档案管理实施细则(终稿)

关于印发 档案管理实施细则 的通知 各部门 各子公司 集团公司办公室根据 档案管理实施意见 的要求 针对起草 的 档案管理实施细则 与各相关部门和人员进行了反复的沟通 协调 现将修订后的集团公司 档案管理实施细则 印发给你们 请各部门 各相关人员认真学习 严格按照 档案管理实施细则 的要求和标准加强档案管理工作 使我公司的档案管理工作走向 规范化轨道 此通知 附 档案管理实施细则 集团公司办公室 2010 5 10 档案管理实施细则 为加强集团公司的档案管理工作 有效地保护和利用档案 维护公司的合法权益 使档案管理规范化 特制定本细则如下 一 集团公司资料归档范围 凡是反映公司经营活动 具有查考利用价值的书面文件资料 均属归档范围 一 政府机关或行业管理部门 简称职能部门 的文书材料 1 职能部门召开的有关房地产工作的会议文件 2 职能部门下发的涉及经营业务并要求贯彻执行的文件 3 职能部门领导检查工作 参观或者参加公司活动中的指 示 讲话 4 职能部门对公司各类请示事项的批复 5 其它相关资料 二 公司文件资料 1 公司内部管理文件 包括公司发行的各种标准 规章制度 通知 规定 员工奖励 处罚 公司法律纠纷 公司大事记 工商 变更及年检资料等 2 企业的重大决定文件 包括集团公司董事长 总裁办公会 及其相关行政会议等形成的决议或会议纪要等 3 请示性文件 包括公司针对工程项目向市规划局 国土局 区政府 市建设委员会 市财政局等其他政府部门发出的请示 申请报告 说明 汇报 承诺等 4 凭证性文件 包括企业各部门上报的 在日常活动中形成 的原始记录和凭证 如财产状况 房屋销售 合同书 协议书等的 原始记录和文本 5 证件性文书文件 包括公司证件 如法人营业执照 开发 资质证书 组织机构代码证 税务登记证 开户许可证等 房产五 证 如建筑工程施工许可证 工程规划许可证 土地使用权证 用 地规划许可证 商品房预售许可证 企业获得的各类荣誉牌匾和 证书 达标证书 证明等 6 报告性文件 包括公司开发项目的可行性研究报告 策划 报告书 预测报告 实测报告 检测报告 试验报告 审查报告 勘察报告 审计报告 验资报告等 7 人力资源资料 包括企业各部门的员工档案 人事任免资 料 绩效考核资料 员工培训 学习档案 流程管理资料 离职人 员档案 人力资源信息 社会异动资料 其他具有保存价值的资 料 8 土地资料 包括建设用地批准 地籍调查表 土地他项权 证明书 建设用地地籍测绘成果 移民拆迁 安置补偿批准文件 协议等 9 工程类文件 包括工程前期的项目审批 项目立项 工程 设计 工程竣工结算 工程图纸 监理文件 总 分 竣工资料 备 案资料等工程建设资料 10 营销管理文件 包括营销管理资料 市场拓展资料 品牌 客服资料 11 财务文件 包括贷款申请 贷款抵押证明 与各银行的业 务往来和签订的借款协议 专用票据 财务管理计划 年度报表 预决算资料 税收资料 检查资料 凭证账簿等相关财务性文件 12 招标采购文件 采购计划 招标类文件 投标类文件 开 标过程文件 中标通知书 合同书 供应商资料库 13 光盘资料 包括声像制品资料 即企业各部门在其经营 活动或政治 文件娱乐活动中 以及在外学习 考察时或外部门 提供的 以声像形式记录下来的各种资料 如照片资料 录音资 料 录像资料 影片资料等 技术性资料光盘 即工程施工过程中 图纸或文本资料的刻录 14 题赠性资料 包括上级领导和外协友好部门或个人提供 的题词 书画 工艺制品等 15 设备资料 包括公司固定资产如空调 电脑 汽车等的使 用说明书 维修卡 保修卡 购买发票等 16 其他对企业工作的开展和发展具有保存价值的文件 三 非隶属单位的文件资料 非隶属单位与公司相互联系 协商 