物资集中管理方案.doc

物资集中管理方案 第一章 总则第一条 为加强物资采购监督管理，规范物资采购流程，充分发挥物资管理效益，加强廉政建设，提高工作效率，依据国家有关法律法规以及公司有关规定，结合公司物资管理制度，特做如下补充。第二条 本规定中所指物资是生产、建设中所使用设备及材料、配件。 第二章 管理体制第三条 国投昔阳能源有限责任公司物资供应、管理工作由公司物资供应部统一管理，执行物归一家管，钱归一家花的管理体制。第四条 厂、矿及勘探大队仓库是公司的派驻机构，改名为供应站，隶属物资供应部管理，工资、奖金、福利待遇不变。第五条 供应站业务在物资供应部的统一领导下，严格执行公司制定的物资管理制度，采取靠前服务的方式，负责各厂、矿生产用物资的仓储管理、入库验收，保管保养、物资发放、废旧物资回收、修旧利废、质量信息反馈等工作。 第三章 机构设置、定岗定编及岗位描述第六条 公司物资管理职能部门是物资供应部第一款、公司物资供应部设部长1人：1、在公司分管领导的直接领导下，开展具体的物资供应与管理工作2、是物资供应部行政、业务、廉正建设、安全第一责任人，组织完成两矿一厂生产、建设所需物资供应、管理工作，协调本部门与各单位及部门之间的业务关系。3、认真贯彻、执行安全生产方针，落实好各仓库的防火、防盗措施，教育职工牢固树立安全第一的思想。4、对编制的年、季、月度的各种采购计划以及主要报表负责审核，所有购货合同要亲自审查并签字。5、抓好本部门职工的业务培训工作，不断提高工作人员的工作质量，加强工作人员职业道德的教育。第二款、公司物资供应部设副部长2人：1、协助部长做好供应部的日常管理工作2、对自己分管范围的业务工作负责3、制定指标考核细则、组织考核、落实考核结果4、负责对供应商的开发与评估5、定期组织召开物资供应工作例会6、对物资供应管理工作进行定量分析第三款、组建市场调研科设科长1人（副部长兼任 ）：1、协助部长做好物资供应与管理工作2、主抓采购计划的落实、分解工作3、组织考核二级单位需用计划的准确率，分析储备资金升降原因4、考核采购物资到货率、验收合格率5、考核资金计划完成情况和采购物资的使用情况6、考核供应站管理工作7、做好本科员工廉政教育工作调研员9人（设备2、材料2、配件4人，计划兼统计1）1、归类整理采购计划2、负责两矿一厂的设备、材料、配件等采购物资的市场调研工作，推荐采购厂家，并通过审批流程。3、对采购物资的质量负责4、负责与厂家洽谈售后服务事宜，编制、管理合格供方档案，完成新供应商准入的审批流程，每月收集使用单位对合格供方产品质量、售后服务反馈意见，考核评定供应商的产品质量及售后服务质量。5、做好物资统计及分析工作，完成每月的工作总结。6、指导供应站的仓库管理工作。7、编制物资最高储备、最低储备定额。8、根据现行市场价，编制材料、配件计划价格明细表。9、加强物资计划分析、考核工作，每月30日编报考核结果第四款、组建采购科设科长1人（副部长兼任）：1、协助部长做好物资供应管理工作，2、主抓合同管理，到货物资验收工作，确保安全生产。3、做好本科员工廉政教育。4、做好每月的资金需用计划。采购员5人（设备1人、材料1人，配件2人、合同管理1人）1、签订物资采购合同，并完成审批流程。2、负责采购物资催货、交货、验收工作。3、负责采购物资发票的传递工作4、按规定负责办理采购物资的各种付款手续5、填写本部到货登记簿6、负责物资供应部的合同文本管理，将合同内容录入微机，比较分析每次采购价格。第十五条 原两矿一厂及勘探大队供应科分别改名为黄岩汇煤矿供应站定编14人、白羊岭煤矿供应站定编14人，安平发电厂供应站定编4人，勘探大队供应站4人。第一款 各供应站设 站长1名1、在物资供应部的直接领导下，负责本站的管理工作，是供应站的行政、业务、安全、廉政建设第一责任人。2、负责完成采购计划的编制工作。3、负责对入库物资验收工作，对入库物资质量负责。