某些具体信息。（2）展会是发布新产品的好机会，企业的最新产品应当在展台上有所体现。（3）在展会上划出一块远离公众视线的安静区域，这样可以方便潜在顾客同销售人员私下讨论他们的要求，也可用做展台工作人员的休息场所。注：设计要求具体要求见附件一（二）工作内容及排程序号具体工作时间截点责任人进展情况1拟定展台搭建要求，部门分组筛选搭建商，最终在部门选定9个方案供公司审核；7.28-8.8完成2公司初步筛选，选定3个方案供总裁办决议，落实最终搭建商；8.22进行中3方案细节沟通，出具施工成图，签订搭建合同；8.294搭建商工作进度的跟进和实时监控；9.1-10.235展台搭建实地建工，现场效果调控；10.25-10.27二、参展产品（一）展品选择1.考虑的因素（1）种类：楼宇对讲（慧锐通、柯基）、智能家居、智能监控；（2）数量：智能家居和楼宇对讲比重70%，智能监控和柯基比重30%；（3）各自主推产品；（4）产品展示区陈列主次位置，结合产品特性最大程度展示产品效果；（5）展品生产进度跟进；（6）展品的运输和现场安装调试。2.展品的确定（1）各事业部根据各自的产品所占比重系数，结合本部门产品结构，各事业部拟定参展产品详单；（2）参展产品规格及基本信息（货号、颜色、规格、价格等），建立商品资料库；（二）排程计划序号具体工作时间截点责任人进展情况1各事业部出具初步参展产品详单；9.12参展产品下单及生产进度跟进，见成品；9.5-9.303结合展台，需要特殊展示的产品细节沟通；9.9-9.124产品研发与搭建商沟通协调产品展出的细节；9.15-9.305展品运输；10.22前6展品现场安装及调试；10.25-10.277展品拆卸及运回；9.30三、客户邀请客户邀请是展会前期筹备的重要工作之一，很大程度上直接影响展会效果。在传统邮寄邀请的形势下，结合新传媒，多渠道、多形式的广发“英雄帖”，最大限度吸引更多的行业客户前来观展。1.在开展前20天，除快递官方统一邀请函外，通过邮件、微信、官网、行业论坛等平台广发邀请帖，邀请四海宾客莅临慧锐通展馆；2.公司设计邀请函，针对重点客户重点邀请，并在邀请函邮寄后，区域销售人员电话回访，再度重点邀请，确认回执；（特殊客户经考核需公司安排食宿的，营运中心及各事业部自行申请，报备企划部协助安排）四、展会期间活动、宣传策划（一）活动策划在展会期间，新颖独特的活动策划能突出展位特色，吸引更多观展者深入了解产品性能及品牌价值，活跃现场氛围，营造场馆的“热岛”效应。对提高品牌的认知度和知名度的也有积极的意义。注：展会间活动方案策划见附件二，该已方案基本通过（二）宣传策划在展会期间，借势展会活动，为提升慧锐通的曝光率，扩大对外的认知度和知名度，在充分利用公司自媒体宣传的前提下，有必要加大在专业市场、行业市场的广告投入。可参照的宣传渠道及方式有：1.网媒：千家网、慧聪网、中安防、安防英才网等软文报道、现场专访；2.纸媒：环球安防资讯、中国安防、安防科技等新闻、专题报道、现场专访；3.视频推广：通过现场专访视频采集在行业网站推广，或以新闻形式作电视媒介推广；整体上，实现线上线下多渠道，新闻报道、软文嫁接、图片视频等多形式，全方位立体式的宣传推广，通过此次展会将慧锐通品牌最大程度的曝光于社会大众。五、礼品及奖品1.礼品：展会过程中除派发企业宣传资料外，为吸引参展者，需要发放一些小礼品； 2.奖品：展会期间，为活跃现场氛围，提升展位的吸睛点，将策划现场互动活动，其中涉及奖品设置，详见附件二：展会活动策划方案物料清单，初步确认为智能家居套装产品；3.礼品及奖品的选择：首先要具有一定功能性；其次需要好的做工和质量；最后能体现企业信息，最好能是自己公司有实用价值的小产品；4.礼品建议：钥匙扣、雨伞、智能小台灯等。六、服装为树立公司专业专注的形象，彰显高涨的士气和良好的精神面貌，公司参展人员十分有必要统一着装，佩戴公司徽章，其甄选时应考虑的因素：1.结合企业所属行业特性；2.企业VI系统，3.参展人员年龄结构；4.服装本身的款式风格、面料、做工、价格；七、参展人员及酒店确定（一）参展人员一般地，展会参展人员主体是营运销售人员，其余为服务支持人员。结合此次展会在北京召开，舟车劳顿。综合考虑，在基本人员配比确保展会顺利进行的前提下，精简后勤服务人员，总部参展人数在30人内。1.各事业部上报参展人数，基本原则是楼宇对讲、智能家居各5人（4销售1技术），智能监控、柯基、国际市场各3人，服务支持人员6-8人。（各外办根据实际情况自行申报，建议每个大区一人，临近周边省份或特殊情况可调整）；2.企划部根据上报人数，及工作安排所需人员配比，确定最终参展人员名单及具体工作岗位；注：见附件三参展人员统计表（二）酒店预订展会期间，衣食住行是每个参展商的基本需要，根据参展人员名单，必须提前预订酒店，选择相对优势、便捷的酒店，减少参展成本。1.酒店预订需考虑的因素：交通便捷度，最好临近展馆；距展馆较远距离，酒店是否有专车接送或是自行安排；2.