处理工作中产生的重要 文件资料 二 文档管理规范 规范文档移交档案室之前的文档管理 一 部门收文 1 部门文员对接收的文档 图纸资料必须立即进行纸质或 电子签收登记 以便完整记录并跟踪资料的传阅过程 2 部门文员对接收的文档 图纸登记完成后 按不同类别 附上部门的文档处理 传阅 单 组织部门内的传阅 并对资料的 处理过程进行跟踪 要求除大量接收的施工图外 其余文档 图 说资料在 2 个工作日内完成由部门所处理资料的传阅 会签 审 批流程 并进行归档 如涉及到公司其他部门 参建各方 施工 监理 设计 地勘 处理的资料 应在 3 个工作日内完成传阅 会 签 审批流程 3 文档资料处理完成后 部门文员应根据部门经理的处理 意见 当天将文档资料发送或返回相关单位 部门 在进行文档 发送时 部门文员应进行纸质发放签收登记 二 部门发文 1 部门文员必须建立部门对外发文签收登记表 对所有对 外发文进行签收登记 以便完整记录并跟踪资料的流向 2 部门文员对本部门的对外发文 必须在收到文件当天发 送到相关部门 三 文档查阅 1 部门文员应组织对本部门的文档管理体系进行讨论和讲 解 建立本部门的文档电子查阅检索目录 适时修订 并告知大 家文档的查阅方法 以便在部门文员不在时 其他人能正常查阅 文档 2 部门文员对部门人员的文档查阅需求应及时 准确反馈 3 部门文员应对本部门已归档文档负责 保证已归档文档 的完整性 对部门人员提出的文档借阅 需进行跟踪 并尽量确 保在 2 个工作日内归还 四 文档版本控制 1 部门收文版本发生变更 部门文员应及时收回正在流转 处理的作废版本 发送新版本 并通知负责该文档处理的部门相 关人员 2 部门发文版本发生变更 部门文员应书面通知相关部门 或单位 用旧版本换新版本 三 档案管理分类编号办法 根据集团公司的实际情况将公司档案按照部门功能分为十 五大类 具体分类办法见附件企业档案分类办法方案 以后根据 公司业务部门的不断增加进行修改 一 行政管理类 XZ 01 公司证照 02 会议纪要 03 公司 成立及工商变更 04 公司内部来文 05 外部来文 06 公司对外 公函 07 内部管理文件 08 企业对外宣传资料 09 公司资产台 帐 10 其他 二 人力资源管理类 HR 01 在职员工档案 02 人事任免 资料 03 绩效考核资料 04 员工培训学习档案 05 流程管理 审 核档案 06 离职人员档案 07 人才信息库 08 薪资福利资料 09 企业文化建设资料 10 其他 三 财务管理类 CW 01 财务管理制度 02 财务管理计划 03 财务部文件 04 会计凭证 05 会计报表 06 会计账簿 07 对 外政府管理报告 08 银行对账单 09 工程决算书 10 银行贷款 资料及合同 11 财务管理有关合同 12 财务分析报告 13 财务 预算书 14 年度资产清查报表及报告 15 其他 四 营销管理类 YX 01 营销管理 02 市场拓展 03 品牌 客服 05 工作联系单 06 其他 五 招标采购类 ZB 01 年 季 月 度招标计划 02 甲指乙 供材料定价单 03 招投标文件 04 供应商管理 05 材料设备采 购资料 06 战略采购资料 07 其他 六 运营管理部 YY 01 项目运营目标书 02 项目开发指 导书 03 项目里程碑计划 04 运营计划内部管理文件 05 考核 节点计划 06 各部门月度工作计划 总结 07 会议纪要 08 其他 七 工程技术类 JS 01 设计单位选择 02 设计变更 03 施 工图设计 04 材料设备选型定板 05 工程月报 06 技术交底记 录 07 工程质量检查报告 08 勘察测绘资料 09 其他 八 成本管理类 CB 01 成本管理 02 预算书 03 结算报 告 04 