31 项目管理手册.doc

密级 高 版本 1 0 项目管理手册项目管理手册 日期 2020 03 24 第 I 页 文档信息文档信息 Docuement Information 标题标题项目管理手册 doc 版本号版本号0 1 版本日期版本日期2011 1 09 打印日期打印日期 文件名文件名 存放目录存放目录 所有者所有者 作者作者 修订记录修订记录 Revision History 日期日期描述描述修订内容修订内容版本号版本号 日期 Date 2020 03 24 Page 第 II 页 参考文件参考文件 Reference Document 文档编号文档编号版本号版本号文档名称文档名称注释注释 文档审核文档审核 审批审批 Document Review Approval 此文档需如下审核 签署过的审批表将作为附件归入PCB的质量控制章节 并正式备案 姓名姓名角色角色 文档分发文档分发 Document Distribution 此文档应分发至所有项目成员 如下联络人员负责向相关组织的分发 姓名姓名分发人分发人项目组织项目组织 日期 Date 2020 03 24 Page 第 III 页 目目 录录 Table of Content 1 前言前言 INTRODUCTION 1 1 1目的 PURPOSE 1 1 2文档范围 CONTENT 1 1 3项目管理计划修定 PROJECT MANAGEMENT PLAN MAINTAINANCE 1 2 项目概述项目概述 PROJECT OVERVIEW 2 2 1项目目标 PROJECT OBJECTIVE 2 2 2项目范围 PROJECT SCOPE 2 2 3项目关键前提及外部依赖 PROJECT ASSUMPTION 本项目采用分阶段提交成果和验收的方法 在得到本阶段成果的确认以后 再开始下一阶段 的实施工作 以保证项目始终在实施双方意见一致的前提下进行 项目阶段验收将根据双方确认的本阶段实施目标 工作计划和提交的阶段工作完成报告作出 结论 在金蝶方书面提出验收申请之日起 XXX 项目经理 或其授权人 应在 5 个工作日内 书 面签署确认报告或向金蝶项目组提出优化的建议 系统模系统模 块块 功能明细功能明细实现范围实现范围 是是 否完成否完成 生产数据管理XX 企业 主生产计划XX 企业 物料需求计划XX 企业 MTO 计划管理 日期 2020 03 24 第 8 页 生产管理 车间作业管理 设备管理 重复生产计划 生产管理 看板管理 精益管理 看板管理 4 项目计划项目计划 Project Schedule 4 1 项目实施方法及途径项目实施方法及途径 Project Implementation Methodology and Approach 实施方法论概述 举例 图 项目实施方法论 项目定义项目定义 目标定义 蓝图设计蓝图设计 目标分解 系统实现系统实现 目标实现 上线支持上线支持 客户价值实现 四步实施法中每一步都详细进行了任务分解 定义了每个步骤具体的工作内容 工作时间 工作方式 责任人 工作成果等 日期 2020 03 24 第 9 页 4 2 计划概要计划概要 Project Summary Schedule 本节描述项目从启动日起的总体实施进度安排 重点关注项目多条进程的关系和里程碑及相 关说明 举例 考虑到 XXX 公司生产规模及布局复杂性及各个部门在计算机应用方面的基础 建议 EAS 系统采用分步实施的总体方案和原则 基于目前对项目情况的了解 制定了第一步项目实施的明 细计划 后期项目实施计划请参照工作任务主要节点 在后期实施工作开始前 出具明确的实施 计划 第一阶段第一阶段 项目定义 项目定义 2011 01 01 2011 01 16 内容 第二阶段第二阶段 蓝图设计 蓝图设计 XXXX XX XX XXXX XX XX 内容 第三阶段第三阶段 系统上线 系统上线 XXXX XX XX XXXX XX XX 内容 第四阶段第四阶段 上线支持 上线支持 XXXX XX XX XXXX XX XX 内容 4 3 工作任务分解 工作任务分解 Work Breakdown Structure WBS 参考第一阶段编写的项目实施计划 4 4 项目培训计划 项目培训计划 Project Training Plan 举例 培训策略培训策略 金蝶在项目定义 