公司经济合同管理制度

公司经济合同管理制度公司经济合同管理制度 1 目的目的 为提高风险意识 控制企业经营风险 维护公司合法权益 明确合同管理职责 规范合 同管理流程 确保公司各项经济活动正常进行 特制定本办法 2 适用范围适用范围 本规定所称经济合同是指公司在生产经营活动中为明确双方权利义务关系签订的各类合 同或协议 主要包括工程承包合同 购销合同 加工承揽合同 货物运输合同 仓储保管合 同 租赁合同 借款合同 技术合同 委托合同等 融资合同 保险合同 担保合同 销售合同 劳动合同适用于公司另行制定的相关管理 办法 3 基本原则基本原则 公司有关经济合同的签订 履行与管理 必须遵守如下原则 3 1 合理审慎原则 公司各部门对外签订经济合同 必须对合同涉及到的项目 当事人的资信 合同生效的 条件进行认真调查 同时按照法律的规定 对合同内容的合法性 可行性 严密性及经济性 进行审查 3 2 统一管理原则统一管理原则 合同必须由公司统一对外签订 同时公司建立各项制度 对各部门对外签订的经济合同 进行统一管理 4 基本制度基本制度 公司统一对经济合同进行管理 建立如下各项制度 4 1合同印鉴统一规范制度 公司对外签订经济合同必须使用公司统一的合同专用章 合同专用章由财务部保管 4 2合同档案制度 本管理办法中公司对外签订的经济合同 由综合部统一编号建立档案进行管理 4 3责任追究制度 公司具体负责人在对外签订经济合同过程中 必须遵守国家有关法律规定及本规定 如 果违反法律 法规及本规定 必须追究相应的经济 行政 法律责任 触犯刑法的 交司法 机关依法处理 5 合同管理职责合同管理职责 5 1 公司财务部负责对本规定的实施与管理 5 2 经办部门对外洽谈拟订合同的经办人为第一责任人 对合同的真实性 合理性 可 行性负有完全的责任 并负责签约对方资信资格 履约能力的审查 相关隶属部门的负责人 为第一审核人 负有直接责任 5 3公司的法务人员为第二责任人 对合同的内容 形式 文字表述合法性 有效性以 及所承担相应的民事责任负有主要责任 5 4公司综合部及财务部合同管理员同为第三责任人 对合同的流转 审批程序 流转 时效 各款修改定稿 用印记录 合同资料的分发 归档等负有直接责任 5 5公司财务部经理为第四责任人 对合同的履约收支 付款方式 单据回笼等情况的 监督审核负有直接责任 5 6在权限范围内 公司总经理或由其代理人负责合同的最后审签 对该合同的最后确 认负有领导责任 5 7在权限范围内 公司董事会 股东大会 负责合同的最后审签 对该合同的最后确 认负有领导责任 6 签订书面合同的情形签订书面合同的情形 符合以下情况之一的 应当以书面形式订立经济合同 6 1 单笔业务金额超过人民币10000元的 含10000元 6 2有保证 抵押或定金等担保的 6 3我方先予以履行合同的 例如 预付款或款到发货 6 4有封样要求的 6 5必须明确双方的权利与义务的 6 6 频繁采购的物品 应签订一个总合同并注明估计金额 日常采购时可以以采购订单 的形式确认每次采购量 采购金额等 6 7 在下列情形下 需要在事后按照规定补办相关手续并形成最终的书面合同 6 7 1因情况紧急或条件限制未能及时签订书面合同 6 7 2通过电话 电子邮件形式确认的合同 当事人双方协商的有关修改合同的文书 电报 传真 函件和图表等书面文件 以及建 筑工程设计 施工投标文件 材料 设备等报价也是合同的组成部分 7 合同管理基本程序合同管理基本程序 合同管理基本程序主要包括合同谈判 起草 评审 签订 履行以及后续评估等阶段 7 1 合同谈判 7 1 1合同谈判的准备工作 7 1 1 1 合同经办人应对合同标的进行询价 议价 比价 具体参见 采购管理办法 7 1 1 2 合同经办人应对谈判对方进行资格 资信审查 主要包括 主体法律资格审查 包括营业执照 税务登记证 组织机构代码证等 主体法律资质审查 包括技术资质 等级资质 业务资质等 主体履约能力审查 包括注册资金 生产能力 商业信誉 成功案例等 7 1 1 3 合同经办人应准备谈判的相关资料和文件 掌握我方底线 提出谈判的关键点和 难点 