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档案管理 档案与档案工作概述 文书档案管理 照片档案管理 科学技术档案管理 实物档案管理 档案与档案工作概述 档案与档案工作概述 一 档案概述1 档案的起源及演变 1 档案的起源档案的产生与文字有密切关系 它是人类社会发展到一定阶段的必然产物 2 档案的演变古老型载体档案 甲骨 金石 简牍 缣帛档案 传统型载体档案 纸质档案 新型载体档案 感光材料与磁性材料形成的档案 如影片 照片 磁带 磁盘 光盘等 档案与档案工作概述 档案与档案工作概述 3 档案的名称商代 册周代 中秦汉 卷 案唐宋 文案 案卷 簿书 档案与档案工作概述 2 档案的定义及含义 1 定义档案是国家机构 社会组织和个人在社会活动中直接形成的 保存备查的文字 图表 声像及其它各种方式和载体的历史记录 档案与档案工作概述 2 含义档案的来源 国家机构 社会组织和个人 社会活动 档案的条件 保存备查的历史文件 文件转化为档案有三个条件 办理完毕 有查考利用价值 按一定规律保存 履行了归档手续 档案与档案工作概述 3 档案的基本价值 1 档案的凭证作用 2 档案的参考作用 档案与档案工作概述 二 档案工作概述1 档案工作的内容八个业务环节 收集 整理 鉴定 保管 统计 检索 编研 利用2 档案工作的性质服务性科学管理性政治性 档案与档案工作概述 3 我国档案工作的基本原则 中华人民共和国档案法 1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第22次会议通过 根据1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第20次会议 关于修改 中华人民共和国档案法 的决定 修正 统一领导 分级集中地管理国家全部档案 维护档案的完整与安全 便于社会各方面的利用 统一领导 分级集中地管理国家全部档案 我国档案工作的组织原则和管理体制 维护档案的完整与安全 我国档案工作的基本要求 便于社会各方面的利用 我国档案工作的根本目的 档案与档案工作概述 4 档案工作机构 各级各类档案室 内部机构 各级各类档案馆 文化事业机构 档案行政管理部门国家档案局 是国务院直属的掌管全国档案事务的最高职能机构 1954年经第一届全国人民代表大会常务委员会第二次会议批准成立 档案与档案工作概述 文件中心 介于单位和档案馆之间的过渡性档案管理机构 档案寄存中心 由国家综合性档案馆设立 档案科研和教育机构 档案宣传 出版机构 档案与档案工作概述 档案室 基础档案馆 主体档案行政管理部门 组织指挥中心档案工作辅助机构 档案工作发展的条件 档案与档案工作概述 三 从事档案工作应注意的几个问题1 档案与文件的关系问题 文件是档案的前身 档案是文件的归宿 2 反映基本职能活动的档案与其它档案的关系 突出前者 3 档案的 动 与 静 的关系 档案具有潜在价值 档案与档案工作概述 4 档案工作同资料 情报 图书工作的关系 一体化 5 档案室与档案馆的关系 积累输送 无偿进馆 6 传统管理与现代化管理的关系 人员素质 电子文件 双套制 7 管理工作中人与物的关系 档案与档案工作概述 文书档案管理 一 整理依据 文书档案管理 归档文件整理规则 DA T22 2000 2000年12月6日国家档案局发布 自2001年1月1日起施行 文书档案管理 二 归档范围与不归档范围 按照国家档案局第8号令 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 执行 该 规定 于2006年12月18日公布 自公布之日起施行 1 机关文件材料归档范围 文书档案管理 1 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的 对本机关工作 国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料 2 机关工作活动中形成的在维护国家 集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料 3 本机关需要贯彻执行的上级机关 同级机关的文件材料 下级机关报送的重要文件材料 4 其他对本机关工作具有查考价值的文件材料 