准备 阶段提供中高层培训一次 在蓝图设计阶段提供产品培训一次 除此 之外的产品培训由 XXX 项目组成员负责执行 金蝶提供指导 产品培训使用由金蝶提供的教材 培训参加人员要求培训参加人员要求 日期 2020 03 24 第 10 页 中 高层管理人员中 高层管理人员 项目相关的 XXX 的中高层领导 具有推动项目的热忱 熟悉业务 有一定的时间保证 并在培训后能对本单位的实施提供指导 关键用户 关键用户 具有一定的计算机知识 能够熟练操作计算机 具有优良的沟通能力 熟悉与本部门相关的业务运作 对项目具有高度热忱 有克服挑战的信心和能力 服从工作分配 具有团队精神 有足够的时间和精力投入到本项目的工作中 最终用户最终用户 具有一定的计算机知识 能够熟练操作计算机 依据未来业务流程进行工作的系统操作人员 具有良好的沟通能力 熟悉本部门相关的业务运作 工作态度认真 服从工作分配 有团队精神 培训内容培训内容 对象层培训内容培训日期 目的 中高层1 管理信息系统理论与 范围 2 领导在实施中的作用 与重要性 3 决策支持模型与应 用 2011 1 11 1 11主要在实施的准备 阶段 加强企业高层对 项目的认识 关键用户1 软件应用原理 2 岗位管理规范 3 软件功能介绍 4 软件操作技巧 5 模拟帐务操作 6 操作流程培训 2011 1 25 1 26主要目的是为了关 键业务人员了解 EAS 产品的功能及掌握系统 操作 日期 2020 03 24 第 11 页 7 业务流程图绘制规范 8 基础数据整理规范与 技巧 9 初始化准备培训 日期 2020 03 24 第 12 页 5 项目组织架构项目组织架构 Project Organization Structure 5 1 项目组织结构项目组织结构 Project Organization Chart 参考 SOW 举例 项目实施是一项系统工程 实施工作将牵涉 XXX 公司的各个层面 包括业务流程 日常管 理等 为了确保项目实施按计划 目标 质量进行 首先必须要成立项目领导小组和项目实施小 组 全面领导和组织项目实施工作 另外 金蝶软件公司也将配置相应的实施支持小组 提供现 场实施咨询和指导 项目组织管理图 XXX 公司金蝶公司 1 项目领导小组 客户方 项目领导小组成员一般由双方公司的管理层成员担任项目负责人 直接调配双方的资源来推 动项目的进度 组员应由各个业务负责人和技术负责人担任 项目领导小组将全面负责项目的商 务谈判 实施计划 需求确定 进度安排 验收标准确定等项目整体进度方面的目标制定和工作 的原则性指导 同时兼顾双方工作的协调 为保证项目实施的顺利进行和实施过程中所产生问题 的解决 领导小组应当定期举办实施工作会议 在会议中双方共同协调各方面的资源 解决实施 领导小组 项目总监领导小组 项目总监 项目实施组长项目经理 项目实施核心小组 业 务 小 组 技 术 小 组 实施咨询顾问金蝶 XX 分公司 实施组服务支持 日期 2020 03 24 第 13 页 过程中发现的各种疑难问题 Kingdee Way 实施方法论建议项目领导小组组长由总经理或副总经理负责 成员包括企业相 关业务领域的高层主管及关键部门的主管 2 项目经理 对项目成功有关键影响的人员 项目经理必须具备项目管理的技能和开放的思维 积极主动 的改革精神 要求项目经理在项目实施中 应有条件投入 80 以上的时间在项目的管理 以及 项目小组与外部的关系协调工作等 同时要求项目领导小组应授予项目经理与项目的要求相一致 的权力 3 项目核心实施小组 这是开展具体项目实施的工作小组 成员由项目领导小组选拔 由项目经理直接领导 项目 核心小组必须由项目有关的各职能部门的关键人员组成 在项目实施期间他们要分出正常时间 至少 90 用来直接投入到与项目有关的工作上 这些人员必须是真正熟知各自业务的关键人 员 核心实施小组成员必须思想开放且具有创造性 金蝶项目组织 项目领导小组组长兼项目总监 客户经理 项目经理 实施顾问 XXX 项目组织 项目领导小组组长兼项目总监 项目领导小组副组长 项目核心实施小组 5 2 项目组织职责说明项目组织职责说明 Project Organizational Responsibilities 参考 SOW 举例 项目责 任 XXX 公司金蝶公司 项目经理 1 项目管理 2 