初步确定谈判的程序和策略 在谈判前向谈判组成员通报上述情况 必要时协调召开 相关责任人会议 研究谈判的具体问题和相应对策 7 1 2 合同谈判的主要内容 7 1 2 1 合同的标的 7 1 2 2 标的的数量和质量 7 1 2 3 合同的价款或报酬 以及付款方式 7 1 2 4 合同的履行期限 地点和方式 7 1 2 5 合同的违约责任 7 1 2 6 解决争议的方式方法 7 1 2 7 双方认为需要约定的其它事项 7 1 3 合同谈判的形式 合同谈判由经办人负责牵头并协调组织 按以下规定进行 7 1 3 1 组成合同评审小组进行会议谈判 经济合同应由合同评审小组进行会议谈判 合同评审小组组成 评审小组应由经办部门 技术部门 采购部门 财务部门 法 务部门的人员组成 对于重大或法律关系复杂的合同 必要时可以聘请外部专家参与 谈判记录 包括的要件有发生时间 面谈地点 谈判参加人员 当事人单位 谈判 事项 谈判结果 记录人 记录时间等 合同评审小组纪律 评审小组成员应按规定参与合同会议谈判的整个过程 若因客 观原因不能参加 须指定代理人代为参与 7 1 3 2 由合同评审小组进行协同谈判 不符合组成合同评审小组进行会议谈判条件的 由经办人或责任人会同相关人员进 行谈判 协同谈判形式 经办人可以采用面谈方式 电话 视像会议 电子邮件等形式 将 每一次谈判情况通报合同评审小组成员 作为合同评审会签的参考依据 7 2 合同起草合同起草 7 2 1 公司对外签订各种经济合同 原则使用公司拟定的合同文本 除非对方单位占有 市场优势或对方单位属政府管理部门并且提出使用其提供的文本 合同经办人或责任人负责 起草合同 重大合同或特殊合同可以由法务或外聘专家起草 可以优先选用国家或行业的示 范合同文本 但对涉及权利义务关系的条款应当认真审查 并进行必要的修改 7 2 2 若合同草稿由对方起草 责任人或经办人须认真审查 并按照公司的要求提出修 改意见 并与对方进行沟通 协商 形成双方都认可的合同文本 7 2 3 合同草稿由双方协商约定 一般应该包含以下内容 合同双方的名称或姓名和住所 标的的内容 范围及要求 数量 质量 检验 验收标准和方法 价款或者报酬 结算方式 履行的计划 进度 期限 地点和方式 违约责任 解决争议的方法 名次和术语的解释 视合同性质的需要 签订的时间和地点 每一合同文本上或留我方的合同文本上必须注明合同对方的单位名称 地址 联系人 电话 银行账号 7 2 4 主要注意事项 合同中合同双方名称或姓名及住所应与其法定文件 一般是指企业营业执照或居民 身份证 中载明的相同 合同签字人一般应使用黑色水笔签署合同 7 3 合同评审合同评审 合同起草完成后 经办人或责任人需将合同草案送交合同评审小组各成员进行审核 7 3 1 评审重点 合同经办人或责任人 重点审核合同内容的真实性 技术性及可行性 其中可行性 主要审核对方履行合同的能力 条件 预计取得的经济效益以及技术上的风险 财务 重点审核合同中涉及资金收付 资产转移等与财务会计相关的内容 其中经 济性主要审核经济合同是否符合公司的经济活动范畴和经济利益 可行性主要审核对方的资 金能力 签订合同的权限 担保方式是否切实 可靠 严密性主要审核数量 价款 金额 计算方式是否准确 合法性主要审核资金来源 使用是否合法 结算方式 票据是否合法 法务 重点审核合同的合法性及严密性 控制合同的法律风险 其中合法性主要审 核合同内容表示是否真实 有效 合同内容是否有悖于法律 法规或相关政策 是否有无显 失公平的内容 严密性主要审核合同条款是否齐备 完整 合同文字表达是否准确 合同约 定双方的权利义务是否具体 明确 合同附加条件是否适当 合法 合同法律的风险的大小 等 领导层 审核合同的经济效益 并在授权范围内审批合同 7 3 2 评审小组成员若认为合同草案需要修改 应提出修改意见 经办人或责任人一般 应按照意见进行修改 若不修改 须在评审单上注明原因 合同草案经修改后 应当重新提 交审核 7 3 3 评审小组成员应在 合同会签流转单 上签字 写明各自意见 7 4 合同签订合同签订 7 4 1 公司应在与第三人发生经济活动之前签订经济合同 