HSE管理体系认证审核——审核实施（3）

hsehse 管理体系认证审核管理体系认证审核 审核实施审核实施 3 3 首次会议结束之后 就进入到现场审核阶段 1 审核内容 hse 管理体系的现场审核必须对审核方实施 sy t6276 1997 标 准中的 7 大要素与 26 个子要素的情况进行审核 主要内容包括 1 hse 承诺 方针是否已得到贯彻实施 2 hse 目标 指标是否正在按规定的管理方案和计划实施 以及其实现程度如何 3 重要的管理程序和过程控制程序是否已被严格遵守和执行 4 体系中规定的日常监控和监测内容是否已执行 5 内审和管理评审等是否已按规定实施 按照认证审核的内容 如何进行体系要素的审核是一项技术性 很强的工作 要求审核员既具备审核技能 又有相应专业知识 2 审核方式 审核方式是指总体上进行审核所采取的方式 概括起来有 4 种 按部门审核 按要素审核 顺向追踪和逆向追溯 根据经验 目前常用的主要是按部门审核和按要素审核两种 在这两种审 核方式中根据审核内容的需要适当穿插顺向追踪和逆向追溯的 审核方式 在实际审核中 这 4 种审核并非单独或平行使用 往往是两两结合使用 例如 部门审核与顺向追踪方式 部门 审核与逆向追溯的方式 要素审核与顺向追踪的方式 要素审 核与逆向追溯的方式 在实际审核中根据不同的审核对象 采 用交换审核方式的机构也是常见的 下面介绍两种主要审核方式的内涵 1 按部门审核 这种方式是以部门为中心进行的审核 一个部门往往承担若干 要素的职能 因此审核时应以其主要 hse 职能 即主要业务内 容或其中之一 为主线针对与部门有关的要素进行审核 不可 能也没有必要把这个部门有关的所有要素都查到 但不能遗漏 主要 hse 职能 在按部门审核计划表中 审核日程 体现了以 部门审核为主线 具体对各部门相关要素进行审核的思路 进 行审核时可以运用顺向追踪 即按照 hse 管理体系动作的顺序 进行审核 2 按要素审核 这种方式是以要素为中心进行的审核 在按要素进行审核的过 程中 一个要素的审核往往涉及两个以上的部门 这需要到不 同部门去审核才能了解该要素是否满足要求 在审核中可以运 用逆向追溯也可以采用顺向跟踪 不同审核方式中 最常用的部门审核 但这种方式往往由于一 个部门具有多项职能 涉及到多种要素 在审核中需要捕捉或 抽取一个部门多种 hse 管理活动的样本 因此 审核员发表必 须事先准备好审核检查表 避免忽略任何主要职能和 hse 管理 活动 并注意从多方面收集事实 做好记录 此外 还有以危害因素为主线的审核方式 这种审核方式以某 些重要危害因素作为审核线索 贯穿全部体系要素 通过审核 危害因素的管理方案 控制程序 运行状况 控制状况及其结 果 将危害因素与 hse 管理体系各要素有机连接起来 最终综 合审核发现 对 hse 管理体系作出总体评价 3 审核方法 hse 管理体系认证现场审核的方法通常有观察和测试 在应用 这两种方法时应掌握如下技巧 1 要善于提问和交谈 审核员在按检查表组织提问时 应组织得自然 和谐 切忌生 硬刻板 在这方面审核员的耐心 礼貌和保持微笑有助于克服 受审核方部门代表的畏惧和胆怯心理 审核员可以就同一问题 提问不同人员 或与被提问者作简要交谈 获得客观的答案 或弄清答案不一致性的原因 2 要注意倾听 审核员要注意听取谈话对象的回答 并做出适当的反应 首先 必须对回答表现出兴趣 保持视线接触 用适当的口头认可的 话语如 啊 是的 我明白了 来表明自己的理解 谈话时 应注意观察回答者的表情 当受审核误解了问题或答非所问时 审核员应客气地加以引导 而不是粗暴打断 3 要仔细观察和查阅 审核员要仔细观察现场安全设备的运行状况 查阅有关的记录 如危害因素的识别和评价记录 法律法规识别和登记记录 目 标指标与 hse 管理方案实施与完成记录 过程控制记录 监控 记录 培训记录 不符合与纠正措施记录 内审与管理评审记 录 