实施策略确认和对项目计划的确认和 1 实施方法建议 实施策略建议 2 制定项目计划和工作计划 日期 2020 03 24 第 14 页 维护 3 控制所涉及的业务流程范围 4 管理业务部门用户对项目的参与 5 解决业务方面的问题 6 确认详细的业务需要 7 确保有效而迅速地回答提问和解决问 题 以避免影响项目进度 8 代表 XXX 公司对实施文档进行签字 确认 3 协助管理项目所涉及的范围 4 解决项目实施过程中的问题 消除阻 障 5 向项目实施队伍提供恰当的金蝶资源 协调分配给项目的各种资源 项目技术组 1 确保 XXX 公司的技术环境是稳定的 2 XXX 公司 ERP 系统中的用户管理 3 数据库管理 4 审核所确定的容量需求 协调性能测 试 5 为各个业务功能小组提供技术支持 6 执行修改和传输请求 7 权限管理 8 通报所有相关的金蝶技术事项 9 安装局部技术环境 硬件 网络等 10 协助金蝶技术人员完成与第三方软件 公司所开发的业务系统的集成 1 为各业务小组提供技术支持 2 为信息管理部门等支持部门提供必要 的有关的金蝶技术规范 信息和培训 3 提交项目实施期间的修改和传输请求 的管理方案 4 提供金蝶与第三方业务系统的集成所 需要的凭证接口的技术资料 各业务小组 1 审核并签署业务流程 2 积极地参与系统配置 3 为权限定义确定职责和工作分工 4 最终用户培训材料 5 保证最终用户的培训报告交接 6 在整个报告交接过程中撰写和发布通 告 7 参与业务匹配制作的全过程 以便为 1 在 XXX 的业务流程方面提供指导 2 用户业务流程的分析与优化 3 追踪并解决业务流程方面的问题 4 领导实施设计与金蝶系统配置 5 协助培训和知识共享活动时审核培训 材料中的技术问题 6 协助设计培训材料格式 日期 2020 03 24 第 15 页 报告交接活动做准备 8 确定因修改关键报告而受到影响的用 户并评估影响 9 将关键报告连接到培训模块 10 确定安全模式和授权方面的要求 6 项目管理规范项目管理规范 Project Management Governance 本项目使用 WWPMM 作为本项目管理规范 6 1 沟通管理沟通管理 Communication Management 根据实际情况填写 会议管理 报告管理 举例 沟通方式沟通方式 1 项目经理在每周一上午提交项目周报给 项目组长 项目总监 项目成员 2 每月一次项目进度审核会议 月度 会议主持 项目经理 主要参加人员 项目组长或项目总监 会议内容 汇报项目进展情况 对项目过程中的未决重大问题进行确认 3 每周一次项目进度审核会议 周 会议主持 项目经理 主要参加人员 项目总监 系统实施组 时间 每周五下午 会议内容 对上周项目过程回顾及对下周项目计划的讨论和确定 4 可根据需要 不定期举行上述会议 会议结束后应提交 项目进度审核会议纪要 内容要包括如下几方面 1 任务的当前状况 人员 进度等 日期 2020 03 24 第 16 页 2 对以前明确的问题的解决进展 3 自上次以来的问题或潜在的问题 4 计划纠正措施 5 下一报告期内预期实现的里程碑 工作流程 工作流程 1 根据实施计划 实施方案与前期项目准备工作计划制定月工作计划 2 根据月工作计划制定周明细工作计划 工作任务书 3 将本周工作计划用邮件系统分发项目组全体人员 4 项目组工作人员根据工作计划开展工作并提交工作成果到双方项目经理处 5 双方项目经理及时了解工作完成情况并共同讨论是否调整下一步工作计划 6 每周五下午双方项目组召开会议 检查本周工作完成情况并制定下周工作计划 7 每周一用邮件形式通知项目领导小组项目工作计划的执行情况与本周工作计划 8 每月末通过会议形式召开项目领导小组成员参与的工作计划检讨会议 提交本月的工作 计划完成情况报告与下月工作计划 9 当项目出现比较重大的特殊情况时 可不定期的召开项目领导小组会议 协商解决方案 6 2 问题管理问题管理 Issue Management 问题通过 EAS01 02 问题跟踪记录表 xls 记录和跟踪 通过项目组周例会进行审核解决 情况 6 3 风险管理风险管理 Risk Containment 问题通过 EAS01 02 风险跟踪记录表 xls 记录和跟踪 通过项目组周例会进行审核解决 情况 6 4 变更管理变更管理 Change Management 