资料归档的实施细则.doc

资料归档的实施细则1 目的1.1 规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，为集团管理积累资料。2 适用范围22.1 适用于集团及子公司涉及经营活动的档案管理。3 术语/定义3.1 归档归档是指各部门将办理完毕且有保存价值的文件，经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。4 职责及义务描述33.1 法务合约部3.1.1 负责集团所有档案的统筹管理，负责集团档案资料的统一收集归档、保存、查阅借阅、销毁等管理，对各部门档案管理工作进行监督和指导。3.2 各部门3.2.1 负责部门档案资料管理工作，认真细致地做好本部门档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。5 基本原则5.1 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。5.2 整理应区分不同价值，便于保管和利用。5.3 符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。5.4 保证纸质文件和电子文件整理协调统一。6 关键程序描述及操作细则6.1 资料归档范围集团战略发展、生产经营、集团管理及工程建设活动中具有查考利用价值的文件，集团、各部门决定性的会议文件，集团、各部门离职、调岗、薪酬变动、人事任命、处罚、奖励文件，与有关单位签订的合同、协议书，对外的正式发文与有关单位来往的文书等。6.2 工程档案归档程序：移交方确认该工程已竣工验收项目组依据房屋工程档案归档内容及排序表自行整理，列出清单（含电子档），含工程大事记及备忘录、纪要等，注明原件与复印件移交方与法务部档案室对接，移送到档案室根据清单现场清点、移交档案确认无误，接收方和以交房在工程档案接收证明单上签字，一式两份，双方各一份如有遗失，移交方需处遗失档案情况说明，法务部档案室留存接收完成。6.3 归档要求：6.3.1 遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于包管和利用。6.3.2 归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。6.3.3 不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷。6.3.4 档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。6.3.5 案卷封面，应逐项按规定用黑水笔书写，字迹要工整、清晰。6.3.6 集团集中统一管理，任何个人不得擅自留存。6.3.7 归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，各部门保存复印件。6.3.8 由集团对外签订的经济合同，应保留三份原件，法务合约部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由法务合约部保存原件。6.3.9 由经办人整理后连同有关资料移交法务合约部。部门需要使用的可复印或复制的归档范围外的由各部门自行保管。6.4 档案保管要求：6.4.1 各部门设存放档案的专门场所，根据各部门保存档案数量，设置存放档案的箱柜统一保管，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。6.4.2 归档资料要进行登记，编制归档目录。6.4.3 档案管理人员要编制档案分类目录，完善检索工具，以便于查找。6.4.4 档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。6.4.5 库存档案必须图物相符，帐物相符。6.4.6 根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。6.4.7 经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单永久保存。6.4.8 严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。6.4.9 凡集团工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。6.5 档案借阅措施：6.5.1 档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。借阅档案，必须履行登记、签收手续，借阅者都要填写借阅单，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由集团领导签字批准。借阅单标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。6.5.2 借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管领导批准。6.5.3 借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。6.5.4 借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。6.5