零售业财务管理制度

归口部门 归口部门 财务部财务部 财务管理制度 编号 第第 1 1 页页 共 14 页 财务管理制度财务管理制度 目录目录 第一章 总则 2 第二章 财务人员岗位职责 2 第三章 财务工作管理 3 第四章 现金管理 4 第五章 银行存款管理 5 第六章 往来账管理制度 6 第七章 库存的管理 8 第八章 固定资产与低值易耗品管理 9 第九章 会计档案管理 10 第十章 款项支出与审批制度 10 第十一章 收银管理 11 第十二章 会计监督 12 第十三章 附则 13 归口部门 归口部门 财务部财务部 财务管理制度 编号 第第 2 2 页页 共 14 页 第一章第一章 总则总则 第一条 目的 为加强公司的财务工作 发挥财务在公司经营管理和提高经济效益中的作用 特制定本规定 第二条 公司财务部门的职能 1 认真贯彻执行国家有关的财务管理制度 2 建立健全财务管理的各种规章制度 编制财务计划 加强经营核算管理 反映 分析财务计划的执 行情况 检查监督财务纪律 3 积极为经营管理服务 促进公司取得较好的经济效益 4 厉行节约 合理使用资金 5 合理分配公司收入 6 了解有关机构及财政 税收 银行部门 检查财务工作 主动提供有关资料 如实反映有关情况 7 完成公司交待的其他工作 第三条 公司的财务部由财务经理 会计 出纳组成 第四条 公司各部门和职员办理财务事务 须遵守本规定 第二章第二章 财务人员岗位职责财务人员岗位职责 第一条 财务经理岗位职责 1 编制和执行公司各项预算 包括财务收支预算 费用预算 资金预算等 并对各项预算的执行进行 监控 分析 报告 2 进行成本费用预算的控制 分析 考核 督促有关部门降低消耗 节约费用 3 建立健全经济核算制度 利用财务会计资料进行经济活动分析 4 负责公司资金调配与管理工作 合理筹措安排 确保资金按秩序流动 5 确保会计制度以及内部规章制度的贯彻执行 6 负责财务相关业务流程及制度的制定及传达工作 7 负责部门内部人员工作移交的监督 8 负责组织 安排财务人员的业务学习和培训 9 承办董事会及上级领导交付的其他事项 第二条 会计人员岗位职责 1 按照 会计法 会计制度等相关规章及公司的有关财务制度的规定进行账务处理 做到手续完备 数字准确 账目清楚 归口部门 归口部门 财务部财务部 财务管理制度 编号 第第 3 3 页页 共 14 页 2 对本公司的财务状况进行分析 3 妥善保管会计凭证 会计账簿 会计报表及其他会计资料 4 承办公司领导交付的其他工作 第三条 出纳人员岗位职责 1 严格执行现金管理制度及银行存款管理制度 2 严格按照款项支出与审批制度审核货币资金的收支业务 对符合财经法规及审批程序的合理合法的支 出方可办理支付手续 3 及时登记现金和银行存款日记账 按时结账 定期与总账及会计报表进行核对 4 现金做到日清月结 定期定时盘点 要做到账实相符 5 认真做好与银行对账及银行余额调节表工作 6 严格执行库存现金限额 超过部分必须及时送存银行 7 严格支票管理制度 编制支票使用手续 使用支票时须经有关领导签字后方可使用 8 配合会计做好各种财务处理工作 9 完成公司领导交办的其他工作 第三章第三章 财务工作管理财务工作管理 第一条第一条 会计年度自公历一月一日起至十二月三十一日止 会计核算以人民币为记账本位币 第二条 会计凭证 会计账簿 会计报表和其他会计资料必须真实 准确 完整 并附合会计制度的规定 并保证会计指标的口径一致 相互可比和会计处理方法的前后各期相一致 第三条 财务工作人员办理会计事项必须填制或取得原始凭证 并根据原始凭证编制记账凭证 1 自制原始凭证必须有经办人和经办单位领导人或指定人签名或盖章 2 取得的原始凭证必须盖有填制单位的印章 3 