常用会计记账凭证摘要编写方法

财务与资产管理部记账凭证摘要编写规定财务与资产管理部记账凭证摘要编写规定 总则总则 记账凭证摘要的编写应该做到简明扼要 抓住重点 即用简练 的文字把经济业务内容表达清楚 一 日常收支业务摘要的编写要规范统一一 日常收支业务摘要的编写要规范统一 我部根据业务量的大小 分别设置 2 人以上编制 复核记账凭 证 所有人员力求使用统一格式 统一措辞 这样使得会计账簿的 摘要体现整体一致性 更重要的是能够充分发挥计算机查询系统中 模糊查询 板块的功能 所以 对日常收支业务采用 主语 谓 语 宾语 的句式 即具备经济行为的主体 对象和内容三个最基 本的要素 统一措辞虽然在执行初期比较困难 只要大家在工作中 注意交流 相互沟通 认真总结 相信很快就能做到统一协调 例如 XX 用现金购买办公用品 150 元 摘要为 XX 报购办公用 品 采用这种句式 在账务 模糊 查询时 只要输入 XX 当 年及往年所有 XX 经手的业务 所需数据一目了然 充分体现会计 电算化方便 高效 快捷的优越性 二 摘要的编写要二 摘要的编写要 简简 而而 明明 所谓简明 即简单明了 太过于简的摘要 不能把经济内容表 达清楚 因此要在计算机设定的摘要字数内 抓住重点 将经济内 容尽可能全面地表述出来 例如 某系 XX 借去北京购资料款 5000 元 摘要为 XX 借款用 于购资料 而不能为 XX 借款 更不能为借款 三 摘要的编写要准确三 摘要的编写要准确 对反映不同经济内容的同一张记账凭证 每项经济内容准确对 应一个摘要 不能笼统使用同一个摘要 现行的借贷记账法和会计 基础工作规范允许编制一借多贷 一贷多借以及特殊情况下的多借 多贷的记账凭证 例如 物理系张三借 4000 元去上海开会 回来报账时 差旅费 开支 1500 元 会务费开支 500 元 为系里资料室购图书用去 1500 元 退回余款 500 元 其摘要应按每项经济业务对应的会计分录分 别编写为 张三报北京开会差旅费 张三报会务费 张三报资料费 张三还借差旅款 如果此笔凭证用笼统的一个摘要 反映在会计账 簿中的 会务费 科目 资料费 应收及暂付中 教工借款 科 目都对应着差旅费的摘要 查账起来令人匪夷所思 四 更正错账摘要规范四 更正错账摘要规范 根据 江苏省行政事业单位会计基础工作规范 的要求 对记 账后的记账凭证 发现错误 用红字冲销原错误凭证时的摘要为 注销某月某日某号凭证 同时 用蓝字编写正确的记账凭证时摘 要为 订正某月某日某号凭证 对只有金额错误的会计分录 在编 制调整数字差额凭证时摘要为 调整某月某日某号凭证 如果所修 改的是往年的错误凭证 那么 在 某月某日 前务必加上 某年 字样 在此说明一点 在注销 订正或调整某张错误凭证的同时 应在被修改的记账凭证摘要的下面手工注明 该凭证在某月某日某 号凭证已更正 的标记 表示该凭证已被修改完毕 五 摘要中需要反映必要的数字五 摘要中需要反映必要的数字 1 需要注明时间的摘要 需要注明时间的摘要 交纳某月水费 电费 电话费 各项 保险金 个人所得税等 发放学生困难补助 奖学金 发放教职工 工资 补贴等 在摘要中务必注明经济业务所属的时间 不仅有效 防止发生漏记 重记的可能 而且便于单位间的账务查询 例如 我部发放我院管理人员 2011 年 6 月份基本工资元 摘要 为 发放管理人员 6 月份基本工资 2 需要注明人数的摘要 需要注明人数的摘要 对发放学生生活补贴 学生困难补助 勤工助学金 奖学金 发放临时工工资等 在摘要中要注明人次 以便为学生管理部门 人事部门统计相关数据 编制报表所用 无 须去检查每张记账凭证后所附原始凭证 费时费力 只要使用查询 系统 科目查询 板块 所需数据跃然屏幕 起到事半功倍的效果 例如 发学生 12 人共计 1500 元的困难补助 摘要为发学生 12 人困难补助 3 需要注明数量的摘要 需要注明数量的摘要 随着各高校招生规模的迅速扩大 现 有的办学设备远远不能满足目前教学规模 需要购置的办公设备 教学实验设备数量很大 需要报废的陈旧固定资产也很多 虽然固 定资产账中反映资产的数量 但为了便于同固定资产管理部门随时 的 动态 对账 在摘要中要注明资产的数量 