GVS认证文件货物凭据过剩短缺和异常分析处理程序.ppt

1 GVS认证文件 货物凭据 过剩 短缺与异常分析处理程序 2 目录 1 0目的2 0范围3 0职责4 0管理程序4 1货物凭据管制资料完整性4 2成品数量控制4 3货物短缺 盈余 损坏 报告 分析和处理4 4应急处理及反偷窃控制6 0相关记录 3 目的 范围 1 0目的确保本厂的物料 成品在接收 生产 储存 运输的过程中 有关货物超额 短缺 不明货物 损坏或其它货物异常的现象进行及时的分析和处理 以符合C TPAT防恐安全要求 2 0范围2 1适用于来料控制 货物收发控制 货物流转控制 成品数量控制 2 2适用于报告材料的短缺和过剩 报废进行处理 以及货物异常分析处理 4 职责 3 0职责3 1货仓负责核实收发货单据及收发货物和记录的控制 3 2各部门负责提供收发货的凭证单据及盘点 3 3船务部负责物料异常的追溯 调查 5 工作程序 4 1货物凭据管制对货仓物料进行盘点清查 报告材料的短缺和过剩进处理 明确有送货单据的开具 经手 保存等管制措施 以保证本厂出进货物的帐目清晰 手续完善 对运输资料或资料系统的控制以防无许可接触 预防货物的异常 免被不法分子利用而造成盗窃或恐怖事件 此程序主要包括以下内容 1 货仓工作人员核实收发货单据 点收或发放货物后签名确认 货仓主管审核 保存原始单据交公司财务负责人 2 货仓工作人员要收到相关的指令性文件资料方能进行收发货工作 如 采购单 出货通知书 等 货仓工作人员务必核实货物的名称 规格 数量等 在此过程中 一定要警惕非货单物料的进入 在确认无误后才可签批 6 工作程序 2 资料完整性为保持资料的完整性 防止未获授权人员违规更改并指定有权填写和 或签署货运文件的人 本厂指定船务负责人改动货运文件 如发现货物数量与出货单不一致的 允许船务负责人改动货运文件上的货物数量 并在改动位置旁签名 改动完后复印一份交船务部存档 如果需要整份资料的改动 必须打印或使用新的文件和表格由获授权的经办人员进行更改 并经必要的签名和审核 7 工作程序 本厂建议所有更改 即使非常轻微 都使用新的表格或重新打印 普通的装货员工 仓管员 检验员 保安员等人员无权改动货运文件 3 对于收发货单据 托运成品货单据等资料的原始单据于收发货后次日 最好在二十四小时内 交财务部有关分管负责人 4 货仓部只保存货运单据复印件一个月 在每月月底将所有复印单据交公司存档 5 对于公司的运输资料和资料系统要严格保密 8 工作程序 4 2成品数量控制成品入库时均会填写 包括订单 型号 入库数量 入库累计数量 卡通编号等内容 货仓收货人应验收数量的准确性 如无误则安排入仓 标识上客户名称 产品名称 编号 哪一张订单 数量以及检验的结果等 当安排装运成品上货柜时 载货单和付运清单上都会有相应的资料 内容去界定和报告所需付运成品的资料 以便货仓核实付运资料和付运成品是否一致 同时 每一部货车的到厂和出厂的时间也都有司机的签署 货物对外运输的安全控制具体依照执行 9 工作程序 4 3货物短缺 盈余 损坏 报告 分析和处理 10 工作程序 1 采购部当有新的 采购单 发出前 应通知货仓部对本次要采购的物料进行盘点 货仓人员亦须清点这些仓存物料数量 与该物料所附 物料存销记录 核对 随后将每种物料清点情况作好记录 注明物料名称 型号 数量 来货进间等 交采购部 2 货仓人员以 采购单 送货单 为依据点收来料 作好来料记录 分区摆放 并在物料上附 物料存销记录卡 11 工作程序 3 生产车间领取物料时 仓管人员要严格交收手续 并及时做好来料记录和 物料存销记录卡 4 货仓部主管安排定期进行货仓物料检查 着重针对物料的使用期限 坏货情况 物料短缺和过剩等 将检查结果记录于 存仓期检查记录 对客供物料的使用量亦须保持监察及管制 以 客供物料存量记录 报告给采购部 5 当有订单取消或生产完成时 要对相关物料进行清点 特别是客供物料 将积存之物料数量报采购部备案 12 工作程序 6 过剩或短缺物料的处理A 由采购部和货仓部联合对物料的短缺和过剩进行追溯 调查 根据以途径展开物料短缺调查 生产过程中的损耗 流通中的损耗和误存 因存放时间过长而变质或超过使用周期而损 不明丢失 造成物料过剩应调查 订购物料过剩应调查 订购数量过多 不同型号物料的混入 错以其它物料代发 取消订单等 将调查结果详细记录于 过剩或短缺物料报告 交采购部 13 工作程序 B 产品主任和货仓主管根据物料过剩和短缺的调查报告联决商讨处理方法 报生产经理审批 处理方法记录于 存仓期检查记录 各相关部门亦根据决定对物料做出相关处理 C 产品主任根据 客供物料存量记录 将客供物料的坏料 损坏 积存情况及时与客户沟通 并协商处理方法 14 工作程序 7 报告物料或半成品A 货仓部 生产工场通过收发 装卸货之点算 以及日常之盘点 发现货物出现短缺 盈余 损坏时 属于货仓负责范围的 会由货仓主管向船务负责人和有关部门报告反映 属于生产工场负责范围的 会由其部门主管向其部门经理和有关部门报告 涉及成品走货的 会由货仓部与船务部联络 然后由船务部向业务运作部报告 再由业务运作部与客户联络 如果需要报告海关等政府部门的 会由船务部报关员 报检员负责 当货物发生短缺 遗失时 如果会影响到客户之走货期或者属于客户供应物料的 则会由业务运作部负责向客户报告 15 工作程序 8 调查分析由船务部部和货仓部 保安主任联合对物料的短缺和过剩进行追溯 调查 物料短缺调查 生产过程中的损耗 流通中的损耗和误存 因存放时间过长而变质或超过使用周期而损毁 不明丢失 造成物料过剩应调查 订购数量过多 不同型号物料的混入 错以它种物料代发 取消订单等 所有的物料及半成品中调查结果详细记录交船务部 如果发现成品短缺 超额 损坏等异常 应该按如下程序进行 海关封关报关员 运输过程司机 品管照相负责人 装柜出货负责人 成品入仓负责人等进行追查 并将追查结果报告总经理处理 16 5 0相关纪录 9 处理船务部和货仓部 保安主任联合根据物料过剩和短缺的调查报告联决商讨处理方法 报总经理审批 处理方法记录于和 各相关部门亦根据决定对物料作出相关处理 成品异常 如属短缺或损坏等异常 须保质保量及时补救给客户 如属超额 则一定要报当地公安机关及海关协助调查 工厂要制定纠正和预防措施以防此类事件再次发生 17 工作程序 10 应急处理及反偷窃控制本厂为了加强内部的物