文书档案管理 1 机关文件材料不归档范围 文书档案管理 1 上级机关的文件材料中 普发性不需本机关办理的文件材料 任免 奖惩非本机关工作人员的文件材料 供工作参考的抄件等 2 本机关文件材料中的重份文件 无查考利用价值的事务性 临时性文件 一般性文件的历次修改稿 各次校对稿 无特殊保存价值的信封 不需办理的一般性人民来信 电话记录 机关内部互相抄送的文件材料 本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料 有关工作参考的文件材料 文书档案管理 3 同级机关的文件材料中 不需贯彻执行的文件材料 不需办理的抄送文件材料 4 下级机关的文件材料中 供参阅的简报 情况反映 抄报或越级抄报的文件材料 文书档案管理 文书档案管理 二 保管期限 永久 长期 30年 10年 1 永久保管的文书档案主要包括 文书档案管理 1 本机关制定的法规政策性文件材料 2 本机关召开重要会议 举办重大活动等形成的主要文件材料 3 本机关职能活动中形成的重要业务文件材料 4 本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复 批示 重要的报告 总结 综合统计报表等 5 本机关机构演变 人事任免等文件材料 6 本机关房屋买卖 土地征用 重要的合同协议 资产登记等凭证性文件材料 7 上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料 8 同级机关 下级机关关于重要业务问题的来函 请示与本机关的复函 批复等文件材料 文书档案管理 2 定期保管的文书档案主要包括 文书档案管理 1 本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料 2 本机关召开会议 举办活动等形成的一般性文件材料 3 本机关人事管理工作形成的一般性文件材料 4 本机关一般性事务管理文件材料 5 本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复 批示 一般性工作报告 总结 统计报表等 6 上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料 7 上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 文书档案管理 8 同级机关 下级机关关于一般性业务问题的来函 请示与本机关的复函 批复等文件材料 9 下级机关报送的年度或年度以上计划 总结 统计 重要专题报告等文件材料 文书档案管理 1 四川省人事厅 四川省财政厅关于 四川省公务员工资制度改革实施意见 的通知2 四川省人事厅 四川省财政厅关于印发 机关事业单位离退休人员计发离退休费等问题的实施意见 的通知 文书档案管理 归档范围和保管期限划分实例解析 以县档案局为立档单位 3 代县人民政府起草并被采用的重要法规性文件 专项业务文件的最后草稿 如中共仪陇县委办公室 仪陇县人民政府办公室关于印发 仪陇县重大活动档案管理实施细则 试行 的通知4 仪陇县人民政府关于印发 仪陇县城市园林绿化管理试行办法 的通知 文书档案管理 归档范围和保管期限划分实例解析 以县档案局为立档单位 5 中共仪陇县委办公室 关于评选思想政治工作先进集体和先进工作者 的通知6 中共仪陇县委办公室 仪陇县人民政府办公室关于表彰执行 2007年度社会综合治理工作目标 优秀单位及综治工作先进集体 先进个人的通知 文书档案管理 归档范围和保管期限划分实例解析 以县档案局为立档单位 7 2007年县直机关纪检监察工作总结8 仪陇县农牧局关于启用新印章的函9 仪陇县人民政府关于刘某某等职务任免的通知10 本单位召开的工作会议材料的保管期限 文书档案管理 归档范围和保管期限划分实例解析 以县档案局为立档单位 11 上级领导 上级机关检查 视察本单位时本地区 本机关的工作汇报12 本单位的工作简报 工作信息13 本单位行政许可 审批材料14 本单位的计划 总结 调研 统计材料 文书档案管理 归档范围和保管期限划分实例解析 以县档案局为立档单位 四 归档文件分类 文书档案管理 保管期限下按年度分类 保管期限 年度 分类法 归档文件按保管期限分类 文书档案管理 一般来说每份文件作为1件 