公文写作与处理常见错误

公文写作与处理常见错误公文写作与处理常见错误 为统一中国共产党机关和国家行政机关公文处理工作 20 xx 年 4 月 6 日 中共中央办公厅 国务院办公厅联合印发了 党政机关公文处理工作条例 简要列举公文处理中的常见 错误 仅供参考 公文写作与处理常见错误有哪些公文写作与处理常见错误有哪些 一 人名 地名 引文欠准确 1 人名不用全名 在执行职务所定的任务或反映身份时 采用 单位 职务 姓名 的方式 但如果说 市委书记同志 就不规 范 因为前面有了单位 职务 后面就再写 同志 就显多余 姓 名前面如果没有冠以单位与职务的 应在姓名后面加 同志 二 字 2 地名不用全称 为了便于查找 地名的前面应冠以省 市 洲 县市区 乡镇 街道 村名 县名的前面只冠省名就行 了 以地名取名的市辖区 在省内行文 区名前面可不冠市名 向全国行文 区名前面应当冠以省名和市名 但以方位取名的 市辖区如东城区 无论何种情况 区名前面必须冠以市名 3 引文不准确 如引用湘工办发 20 xx 16 号文件时 常 见的引用错误是先引发文字号再引公文标题 正确的引用是先 引公文标题再引发文字号 因此引用湘工办发 20 xx 16 号文 件应这样引用 关于的通知 湘工办发 20 xx 16 号 在公 文中引用其他文件 书刊和领导讲话中的文字 一定要查对原 文 包括发文字号 刊号 每一个文字与标点符号等 都要做 到与原文完全一致 准确无误 二 数字 计量单位和标点符号不合规范 1 30 40 写成 30 40 前一个数字省掉了百分比 5 万元 10 万元 写成 5 10 万元 前面一个数字省掉了万元 七上 八下 写成 7 上 8 下 公文中的成文日期 部分结构层次序数 和在词 词组 惯用语 缩略语 具有修辞色彩语句中作为词 数的数字不得使用阿拉伯数字 均应使用汉字 其他数字应使 用阿拉伯数字而不得用汉字 2 质量 重量 单位用斤 市斤 两 钱 而不用千克 kg 吨 t 克 g 毫克 mg 长度单位用里 尺 寸 公分 而不用 千米或公里 kw 米 m 分米 dm 毫米 mm 功率单位用马力 而不用千瓦 kw 瓦 w 体积 容积 单位用公升 立升 而不用 升 l 毫升 ml 立方米 立方厘米 电量单位用度 而不用千 瓦时 kwh 土地面积单位用亩 分 厘 平方尺 平方丈 而不 用平方米 公顷 hm 平方公里 k 3 依据公文法规的规定 公文标题除法规 规章名称加书 名号外 一般不使用标点符号 但在有些特定情况下 公文标 题中仍需要使用诸如引号 顿号 括号 破折号等标点符号 使表意更加清晰严密 实践中 使用不够规范 随意性强主要 表现在 联合行文的标题 在并列的发文机关名称之间不加顿 号 出现缩略语和具有特殊含义的词语时不加引号 批转法规性文 件不加书名号 而使用引号 或者不是法规性文件却加书名号 对公文内容成熟程度的限制性词语置于书名号之外 等等 例 如 批转 关于的计划 讨论稿 的通知 中 讨论稿 是对 该项工作计划内容成熟程度的限制 与 计划 标题同为一个整 体 不可分割 书写时应置于书名号之内 即应写成 批转 关于的计划 讨论稿 的通知 4 文内使用非规范化简称先不用全称并注明简称 如 第 一次使用 娄博会 时用简称 而不是使用 青春娄底湘中之光经 贸博览会 这一全称 使用国际组织外文名称或其缩写形式在第一 次出现时不注明准确的中文译名 像第一次使用 wto 时 应 注明中文译名 世贸组织 三 公文标题处理不规范或欠妥当 1 滥行省略 表现为过于追求标题的简洁而滥用省略 致 使公文标题 缺肢少臂 例如 在 关于增加职工福利待遇 这样一个标题中 该公文究竟由哪个单位制发 属哪一类文种 均不清楚 正确的做法是 在介词 关于 前冠以发文机关名称 在 待遇 之后添加公文文种 改为 市人社局关于增加职工福 利待遇的通知 2 文种混用 主要表现为请示与报告不分 决定与决议相 混 公告与通告滥用以及把决议与纪要等同等等 请示 适用 于向上级机关请求指示 批准 报告 适用于向上级机关汇报 工作 反映情况 回复上级机关的询问 决定 适用于对重要事 项作出决策与部署 奖惩有关单位和人员 变更或者撤销下级 机关不适当的决定事项 决议 适用于会议讨论通过的重大决 策事项 纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项 公告 适 用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 通告 适用于在一 定范围内公布应当遵守或者周知的事项 如有一份公文 县总 工会关于房产处置的紧急报告 该标题就混混淆了 请示 与 报告 两个文种的界限 因为从行文要求上看 请示 