工程变更资料 05 工作联系单 06 工程签证 07 工程款申 请及批复 08 审计类合同 09 成本分析资料 10 材料报价单 11 罚款通知单 12 其他 九 项目部 XM 01 监理资料 02 施工文件 03 项目管理 文件 04 工作联系单 05 其他 十 公共事务部 GS 01 征用土地申请 批准文件 红线图 坐标图 行政区域图 02 行政移民拆迁安置补偿批准文件协议书 03 设计前原始地形 地貌 状况图 照片 04 发放拆迁补偿款 05 房产及附属设施评估报告 06 其他 十一 法务部 FW 01 公司各部门签订的合同原件 02 法 律文书 03 诉讼卷宗 04 其他 十二 审计监察部 JC 01 财务审计资料 02 工程审计资料 03 专项审计资料 04 专案调查资料 05 招标监察档案 06 其他 十三 工程事务部 SW 01 前期政府批复文件 02 勘察测 绘文件 03 设计文本 04 施工图 05 检测报告 06 工作联系单 07 放线图 红线图 08 招标备案资料 09 中标通知书 10 工程管 理中心会议纪要 11 报验资料 12 其他 十四 商业管理公司 SG 01 基础调查表 02 调研数据库 03 商户往来函 04 商户档案 05 合同补充协议 06 客服管理 相 关部门 往来函 07 客户往来函 08 职能部门往来文件 09 客户 档案 综合 10 上报文件 11 其他 十五 装饰工程部 ZS 01 设计单位选择 02 施工图纸 装 饰 景观 03 设计变更 04 设计任务书 05 设计评审表 06 技 术交底 07 工程验收报告 08 材料检验报告 09 材料设备移交 会签单 10 工作联系单 11 其他 四 文件材料的归档 集团公司办公室为档案管理主导部门 设立一名专职档案管 理员 各部门 各子公司为档案管理辅助部门 文员承担档案管 理员的职责 每年一月份集团公司办公室发出归档通知 各部门 各子公司的文员负责收集整理上一年度办理完毕的文件 请示 报告 批复 批示 合同等 图表 声像 光盘 照片 实物 荣誉 奖杯 匾 锦旗 及时填写卷内目录 卷内备考表 移交清单于 每年四月三十日之前移交集团公司办公室档案室 一 归档材料的质量要求 1 归档的文件材料必须齐全完整 照片 包括底片 录音带 录象带等必须同其详细的文字说明材料一起归档 2 归档的文件材料必须是原件 定稿 特别重要的文件应 同时保存历次修改稿 重要的或利用频率高的文件材料根据需要 可复制若干份归档 3 归档的文件材料必须经过系统整理 准确地反映生产 基 建 科研 技术 经营管理各项活动的真实内容和历史过程 符合 自然形成规律 4 归档文件材料的制成材料必须易于耐久保存 同时要保 证图像清晰 字迹工整 审察签字手续完备 禁用铅笔 圆珠笔 纯篮墨水 红墨水 复写纸 总体来讲 归档的案卷质量要符合国 家标准 科学技术管理卷构成的一般要求 和 文书档案案卷格式 的要求 5 电子文件的归档应遵守两个原则 第一 电子文件和纸质 文件归档实行 双套制 即在电子文件归档时应制作相应的纸质 拷贝件 同时存档 第二 同时做好网络归档和脱机载体电子文 件归档两方面的工作 网络归档是指将经过整理的电子文件 转 入档案库 脱机载体电子文件是指从网络的硬盘上刻录到光盘上 进行归档 二 文件的立卷 立卷应遵循文件的自然形成规律 保持卷内文件的有机联系 便于档案的保管利用 1 案卷不宜过厚 一般不超过 40mm 2 卷内不应有重份文件 不同载体的文件一般应分组组卷 3 文件材料按事项 专业顺序排列 同一事项的请示与批复 同一文件的印本与定稿 主件与附件不能分开 并按批复在前 请示在后 印本在前 定稿在后 主件在前 附件在后的顺序排列 4 既有文字材料又有图纸的案卷 文字在前 图纸在后 