要善于从众多的记录中选取有代表性的样本 当发现问题 时要进行深入检查以确定客观证据客观证据是指建立在通过观 察 试验 测量或其他手段所获事实的基础上 证明是真实的 信息 审核员获取客观证据 要通过反复求证弄清不符合事实 并作登记 4 记录要证据确切 审核员必须 口问手写 对调查获取的信息 证据做好记录 记录应全面 包括有效实施的记录和不符合记录 所作的记录 包括时间 地点 人物 事实描述 凭证材料 涉及文件 各 种标识 这些信息均庆准确具体 字迹清楚 易于再查 很显 然 只有完整 准确的信息才能作出正确的判断 5 要善于追踪验证 审核员必须善于比较 追踪不同来源所获取的对同一问题的信 息 从差别中判断运行状况 必须善于追踪记录与文件 记录 与现状的符合情况 并做出结论 必须善于追踪 hse 管理体系 某一组成部分的来龙去脉 发现问题 获取客观证据 而不是 轻信口头答复 另外 审核员应该具备 hse 知识 相关法律法规知识 这在现 场审核也是十分重要的 如果审核员不了解某些知识 在现场 审核中难以判定是否符合法律法规 也就难以获得应有的审核 结果 6 要注意安全 hse 管理体系审核可能涉及审核员人身安全 应高度重视 审 核员在这方面应注意以下几点 1 如现场有安全程序 到现场之前应阅读 并遵照执行 2 现场审核应有熟悉现场和工艺人员陪同 3 如合适 在许可下方可操作安全设备 4 不要独自行动 5 不要用碰 闻 尝的方式检查未知物料 6 未弄清安全通道前不要进入受控区域 7 如遇事故 马上报告 以上是审核员应遵循的较为细致的工作方法 审核员在审核中 应不断积累这方面的经验 4 提问技巧 为了收集证据 必须运用各种提问技巧 提问技巧往往影响着 审核的效果 一般来说 提问的基本方法有 3 种 开放式提问 封闭式提问和澄清式提问 审核员可根据审核实际需要 灵活 运用 1 开放式提问 需要通过说明 解释来展示答案的提问方法 通常可采用 5w1h why what who where when how 之类提问方 式 它可引导出比 是 或 不 更多的回答内容 因而需要更多的 回答时间 故采用这种提问时需要控制时间 否则会影响审核 计划的完成 开放式提问应根据不同类型问题进行提问 归纳 起来有如下 7 种类型问题 1 带主题的问题 提出问题之前有一明确的主题 2 扩展性问题 扩展性问题能拓宽谈话而造成一种全身心投 入的氛围 它表明审核员对受审核方谈到的问题很感兴趣 从 而使受审核方受到鼓舞 就会把说明继续下去 例如 你为什么 觉得有必要 由此你采取了哪些措施 3 讨论性问题 讨论性问题有助于使受审核方摆脱公式化的 答案 说出个人的思路 见解和感觉 你认为对这种污染物最 有效的治理方法是什么 你将怎样着手 这项工作 4 调查性问题 审核员应少说多听 没有必要说出自己的观 点和认识 这时可用采调查性问题 例如 这项工作 你觉得应 当做到什么程度 你对这方面有什么想法 之类问题会使受 审核方减少思想负担 使谈话气氛轻松自然 5 重复性问题 重复性问题可以得到明确的答案 比如当受 审核方说 我不认为需要一本作业指导书 审核员问 你不认 为需要一本文件化的作业指导书 受审核方就不得不回答问题 6 假设性问题 当要了解体系运行过程中出现应急事件如何 处理时 可提出假设性问题 例如 假如出现火灾怎么办 如 果污水站运行时出现停电怎么办 7 验证性问题 受审核方口头上介绍了 hse 管理动作的良好 状况 审核员可要求其拿出证据 即 显示给我看 或 请拿出证 据 除以上类型的问题外 还有一些其他的类型问题 例如用形体 语言表示的无声问题或信息惊讶 响应 不理解 共识等 都 可以引起对方的交流从而使谈话继续下去 2 封闭式提问 用简单的 是 或 否 就可以回答的问题 信息量较小 3 澄清式提问 它可以用以获取得专门的信息 并节约时间将开放式和封闭式 提问结合起来 带有主观导向的含义 用以获得一个快速回答 或审核员希望支持正确答案时使用的提问方法 