需要上级 机关明确作出批复 而 报告 则未必 该公文所述内容是需要 上级总工会就其县委县政府要求县总工会房产进行整体抵押一 事作书面答复 用 报告 文种显然是错误的 应当改为 县总 工会关于房产处置的请示 至于有的使用 关于的请示报告 将 请示 与 报告 合二为一 就更是错上加错 3 叠床架屋 主要有以下三种情形 一是公文标题中的 发文机关 要素因省略不当而造成重叠 例如 中共局党委关 于的通知 中共 是 中国共产党 的简称 再在后面出现 党 字 显属不当 正确的写法是 中共局委 二是公文标题中的 文种 要素因转发或批转环节过多而造成重叠 如 市总工会 关于转发省总工会关于转发 中华全国总工会关于加强的通知 的通知的通知 这一标题中 介词 关于 重复出现三次 转发 之前加介词 关于不符合语法习惯 文种 通知 也重复表述 依 转发性通知拟制的惯例 只需保留公文发源处的一个文种即可 因此 该标题应改为 市总工会转发中华全国总工会关于加强 的通知 三是公文标题中的 事由 部分因强调表述而造成重 叠 例如 市总工会关于申请购买公车的请示 请示 文种 即已明显蕴含向上级 申请 之意 事由 部分再用 申请 一词纯 属多余 应删除 即应改为 市总工会关于购买公车的请示 再如 市总工会关于报送 20 xx 年工作计划的报告 亦属此类 4 简而不明 即因过分追求标题表意的明确 具体而导致 拖沓冗长 如有这样一则标题 市总工会关于印发同志 在 市总工会五届六次全体委员会议上的讲话 和同志 在市总工 会五届六次全体委员会议上的工作报告 以及 市总工会 20 xx 年工作要点 的通知 长达 70 多字 极其杂乱 令人不得要 领 如果加以提炼 即可看出其中心内容是市总工会关于对五 届六次全体委员会议所涉及的 3 份文件的印发 而实际上这 3 份文件的名称完全没有必要在印发通知的标题中出现 而将其 置于正文部分加以说明即可 因此应该这样表述 市总工会 关于印发市总五届六次全体委员会议三份文件的通知 5 生造文种 即使用 党政机关公文处理工作条例 规定 以外的文种 例如 市总工会关于 金秋助学 活动开展情况的 汇报 中将 汇报 作为公文文中使用 显失规范 应改为 报告 6 随意排列 主要表现为 一是上下行字数相差过大 二 是为追求字数的匀称相等而无视词组或词组的完整性 随意将 其割裂开来 如 家具 是一个具有完整意义的词语 却被分置 两行之中 再如将 先进性教育 割裂成 先进 和 性教育 两个词 分置两行之中 四 行文关系处理不当 主要有以下六种情形 1 党政机关上下级之间相互行指令性 报告性 请示性文 种 如某局党委直接向局属各单位的行政机构发指示 某市委 向市直各行政部门发指示性通知 某局以局行政机构的名义向 市委报送工作总结 某局以行政机构名义向各分局党政组织发 紧急通知等等 前两种情况应以向局属和市直各单位的党组 党委行文为宜 第三种情况应以局党委或党组的名义向市委报 送 第四种情况应以局党政联合行文 2 上下级机关联合行文 如某县人民政府与该县安全生产 监督局联合下发 关于加强煤矿安全生产管理工作的通知 这一行文的错误在于县政府与县安全生产监督局不是平行单位 3 平行单位之间使用上行文 下行文文种 这种犯错频率 最高 如某市总工会向市财政局发送 关于解决经费的请示 按照行文规则 平行单位之间不能行 请示 或 报告 文种 也不 能使用 批复 文种 只能使用 函 即 申请函 文种 4 上级部门向没有业务指导关系的下级部门行指挥性公文 如某市总工会给各县市区卫生局行文 5 上级部门向下级机关行指令性公文 如某县教育局给各 乡镇人民政府发通知 按照行文规则 上级党委 政府的办公 厅 室 根据本级党委 政府授权 可以向下级党委 政府行文外 其他部门和单位不得向下级党委 政府发布指令性公文或在公 文中向下级党委 政府提出指令性要求 只能根据本级党委 政府授权或已有规定 答复一级机关向本部门联系 商洽或申 请批准的问题 无权作指示 下命令 6 部门内设机构对外正式行文 如某市总工会某部室以该 部门的名义给各县市区总工会行文 党政机关公文处理工作 条例 规定 部门内设机构除办公厅 室 外不得对外正式行文 五 特定提法表述不规范 1 称 国家公务员 而不称 公务员 公务员法 将 国家 公务员 统一改称 公务员 以后制定有关法规 政策性文件以 及在正式场合 均使用 公务员 这一新的法律概念 我国公务 员没有 国家公务员 和 地方公务员 之分 国家公务员 这一概 念容易引起误解 2 称 xx 计划 而不称 xx 规划 规划 的内容属于全局性 的部署 计划 是实施 规划 的具体方案 规划 是较长一个时 期的科学展望 计划 一般是全年或半年的 规划 是定方案 定规模 富于理想 展望远景 计