跟单员职责

1 / 10 跟单员职责 岗位描述 岗位名称 跟单员 岗位编号 直接上级 省区经理 越级领导 营销总监 直接下级 无 岗位权限与责任 工作职能 1、负责接受客户订单信息的记录跟踪和回复。确定所下订单数量、颜色、型号系列、规格、尺寸、货款等； 2、负责对每日销售清单的汇总和录入； 3、负责对每天的客户投诉进行汇总和记录交客服部门，以便及时解决 售后问题； 4、做好接单工作和销售技能的提升，熟练掌握产品的系列、型号、尺寸、颜色、包数、卖点等专业知识； 5、负责协调好各业务经理，做好各个客户的沟通和顾客订单信息和回复工作； 2 / 10 6、跟客户沟通下达订单必须用传真等书面形式； 7、收到客户传真后，应先与所属业务人员沟通相关事宜，然后必须再给客户打个电话，确认传真上面的订货内容，确定订货内容准确无误后，再打单核定打款总金额； 8、打单完毕后，回复客户打款总金额，通知客户打订货订金； 9、去 财务确定客户货款订金到账后，下达生产订单到生产计划处； 10、跟踪订单生产整个过程，对订单处于哪个环节做到心中有数，并参照合同日期规划出货日期。 11、订单生产完毕后，需提前通知客户打余款，财务确认全款到账后，安排出货； 12、与业务人员沟通协调货运相关事宜； 13、接洽财务、出纳、仓库备货、验货、装车、出厂事宜； 14、负责客户投诉的信息接口传递工作； 15、及时向省区经理沟通专卖店的发货情况，以便于省区经理对客户及时的维护和开发； 16、跟单文员必须和客户、客服、财务、业务人员等部门做好沟通协调工作； 17、对每天的销售情况进行汇总，做好日报表，交于省区经理； 3 / 10 18、负责销售台帐的建立以及应收帐款的回收跟进； 19、严格执行公司的各项规章制度，积极完成销售部下达的各项工作要求和目标； 20、根据客户要求，按公司的有关流程，进行及时准确的发货。 21、完成领导交给的其他任务 工作权限 1、下达订单生产指令、调货指令、发货计划指令； 2、对各生产部门的“按时、按质、按量”交货原则进行监督； 3、督促应收账款回收的权力。 工作关系 1、公司内部：销售、财务、生产、技术 2、公司外部：客户 一、 目 的：为明确跟单员工作职责和权限 ,并与其他部门得到有效沟通 ,特制定此部门 职责说明书。 二、 适用范围 : 跟单部跟单员。 三、 定义 : 1. 跟单 :跟单英文 walkthroug 的直译 ,意思是从业务的起始一直到业务的结束 -一般都是到财务做 帐结束-整套业务流程。跟单就是跟着这些已经发生的业务所留下的证据 -各种证据、单据、报表等 -对业务4 / 10 流程进行重复模拟。 2 .跟单员：跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人都是跟单员。 四、工作内容： ;采购跟单 ;生产过程跟单 ;货物运输跟单及客户联络跟踪 1.寻找客户：通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。 2.设定目标：主要客户和待开发的客户。我们 的工作着重点及分配的工作时间。 3.传播信息：将企业产品的信息传播出去。 4.推销产品：主动与客户接洽，展示产品，为获取订单为目的。 5.提供服务：产品的售后服务，及对客户的服务。 6.收集信息：收集市场信息，进行市场考察。 7.分配产能：产能紧张时先安排主要客户。 8.负责外贸采购的国内供应商开发、询价和评审 9.计算报价单 10. 验签订单 11.进行采购订单的下达、跟踪 ,安排和参与质检员对产品的验货 12.负责出口单证、物流、以及跟单工作中涉及的各项内容 13.填对 帐表 ,配合财务做好核销 ,对帐工作 14.目录，样品的寄送与登记 15.客户档案的管理 16.客户5 / 10 来访接待 17.经理交办事项的处理 18.与相关部门的业务联系 跟单员是协调员：跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪，即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度，货物报关，装运等。 五、工作流程 : 跟单员工作流程关联图： 客户 订单处理中心 订单 订单处理中心 供应商 生产计划 供应商 进料 仓库 出库 要点：接单与审单 ； 进出口货物的基本程序 一、接单：接单也即合同的签定，订单的取得。合同的书面形式并不限于某种特定的格式。任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数量，价格，交货和支付等交易条件的书面文件，包括买卖双方为达成交易而交换的信件，电报或电传，都足以构成书面合同。 1下单方式：客户下单的方式有：通过电话， Fax, Email 或书面合同等方式。 2接单的途径：交易会，出访，出国参展，邀请客户来访，利用我们的网站，等等。 3接单的形式：在出口贸易中，跟单员接的单没有特定的限制， 最常见的是： 合同：合同有销货合同和购货合同。前者由卖方草拟，后者由6 / 10 买方草拟。 确认书；它比合同要简化些。对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书和购货确认书。