集团经济合同管理规定(草案)

1 安安徽徽美美邦邦集集团团文文件件 集团行字集团行字 2012 001 2012 001 号号 经济合同管理规定经济合同管理规定 第一章第一章 总则总则 第一条 为了规范集团及集团各公司的经济行为 预防风险 维护集团的合 法权益 根据 合同法 结合集团的实际情况 特制定本规定 第二条 集团经济合同实行 统一管理 分级负责 的原则 坚持 事前防 范 事中控制 事后跟踪 的方针 第三条 集团行政管理中心负责集团经济合同的统一管理工作 集团各公司 负责本单位经济合同的管理工作 第四条 本规定适用于集团各部门及各公司 第二章第二章 基本规定基本规定 第五条 本规定所称的经济合同包括但不限于各类购销合同 技术合同 建 设工程合同 广告合同 借款合同 租赁合同等经济类合同或协议 以及各类 冠以 合约 合同 协议 契约 订单 备忘录 意向书 报价单 等名称的 书面或其它形式的文件 劳动合同 外贸购销合同以及其他非经济类合同不适 用本制度 第六条 本规定所称重大经济合同是指 一 标的额在 10 万元以上 含 10 万元 的采购 销售 广告 咨询 技术 工程建设等各类经济合同 二 联营 合资 合作合同 三 担保合同 四 投融资合同 五 其他签订和履行将对集团经营产生重要影响的合同 第七条 本规定所称一般合同是指除本制度规定的重大合同以外的合同 第八条 除即时清结或标的额低于 1 万元 含 交易外 集团各公司在对 外经济活动中必须订立经济合同 且均应采用书面形式 利用数据电文和电子 2 邮件订立合同的 应当采用书面形式确认 第九条 除非重大经济合同 集团各公司的一般经济合同均由本公司相关人 员进行会签 本公司总经理 负责人 在集团董事长授权范围内批准 超出授 权范围的 由集团董事长批准 第十条 合同会签是指按照规定由相关人员进行合同审查 并在会签单上签 字批准的程序 未经会签 相关人员不得在合同书上签字 合同专用章管理人 员不得盖章 财务部门不得结算 第三章第三章 职责与权限职责与权限 第十一条 集团行政管理中心是集团经济合同管理的主管部门 全面负责集 团各类经济合同的管理 主要职责有 一 制定和修订经济合同管理制度 定期汇总经济合同管理信息 对经济 合同管理提出改进意见 二 负责集团重大经济合同的跟踪管理 监督和检查 三 审查集团各单位合同会签程序 监督 检查集团各单位经济合同订立 履行 管理等情况进行跟踪监督 四 规范合同签约行为 参与集团重大合同 协议等法律文书的起草 修 改和公证等工作 第十二条 集团各公司行政部是本单位合同管理的责任部门 主要职责是 一 根据集团经济合同管理制度制订本单位合同管理实施细则 明确本 单位经济合同的会签程序 二 组织本单位开展 合同法 和相关国家法律法规及集团经济合同管 理制度的学习 宣传和贯彻落实 三 负责本单位合同专用章的管理 经济合同的建档管理 四 参与本单位经济合同的谈判 签约 起草或参与起草本单位一般的 经济合同 跟踪监督本单位经济合同的履行情况 五 办理本单位合同的会签 定期编制本单位合同统计报表并报集团行 政管理中心备案 第十三条 集团各公司总经理 负责人 的职责 一 审查批准本单位经济合同管理细则 3 二 在授权范围内审查批准 签署本单位各类一般经济合同 并承担经 济责任和法律责任 三 参与与本单位相关的重大经济合同的审核论证并签署意见 第十四条 集团法律顾问的职责 负责提供有关法律法规的咨询 参与重大 合同的拟定 审查合同条款 内容的合法性 严密性 可行性 并提出法律意 见和建议 协助解决合同纠纷 第四章第四章 合同的起草合同的起草 第十五条 合同起草前主办部门应指派有业务经验 知识的人员与对方就签 约项目进行接洽 磋商 并对谈判要点 双方意向等情况作记录 以供合同起 草和合同审查时参考 第十六条 合同经办人在签订合同前应进行合同审核 