购买实物的原始凭证必须有验收入库手续 4 原始凭证须以记账联为报销凭证且不得涂改 挖补 5 原始凭证填有大 小写的 大小写金额必须相符 6 一式几联的原始凭证 应当注明各联的用途 只能以一联作为报销凭证 7 填制记账凭证的内容必须具备 A 记账凭证统一使用转账凭证 凭证的日期 编号 业务内容 科目 金额 所附原始凭证的张数 大写 制证人 审核人 会计主管的签名或盖章 B 填制记账凭证时 要对记账凭证连续编号 C 记账凭证必须附有原始凭证 除结账凭证外 更正错误的凭证要求填写更正单 部门经理签字后 归口部门 归口部门 财务部财务部 财务管理制度 编号 第第 4 4 页页 共 14 页 方可更正 D 记账凭证的字迹必须清晰工整 第四条 财务工作人员对不真实 不合法的原始凭证不予受理 对记载不准确 不完整的原始凭证予以退 回 要求更正补充 第五条 财务工作人员应根据账簿记录编制会计报表 会计报表每月由会计编制并上报一次 会计报表须 由会计盖章 第六条 财务工作人员发现账簿记录与实物款项不符时 应及时向总经理或主管经理书面报告 查明原因 及时处理 第七条 财务工作人员每月应将往来账户核对清楚 对遗留问题应主动去解决 解决不了的应及时上报财 务经理处理 第八条 财务工作人员调动或者离职 必须与接管人办清交接手续 对所接收的内容须做到心中有数 交接手续应有财务负责人监交 第九条 财务工作人员不允许随意开 清各种银行户头和存折 第十条 会计职业人员应当遵守职业道德 树立良好的职业品质 严谨的工作作风 严守工作纪律 努 力提高工作效率和工作质量 第四章第四章 现金管理现金管理 公司现金只设 现金 一个科目 公司的现金实行收支两条线原则 第一条 现金收入管理 1 现金收入的主要来源 指用现金直接介入财务部出纳的业务活动 主要有 门店营业款直接介 入 个人借款归还 用现金支票银行提取现金的收入 2 现金收入的手续要求 出纳对每笔现金收入先进行清点数额及真伪辨别然后备查台账登记 再开 具财务收据 收据一式三联 需要用现金支票从银行提取现金 首先要经财务负责人同意 一次性提取现金 不能超过 1 万 超过 1 万需向总经理审批 3 现金收入的账务处理 出纳对每笔现金收入业务应逐笔登记现金日记账 做到日清月结 账款相 符 第二条 现金支出的管理 1 公司原则上不应支持现金付款业务 除另有规定除外 2 费用报销支出 出纳必须凭符合公司 费用报销和审批程序 的财务规定及有效原始凭证 自制 报销凭据进行现金报销 每次报销时应当面点清现金 然后必须在费用报销单上加盖 现金付讫 章 3 现金支出的账务处理 出纳对每笔现金支付应进行备查账登记 逐笔登记现金日记账 做到日清 归口部门 归口部门 财务部财务部 财务管理制度 编号 第第 5 5 页页 共 14 页 月结 账款相符 第三条 备用金管理 1 备用金使用范围的设定 为方便工作对实行报制的部门 营业需要对备用零钞的部门 日常零 星购置频繁的部门等容许设立一定数额的周转备用金 如公司财务部出纳 门店收银员 包括收银主管 2 备用金的审批 使用部门提出需要或增加备用金的申请 需填写 借款单 经会计审核 5000 以下的报财务负责人审批 5000 以上的报总经理审批 超过还款期限未归还 应从次月工资中扣除 3 备用金的账务管理 备用金领取财务上以个人借款挂账处理 使用人调岗或辞职必须上缴备用金 公司财务负责对非收银员 收银主管的备用金定期或不定期进行检查 门店收银主管负责对收银员每次营业 结账的备用金进行检查 发现挪用或短缺的责令全额赔偿 并视情节进行严肃处理 4 备用金借支标准 收银员 其他个人 第四条 库存现金的管理 1 库存现金指 未能存交银行需要过夜的现金 如备用金 夜间营业款等 2 库存现金管理原则 A 必须少额 合理 