这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的产品。而合同用的比较正规。客户从国外直接发来的订单或委托订单，我们收到后要回复，不能置之不理，否则算默认。4接单的程序： 接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四个环节。 询盘：又叫询价。 发盘：又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。在实际业务中，发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。 还盘：又叫还价。 接受买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。 二、审单：即审核合同报价 1审单内容： 确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货方式。 2审单方法： 产品名称，规格： 审查时产品代码是不 是自身的产品？与我们的产品资料能否对上号？ 质量： 也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进行审单的首要条件。 数量： 应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计7 / 10 量单位，重量以及约数有何规定。 约数：如合同数量前加“约”，可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是 2。 5%，有的认为是 5%。按跟单信用证统一惯例，信用证上如规定约字，应允许有不超过 10%的增 减幅度。 单价，总额的审查： a客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查是否对？总额有没有加错？ 新客户下单，要查看我们给他的报价。 b 通常我们以美元为结算货币。 价格条款的审查： 出口货物的单价条款，也称价格术语，常用的有： FOB 船上交货价 C&F 运费付至指定目地的交货 CIF 成本 +保险费 +运费价格 付款方式审查： a. 付款方式是否能接受？ LC ，付定金，等等。 b. 支付的货币能否接受？ 包装要求的审查： a 工厂的产品本身有自已的包装，展示给客户能否接受？ b 客户提供的包装我们能否做？ c 客户提供的包装资料是否齐全？ 内包装：普合，白合，彩合，吸塑 外包装：纸箱，木箱，桶装，编织袋。最主要是唛头印刷。 交货期的审查 跟单员应审查交货期是否合理，公8 / 10 司是否能及时筹备到货物，并装车、船送达。交货期分 :国内 ;国外交货期一般应规定一个期限，而不是某个具体日期。期限有长有短。可以是 2 周， 3 周，或一个月，二个月，一个季度或更长。 交货方式的审查： 运输主要有海运，陆运，空运，邮寄等等。 注：如运费由客户支付，客户决定交货方式。如我 们付费，尽量用海运。如报的价是连同海运价，而客户要求空运 ，我们可要求客户承担多出部分的费用。 3. 直接批量订单金额大于人民币 4 万元的，营销部先安排打样，样板交客户确认后才能下单生产。 4.合同评审完成和工程问客确认后 ,经部门经理审批完成 ,营销部跟单员在 24 小时内回传合同 /订单或者邮件回复客户。 三、发单 :即安排适合的供应报价 ,确认交期 !符合条款后 ,签订购货合同 ,经部门经理审批后安排生产。 四、订单生产进度跟踪 :已安排生产的订单需每天对进度进行跟踪 !如有异常 ,须及时通知经理 ,会影响交期的要提前知会客户。 五、准备报商检，报关 六、准备出货。出货事宜，是之前要与客人商量好的，货出哪里？如果使用的 TT，一般要求在出货之前，货款全部收到才发货。 七、通知客人货已经发送。 八、如果是信用证，就拿好信用证中所要求的单据去银行议付。 9 / 10 九、合同或订单的更改： 1.客户落单后或生产过程中，客户提出对订单的内容要求进行修改时，由营销部与客户协商确 认在线半成品处置方法，开出客户工程更改通知，分发 相关部门，并在 E 系统上作 ECN 变更。 1) 更改订单数量、货期通知供应商调整生产计划并作跟进，当发生异常情况，未能及时完成订单或数量不足须补料时，应提前三天发出延误交货申请给营销部，营销部与客户协商并将结果回复供应商； 2) 资料更改由工程部跟进完成，并以资料更改通知说明内容，分发到供应商和品保部，以便品保部监督检查，同时在系统上作“ ECN 影响”处理。 十、合同或订单的暂停 /取消 : 营销部接收客户通知要求暂停 /取消的，开出客户工程更改通知，分发供应商和相关部门，并在系 统上作 ECN变更。 2 小时内将与相关部门确认的产品状态以订单暂停 /取消确认书形式回复客户，客户回签后留档。一个月内如无收到客户对产品的处置方案，提交成本中心核算因暂停 /取消该该合同或订单所发生的成本，并与客户协商处理方案，结果知会财务部。 备注： 一、关于样品： 要获取订单，备好样品是很重要的10 / 10 一步。 1 寄目录，样本： 2 准备样品。 工厂现有