通常 1 来文与复文 即请示与批复 各作为一件 2 文件处理单与文件一起作为一件 文件处理单放在文件的前面 3 会议文件材料 每份为一件 4 工作简报 工作信息 每期为一件 5 文件正本与不同稿本 如征求意见稿 定稿等 一般为一件 较厚时可以各为一件 6 会议记录 同一年度的不同性质 如党委会 行政办公会 职工会议 中心组会议 的会议记录各自作为一件 文书档案管理 文书档案管理 五 归档文件排列 排列原则 归档文件应在分类方案的最低一级类目内 按事由结合时间 重要程度等排列 会议文件 统计报表等成套性文件可集中排列 实践中 在遵守上述原则的前提下 最简单的排列方法就是 在同一年度的同一保管期限内按文件字号规律排列 文书档案管理 文书档案管理 六 归档文件编号 归档章加盖位置 一般应在归档文件首页上端居中的空白位置 若此处已被占用 可将归档章盖在首页上端其它空白位置 填写归档章各栏目的内容 文书档案管理 填写归档章各栏目的内容 文书档案管理 七 归档文件装订 1 归档文件的装订是指将归档文件实体按 室编件号 装订在一起 即一号一装订 2 装订前的准备 1 修裱破损文件 复制字迹模糊或易腿变文件 超大纸张折叠 去除易锈蚀的金属物 2 选择线装法 使用缝纫机在文件左侧轧边 装订时做到文件左侧 下侧对齐 文书档案管理 八 归档文件编目 原则 归档文件依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录 按照上述要求 编目应以 件 为单位进行 在目录中1件只体现为1条目录 注 归档文件目录一式两份 一份放入档案盒 另一份装入归档文件目录夹 文书档案管理 以表格的形式体现的编号原则 归档文件目录 全宗号 14 永久 2007 文书档案管理 九 归档文件装盒 盒内材料的排列顺序 自上至下 归档文件目录 归档文件 备考表 照片档案管理 照片档案管理 一 传统照片 照片档案管理规范 GB T11821 2002 国家质量监督检验检疫总局2002年12月4日发布 自2003年5月1日起施行 一 整理依据 二 收集范围 照片档案管理 1 记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片 1 领导人和著名人物参加本单位 本地区有关的重大公务活动的照片 2 本单位组织或参加的重要外事活动的照片 3 记录本单位 本地区重大事件 重大事故 重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片 2 记录本地区地理概貌 城乡建设 重点工程 名胜古迹 自然风光以及民间风俗和著名人物的照片 3 其他具有保存价值的照片 照片档案管理 三 归档照片的质量要求 照片档案管理 1 对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定 2 对反映同一内容的若干张照片 应选择其主要照片归档 主要照片应具备主题鲜明 影像清晰 画面完整 未加修饰剪裁等特点 3 底片 照片 说明应齐全 照片档案管理 4 底片与照片影像应一致 5 对无底片的照片应制作翻拍底片 对无照片的底片应制作照片 照片档案管理 四 保管期限 2006年以前 参照 国家档案局关于机关档案保管期限的规定 执行 永久 长期 2007年以后 参照执行国家档案局第8号令 永久 30年 五 分类整理 照片档案管理 原则 遵循有利于保持照片档案的有机联系 有利于保管 有利于提供利用的原则 注 照片档案的底片 照片应分开存放 照片档案管理 1 分类 推荐选用 保管期限 年度 分类法 分类方案应保持前后一致 不应随意变动 2 排列 在同一保管期限内 按年度先后顺序排列 3 编号 格式一由全宗号 目录号 册号 张号 格式二由全宗号 目录号 张号组成 张号 照片顺序号 照片档案管理 示例 14 10 2 29 全宗号 目录号 册号 册号 在某 全宗某 保管期限内照片册的排列从 1 开始的顺序编号 张号 格式一中的张号是指照片在册内的排列从 1 开始的顺序编号 全宗号 档案馆给立档单位编制的代号 目录号 用阿拉伯数字按一定规律编写 六 大幅照片的放置 照片档案管理 对于照片册放置不下的大幅照片 可将其放入专用的档案袋或档案盒中 按照片号顺序排列 七 照片说明的填写 照片档案管理 说明的填写要求 题名 