必须在银行下班前将大面额现钞存交银行 保持库存现金为最低限额 零钞 为主 B 门店营业款必须分两次存交银行 早晨上班时将过夜的营业款存交银行 下午在下班前将大面 金额现钞存交银行 C 必须将过夜现金全部放入保险柜 第五条 会计应定期 不定期对库存现金实行监盘 每月至少监盘一次 编制 库存现金盘点表 对盘 点金额与现金日记账进行核对 如有差异 应查明原因 作出记录 第五章第五章 银行存款管理银行存款管理 第一条 存款收入的管理 1 存款收入的主要来源 指通过现金直接介入或转账介入银行账户使存款余额增加的业务活动 主要 有 营业额介入 总公司拨款介入 其他收入介入等 2 存款收入的账务处理 出纳凭存款收入增加的银行回单 回单必须经银行盖章确认 结合收入增 加的往来业务 建立健全银行备查账 登记银行日记帐 第二条 存款支付的管理了 1 存款支付的范围 需要通过银行转账支付的所有费用 货款 其他款项 归口部门 归口部门 财务部财务部 财务管理制度 编号 第第 6 6 页页 共 14 页 2 存款支付的种类 现金支票 转账支票 银行电汇 银行承兑汇票等 3 存款支付的手续要求 出纳必须凭符合公司财务规定审批权限 有效原始凭证 自制凭据 审批手 续齐全的 付款申请单 费用报销单 借款单 等办理汇款转账支付 出纳应及时登记银行日记账 付 款完成后 出纳应将单据连同银行回单交由会计编制会计凭证 进行账务反映 第三条 银行存款余额的管理 1 日存款余额的上报 出纳每天一上班应统计银行存款余额上报财务负责人 以便当日合理安排资 金 2 周应付款金额的上报 出纳每周五下班前须统计已审批尚未支付的货款总额 上报财务负责人 以便下周合理安排资金 3 月银行余额调节表上报 出纳须在每月初 5 日前核对完银行对账单 编制好银行存款余额调节表 上报财务负责人 会计进行审核 第五章 支票管理 第一条 支票由出纳员管理 支票使用时须有 支票领用单 经总经理或部门经理批准签字后 才能使用支 票 并将支票内容填写完整 日期 用途 金额 单位名称等 登记号码 会计认真审核后 加盖印 章 领用人在支票领用簿上签字备查 第二条 严格控制签发空头支票 如因特殊情况 确需签发不填写金额的转账支票时 由总经理批准 须在 支票上写明收款单位名称 款项 用途 签发日期 规定限额和报销期限 并由领用人在支票领用薄 上签字 逾期未用的空白转账支票 要及时收回注销 第三条 不得将空白支票交给其他单位或个人签发 第四条 对于填写错误的支票必须加盖 作废 戳记 与存根一并保存 第五条 出纳每月 8 日前须做出银行余额调节表 对未达账项标明原因及时纠正 第六条 收款 付款后要及时入账 做到日清月结 不允许以任何理由压单 第六章第六章 往来账管理制度往来账管理制度 第一条 应收账款的管理 为了进一步规范销售 减少经营风险 保证公司的财产安全 最大限度减少呆账 坏账 对公司应 收账款的管理作出以下规定 1 公司的商品销售规定 现款现货 款到售货 的原则 所以原则上公司月末不允许有应收货款余额 2 公司原则上不允许赊销 对确需要赊销的 应先向公司财务部提出书面报告 报告中必需要说明出 现应收账款单位的资信状况 包括其经营资格 资信状况及经营能力等 报告经公司财务负责人 销售负 归口部门 归口部门 财务部财务部 财务管理制度 编号 第第 7 7 页页 共 14 页 责人及总经理审批 且该应收账款的期限不能超过一个月 3 团购赊购货款的管理 A 团购赊购 指先提货后收款的销售业务 包括一般的团购 对其他个体 单位业主的零星批发 赊 销原则 签订合同 坚持钱货两清 坚持谁发生谁负责 B 赊销商品一出收银台先过 POS 机体现单品销售 核减系统库存 C 购物小票上须有提货人 值班经理或主管签字 写明款未付 收银员将小票视同票证结账对待 