例如 于是你就 直接采取纠正措施 并在两周内返回纠正措施实施情况报 告 这种提问应慎重 5 审核活动的控制 1 按审核计划实施审核 审核活动的控制首先是针对审核计划的控制 这是审核组长和 审核组成员的共同责任 通常情况下 现场审核工作应按计划执行 但在审核过程中 也可能地遇到原来没有预料到的情况 例如突然停电 停水 这时应及时调整审核计划 将不受停电 停水影响的部门提前 审核 保证审核按计划实施的关键是要掌握每个部门的审核时间 审 核员要注意掌握时间 不要偏离审核线索 一旦出现了对方回 答问题时的超时现象 这时需要审核员有礼貌地加以提醒 并 适时转入下一问题 审核员控制审核计划的有效方法 就是充分利用审核检查表 这需要根据在该部门所应花费的总时间 掌握每个问题应占的 时间长短 所制定的审核计划在实际审核中确实存在某些不周 密 需要调整时 经过双方同意后做必要的调整也是允许的 但总的审核天数一般情况下不宜变更 2 合理选择样本 虽然 hse 管理体系审核要覆盖 7 个一级要素 26 个二级要素 和组织所有有关的部门 但绝非要求在每个部门都要审核 7 个 要素 也不需要审核该部门的所有现场 更不能够要求检查所 有有关记录 因此 为保证审核的系统性和完整性 需要通过 合理的样本选择实施审核 样本选择应注意以下要点 1 多现场抽样的代表性 当一个企业有几个相似的现场 对 有相似的危害因素并在相同的行政管理机构控制下运行的现场 可以进行抽样审核 这些现场应在共同的管理体系下运行 实 施了内部审核 并进行了统一的管理评审 审核时 确定有代 表性的审核现场应考虑下列因素 a 现场内部和整体 hse 管理体系的审核结果和报告 b 管理评审的结果 c 管理体系的成熟性 d 对组织的了解程度 e 现场规模的差别 f 现场的复杂性 g 管理体系的复杂性 h 敏感 hse 问题的潜在相互作用 i 不同法律法规要求 j 分班工作情况 k 工作作业的差别 l 从事活动的差别 m 职能的重复性 n 组织人员在各个现场的分布情况 o 危害因素的重要性及相关影响的程度 p 相关方的意见 在认证审核时 审核组按规定的现场抽样方案进行审核 如果 有发现有严重不符合应适当增加现场审核样本量 扩大抽样审 核范围 以便能综合判断所有现场实施 hse 管理体系的有效性 2 要做到随机抽样 核查这类现场的管理效果 选取哪个项 目组成作业队 站去审核 不要事先通知受审核方 而应临时 抽取 这样更有代表性 3 要合理策划尽量分布均匀 现场审核中需要审核的内容很 多 难以面面俱到 只能把重点放在重要的 hse 岗位和重要危 害因素的现场 另外也不需要在每处现场都检查 26 个要素的实 施情况 因此 审核员必须注意合理策划样本 做到 保证一定数量 通常应抽取 2 8 个样本 并根据受审核方 的规模大小和审核时间而定 适度均衡 样本不可一个部门太多而另一个部门偏少 注意分层 做到分层抽样 3 注重关键岗位和体系运行的主要问题 现场审核中 审核员会发现各种各样的问题 因这种情况下 审核员一定要头脑清醒 集中精力把可能造成管理混乱 影响 体系运行 有可能造成重大 hse 影响的问题抓住 特别应注意 关键岗位 它们往往是体系运行的关键所在 此外 对于现场审核中发现的一些具体问题要认真分析 将可 能属于在体系实施运行中个别的 孤立的问题与可能是体系运 行中重要缺陷的具体表现区别开来 以对这些问题在必要时进 行追踪 从而判断体系策划或实施运行方面是否存在缺陷 从 整体上审核其体系的适用性 充分性和有效性 4 注意收集体系运行有效性的证据 hse 管理体系运行的有效性应是现场审核的重要内容之一 因 此在现场审核时不但要注意收集不符合的证据而且也要注意收 集 hse 管理体系运行有效性的证据 例如 事故预防和隐患控 制方面的效果 能源 资源利用的效果等 通过体系运行前后 各种有关数据进行的比较 来证明体系运行的有效性 5 要始终营造良好的审核气