COP02记录控制程序.doc

COP02记录控制程序 东莞市爱洁清洁有限公司公司运作程序文件名称记录控制程序文件编号AJCOP02版本号1.0生效日期xx.5.1页数1/4编制确认核准东莞市爱洁清洁有限公司QES管理体系受控文件，不可随意复制或修改。 文件编号AJ-COP-02制定部门行政部文件名称版本1.0页次第2页共4页记录控制程序修改履历No.修改日期修改摘要版本修改人核准人文件编号AJ-COP-02制定部门行政部文件名称版本1.0页次第3页共4页记录控制程序1目的和范围对记录的编制、标识、贮存、保护和处置进行控制，为证明产品和服务质量/环境/职业健康安全符合规定要求及质量/环境/职业健康安全管理体系有效运行提供证据，同时也为提供服务的可追溯性及制定纠正、预防措施以及保持和改进质量/环境/职业健康安全管理体系提供信息。 本程序适用于服务实现过程和质量/环境/职业健康安全管理体系运行中记录的控制。 2引用文件文件与资料控制程序3职责3.1行政部负责记录的归口管理，以及内审、培训、纠正、预防措施等记录的管理。 3.2各部门负责本部门记录的管理。 3.3记录的填写人员对记录的真实、完整、准确和清晰性负责。 4工作程序4.1记录的范围凡是质量/环境/职业健康安全管理体系运行中的记录、报告及与服务质量/环境/职业健康安全有关的信息等均属“记录”范围。 包括4.1.1与质量/环境/职业健康安全管理体系有关的记录管理评审记录，文件控制记录、纠正、预防措施记录以及人力资源、培训记录等。 4.1.2与质量/环境/职业健康安全活动有关的记录与产品（服务）有关的要求的评审记录、供方评价记录、产品标识记录、不规范服务、不合格品控制记录、顾客投诉处理记录、纠正和预防措施记录、质量/环境/职业健康安全计划相关记录等。 4.1.3供方记录产品证明书、检疫化验单等。 4.2记录的编号及表格设计4.2.1记录的编号按文件与资料控制程序进行,由行政部统一管理。 4.2.2表格设计B)质量/环境/职业健康安全记录表格的格式由公司统一制定，不得擅自使用未经批准的格式。 b)行业统一规定的表格，按其规定执行。 4.3记录的填写与要求4.3.1记录要及时、真实、完整、准确；字迹清晰、工整、易辨认；有记录人员签名及日期，一文件编号AJ-COP-02制定部门行政部文件名称版本1.0页次第4页共4页记录控制程序般用钢笔或圆珠笔填写。 4.3.2记录不得随意涂改。 当填错需更正时，只允许划改（能看清原文字或数据）。 对于记录的数据更改时，应划改后盖上更改人印章或签名。 4.4记录的管理4.4.1记录实行分部门的管理办法。 各部门指定专人负责收集和保管记录。 4.4.2各部门将收集上来的各种记录分类登记编目、标识、装订和保管。 4.4.3企业内部人员，为了追溯、验证或制定纠正和预防措施等目的，可查阅记录，确需借阅时应履行借阅手续，由保管部门领导批准。 当合同有规定时，经总经理批准后允许顾客或其代表查阅，借阅的记录，不得更改、遗失或损坏。 4.4.4归档、贮存、保管和处理B)各种归档记录的保存期限见“记录一览表”；b)记录的贮存地点应确保整洁、干净、防火、防潮、防虫蛀鼠咬，并防止损坏丢失；c)质量/环境/职业健康安全记录保存期满，由行政部开列清单，报管理者代表批准后销毁，参照SG-QP-01-01文件与资料控制