财 务账上要有相应的反映 D 财务部必须每月对赊销的应收账款进行清理 列表反映 进行追查 监督 4 财务经理每月应编报 应收账款账龄分析明细表 对公司的应收账款作细致的分析 第二条 预付账款的管理 1 预付供应商货款 A 条件 凡是采购合同中明确规定需要先付款后进货的 或需现金现场采购的 B 手续 采购部填写 付款申请单 审批单 经采购负责人和总经理审批 方可办理付款 C 控制 预付货款采购部必须凭增值税税票 送货清单等有效单据在规定时期内到财务部销账 财务 部必须每月对预付货款进行清理 列表反映 进行追查 监督 2 预付其他款项 A 条件 凡是装修工程 分期付款购置物业 支付租金等需要先部分预付款项后统一结算的 B 手续 工程部填写 付款申请单 审批单 经采购负责人或总经理审批 附上工程预算表 购置合 同 租赁协议等 再交出纳办理付款 同时进行会计专项账务处理 C 控制 工程结束 租赁签约 物业购置款全部付清后 凭审核后的工程决算表 租赁发票 物业购 置凭证等有效单据到财务部进行销账 财务部必须每月对预付货款进行清理 列表反映 进行追查 监督 第三条 应付账款的管理 1 供应商分类 供应商按经营方式可划分为自营供应商和联营供应商 A 自营供应商在超市中占 85 的比例 库存由超市卖场负责管理 通过系统下订单收货按订单结账 一般结款账期按 7 天 15 天 30 天 45 天等 B 联营供应商在超市中占 15 的比例 超市按不同的抽成比例扣除销售提成后给公司予以结款 联营 供应商账期一般为一个月 2 供应商按商品分类可分为生鲜 食品 百货类供应商 生鲜 蔬菜水果 肉蛋类 水产品 南北干货 熟食 面包类等 税率目前有 0 13 17 食品 零食 酒饮 粮油调味品 冲饮等 税率目前有 13 17 归口部门 归口部门 财务部财务部 财务管理制度 编号 第第 8 8 页页 共 14 页 非食类 日化 家居 大小家电 日用百货 运动器材等 税率目前有 17 2 财务结算流程 A 供应商送货 供应商应提供送货单 送货单上应注明 商品名称 数量 订单号等 B 自营供应商送货后 按正确结算金额登记凭证 并进行差异确认 联营供应商库存由联营方自行管理 每月按销售扣除率扣除扣点后结账 C 开具发票 自营供应商按供货明细开具发票以及发票清单 联营供应商按最后扣除点后的销售额开 具发票 D 各供应商应先将发票提供给采购部 由采购部人员统一安排申请支付货款 E 财务付款时 应严格审核发票 供货商品的数量 金额与发票上开具的是否一致 一致时 方可付 款 不一致时 找出差异原因 经特殊审批方可付款 F 财务结算中心按付款审批表 经相关人员签批后 安排付款 G 出纳支付货款 并通知相关承办人员 流程结束 3 应付账款对账管理 A 与供应商签订合同是应付账款结算的基本前提 合同标的的条款是约束双方的法律依据 其有关结 算的主要条款包括进货折扣 返利 促销费用 退换货处理 结算周期 支付货款方式 提供发票种类 B 供应商对账时 需提供供货明细清单 先有采购部审核 交至财务部 进行对账 C 对账完毕后须由财务负责人审核 在对账单上盖章确认 4 应付账款余额的控制 实际库存与应付账款余额对比 财务部结算时须根据系统设置的应付账款预警机制 每次对账及每月底 提供经销商品实际库存大于应付账款余额的供应商清单 通知采购部与供应商进行谈判 已减少公司库存的 风险 5 财务经理每月应编报 应付账款账龄分析明细表 对公司的应付账款作细致的分析 第七章第七章 库存的管理库存的管理 第一条 库存账务的管理 A 原则 财务账面库存按照进销存系统模式设置 物流库存 分正品与残次 B 明细设置 按照采购分类 系统中的大类 进行库存科目设置账户 第二条 库存核算管理 A 所有的库存商品进行进价核算 