在执行项目工作说明书时 如果发生项目范围 执行时间或人员需求的变动 由项目经理根 据以下和客户签署的变更流程进行处理 并将新的项目范围 执行时间计划及新的人员计划安 排 提交金蝶项目管理办公室 PMO PMO将跟踪和控制内部的变更管理 日期 2020 03 24 第 17 页 举例 信息化建设及EAS系统的实施工作是一个由浅入深的过程 随着项目的展开 双方人员对业 务及系统认识的加深 必须产生少量新的需求在初始确定的实施范围之外 由此将引发实施范围 和实施计划的变更 变更控制是通过有序地管理变更来稳定开发过程 减少项目风险 本程序的制定是为了检查 所有的变更请求 决定哪些需要实施 哪些需要推延 哪些需要否决 在得到对方的认可后 进 度和成本将相应地做出调整 一个有效的变更控制程序对于避免项目延期和超支是必要的 为使确保项目如期按质完成 加强关键用户的责任感 促使项目组成员及关键用户能在初期 较深入了解该项目和系统对业务要求等 以保证在项目实施初期能对项目有较完整规划 项目实 施范围变更应严格按下图 图需求变更控制流程图 要求进行实施范围变更 实施范围变更流程图 申请受理评审 申请部门领导甲方项目经理项目例会申请人 发出需求申请 需求说明书 审况需求 并 签字许可 受理该需求 确认需求 组内通 报 Y 拒绝受理需求 的理由N 接受范围变更 结束 本期实施范围内变更 Y 更新实施范围 并记录变 更列表 Y N 记录变更需求 列 入下期实施范围 N 结束 变更备忘录 实施范围变更流程图 流程图说明 流程图说明 1 申请阶段申请阶段 发起新需求申请可以是项目组成员 也可以是关键用户 即 业务处理关键人员 发起时 需认真填写 变更申请表 REQUEST FOR CHANGE 以下简称RFC 参见以下图 并需与 所在部门负责人确认需求 部门负责人确认需求后须签字后方可交项目经理 日期 2020 03 24 第 18 页 变更申请表 变更申请 系统名称 变更申请序号 申请人 日期 申请变更内容 申请变更原因 变更类别 标明一个 A 功能方面 B 运行性能方面 C 文档方面 授权人签字 日期 日期 2020 03 24 第 19 页 2 受理申请受理申请 项目经理将在接到RFC的三个工作日内确认收讫 并说明分析RFC 做出相应的工程变更建 议书 ENGINEERING CHANGE PROPOSAL 以下简称ECP 所需的时间 如果金蝶是接收 方 金蝶可对RFC分析报告以及ECP进行收费并以书面形式告知客户收费标准 金蝶将于客户同 意收费标准后三十天或双方协定的时间内 对RFC进行分析研究并做相应的ECP ECP将就RFC中所提出的变更对整个项目的影响做出以下几方面的说明 基本变更 文件的增改和删除 软件设计 程序编码的增加 修改和删除 测试项目 测试计划 测试和重新测试的修改 系统性能 确认修改项目对系统性能的影响以及增加或改装其它机器是否必要 培训 培训计划 课程准备及教材 其他材料 列出所有其它材料 人员需求 确认增加其他人员的必要性 进度 项目进展情况 交付件的进展速度和协议的终止日期 可能的费用 3 需求评审需求评审 申请方项目经理需对ECP进行书面确认 任何双方项目经理不能解决的争议将提交项目领导 小组审议 在申请方项目经理确认后 如果修改涉及项目合同或费用 还需由项目领导小组批准 批准后的ECP将以 工程变更建议书 的形式列为本工作说明书的协议 同时取代前期 的任何相冲突的协议 为避免因个别非关键需求对项目造成拖期等 评审原则为要事优先 即非关键业务 对 工作量影响不大的等的需求不在本期处理的原则 本期处理的需求须纳入计划 并做出计划调整 资源分配等相应工作布暑 凡纳入下期归划的 应记入备忘录 并对该项需求进行详细了解 初步形成解决方案 日期 2020 03 24 第 20 页 6 5 交付件及文档管理交付件及文档管理 Deliverable Document Management 举例 实施金蝶EAS系统是一项复杂系统的工作 为了保证项目的最终成功 必须在项目的每一个 阶段都进行严格的控制 而项目的文档是项目工作过程及结果的反映 是项目控制的依据 同时 也是 知识转移 的关键载体 因此必须对项目整个过程都要充分文档资料化 作为项目管理最佳实践的一部分 项目文档应该在一个集中且可控的环境内统一维护 这不 仅可以保证项