编辑常用之表格的规范化使用

表格的规范化表格的规范化 表格也可简称为表 是记录数据或事物分类等的一种有效表达方式 由于 表具有简洁 清晰 准确的特点 同时表的逻辑性和对比性又很强 因而表在 科技书刊和其他文献中被广泛采用 如果表格选用得合适 设计得合理 不仅 会使文章论述清楚 明白 还可收到美化版面 节省版面的效果 表格在书刊中所起的作用与插图有异曲同工之处 它们都是代替或补充了 文字叙述 对表的选择和规范化要求与插图有许多共同之处 但是 目前由于 作者的心态以及对规范化的要求不甚了解 所提供的表格往往不合适或不规范 因此作为编辑 应该在加工文稿的同时也要对表格认真 仔细地进行审理和加 工 一 表格的精选一 表格的精选 一篇文章中不是表格越多越好 而是要根据其必要性进行精选 如果能用 一两句话即可说明的内容就不必列表 比如曾经发现过某刊物给出一个表格 它列出 7 种不同的酶在 4 种不同的培养基中都呈阴性 的反应结果 其实没 有必要采用很占篇幅的表格形式 而应该用简短概括的文字叙述来代替表格 或者对这类表格进行大幅度的删繁就简的修改 如果采用了多组数据表说明同 一现象时 造成了表格本身的重复 应该选择一组最准确 最有说服力的表 而将重复的表格删除 如果文字叙述与图 表相重复 也应该只保留三者中最 合适的一种表述方式 这样才能使文章简洁 精练 有时作者所选用表格的种 类不合理 也需要编辑和作者一起商讨选用最合适的表格种类 二 表格的设计要求二 表格的设计要求 表格的设计应该科学 明确 简洁 具有自明性 表格的设计应该科学 明确 简洁 具有自明性 1 突出重点 如果没有特殊需要 不应该在表格中出现一般调查观察 实 验测定或分析计算时使用的常规性仪器 手段 材料或条件等事项说明 2 表述简洁 表格中除列出反映研究成果的重要现象参数 算式和结论外 应删除一切在研究 测试 推理 分析或运算过程中的中间步骤 环节和数据 3 科学设计 表格设计要有明确的目的性 把试验或观察研究的背景条件 比较前提和使用方法交待清楚 实测 或计算 数据和最后结果等都逐项列出 安排有序 使读者一目了然 不能把它们稀里糊涂地放到读者面前 使表格失 去应有的清晰的逻辑对比功能 三 表格形式的选取表格形式的选取 一 无线表 一 无线表 如果表格中项目和数据比较少 内容也比较简短 就可选用无线表的形式 例如某省科技期刊的分布结构 可采用无线表的形式 如表 1 所示 表表 1 无线表的形式示例无线表的形式示例 表 5 某省科技期刊的分布结构 期刊类别 分布结构 指导类和检索类 4 学术类 16 技术类 31 科普类 49 有些刊物把内容众多 占有半页 甚至于超过 1 页的大型表格也采用无线 表的形式 显然是不合适的 因为内容过多的无线表格式不便于排版和校对 也不利于阅读时进行对比分析 二 系统表系统表 对于表述隶属关系的多层次事项 应该采用系统表的形式 在科技书刊中 系统表用得比较多 系统表的形式如表 2 所示 表表 2 系统表示例系统表示例 表 6 实数的组成 三 卡线表 三 卡线表 通常 大量使用的是卡线表 卡线表的功能比较齐全 多数表格内容都 可采用卡线表的形式加以表述 卡线表的典型形式如表 3 所示 卡线表各组成要素的名称如图 1 所示 表表 3 卡线表的传统形式示例卡线表的传统形式示例 表 2 电算结果 图图1 传统卡线表的构成要素传统卡线表的构成要素 卡线表中 横向各栏之间用栏线隔开 竖向各栏之间用行线隔开 在表身中形 成许多小方格 将各种数据和事项分别填入它们应在的方格内 栏头 俗称斜角 有 1 条斜线 在斜线的右上方用最简单的词语标明横向栏目的属性和特征 斜线 左下方则标明竖向栏目的属性和特征 卡线表的各项数据之间分隔得很清楚 隶属关系一一对应 读起来不易 串行 排版也可排得很紧凑 但其缺点是横线和竖线多 而且栏头有斜线 显 得繁杂 不简练 所以 现在国际上和国内科技编辑界都推荐使用三线表 四 