应简明概括 准确反映照片的基本内容 人物 时间 地点 事由等要素尽可能齐全 参见号 是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号 其格式如下 示例1 文书档案2005 永久 12 照片的拍摄时间 用8位阿拉伯数字表示 第1 4位表示年 第5 6位表示月 第7 8位表示日 摄影者 一般填写个人 必要时可加写单位 照片档案管理 文字说明 综合运用事由 时间 地点 人物 背景 摄影者等要素 概括揭示照片影像所反映的全部信息 或仅对题名未及内容作出补充 其他需要说明的事项亦可在此栏表述 例如照片归属权不属于本单位的 应注明照片版权 来源等 照片档案管理 照片档案管理 照片档案目录的著录项目 八 照片档案目录的编制 照片号 底片号 题名 时间 摄影者 备注 参见号 册号 页号 组内张数 分类号 项目号 主题词或关键词 密级 保管期限 类型规格 档案馆代号 文字说明 照片档案管理 二 数码照片整理方法 数码照片的归档范围 质量要求 保管期限 分类 排列与编号方法同传统照片 只需按下列要求进行整理并将三个文件刻成光盘保存即可 1 建立文件夹1 以该盘数码照片的主要内容命名 用于存放对应的归档数码照片的说明 说明采用文字叙述的方式 内容同 七 2 建立文件夹2 以该盘数码照片的主要内容命名 用于存放归档数码照片 3 照片档案目录 应为 doc或 xls文件 照片档案管理 科学技术档案管理 一 整理依据 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB T11822 2000 国家质量监督检验检疫总局2000年12月11日发布 自2001年5月1日起施行 科学技术档案管理 科学技术档案管理 二 归档范围与保管期限 1 国家重大建设项目文件材料归档要求与档案整理规范 DA T28 20022002年11月29日国家档案局发布 2003年4月1日起实施 2 基本建设项目档案资料管理暂行规定 国家档案局 国家计委1988年3月17日发布实施 科学技术档案管理 三 科技档案种类 通常按产生的领域划分 主要 工业生产技术档案 农业生产技术档案 基本建设档案 设备仪器档案 自然科学研究档案 地质档案 测绘档案 天文档案 水文档案 气象档案 环保档案 地震档案 医疗卫生档案 专利档案 标准化档案等 科学技术档案管理 四 基本建设档案 一 文件材料的基本类型 1 图样材料2 文字材料3 目录 表格材料4 声像材料5 机读材料 科学技术档案管理 二 文件材料收集范围 1 可行性研究 任务书2 设计基础文件3 设计文件4 项目管理文件5 施工文件 6 监理文件7 工艺设备文件8 财务 器材管理文件9 竣工验收文件 科学技术档案管理 三 常用分类方法 1 工程项目分类法2 使用性质 如综合类 生产建筑类 辅助生产建筑类 办公生活建筑类 一般采用第一种分类法 即工程项目分类法 如下图 科学技术档案管理 四 组卷 1 组卷年度 工程竣工年度2 组卷方法 同一工程项目的科技文件材料分阶段 按不同保管期限组卷 科学技术档案管理 五 案卷排列与分类目录编制 案卷排列 按项目依据性材料 基础性材料 工程设计 含初步设计 技术设计 施工图设计 工程施工 工程监理 工程竣工验收等排列 科学技术档案管理 分类目录编制 如例 科技档案分类目录 科学技术档案管理 六 案卷封面填制 1 案卷题名 2 立卷单位 3 起止日期 填写案卷内科技文件材料形成的起止日期 如 20030304 200506094 保管期限 填写永久 长期或短期 5 密级 填写卷内科技文件材料的最高密级 6 档号 填写全宗号 分类号 项目代号或目录号 案卷号 全宗号 分类号是指按统一的分类规则划分本单位全部档案后所给定的类别号 项目代号是指基建档案所反映的工程的代字或代号 目录号一般指分类目录号 案卷号是指科技档案按一定顺序排列后的流水号 科学技术档案管理 14 3 1 007 示例 照片档案管理 7 档案馆号 填写国家档案行政管理部门赋予的档案馆代码 七 卷内科技文件材料页号编写 1 有书写内容的页面须编写页号 2 单面 在其右下角编写页号 双面 正面在其右下角 背面在其左下角编写页写 图样材料的页号编写在标题栏外 3 卷内目录 卷内备考表不编写页号 科学技术档案管理 八 案卷脊背填制 科学技术