高速公路客服服务规范.ppt

高速公路客服服务规范 目录 目录 目录 第一部分客服的目的 意义 什么是客户服务 客户服务的意义 什么是客服服务 在合适的时间 合适的地点 用合适的语言 通过合适的渠道和方式 用合适的产品或服务满足客户的合理需要 客户服务的意义 客户服务是单位对外联系的窗口 是联系客户的桥梁 只有站在客户的角度去看待问题 解决问题 公众满意度才会提高 因此客户服务对树立单位品牌形象有至关重要的作用 目录 第二部分受理范围及处理流程 受理范围 处理流程 一 咨询类 行车线路 里程 出入站点 周边省市旅游线路 资费标准 服务区 路况 天气 重要旅游资源 相关政策法律咨询 客服服务热线受理范围 客服服务热线受理范围 二 协助救援类 交通事故 车辆故障 其它 110 119 120 机械故障 轮胎爆胎 缺油缺水 其它 乘客掉车 其它 客服服务热线受理范围 三 投诉受理 投诉受理类 服务态度 资费标准 清障施救 收费争议 车型争议 标识类 目录 第三部分服务礼仪及流程 服务礼仪的含义 服务用语与禁语 服务用语范例 接打电话基本礼仪 服务礼仪的含义 一 服务礼仪的重要性 客户服务不能面对面的交流 因此我们要给客户体现出专业的声音形象 通过声音传递你的服务的态度 说话的方式 内容和技巧是衡量一名客服人员基本素质的标准 服务礼仪 二 服务礼仪的意义有助于提高客服代表的个人素质 有助于更好地对客户表示尊重 有助于提升服务水平与服务质量 有助于塑造并维护湖北高速的窗口形象 接打电话基本礼仪 基本原则1 本着词语达意简洁 语言清晰准确的原则 2 电话主要为受理工作相关内容及信息上传下达之用的原则 收费人员接听或拨打工作电话 对讲机 时 应咬字清晰 音量 语速 语调适中 节假日期间应使用节日问候语及情景问候语 接打电话基本礼仪 一 接听电话1 接听电话前 应准备好笔纸 以便记录相关信息 电话铃声响过2 3声 接听电话为最佳 2 来电接通后 热情微笑问好 主动自报单位 问询对方身份及需要帮助的事项 3 听清来电目的 重复来电要点 对紧急求助或紧急通知类的来电 应记录来电者姓名 联系方式 以及与来电事项相关的时间 地点 人员 要求等要素 4 遇紧急求助等特殊电话 应提醒对方做好安全防范工作 人员应转移到路侧防撞钢板以外或其它安全区域等待援助 接打电话基本礼仪 二 拨打电话1 打电话前做好相关准备工作 想好要讲的内容 通话时言简意赅 2 去电接通后 微笑着向接听人问好 主动自报单位 并将去电目的向接听人说明清楚 3 通话完毕后 应等客户 职位高者 年长者先挂电话 1 服务用语常用称呼 先生 女士 小姐 您 我们 等 常用礼貌用语 请 对不起 谢谢 再见 很抱歉 不用客气 等 2 服务禁语常见禁用词喂 什么 不知道 应该 好像 不可能服务禁用语气举例反问语气质问语气机械语气散漫语气愤怒语气讽刺语气 用语及禁语 客服服务礼仪 问候 您好 很高兴为您服务 请问有什么可帮您 如遇重大节日 则可报节日问候语 例 新年好 很高兴为您服务 请问有什么可以帮您 同意客户的意见 是 感谢您提供的宝贵意见 我们会向上级部门反映 业务处理 我马上为您处理 很抱歉 因您所反映的问题需交由相关部门处理 请允许我们稍后回复您 查询 请您稍等 我帮您查询 征求意见 您看 这样行吗 道歉 请原谅 客服服务礼仪 感谢 谢谢您 感谢您 拒绝 我能做的是 这个问题请致电 他们将会帮助您 约定 请问您什么时候方便 我们再与您联系 询问 请问我有什么可以帮您的吗 请问 获取用户资料 请问您贵姓 方便告诉我您的姓名吗 请问您怎么称呼 请问 用户的联系电话 承诺 我会尽力在 给您一个合理的回复 人员的基本要求 掌握收费政策文件 理解文件内涵 掌握收费现场操作流程和特情处置方式 掌握高速公路法律法规以及行业管理规范 掌握高速公路安全管理以及救援知识 掌握高速公路车主求助 救援处理方法和流程 客服人员的容易忽视方面 对自己不清楚的事件进行推诿 敷衍和搪塞 在对方语气强硬时容易语气冲动 造成矛盾升级 对自身不了解的政策或知识 回答过于随意 不遵循客观事实 在受理投诉事件时处理过于草率 不尊重客户意见 技巧 知识 x态度x习惯 表现 良好习惯 客服技巧 正面心态 专业知识 成功要素 技能要求 简单明了 思维敏捷 目录 第四部分投诉受理 投诉产生的原因 投诉处理规范及原则 常见投诉问题回复要点 客户投诉的目的 投诉产生的原因 最根本的原因是客户没有得到他所预期的服务 实际情况与客户期望的有差距 