对团队开发中项目沟通协调的分析

对软件项目团队开发过程中沟通协调的研究分析对软件项目团队开发过程中沟通协调的研究分析 姓名 史殿岳 学号 摘要 在 IT 项目建设中 沟通无处不在 无论是从对客户的需求调研 进度说明 模型演示 还 是需求变更 问题解决 上线培训等各个方面 都离不开沟通 IT 项目本身的性质决定了它对 良好的沟通和协调的要求远远高于其他项目 可以说沟通协调效果的好坏成为了 IT 项目成 败的关键因素之一 前言 在项目管理过程中我们可能都曾遇到类似这样的问题 在进行项目阶段性成 果检查时 发现客户的实际要求和开发的功能不相吻合 或者客户所要求的某 种属性并没有得到体现 或在设计过程中 开发人员开发出的内容与设计要求 大相径庭等等问题 造成一遍一遍的返工 项目工期一推再推 项目成本一再加 大 究其原因 都是由于没有做好充分 有效的沟通和协调 沟通失败常常是软 件项目成功的最大障碍 项目需要充分的沟通 以达到明确的项目目标 清晰的 工作职责 明晰的项目需求等 沟通障碍或者未能及时协调可能会造成项目返工 影响项目进度和成本 甚至会导致项目的失败 所以 沟通协调已经成为项目中 的重要组成部分 贯穿项目生命周期始终 它直接影响项目的过程控制和项目的 最终质量 对于软件项目来说 要科学地组织 指挥 协调 控制项目的实施 过程 就必须进行良好的沟通协调管理 正文 1 项目沟通概述 项目沟通协调 就是为了确保软件项目信息合理收集和传输 以及最终处理 所需实施的一系列过程 项目沟通管理具有复杂和系统的特征 对于项目来说 要科学的组织 指挥 协调和控制项目的实施过程 就必须进行项目的信息沟通 和协调 好的信息沟通协调对项目的发展和人际关系的改善都有促进作用 具体 来说 沟通协调的作用有 为项目决策和计划提供依据 为组织和控制管理过程 提供依据和手段 有利于和改善人际关系 为项目经理的成功领导提供重要手段 1 1 项目沟通方法 在项目管理中 根据交互形式可以将沟通分为如下三种 1 交互式沟通 是指在双方或者多方之间 进行多向信息交换 可以说这是确 保沟通多方对信息内容达成共识的最有效的方式 双方或者多方 可以在交互式 沟通的方式下 对项目当前的重大问题 各抒己见 发表看法 并同时聆听项目 各方对项目的意见 达到互相交流的目的 交互式沟通可以采用的沟通方法 比较正式的有 面对面的会谈 电话会议 视频会议等 非正式的方法有 双方私下面对面的对话等 实践中往往非正式的私 下会谈沟通效果好于正式的会议等沟通效果 面对面的沟通效果好于书面的沟通 效果 2 推式沟通 把信息发送给需要了解项目信息的干系人 这种沟通方式能够 确保信息发布 但无法保证信息达到接收方 推式沟通比较具有代表性的有正式的项目公告 项目备忘录 项目文件 传 真等 非正式的有项目电子邮件等 但在目前项目管理实践中 电子邮件用得比 较多 其往往也可以作为正式的证明材料 作为沟通双方的凭证 企业内部可以 使用电子邮件 作为进行申请单等办公流程的确认凭证 在项目各个阶段使用项 目公告 项目备忘录等 也都是较好的发布项目信息的方式 3 拉式沟通 这种沟通方式用于信息量较大的情况下 它需要接收方自主自行 地获取信息内容 最典型的就是项目内部在线课程 知识库等 拉式沟通对信息接收方的主动性提出了一定的要求 在项目中用得较多的有 项目知识库这种形式 对内 项目组成员可以从知识库中 自主地获取项目各种 信息 包括技术层面的 项目管理层面的等等 对外 则其他项目干系人 可以 通过项目网站 获取项目当前的各种信息 根据沟通的表现形式 又可以将沟通分为正式沟通和非正式沟通 如图1 1 所示 图 1 1 沟通表现形式 1 2 沟通渠道 沟通渠道根据研究有五种形式 链式沟通渠道 轮式沟通渠道 环式沟通渠 