财务账面库存金额必须与经销存库存结存金额保持一致 B 账务核算 商品进货应通过系统入库数据每日直接导入财务软件系统 自动生成会计凭证 商品销 售按照每日销售报表及收款结账报表编制会计销售凭证 商品调拨每月 30 日按照系统上的调拨数据 归口部门 归口部门 财务部财务部 财务管理制度 编号 第第 9 9 页页 共 14 页 直接导入财务软件系统 自动生成会计凭证 月末库存成本结转 按照系统提供的月进销存报表 手工编制成本会计凭证 C 成本计算 物流应采用实时移动加权平均法 每日打印系统进销存报表 对调整差额 进行明细分 析原因后 进行财务库存成本的调整 保证财务账面库存结存金额与进销存库存结存金额保持一致 第三条 库存余额管理 每季度盘点一次 每周财务进行单品抽盘 对缺少的商品由保管责任人按进价进行赔偿 第八章第八章 固定资产与低值易耗品管理固定资产与低值易耗品管理 第一条 定义 1 固定资产 使用年限超过一年以上 使用过程保持实物形态不变的 单位价值在较高的有形资 产 均列入固定资产 范围 空调 房屋 货架 柜台 菜架 面架 存包柜 各类微机 防盗设备 电 视 VCD 车辆 电子秤 条码秤 音响设备 收银设备 打印机 扫描仪 UPS 保险柜 传真机 磅秤 缝纫设备 冰柜 照相机 摄像机 复印机 刻字机 真皮沙发 手机 变压器 计量箱 发电机 电梯 消防 软件 烤箱 绞肉机 蒸车 和面机 炸锅 电饼档等 为了真实反映固定资产折旧明细资料 核实企业资产 财务除登记固定资产实物明细帐外 还应根据 固定资产的新旧程序 使用年限等因素 分解登记折旧明细帐 具体包括 名称 规格 原值 预计使用年 限 年折旧率 年折旧额等 同时 办公室应和财务部门结合 登记固定资产的存放地点 使用部门等情况 随时了解固定资产的变动情况 2 低值易耗品 单位价值较小 易损坏 不能作为固定资产核算的各种物品 范围 办公桌 办公椅 购物车 购物篮 消防栓 灭火器 茶几 包膜机 话筒 特价筐 登高车 衣架 周转箱 盆架 打卡机 微机桌 文件柜 饮水机 老板桌椅 价值低于 1000 元以下 书柜 电扇 电话 机 报架 钟表 封口机 防盗门 三轮车 装订机等 为了反映低值易耗品的增加减少情况 财务应登记实物明细帐 每年盘存资产时 与财务核对 了 解增加减少的原因 确保资产的保值增值 第二条 固定资产及低值易耗品管理规定 1 固定资产和低值易耗品实物管理部门为行政综合办公室 帐务管理部门为财务部 2 购置 公司各部门购置固定资产和低值易耗品 原则上由行政综合办公室统一购置 各部门应提出 购置申请 由行政综合办公室根据实际情况提出购置或调配使用建议 再报财务部门审批 具体审批权限 根据购置物品金额大小 遵照公司既定的有效授权体系执行 3 登记 新增的固定资产需到行政综合办公室进行验收登记并统一进行标识 归口部门 归口部门 财务部财务部 财务管理制度 编号 第第 1010 页页 共 14 页 4 建帐管理 行政综合办公室需建立固定资产和低值易耗品台帐进行管理 以便准确记录固定资产的 现状和增减清况 公司财务登记固定资产金额总帐 5 调配及追踪 行政综合办公室负责对资产的使用进行合理调配 并在使用过程中及时记录存放处和使 用人等变动的信息 6 保管责任 谁使用 谁负责保管 领用和退回所用的固定资产和低值易耗品需到行政部办理相应的手 续 资产因公借出 需经行政部负责人领导批准 办清交接手续 明确借出期间相关费用和保管责任以及归 还时间 如因个人保管不慎 造成资产丢失 需按净值赔偿 7 离职收回 员工在离职时 应交回原使用的公司资产 收回原则是 属于固定资产类的 无论其净值 多少均要收回 属于低值易耗品类的 如其使用期限己经超过一年 因其价值已经摊销完毕 不收回 8 维修 