推荐使用三线表四 推荐使用三线表 三线表是卡线表的一种 是一般卡线表经简化和改造而成的 它以卡线表 为基础 栏头取消了斜线 省略了横 竖分隔线 即行线和栏线 通常一个表 只有 3 条线 即顶线 底线和栏目线 三线表 由此而得名 其中顶线和底线为 粗线 排版时俗称 反线 栏目线为细线 排版时俗称 正线 如将表 3 的卡 线表形式改造为三线表后 即如表 4 所示的三线表形式 当然 三线表其实并不一定只有 3 条线 必要时可加辅助线 但无论加多 少条辅助线 仍称作三线表 在表 5 中 项目栏内的 4 条横线和表身中的 1 条横线 都叫做三线表的辅 助线 无论卡线表的栏头多么复杂 只要精心安排 都能实现卡线表向三线表的 用文字叙述 大棚第1次采收时间为12月5日 比对照提前5天 最后一次 采收时间为3月28日 比对照延迟采收7天 亩产量4682kg 比对照增产 1339kg 增产40 1 亩产值9564元 比对照增加3078元 增效38 1 表表4 秸秆生物反应堆对番茄的增产效果秸秆生物反应堆对番茄的增产效果 6486 3343 3 21 12 10对照 38 162040 13078956413394682 73 28512 5大棚 比 c k 成本 元 比 c k 元比 c k 比 c k 比 c k 时间 月 日 增效 增产 产值产量最后1次收获 时间 第1次收获时 间 处理 合理转化 三线表保留了传统卡线表的几乎全部功能 却克服了传统卡线表的缺点 而且还增强了表格的简洁性 所以 科技书刊中应当普遍采用三线表 表表 5 三线表的形式示例三线表的形式示例 三线表各组成要素的名称如图 2 所示 图图2 2 三线表的构成要素三线表的构成要素 五 三线表的规范格式五 三线表的规范格式 一 一 表序与表题表序与表题 表序即表格的序号 对论文 表序按表格在文中出现的先后用从 1 开始的 阿拉伯数字连续编号 如 表 1 表 2 等 如果一篇论文中只有 1 个表格 则 表序编为 表 1 对图书 表序可按章甚至节连续编号 章号与表号间用半字 线 或小圆点 连接 如第 2 章中的表其表序编为 表 2 1 或 表 2 1 等 如 果该章只有 1 个表 则表序编为 表 2 1 或 表 2 1 表题指表格的名称 拟定表题的要求与文章题名类似 即表题应准确得体 能确切反映表格的特定内容 简短精炼 要避免用泛指性的词语做表题 如 数据表 对比表 参量变化表 计算结果 等 这样一些表题缺乏专指性 不便理解 每个表格必须有表序和表题 表序与表题之间留 1 个汉字的空格 其间不用任何点号 表序和表题排在顶线的上方 对整个表格左右居中 其总体长度不宜超过 表格的宽度 若表题字数太多则应转行排 二 项目栏 二 项目栏 项目栏指表格顶线与栏目线之间的部分 项目栏中一般要放置多个 栏目 所谓栏目 就是该栏的名称 它反映了表身中该栏信息的特征或属性 其中 有的栏目相当于插图中的标目 由量的名称或符号和单位组成 量的名称或符 号与单位符号之间用斜线 相隔 如 速度 m s 1 或 v m s 1 等 三线表中的栏目有单层次的 也有多层次的 多层次的栏目彼此之间要用 辅助线隔开 参见表 5 三 表身 三 表身 三线表内底线以上 栏目线以下的部分叫做表身 它容纳了表格内的大 部分或绝大部分信息 是表格的主体 1 表身内的数字一般不带单位 百分数也不带百分号 应把单位符号和 百分号等归并在栏目 标目 中 如果表格内全部栏目中的单位均相同 指包括词 头在内的整个单位都一样 则可把共同的单位提出来标示在表格顶线上方的右 端 右缩 1 个汉字的空格 不加 单位 二字 2 表身中同一栏各行的数值一般都处在共同的标目之下 应以个数位 或小 数点 或者以 等符号为准上下对齐 而且有效位数应相等 同一栏的数值 处在不同的标目下 不要求上下对齐 可各自相对栏宽居中排 3 上下左右相邻栏内的文字或数字相同时 应重复写出 不可使用 同上 同左 或 