道 Y式沟通渠道和全通道式沟通渠道 图1 2是五种沟通渠道的比较 图 1 2 五种沟通渠道比较 2 软件项目过程中的沟通协调问题 2 1 准备的不足 软件项目在范围识别和需求分析阶段 项目组对客户的整体组织结构 有关 人员及其关系 工作职责等没有足够了解以至于无法得到完整需求或最终经权威 用户代表确认的需求 加上项目干系人的要求包含明确的和隐含的 不同的干系 人其愿望和追求的目标往往相差甚远 因此对项目干系人的愿望进行平衡可能是 相当困难的事情 而且客户参与程度不高 客户方面的相关责任人不明确或对范 围和要求责任心不强 提出的要求具有随意性 项目前期对需求的确认不够积极 这些问题 导致了成本增加 甚至项目的完全失败 2 2 目标模糊 任何项目缺乏目标或者丧失目标都会使沟通迷失方向 从而也就会失去动力 然而软件项目由于其需求不易量化 因此很难有确定的目标 有些时候项目交付 时的系统与原来设计的系统有很大差异 这与项目团队对用户需求的挖掘不足有 关 也就是说在项目前期没有与客户进行有效的沟通 2 3 不正确的沟通态度 第一种 项目经理和项目组成员都是 高科技人员 就导致 我以为 的错误 太过自信没有认真确认沟通 第二种是 不敢沟通 不敢和客户沟通 不敢和上 级领导沟通尤其是跨部门的沟通 害怕被拒绝 害怕沟通中遇到的阻力 第三 种懒得沟通 认为这么简单的东西不用沟通 凭自己的理解就可以完成等等 导 致出现偏差 2 4 人的惰性 因为人的惰性 有些用户可能并不会认真确认用户需求文档 只有到系统完 全做出来了 才会提出有些内容是需求理解错误 有些开发人员也不会认真看设 计文档 而是直接就去开发 项目相关的文档不能及时地根据变化进行修改和 更新等等 2 5 缺乏正确的沟通技巧 因为没有选择正确有效的沟通方法导致和客户沟通失败 因没有一个畅通 的沟通机制导致设计与开发产生偏差 所以 对于项目经理应具备一定的敏感度 和懂得依据具体的需要使用不同的沟通技巧知识 当然 我认为沟通中更重要的 是真诚的态度 这样才有可能和沟通对象建立良好的信任关系 2 6 时间带来的压力 在时间的压力下 很容易做出仓促的决定 即管理学上的芝麻绿豆原理 就 是对于重要的事情两三天就下决定了 而对于芝麻绿豆的小事情却拖了两个月都 没有下决定 重大决策有时太过于仓促就下决定了 而芝麻绿豆的事却要搞半天 在软件项目沟通中经常会发现这种情况 2 7 信息反馈失灵 沟通的过程是双向的 因此必须要掌握反馈信息 缺乏反馈会导致两种不同 的后果 其一别人不知道你在表述了什么 其二别人只会按照他的想法去做 没 有反馈 沟通是不完整的 单向的 沟通循环的过程中断 形成障碍 3 软件项目中沟通协调问题的解决方式 3 1 创建沟通计划保证有效沟通 项目沟通协调计划是项目整体计划中的一部分 它的作用非常重要 也常常 容易被忽视 很多项目中没有完整的沟通协调计划 导致沟通非常混乱从而不便 于协调 然而 严格说来 一种高效的体系不应该只在大脑中存在 也不应该仅 仅依靠口头传授 落实到规范的计划编制中很有必要 因而 在项目初始阶段应 该包含沟通协调计划 例如 在我们实验室参与制作的一款基于ERP的产品库存管理系统时 我们 定于每个星期进行一次集体项目会议 在主楼B1 502办公室与星期六进行 每个 组员针对自己做的项目模块进行陈述和进度展示 以确保整个项目组的进度是否 符合标准 每个月会有一次企业会议 和相关企业人员进行项目沟通 获得双方 信息反馈 在计划中还确定了沟通主要负责人员来进行全组的会议 交流时间很 内容安排 并在需要时进行及时的沟通协调等等 3 2 与项目主体沟通保证项目顺利进行 在项目过程中有两个 最难 最难满足的是客户需求 最难保证的是进 度 其实这两个 最难 完全可以通过沟通来解决 3 