商务部工作流程与制度

叮叮小文库XXX公司商务部工作流程与制度一、招标信息的获取：1、从各个招投标网站上获取与公司发展规划或营业范围相关的招标信息，将信息筛选、归类并登记于专门的档案上，并请示分管领导或总经理是否参与投标。2、从领导处直接获取招标信息。3、公司直接操作的标。二、投标报名工作：1、确定参与投标后，请示分管领导或总经理安排本公司哪些商务人员参与本项目，并确认是自己公司还是借用上游协作单位的资质去参加投标工作。2、根据招标公告要求，准备投标报名纸质资料并及时去招投标中心报名。（此项针对非网上报名项目）3、网上报名：按照网上操作流程进行网上注册、登记、报名工作。（首次注册的招标网站记录其登陆名及密码备份留存）三、制作标书：根据招标文件要求制作标书。将招标文件里的特殊要求或是难以满足的条款汇报领导，请示解决办法；或是及时向招标采购中心提出质疑，等待采购中心给予答疑，及时关注招标网的答疑更新。1、制作文本版标书，初步完成标书模板；2、与厂家/上游公司联系，索要投标资料；3、按照招标文件规定的时间内缴纳投标保证金；（附1：保证金缴纳流程）4、请示领导，确认最终投标报价；5、与投标代表联系，确认签字并复核标书；6、将投标文件交与分管领导/经理审核，签字盖章；7、对标书进行封装，交与投标代表，告知开标时需注意事项；8、关注投标结果。注: 投标文件做完后，三人审核小组进行审核，做标人先检查，检查后交与审核人检查，审核人检查无误后交与最终审核人（商务部负责人），审核小组检查完成后方可封标。四、后期工作：1、投标中标：a、关注招投标网站投标结果公示，将结果告知领导，领导安排人员领取中标通知书。 b、商务部将招标文件、投标文件最终确定版本及其他投标相关资料打包交予行政人员，由行政人员负责合同制作、验收报告等其他相关工作。2、投标未中标：追踪投标保证金的及时退回，投标保证金,谁办理的由经办人追踪投标保证金的退回，财务必须跟进追踪。附1：保证金缴纳及退还流程A、 由我公司直接参标：现金交付a. 由本项目商务人员填写纸质版借款申请单并经总经理审批后，领取款项，交与投标代表；b. 开标结束后，将由招标中心开具的发票（中标）或现金（未中标）交与财务部门办理报销或销账手续。网上付款a. 由本项目商务人员填写纸质版及电子版（表格另附）付款审批单；纸质版交与财务，电子版商务部留存（以便退还保证金时查询账户信息）b.将付款审批单分别提请财务主办审核、总经理签字确认；c.将付款审批单交与财务出纳付款，并留存网上汇款截图并打印电子回单；d.开标结束后，追踪投标保证金退回或办理转为履约保证金事宜。B、 借用合作公司资质名义投标：现金交付a.由本项目商务人员填写纸质版借款申请单并经总经理审批后，领取款项，交与投标代表；b.开标结束后，将由招标中心开具的发票（中标）或现金（未中标）交与财务部门办理报销或销账手续。c.及时结算合作方的相关商务费用。网上付款a.与上游公司联系确定汇款方式及账户信息；b.由我司负责本项目的商务人员填写纸质版及电子版付款审批单，预先支付给上游公司；纸质版交与财务，电子版（表格如下）商务部留存（以便退还保证金时查询账户信息）；将付款审批单分别提请财务主办审核、总经理签字确认；c.将付款审批单交与财务出纳付款，并留存网上汇款截图并打印付给合作方的电子回单。d.督促上游公司尽快办理投标保证金汇款；e.将上游公司网上汇款截图索要留存，并让上游合作方将汇款至招标中心的回单或截图打印并盖章。f.开标结束后，追踪投标保证金退回或办理转为履约保证金事宜。附2：中标后到代理公司领取中标通知书，需要代理公司开相对应的发票，发票领回后需交行政部扫描保存，再交财务报帐。 五、奖罚制度：（先试行半年。分管副总可以作为最终审核人同时享有奖励或接受惩罚）奖励：（奖金发放的原宗旨：部门奖金总金额不超过2000元，个人奖金总金额不超过500元。）1、 中标项目50万以内，奖励具体做标人100元、复核人50元、最终审核人25元；2、 中标项目50100万，奖励具体做标人200元、复核人100元、最终审核人50元；3、 中标项目100200万，奖励具体做标人300元、复核人150元、最终审核人75元；4、 中标项目200300万，奖励具体做标人400元、复核人200元、最终审核人100元；5、 中标项目300500万，奖励具体做标人600元、复核人300元、最终审核人150元；6、 中标项目5001000万，奖励具体做标人1000元、复核人500元、最终审核人250元；惩罚：（实行风险管控制度，建立三级检查审核机制，出现人为问题共同担责）1、 由于人为因素制作标书导致废标，惩罚具体做标人300元、复核人200元、最终审核人100元；惩罚分管副总千分之一，之多不超过2000元/次。2、 不但由于人为因素废标而且被认定为串标的，惩罚具体做标人500元，分管副总2000元，同时惩罚复核人及最终审核人每人300元。3、 三人审核小组进行审核后，如未检查出来问题，而被公司其他相关人员检查出废标可能但能够及时补救的，将三人同时惩罚各150元。以上奖惩是以一个项目一家投标单位来计算的，在同一项目中以不同的商务角色出现的可以累加，但同一个项目不允许同时担任几家做标人角色，若必须有这种情况出现，由分管副总报总经理裁定。奖金发放或惩罚扣款的时间和方式：单个项目结束，中标通知书已接收且陪标公司的投标保证金已退回，由分管领导提请、财务主办审核经总经理审批，在当月工资中以奖励方式及时发放或扣减。六、制作标书注意事项：1、 上游合作方传递资料时要仔细核对有无错误和漏项；2、 保证金打款时间、开标日期及开标地点的确认；3、 参数中的语病要反复查看并合理修改；4、 封装要求、正副本份数要理解透彻；5、 根据标书要求及类别制定工程技术方案；6、 价格要核对仔细清楚，包含分项及汇总；7、 确认带至开标现场的资格原件的证书号码与投标书中是否一致；8、 招标文件中要求的标书模板不能更改，适当可以增加项目（表格适用）；有点招标局要求不准简单复制参数要注意。七、中标后，所中标项目由行政部专人完成后续工作，包括：中标后合同的起草，工程项目中的增项资料与联系单、签证单的整理，工程结束后验收报告的制定，本工程项目中的所有单据的保存，款项结算与办理等。八、其它：1、工程验收、审计准备： 1-1、施工过程中及时对接工程部要求提供完整的联系单和签证单，包括隐蔽工程照片影像资料、增减项、签字、盖章