原则上不得采用事后补签的 方式 以免给公司带来损失 7 4 2 对外订立的经济合同 严禁在空白文本上盖章并且原则上先由对方签字盖章后我 方才予以签字盖章 7 4 3 经过评审小组成员同意签订的合同 送报公司法人代表或其授权代理人签署 并 按印章管理办法要求申请加盖合同专用章 7 4 4 重大合同应当与对方当事人当面签订 对于确需公司先行签字盖章 然后寄送对 方签字盖章的 应当采用在合同各页码之间加盖骑缝章 使用防伪印记等方法对合同文书加 以控制 防止对方当事人任意增减 修改合同条款和内容 7 4 5 签署后的合同书应加盖公司合同专用章 合同页数超过二页的需要加盖骑缝章 7 4 6 合同原件一般一式四份 合同双方各两份 原件一份存放于财务部 一份报人事 行政部档案室存档 经办部门留复印件 财务部应建立合同登记簿 记录合同的签订 收付 款等情况 7 5 合同生效合同生效 7 5 1 合同一般自双方的法人代表或授权代理人签字并加盖公司公章或合同专用章后生 效 7 5 2 附生效条件的合同 自条件成就时生效 附生效期限的合同 自期限届至时生效 7 5 3 任何人不得以任何形式泄露合同在订立和履行过程中的具体情况 尤其不得泄露 涉及的商业秘密 技术秘密和知识产权等 7 6 合同的履行 变更和解除合同的履行 变更和解除 7 6 1 合同经办人或负责人应及时监控合同的履行情况 在合同履行中遇履约困难或违 约等情况应及时向公司领导汇报并通知法务 遇有不可抗力等影响合同履行时 应当及时以 书面形式通知对方 并收集有关证据 7 6 2 若发现对方有不履约行为或将丧失履约能力 应当立即向公司汇报 采取合法 有效措施 避免损失扩大 7 6 3 除行使单方解除权外 合同变更或解除合同应当由合同双方达成书面协议 变更 或解除合同的审核程序与合同签订审核程序相同 8 合同编号合同编号 8 1 合同编号是构成合同的重要元素 综合部对其进行统一管理 合同签订后 使用部 门需向综合部申请合同编号 综合部向申请人发放合同编号 并登记备案 若合同签订的对 方已经对合同进行编号 我公司依然需要进行编号 即该合同两个编号 8 2 合同编号规则 8 2 1 豆油油品销售合同 DS 四位年 四位流水号 8 2 2 棕油油品销售合同 PS 四位年 四位流水号 8 2 3 豆粕产品销售合同 DP 四位年 四位流水号 8 2 4 豆油油品采购合同 SD 四位年 四位流水号 8 2 5 棕油油品采购合同 SP 四位年 四位流水号 8 2 6 大豆采购合同 DD 四位年 四位流水号 8 2 7 生产用料采购合同 SC 四位年 四位流水号 8 2 8 日常生活办公用品采购合同 XZ 四位年 四位流水号 8 2 9 固定资产采购合同 GD 四位年 四位流水号 8 2 10 修理合同 DX 四位年 四位流水号 8 2 11 工程改造合同 GC 四位年 四位流水号 8 2 12 服务合同 FW 四位年 四位流水号 8 2 13 工程项目合同 按项目部提供的单体及设备清单进行分类编号 具体为 XM 单 体或设备前两个拼音首字 两位流水号 8 3 业务部门和财务部应根据合同编号设立合同台帐 每一合同设一台帐 分别按业务 进展情况 收付款情况 发票开具情况逐笔登记 9 合同归档合同归档 9 1 签署生效的合同 正本由综合部负责归档管理 合同装订 借阅 复印等按档案管 理办法处理 9 2 合同流转单据作为合同审核过程中的记录和凭证 应粘贴在合同后面 由印章保管 人在合同盖章后留存并及时归档 10 合同付款合同付款 参见 付款管理办法 11 合同后续管理合同后续管理 11 1 合同执行完毕后 应对合同执行情况及效果进行分析和评价 11 2 对于已经到期并需要对同一合同标的重新续签的合同 需经合同评审小组重新评估 经办人不可以直接续签 11 3 评估时 应综合评定合同执行过程中出现的问题及解决过程 听取与合同相关部门 对合同执行的意见 决定是否需要修改原合同的相关条款 11 4 重新审核合同方的资质 确定其是否具有继续经营的能力 11 5 在成本效益的原则下 应该重修进行比价或询价 12 奖惩奖惩