论证 包括项目可行 性 履约风险 履约能力 合同主体资信 委托代理人资格 合同的合法性 与本单位服务经营和偿债能力的适应性 合同条款的完备性 合同文本的用词 合同的形式 违约责任条款等 第十七条 凡国家或本公司有标准或示范文本的 应当优先适用 并应按照 标准文本或示范文本的要求填写 第十八条 如无国家或本公司标准示范合同文本 合同的起草工作应争取由 己方或以己方为主承担 语言应严谨 简练 准确 条款齐全 权利义务清楚 第十九条 起草合同应做到基本条款完备 权利义务平等 文字明晰无歧义 合同的主要条款应包括签约主体 标的 数量 质量 价款及其支付方式和付 款期限 履行方式和期限 检验方式和期限 权利与义务 合同的生效 变更 和解除的条件 违约责任 争议解决方式等 如涉及保密 担保等事项 应增 补相应的条款或另行签署补充协议 第二十条 合同条款中产品名称应具体写明牌号 商标 生产厂家 型号 规格 等级 花色 是否成套产品等 技术质量要求要明确 具体 数量要明 确计量单位 计量方法 及自然损耗率等 运输方式及运费负责应具体明确 交 提 货期限 地点及验收方法应明确 价格必须执行现行的国家定价或国 家指导价 市场调节价 违约责任有法定违约金的按规定写明 法律没规定或 规定不具体的 应具体写明约定的违约金数额 比例及计算方法 争议解决条 4 款中应力争产生合同纠纷时由我方所在地的人民法院管辖 第五章第五章 合同的审查合同的审查 第二十一条 集团各公司应实行经济合同会签制度 各公司一般经济合同会 签程序和合同履行办法由本单位制定 并报集团行政管理中心备案 重大经济 合同的会签程序由本制度规定 第二十二条 合同涉及职权或专业知识的 须附带相关部门会审意见 审查 要点如下 一 合同的合法性 包括 合同内容是否符合国家法律 政策规定 二 合同的严密性 包括 合同应具备的条款是否齐全 当事人双方的 权利 义务是否具体 明确 文字表述是否确切无误 三 合同的可行性 包括 当事人双方特别是对方是否具备履行合同的 能力 条件 预计取得的经济效益和可能承担的风险 合同非正常履行时可能 受到的经济损失 第二十三条 审核意见应明确 具体 禁止使用 原则同意 基本可行 等模糊性语言 一旦使用 视为未对合同审核 第二十四条 主办部门经办人向有关部门提交合同草案时 应预留 1 2 个 含本数 完整工作日供其审核 各审核部门遇特殊情况需延长审核时间时 向主 办部门经办人说明情况后可以适当延长 但延长后累计审核时间最长不得超过 5 个 含本数 完整工作日 重大合同的审核时限累计最长不应超过 10 个 含本数 完整工作日 第二十五条 审核部门在审核合同草案时 发现重大错误 遗漏 不妥时 应 在审核意见中予以明确并提出修改意见 连同全部文件资料退还经办人 第二十六条 经办人修改之后应重新提请审核 审核期限重新计算 各审核 部门须及时地提出审核意见 不得拖延 第二十七条 合同对方当事人履约能力或资信状况有瑕疵的 不应与其签订 合同 必须签订合同时 应要求其提供有效的担保 其中 以保证形式做出的担 保 其担保人必须是具有代偿能力的独立经济实体 并应对担保人进行必要的审 查 第六章第六章 合同的签订合同的签订 5 第二十八条 除集团董事长授权外 任何部门或个人未经授权不得擅自以 集团某公司名义对外签约 第二十九条 集团董事长可以书面授权各公司总经理 负责人 或其他合 同经办人在日常经营管理中对外代表公司签订合同 集团根据各公司规模 经 营范围等明确各公司对外签订合同的权限 授权委托书必须有明确的授权范围 和授权期限 禁止使用 全权代理 一类的文字 第三十条 集团各公司对外签订合同一律使用合同专用章 并在合同结尾 处注明合同的有效期限 第七章第七章 合同的履行合同的履行 第三十一条 履行合同要体现诚信原则 要全面执行合同条款 确保合同双 