酒店预订方式：鉴于北京分公司对北京熟悉，由北京分公司协助预订；总部找第三方代理直接预订；八、物料准备基于此次展会，所需物料如下表：物料大项具体物料数量备注基础物料备用笔记本20行政部领取备用签字笔30行政部领取计算器5行政部领取相机2租借电脑2工作电脑，其他人员视情况自带U盘3工作用，其他人员自带饮水机/水/杯子若干搭建商提供日常办公文具（刀/剪子/订书机/胶纸等）若干搭建商提供名片若干相关人员自带名片夹若干搭建商提供纸巾/常用药品若干搭建商提供垃圾袋/垃圾桶若干搭建商提供宣传物料公司宣传片1公司宣传单页若干公司库存产品图册/折页若干公司库存台卡10搭建商提供环保袋若干设计采购活动宣传物料/详见活动方案个人形象个人着装视参与人数定制采购公司徽章视参与人数设计采购其他合约书、招商政策等文件/各事业部根据自身需要自行准备第三部分 开展前期准备开展前半月，对前期的筹备工作逐一梳理、验收，查漏补缺，确保按时间进度、按具体要求合格完成，保障展会的顺利进行。一、验收阶段1.展台工程。搭建商工程质量、进度的监控，保证按质按时完成；2.物料安排。展会期间所需宣传物料及其他所需物料设计、制作、采购完毕，是否能够完好按时的到达展会现场。3.展品安排。检查核对参展产品是否及时到位，按时到达会场。4.后勤安排。内部参展人宿、膳、行、日程等安排。二、布展阶段1.展台搭建。展馆规定的特装时间为10月25-27日，搭建商需在规定时间内按设计要求完成展馆的搭建，专人现场监控及现场效果的调控。2.展馆现场。展管内部包括各功能区域现场陈列完善，参展人员熟悉内部各区域，理解参展目的。第四部分 展期执行方案关于展会期间（10.28-10.31）的具体执行方案将单独策划，按展会工作进度及时完成，其中所涉及的主要工作内容和人员安排在这里作简要陈述。一、简要流程时间工作流程8:30前所有工作人员到达展馆8:30-9:00例行早会及参展注意事项说明9:00-11:30：正常招商、洽谈工作进展中，现场活动进行中11:30-13:00：负责人安排轮值午餐13:00-17：00：洽谈、招商工作进展中，现场活动进行中17:30清理物资及日总结18:30自由活动或根据公司安排其他工作二、主要工作内容及人员安排1.迎宾（2-3人）：负责观展者引进入展区，派发活动宣传彩页，向参会人员告知现场相关活动，负责产品的简单介绍，让客户明白公司的产品和服务的范围；2.产品、政策介绍员（各事业部销售人员若干）：负责品牌、产品展示、讲解及整体营销策略的介绍，将有合作意向的经销商介绍给谈判员；3.技术员（2人）：重点项目产品的介绍，全场系统后台管控及紧急技术处理；4.现场协调人员（1-2人）：现场人员的协调及管控；5.后勤人员（1-2人）：内部人员吃住及带领外场客户到公司展位；6.信息搜集（1-2人）：公司各岗位部门结合自身工作，可轮换的有目的性收集客户和同行业企业的信息资料，提交调研报告；信息资料包括：（1）产品信息；（2）市场信息；（3）第三方信息；（4）竞争对手信息。第五部分 展后总结一、客户资料统计各事业部销售人员，根据客户所留信息及资料，及沟通过程中对客户的了解，按所属区域对客户资料整理归纳，充分资源共享。例如下表格：公司名称客户姓名单位部门（职位）区域电话备注二、参展心得参展人员通过自身参展体验，结合其他竞争对接，总结得失，提交总结报告。注：各部门自行要求第六部分 费用预算一、费用概算此项对此次费用做简要预算，详细费用见各项工作内容中具体费用预算表，以实际发生的费用为准，见下表：序号费用大项单价（元）数量费用备注1展台搭建/2基础行政物料/20003现场宣传物料/10000含APP开发4活动费用20000方案已通过5宣传推广费用300006服装200元/件200*357000暂预计35人7住宿费300元/晚300*35*5（天）52500暂预计35人，5天8餐饮费35元/天35*35*5（天）61259交通费/5000现场用车合计：132625元第七部分 展会注意事项一、纪律要求1.展会期间（10.28-10.31）全体参展人员按执行方案时间上下岗，不存在迟到早退情况，一旦出现即扣除当月全勤奖，特殊情况需事先半小时请示说明情况；2.在工作时间内所有服务支持、后勤人员不得请假，鉴于销售人员的特殊性，各事业部在保障展位销售介绍洽谈人员足够的情况下，酌情考虑；3.全体参展人员按人员安排下表严格执行，服从调配，不得无故离岗，凡未经允许无故离岗者扣除当月全勤奖，若因此造成重大恶劣影响的，保留要求赔偿损失的权益；二、行为规范1.公司将统一参展人员着装，统一按公司规定的着装标准，不得擅自搭配；2.统一司标，应戴左胸第二粒和第三粒口子中间就可以；3.熟悉懂得基本商务礼仪；4.女士需化淡妆；三、特殊问题的处理1.非销售人员在引导客户参观产品时，对涉及的价格、技术参数、特殊功能等敏感性话题和难以确切回复的话题，应巧妙应对，不能搪塞或不置可否，对暂时回答不了的问题说明原因