5 卷内文件均按有书写内容的页面编号 每卷单独编号 页 号从 1 开始 页号编写位置 单面书写的文件在右下角 双面书写 的文件 正面在右下角 背面在左下角 折叠后的图纸一律在右 下角 6 填写卷内目录和卷内备考表 卷内目录的编制应符合下 列规定 1 卷内目录式样宜符合本规范附录的要求 2 序号 以一份文件为单位 用阿拉伯数字从 1 依次标注 3 责任者 填写文件的直接形成单位和个人 有多个责任者 时 选择两个主要责任者 其余用 等 代替 4 文件编号 填写工程文件原有的文号或图号 5 文件题名 填写文件标题的全称 6 日期 填写文件形成的日期 7 页次 填写文件在卷内所排的起始页号 最后一份文件填 写起止页号 8 卷内目录排列在卷内文件首页之前 三 档案室负责填写案卷封皮和案卷的装订 1 案卷封皮的填写应符合以下要求 1 案卷封面印刷在卷盒 卷夹的正表面 也可采用内封面形 式 2 案卷封面的内容应包括 档号 案卷题名 编制单位 起止 日期 密级 保管期限 共几卷 第几卷 3 档号应由分类号 项目号和案卷号组成 档号由档案保管 单位填写 4 案卷题名应简明 准确地揭示卷内文件的内容 案卷题名 应包括工程名称 专业名称 卷内文件的内容 5 编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者 6 起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期 7 保管期限分为永久 长期 短期三种期限 保管期限一般以企业管理的客观利用需求为依据来确定 既 要考虑文件的现实利用价值 更要兼顾长远的历史利用价值 保 管期限有永久 长期和短期三种 长期为 16 年至 50 年左右 短 期为 15 年以下 1 凡是反映企业主要职能活动和基本历史面貌的 对企业 生产 经营 建设等有长远利用价值的档案 列为永久保管 2 凡是反映企业一般工作活动 在较长时间内对企业生产 经营等工作有查考利用价值的文件材料 列为长期保管 3 凡是在较短时间内对企业生产 经营等有参考利用价值 的文件材料 列为短期保管 设备档案的保管期限也可以根据该 设备的使用年限划定具体年度 会计档案的保管期限有永久 定 期两类 其中定期包括 3 年 5 年 10 年 15 年 25 年五类 具体 参见 1998 年 8 月财政部 国家档案局发布的 会计档案管理办法 8 密级分为绝密 机密 秘密三种 同一案卷内有不同密级 的文件 应以高密级为本卷密级 2 案 卷 装 订 1 案卷可采用装订与不装订两种形式 文字材料必须装订 既有文字材料 又有图纸的案卷应装订 装订应采用线绳三孔左侧装订法 要整齐 牢固 便于保管 和利用 2 装订时必须剔除金属物 五 档案室的建设 一 档案室建设原则 安全 实用 方便 二 档案室位置 档案室要远离易燃 易爆 空气污染区 楼 房作档案室的 一般不要安排在顶楼或楼两侧 档案室要远离卫 生间 洗涮间 热水房等 三 档案室库房承重 楼房作档案室的 楼板承重必须达到 档案库楼面均布活荷载应为 5KN 采用密集架式 不应小于 12KN 四 档案室库房橱俱布置 档案室使用铁质档案橱 架 档 案库房在布置橱俱时 应考虑到工作人员管理和放置档案保护 检测设备的空间 主通道净宽不小于 1m 两行装具间净宽不小 于 0 8m 装具端部与墙之间走道净宽不小于 0 6m 装具背面与 墙的间隔不小于 0 1m 装具顶端与天棚间隔不小于 0 5m 五 档案室的防护设施 档案室应具备防火 防水 潮 防高温 防盗 防虫 防鼠 防有害气体 防光 防磁等要求 1 防火 档案室严禁烟火 严禁使用明火照明 要在明显处标识 严 禁烟火 警示牌 1 档案室用电动力负荷采用 380V 三相供电 照明负荷采用