4、负责使用物资质量的跟踪服务，及时向物资供应部反馈使用物资的质量信息。5、负责对供应商的考核评定。6、负责材料出库审批工作，审批领料单，根据库存数量平衡调剂库存物资。7、负责回收复用、修旧利废工作，制定奖励制度。8、参加二级单位的生产调度会，协调物资供应部与二级单位业务联系。第二款 验收员2名（兼废旧物资回收员）1、遵守仓库的各项规章制度，努力学习业务，不断提高业务技能。2、认真履行验收手续，一般材料、小型设备要在当日内验收完毕，大宗材料在2日内验收完毕。3、验收时必须根据验收凭证，认真检查核对品名、型号、规格、质量、数量，技术资料（说明书、图纸、产品合格证、生产许可证、防爆合格证、矿用产品安全标志证书、质量证明书）等，确保手续齐全完整。4、验收中发现数量短少、盈余、损坏、质量差或与计划不符等问题，做好记录及时向有关领导汇报，按规定进行处理。5、物资验收后，及时、认真地填写入库物资验收记录表，参加验收人员共同签字确认。6、所有物资必须入库验收，不经领导批准，不得将应入库物资直接运往使用场地进行验收。7、协助司磅员搞好司磅工作。 8、负责废旧物资回收，做好台账记录及统计工作。第三款 微机员2名 1、负责物资管理OA系统上的所有工作第四款 整库、装卸工2名1、掌握叉车 、行车使用技能，办理相应的上岗证。2、负责卸货、整库、院内卫生。第五款 保管员 1、将生产、建设、后勤用料严格按公司统一制定的物资分类目录按类别进行管理。2、建立物资管理台帐，台帐做到物资入库、出库、库存日清日结。 3、按照公司制定的材料、配件计划单价目录，做好库存资金的统计工作。4、按类别及物资性能，将所用材料、配件整理上架、上台存放，吊挂货位卡，做到帐、卡、物、资金四相符。 5、配件按机型建帐、存放。 6、定期对库存物资进行保养，负责库房内卫生工作，做到防水、防火、防盗、防鼠。7、及时、准确发放物资，确保安全生产顺利进行。 8、对库存物资进行定期盘点，出具盘点明细及分析报告。第四章 物资采购计划管理第七条 厂、矿、勘测大队要高度重视生产、建设所需物资计划的编制工作，责成有关科室专人负责物资需用计划的汇总编制工作，对物资需用计划的完整性、准确性、及时性负责。承担由此引起物资采购的延误、错购、导致库存物资积压以及需用不足等责任。第一款 需用计划编制要根据公司物资分类标准、生产任务、年度费用指标，在限额范围内制定出需用计划，通过本单位流程审签后，在每月26日前将下月的物资需用计划，上报供应站作为物资领用依据。供应站在2天内完成需用计划的型号落实工作，科学合理的分析库存情况及物资消耗规律做出采购计划上报物资供应部，特殊物资根据需要编制年度计划、季度计划。第二款 对停产检修、防寒、防暑、工作面安装及重点工程需用材料、配件计划，各使用单位要提前60天将需用计划报物资供应部。设备及其专用配件需用计划的提报应考虑招标周期和生产周期，否则影响安全生产责任自负。第三款 公司为维护计划的严肃性，实行一月一次计划制度，原则上杜绝出现追加计划的现象，特殊情况必须经总经理特批。第八条 加强储备资金管理。为减少储备物资品种过多所带来的资金占用大、保管保养工作量大、库房空间不够用等不利因素。对十一类、十二类、十六类、十七类、十八类、二十一类、二十二类实行相对“零”库存管理。 第九条 厂、矿对工具、劳动保护用品应加强建档建制管理。实行档案与手册并举使用，采取集中采购，集中发放的管理办法。第十条 供应站物资储备资金考核，按照公司下达的储备资金定额及考核细则，实行季度考核，季度兑现奖罚。 第三章 采购管理第十一条 采购工作应遵循合法、合规、廉洁自律的原则；以招标采购为主的原则；坚持比质、比价、比服务原则；保证生产需要，合理储备的原则。 第十二条 公司物资采购，按照权限委托、统一管理的原则进行。即上一级领导委托下一级部门办理物资采购事宜，受委托部门负责人有权委托本部门成员，承办受委托物资采购业务。 