公司主要的办公设备等固定资产和低值易耗品统一由行政综合办公室负责联系各自的专业 技术服务中心进行维修 未经管理部门同意 任何人不得私自对固定资产和低值易耗品设备进行拆改和修理 如使用人私自维修造成的损失将追究责任并给予相应的处罚 9 清查 公司行政综合办公室和财务部对固定资产和低值易耗品进行定期或不定期的清查 通过对 固定资产和低值易耗品的实物盘点进行帐物核对 如有盘盈盘亏等变动应查明原因 并书面说明情况 经有 关人员签字 报相应领导批示后 方可进行相应的帐务处理 第九章第九章 会计档案管理会计档案管理 第一条 凡本公司的会计凭证 会计账簿 会计报表 会计文件及其他有保存价值的会计资料 均应存档 第二条 会计凭证应按月 按编号顺序装订成册 标明月份 超止年号 单据张数 由会计及有关人员签名 盖章 包括制单 审核 记账 主管 第三条 会计报表应分月 季 年报 与凭账簿同时存档 第四条 会计档案不得携带外出 凡查阅 复制 摘录会计档案 应由主管经理批准 第十章第十章 款项支出与审批制度款项支出与审批制度 第一条 实物资产的报销及审批制度 1 由使用部门先提出申购申请 在申购单上要写明所申购资产的名称 型号 规格 单价 总价及最 少三家以上的询价单 由部门负责人及财务经理审核后 报总经理签批 签批后执行 超董事会授权范围 的需上报董事会签批 2 购买时 需根据签批后的申购单及询价单到财务部办理借款手续 由财务部经理审核签字后 到出 纳处借款 3 购回后 必须在五天内到财务部办理实物入库手续 并将发票 入库等单据粘贴到报销单上 内容 归口部门 归口部门 财务部财务部 财务管理制度 编号 第第 1111 页页 共 14 页 填写齐全后 包括日期 用途 金额 经手人 报销单据张数等 财务经理审核后 报总经理签批 签批 后报销或付款 第二条 费用开支 1 办公费 报销 审批手续同购买实物资产手续相同 办公用品的领用需填写办公用品领用单 部门负责人签 字后领用 财务部根据领用单明细对有长期使用价值的资产 如计算器等 进行按部门以及员工名字进 行登记 该员工离职前交回销账 否则 按原价赔偿 2 招待费 各部门有业务需要招待时 需事先提出申请事由 招待单位 所需金额 招待理由等 总经理签批 后方可进行接待 报销时 应由经手人及证明人人签字 并将发票粘贴到报销单上 内容填写齐全后 经部门负责人及财务经理审核后 报总经理签批 签批后报销或付款 超出授权范围的需上报董事会签 批 3 差旅费 根据有关差旅费用报销制度执行 报销时需填制差旅费报销单 其他审批手续相同 4 宣传广告费 公司用于宣传广告支出的费用 须事先策划 编制开支预算报总经理签批 超范围的开支需上报董 事会签批 报销时需附相关合同或协议的原件及最少三家相关单位的报价单 其他报销手续及审批手续相 同 5 通讯费 公司所属办公电话及移动电话费用 参照有关规定执行 6 市内交通费 员工因工在市内办事 乘坐市内公共交通工具 可凭正式车票报销 一般不允许乘坐出租车 特殊 情况须经财务审核 总经理批准后方可乘坐 其他报销审批制度相同 7 除以上项目外的其他支出 包括支付员工工资 福利费 缴纳税款等支出 均由部门负责人及财务 经理审核 报总经理签批 超董事会授权范围的上报董事会签批 第十一章第十一章 收银管理收银管理 第一条 开业前的准备工作 1 与收银主管一道 将前一天结业前的钱款 备用金 票据从存放的保险柜中取出 由会计人员复核 归口部门 归口部门 财务部财务部 财务管理制度 编号 第第 1212 页页 共 14 页 2 到本单位财务室领取当天的备用金 换好零钱 以满足结帐找零的需要 3 检查收银机是否正常 如有异常应马上调整 检查是否需要补充机打纸 若需要应及时到财务室领 取 4 检查税控机是否正常 发现问