投诉的目的 客户希望他们的问题得到重视 能得到相关人员的热情接待获得优质服务 最终能使他们所遇到的问题得到圆满的解决 投诉处理流程 湖北省高速公路96576服务热线投诉受理单 投诉服务处理规范 一 记录投诉内容受理人应耐心倾听 并详细记录投诉时间 投诉内容 包括投诉类型 被投诉的单位 相关人员的工号及姓名 车辆牌号及车型 事件发生的时间及经过 投诉人的诉求等 投诉人姓名及其联系方式等 二 确定投诉受理部门依据客户投诉的内容 迅速确定责任单位和部门 明确具体的受理主体 及时转达投诉详情 并拟定回复时限 三 调查处理并回访投诉受理部门接到投诉信息后 应迅速了解情况 调查取证 做出明确判断 并及时向投诉方和上一级投诉管理部门反馈调查处理情况 如投诉并不成立 应委婉地向投诉方解释事实真相和相关的政策依据 以取得客户的谅解 消除误会 如投诉成立 应以事实为基础 结合客户的投诉要求和相关的管理制度作出处理决定 消除负面影响 投诉管理部门应定期对投诉事件进行跟踪回访 了解投诉者对处理结果的满意度 投诉服务处理规范 四 分析总结并存档对受理的各类投诉应及时记录 定期统计 分析 总结和通报 并按时间 类别进行存档 为不断完善收费管理 提高服务质量提供依据 投诉服务处理规范 投诉处理原则 1 首问责任制的原则 客服人员必须做到 谁受理谁反馈 即由工作人员负责跟踪投诉处理过程和反馈 实施受理 跟踪 反馈一条龙的投诉处理方式 2 不推卸责任的原则 相关部门接到转来的客户投诉后 必须认真对待 详细填写投诉处理单并在单位负责人签章栏须由相关领导签字或盖章 做到每个环节的处理人员都尽职尽责 不推卸责任 各单位值班人员必须尽到受理后立即核查的责任 真正做到主动为客服人员排忧解难 不能将不确定或无法面对客户的结果交给客服值班人员 投诉处理原则 投诉处理原则 3 积极配合的原则 凡是要求配合的部门必须给予快速的积极响应 不得以任何理由进行推托或延迟答复时限 有特殊情况必须向受理部门说明原因 并明确答复时限 投诉处理原则 4 公平 公正 公开 合理的原则 接受投诉处理时 应认真倾听 对来电来访人员表示感谢和道歉 接受后要迅速处理 让司乘满意 投诉处理后应认真总结投诉案例 为收费管理工作提出合理的改进建议 常见投诉问题回复要点 绿色通道问题回复要点 一是收费站是否给您查阅了交通运输部绿色通道政策文件及免费目录文件 您装载的货物如不在免征 目录 之内 是不能免费的 我们必须维护国家利益 坚持执行国家政策 二是货物是否免费 我们主要以现场工作人员的查验及判定为准 也请您配合我们工作 三是如果您对政策的制定仍然有异议的 您可以向高速公路的行业指导单位进行咨询 座位数 收费标准问题回复要点 目前我省高速公路执行的收费标准中 对小型客货车实行 1类车 2类车 区别收费 大部分高速公路 如京珠 汉十 汉宜 武黄 黄黄 武汉绕城 随岳等 1类车 2类车 的收费标准都是一样的 均为0 44元 车公里 只有在通行少数桥隧比例较高的路段 如荆东 荆州大桥与襄荆高速连接线 汉蔡 十漫 鄂西高速和长江大桥 时 1类车 2类车 的收费标准才会有所区别 您所通行的 高速 正属于桥隧比例较高的路段之一 因此通行费用才会有所区别 另外 路网内所有高速公路的收费标准的制定是必须符合国家相关政策规定 必须通过省政府 省财政厅 省交通厅 省物价局等相关部门的批复 方可执行 我们的每个收费站广场内均有该路段的收费标准批复文件 可以供您查阅 再次感谢您对我们工作的支持和理解 常见投诉问题回复要点 称重问题回复要点 收费站是否给您出示了省计量局出具的称台检测证书 是否在有效期内 如果您已经查看了 是符合规定的 需要为您解释下 由于湖北省内各收费站使用的称重设备均为动态轴重仪 与静态称重设备相比 会存在一定的误差 可能偏重或偏轻 这个误差与现场的地理环境 车道有无坡度 弯度等 司机的操作方式 如在称台上加减速 刹车等 行车线路 如走S型 以及装载货物的特征 如液体和质地松散的货物会在行车中产生晃动或振动 等都有关系 所以在收费站我们会有标牌提示您在通过称台时 要以5公里 小时的速度匀速直线行驶 这样的称重是比较准确的 根据国家计量检定规程的规定 在正常的称重条件下 动态称重偏差控制在 2 5 以内的设备 就是符合要求的 因此 请您给予理解 常见投诉问题回复要点 票据问题回复要点 由于全省高速公路通行费票据改版更换导致出现这样的问题 给您造成不便 请您原谅 请您留下您的姓名及联系方式 会迅速通知相关单位为您及时