方合法权益适时适地得到实现 第三十二条 已生效的合同由主办部门负责履行 主办部门负责人是合同履行 管理的第一责任人 主办部门应该责成经办人负责跟踪合同的履行 根据合同的 性质 目的和交易习惯履行通知 协助等义务 第三十三条 合同履行涉及公司多个部门或其他公司的 主办部门经办人应 当及时 准确地向有关部门或公司发出合同履行协助通知 告知合同履行时需要 协助的内容 有关部门或单位应予以积极配合 第三十四条 合同履行如遇障碍 履行单位应及时将情况报告集团行政管理 中心和本单位领导 以便及时采取应对措施 确保合同顺利履行 最大限度地 保证集团合法权益的实现 第三十五条 在履行合同的过程中 如出现情况变化 确需变更 转让 解 除已订立的合同 合同主办部门应当按原审核程序履行手续 并及时书面通知 对方并订立变更协议或取得书面认可 第三十六条 对于办理登记手续的合同或者已经公证的合同 变更协议应送 原登记或公证机关审查 备案 原合同如有担保条款的 应及时通知原保证人 由其决定是否继续承担保证义务 第三十七条 出现合同纠纷时 除自身能够处理并有能力承担责任的以外 应及时书面报告集团行政管理中心 由法律顾问负责处理 对需提起仲裁或诉 讼的 应由集团领导决定 确定代理人 法律顾问协助处理 6 第八章第八章 重大合同会签重大合同会签 第三十八条 重大合同会签程序 经办人起草并初步审查合同文本 经办单位领导审查对方当事人的主体 资格 资信情况 核实对方提供的有关文件资料 填写合同会签单 集团 行政管理中心审查并签署意见 法律顾问审查并签署意见 集团董事长审 批 签订合同 签字 盖章 第三十九条 凡对外签订的重大经济合同 必须经法律顾问审核 未经审核 相关人员不得签字 财务部不得结算 第九章第九章 合同档案管理合同档案管理 第四十条 集团经济合同管理中的任何一级 都应认真做好经济合同管理的 基础工作 建立合同档案 包括编号 签收记录 履行情况的记录 变更 解 除合同或协议 包括信件 电邮等 必须妥善保管 第四十一条 集团各单位签订的所有重大经济合同皆须报集团行政管理中心 归档 第四十二条 各类经济合同的保管期限以及销毁办法由集团档案管理制度规 定 第十章第十章 合同报表合同报表 第四十三条 集团各公司行政部门必须在每月 10 日前将本单位上月签订的 全部经济合同进行汇总统计 报集团行政管理中心 第四十四条 合同报表应包括以下内容 一 合同名称 二 合同标的 金额 三 签订时间 四 履行期限 五 我方经办单位及人员 六 履行情况 已付款 未付款 已收款 未收款 七 合同纠纷 有 无及处理情况 7 八 其他事项 第十一章第十一章 责任追究与奖惩责任追究与奖惩 第四十五条 对于因合同内容出现失误或者有关人员违反本制度导致集团遭 受损失的 集团将根据职 权 责相统一的原则追究相关人员的责任 根据情 节轻重 给予责任人以纪律处分 第四十六条 对有下列行为的人员 集团有权要求其承担赔偿责任 涉及违 法犯罪的 移交司法机关处置 一 滥用职权 合同经办人 授权代理人没有授权 超越授权或授权终止 后以被代理人名义承办 签订合同致使集团蒙受损失的 二 借承办 签订合同谋取个人利益 合同经办人 授权代理人借承办 签订合同而谋取个人利益的 致使集团遭受损失的 三 提交虚假信息 因隐瞒或提供虚假信息 或提交审核的文件不真实 不准确而造成集团损失的 四 怠于行使权利或履行义务 负责实际履行合同的合同经办人因怠于行 使权利或履行义务 致使集团蒙受损失的 五 疏于防止损失扩大 合同另一方当事人违约后 负责实际履行合同的 合同经办人没有采取适当措施致使集团损失扩大的 六 泄露秘密 合同各相关人员 负责洽谈 草拟 审核 签订 履行 保管合同等人员 泄露合同秘密给第三人的 致使集团遭受损失的 七 遗失合同资料 合同经办人遗失合同文本或相关资料 没有及时向相 关主管