ibid loc cit op cit 等字样或 符号代替 但可采用共 用栏的方式处理 表身中的数据书写应规范 小数点前的 0 不能省略 小数点前或后每 隔 3 位数都应留适当间隙 4 表身中无数字的栏内 应区别情况对待 不能不顾缘由轻易写 0 或画 线等填空 GB 7713 87 的规定 表内 空白 代表未测或无此项 或 因 可能与代表阴性反应相混 代表未发现 0 代表实测结果为零 5 表身中如果信息量较大 行数很多时 为了便于读者阅读 查找数据 可有规律地每隔数行加 1 条辅助线分隔开 或每隔数行留出一较大的行空 四 表注 四 表注 一般表格中的内容尽管已经比较丰富 但由于格式规整 表达简练 格式 化要求很高 这样 表格中的某些内容就常常需要注释 补充 整个表格有时 也需要作总体说明 有关标准规定 必要时 应将表中的符号 标记 代码 以及需要说明的 事项 以最简练的文字 横排于表题下作为表注 也可附注于表下 如果表注不是 1 条 则可给每条表注编上序号 顺序排在表下 六 特殊表格的技术处理六 特殊表格的技术处理 一个表格应尽量保持形体完整 没有特殊需要 不要分割成两部分或更 多部分 表格的编排一般应随文列出 要紧接在第 1 次提到它的文字段后面 应该尽量与涉及的文字段在同一个段落 或编排在同一个页码上 以便于阅读 有时由于表格较大 或限于文章结构 也可以把表格编排在涉及的文字段稍后 的地方 这时仍应该争取与涉及的文字段放在同一章节中 作者提供的表格经 常会超过版心的界限 而内容又无法压缩 只能在排版时进行技术处理 下面 将可能出现的情况及其处理办法作一简介 一 续表 一 续表 如果一个表格宽度不超版心 而长度在一页内排不下时 则可以采用续 表的形式排版 办法是在该表出现的页上选合适的行线处断开 用细线封底 而在次页上重排表头 以便于阅读 并在表头上加注 续表 字样 表序和表 题则可省略 二 卧排表 二 卧排表 如果一个表格宽度超过版心而长度小于版心 则可考虑选用卧排的形式 排版 卧排表的正确方位应是 顶左底右 即表顶朝左 表底朝右 不管表 格是在双页码上还是在单页码上都如此 如果卧排的表也很长 也可以采用续 表的办法解决 三 对页表对页表 也称合页表也称合页表 如果表的宽度相当于 2 个版心宽时 则可以把该表格跨排在 2 个相邻的 页码上 对页表应从双页码起排 即采用 双跨单 的排法 如图 3 所示 这 样才能保证该表格处在同一视面内 图图3 对页表的形式对页表的形式 四 插页表 四 插页表 如果一个表格的宽度 长度都超过版心很多 上述的几种办法都不能解决 时 只好采用插页表 插页表不受版心的限制 根据表格的实际大小决定印制 的尺寸 将表格单独印好后插装在它所属的 2 个页码之间 由于该插页表尺寸 大于开本 因此需要折叠成在开本尺寸之内 这种插页表最好不用 因为装订时很麻烦 而且容易装错位置 此外 读 者经常翻阅时 折口处很容易断开 五 横表分段 五 横表分段 当表格横向项目过多而竖向项目较少时 可把表格从宽度方向切断 然后 转排成上下叠置的 2 段 3 段或更多段 段与段之间用双细线 正线 分隔开 每 段的竖向栏目应当重复排出 如表 6 所示 六 竖表转栏 六 竖表转栏 当表格竖向项目过多而横向项目较少时 可把表格从长度方向切断 然后 平行地转排成 2 幅或 3 幅 幅与幅之间用双细线 正线 分隔开 每幅的横向栏 目应当重复排出 如表 7 所示 表表7 竖表转栏示例竖表转栏示例 七 表中图形的处理 七 表中图形的处理 有时候表格中夹带有图 如图形大小与表格结构相匹配 问题就自然解决 但如果图形较大 或者形状过扁或过高 表格中相应位置上容纳不下或占的版 面太多 则可采用脚注的办法解决 如表 8 所示 表表8 表中图形由脚注表达示例表中图形由脚注表达示例 总之 虽然有些特殊的表格都能在排版时得到较好的处理 但仍希望作者 最好把表格设计得简单一些 能去掉的栏目尽量删除 或