例如 某系李四从 XX 公司购买 XX 设备两台 通过银行汇款 9800 元 摘要为李四报购 XX 设备 同时入固定资产 摘要为李四 购 XX 设备两台 资产编号 XXXXXX 总之 会计工作在讲究宏观控制的同时 也要重视微观管理 会计摘要的编写虽然只是整个会计工作中的一个小小环节 但是它 却在会计工作向着更加科学化 规范化管理的进程中发挥着极其重 要的作用 1 差旅费核算 差旅费核算 差旅费 是指出差期间因办理公务而产生的交通费 住宿 费和公杂费等各项费用 差旅费的摘要至少应注明出差人 出差的地点及出差 事由 因此 某人报销某地某事差旅费某人报销某地某事差旅费 就可以作为差旅费凭证摘要信息格 式 如 张某报北京某会议差旅费 如果差旅费中含会务费 必须摘要信息 格式为 张某报北京某会议会务费张某报北京某会议会务费 2 购置物品 购置物品 包括购置一些办公用品 固定资产 实验材料等 对于这类 业务 需要写明经办单位 或人员 名称和主要品种 数量 即 某部门或某人某部门或某人 为某事购某物为某事购某物 如 王某购办公室用桌椅 3 套 如果经办人将多次 多种 用途的交易一并报销 则应该按用途进行归类 摘要就更要精练 只需注明金 额较大的物品 金额较小的物品则用 等 表示 对于购置的固定资产报销 还要注明资产编号 3 工资发放 工资发放 工资中核算的明细项目比较多 一张凭证涉及的内容也很多 为使工资发放的信息明了 最好按照工资核算的明细项目填制摘要 如 发放发放 某月份某类人员基本工资某月份某类人员基本工资 发放某月份某类人员岗位工资发放某月份某类人员岗位工资 等 当然 工 资的发放项目内容基本固定 为提高效率 可以通过使用 常用摘要 或是 常用凭证 功能来简化操作 4 发放各种补助 发放各种补助 我院常会发生诸如加班补助费 学生奖学金 助学金奖 励费等补助性质的支出 对这样的补助发放 记账凭证摘要最好注明发放性质 发放对象 以方便以后的账务核对与查询 如 发放生产部王某等 10 人因何 事的加班补助 发放销售部每人二百元奖励 等 5 招生费核算 招生费核算 6 对于收付款业务要写明收付款对象的名称 款项内容 如对于收付款业务要写明收付款对象的名称 款项内容 如 收收 付付 某单某单 位某款项位某款项 如有必要 还可注明银行支票号 内部往来划账单号等 如对于 收入核算 在财务管理过程中需要不断核对 查询 分析 对于这类凭证的摘 要一般必须注明收入的来源 性质 摘要应尽量完整详尽 集团单位内常常有 一些内部划转经费的发生 对于集团单位内部结算也要写清具体业务信息 对 于这类记账凭证的摘要 要按照发生费用的性质分析填制 并写明 某部门转 付某部门某费用 如 某下属企业转后勤部某事招待费 不仅领导看了一 目了然 对于单位进行内部审计意义也很大 另外 对预收 付 款 应收 付 款以及分期发出商品等债权债务业务 应尽量写明对方单位 业务经手人 发 生时间等内容 7 对于冲销和补充业务 摘要中应写明被冲销或补充的记账凭证的日期及对于冲销和补充业务 摘要中应写明被冲销或补充的记账凭证的日期及 编号 编号 如 红字冲销某年某月第几号凭证 订正某年某月第几号凭证 等 三 充分利用软件特殊功能完善摘要栏填制 并提高效率 财务软件一般设有 常用摘要 和 常用凭证 的功能 利用这些功能可 以将企业经常要做的业务凭证摘要或是凭证存储在软件中 只要第一次认真设 置凭证的摘要 需要用时 便可在填制记账凭证时调出 这样简单 方便 还 能减少错误并提高效率 另外 笔者在实际工作中还发现 当摘要栏不够用时 还可利用凭证右上角的 两小行 进行文字说明 以补充摘要反映的信息 四 财务人员要不断提高自身素质 对财务人员的教育 培训应得到足够 重视 作为财务人员 应努力提高自己对会计业务事项的表达和概括能力 力求 使摘要的书写准确化 系统信息化 这就要求财会人员必须有很强的工作责任 心 爱岗敬业 树立严谨的工作作风 努力提高自身的综合素质 另外 各级 财政 财务管理部门应加大培训力度 组织多种形式的业务学习 尤其是开展 实务学习 并把书写记账凭证摘要等实务内容作为重要内容 甚至可以将记账 凭证摘要内容的书写作为会计工作考核达标的一个检查项目 让财