第十三条 采购形式界定及流程物资采购应根据物资采购量及使用特点，分别采取招标采购、市场比质比价采购、直接谈价采购等多种方式进行。第一款 首次采购合同金额在50万元以上的大宗材料，要采用招标形式拟定中标单位，招标时要向多家信誉程度比较高、生产能力比较强、尽量是国内名牌产品的供应商，发出投标邀请书，选定入围供应商不少于3家;也可采用竞争性谈判方式即邀请两家以上供应商进行谈判来确定供应商。第二款 合同总金额小于50万元，首次采购的材料，要依据比质、比价、比服务的原则，以货比多家的方式进行采购，由承办人拟定询价方案，再依据货比三家评议结果与中标供货商进行多次谈价，填写物资采购比质比价审批表完成审批流程后 ，签订供货合同实施采购。第三款 属于单一货源渠道的物资，如设备专用配件、加工件、独家生产物资、专利产品，承办人员先与生产厂家或供货商形成谈价资料或成本核算资料，再填写直接采购确认审批表，完成审批流程后，签订供货合同实施采购。第四款 对生产急用而来不及按正常采购程序进行采购的物资，承办人必须先协商好采购价格，按物资采购管理权限向部门负责人请示同意后实施采购，事后补办手续。第五款 每个月都要重复采购的物资，经部门负责人批准后可与原供货单位续签供销合同；对已经过招标的物资，经招标办审定后可与原中标单位续签供销合同，但特殊材料（如电缆、钢材、坑木、PVC管等）因市场价格不稳定必须根据当时市场价格来确定是否续签合同。第六款 严禁将采购物资化整为零，规避招标。第十四条 对生产常用物资以及涉及安全、服务年限的重要物资，通过一段时间的使用对供应商进行质量、价格、售后服务考核后，填写供应商准入登记表经审批后每个种类可选定两家以上合格供方入围，建立长期的供货渠道，稳定的供销关系。在合格供应商管理上实行定期考核评定制度。第十五条 采购部门与中标单位拟订合同后，填写“合同审签表”，完成供销合同审批流程，每一个审签环节都有一票否决权。第十六条 生产、建设所需物资一律凭物资供应管理部的采购计划及签订的供销合同入库。第五章 考核奖惩制度第十七条 考核对象：物资供应部各科；供应站及站长；二级单位。第十八条 考核内容：按照德、能、勤、绩四个方面进行考核。第一款 物资供应部市场调研科、采购科1、是否严格贯彻执行各项法律、法规、政策及公司规章制度。2、是否完成岗位责任制所规定的工作职责。3、市场调研及时率4、调研资料的准确率5、采购物资验收合格率6、采购计划的执行率7、采购物资到货及时率 第二款 供应站及站长1、是否严格贯彻执行各项法律、法规、政策及公司规章制度。2、是否完成岗位责任制所规定的工作职责。3、物资供应基础工作是否达到了规范化的要求。4、是否有违反制度规定，弄虚作假，徇私舞弊行为。5、是否存在因工作失误给派驻单位造成经济损失的行为。6、是否存在出于恶意，在工作中对派驻单位故意刁难并造成影响，给物资供应委派工作带来负面影响的行为。7、是否存在不思进取、安于现状、工作平庸，无法胜任物资供应委派工作的现象。8、交旧领新制度执行情况9、储备资金管理情况第三款 二级单位1、需用计划的准确率2、储备资金占用率3、交旧领新制度执行情况第四款 考核期限：每月进行定量考核、通报，年终兑现奖励 第六章 物资供应管理人员例会制度第十九条 物资供应部每月工作例会一次。其内容：物资供应任务完成及其影响因素，库存资金指标完成及其影响因素，制止、纠正业务和服务违规事项，当月工作总结及下月的工作计划，其他需要说明的事项。第七章 其他 第二十条 建立派驻物资供应人员请、销假制度严格执行公司制定的请销假制度，实事求是，严禁弄虚作假。第二十一条 建立重大事项报告制度1、按照公司统一管理的规定对物资收、发进行审核，对不真实、不合规的收、发行为有权拒绝，并向上级主管部门及派驻单位负责人报告。2、对于弄虚作假、营私舞弊等违法乱纪行为，必须加以制止，并上级主管部门及派驻单位负责人报告 。3、对于严重违反公司规定的事