2 1 客户沟通是项目成功的关键 需求过程是软件开发生命周期的第一个也是最重要的一个阶段 需求获取是 在题及其最终解决方案之间架设桥梁的第一步 是软件需求过程的主体 这一阶 段的工作一旦做错 将最终会给系统带来极大损害 由于需求获取事物造成的对 需求定义的任何改动 都将导致设计 实现和测试上的大量返工 而这时花费的 资源和时间将大大超过仔细精确获取需求的时间和资源 在项目启动前期 最重 要的工作莫过于了解用户需求制定范围 用户表达的每一个信息点都可能是项目 的重点 此时的沟通管理显得尤为重要 例如 我们实验室参与制作的一款基于ERP的产品库存管理系统 在需求分 析阶段 企业客户目前对产品库存的管理流程以及管理流程中暴露的问题向软 件项目承包商提出管理过程中要解决的问题 软件项目承包商与企业客户业务层 次人员通过访谈 会议 问卷等沟通方式 对企业的产品库存管理流程进行详细 的调研与分析 并对实施产品库存管理系统所需的技术及实施方案进行讨论 分 析 评估 并给客户提出需求分析说明书 客户内部对软件项目承包商提供的需 求分析说明书进行讨论 分析并进行确认 发现有遗漏或不足的地方 再与软件 项目承包商开会讨论 磋商并最终签订需求分析确认书 3 2 2 团队内部的良好沟通保证项目进度 一个良好的团队一定拥有完好的沟通平台和机制 相反一个糟糕的团队在沟 通方面一定存在问题 在项目中 沟通更是不可忽视 项目经理最重要的工作之 一就是沟通 良好的交流才能获取足够的信息 发现潜在的问题 控制好项目的 各个方面 团队的内部沟通将直接影响到项目的成功与否 在项目中 要达到有 效的沟通有很多要点和原则需要掌握 尽早沟通 主动沟通就是其中的两个原则 实践证明它们非常关键 例如 在整个基于ERP的产品库存管理系统的项目实现中 我们很好的按照了 计划中针对组内沟通的计划进行 每周例会 每周企业会议等 十分有效的使我 们对于整个项目的进展和任务有了更加清楚的把握 3 2 3 良好的冲突管理策略 项目中难免会有冲突发生 冲突解决得好不好 对于项目成功影响非常大 有人说项目是怎么做出来的 是吵架吵出来的 这也说明项目中的冲突是必然 的 只要处理得当 它能极大地促进项目工作的完成 冲突能够将问题及早暴 露出来并引起项目成员的关注 冲突促进项目成员寻找新的解决方法 它能够 引起项目成员的讨论 形成民主气氛 从而有利于项目的团队建设 项目经理要 开发和利用人力资源和沟通技能来帮助识别 减少 利用好项目冲突 做好冲突 的解决 协商和调停 这是至关重要的 3 3 构建和谐团队提高沟通效率 建立团队文化可以使项目成员树立相同的目标 激发成员的工作热情 使成 员主动和别人沟通 具体来说我们可以建立严格的 可执行性很强的规范规章 制定明确的奖惩措施 营造和谐的团队氛围 建立一个学习型团队 而且 团队 的默契程度对软件实施效率影响很大 一个经过长期磨合 相互信任 形成一套 达默契的做事方法和风格的团队 可能省掉很多不必要的沟通 营造一个配合默契的团队并没有一个简单易行的规定和过程 但是有一个必 不可少的因素 那就是团队中的所有成员对这个小组承担的全部义务 成员乐于 为整个团队而放弃自己的利益和志向 这样整个团队就一定有很强的凝聚力 而 且一个人置身于氛围良好 合作默契的团队中心情一般都较好 这种良好的氛围 所能带来的能量是不可估量的 持续良好的沟通和交流是一个团队的无形资产 自然 稳定 默契的开发团 队形成了一个软件企业的核心竞争力的所在 例如 在现实团队中 有能力超群的人 也有水平一般甚至拖后腿的人 在 这样的组织中 我们实验室针对每个人的技术能力分配不同程度的任务和职务 让他们各有所劳 都能够为团队做出贡献 并对每个人都有适度的嘉奖和鼓励 并定期进行实验室的集体活动来增进团队的