仓库运作管理规范及操作细则

第第 1 页页 共共 13 页页 仓库运作管理规范及操作细则仓库运作管理规范及操作细则 目录 目录 1 总则总则 2 仓库管理基本职责仓库管理基本职责 3 仓库环境和安全管理要求仓库环境和安全管理要求 4 货品存放管理要求货品存放管理要求 5 货品保管养护要求货品保管养护要求 6 收发货作业规范收发货作业规范 7 表单与档案管理表单与档案管理 8 盘点管理与对帐管理盘点管理与对帐管理 9 发货签收回单管理发货签收回单管理 一 总则一 总则 1 为了规范仓库的日常业务管理 明确仓库业务操作标准 界定各岗位职责 特制订本仓库管理规范和操作细则 2 本制度所指仓库包含各办事处仓库 3 本制度涉及到的物资包括所有货品 陈列展示道具 易耗品等 二 仓库管理基本职责二 仓库管理基本职责 一 仓储管理 一 仓储管理 1 接受集团和属地办事处的统一管理 严格遵守管理制度 努力提升仓库管理 水平 2 保证货物进出库的及时性与准确性 3 货物的在库养护管理工作 保证货物的完好性 4 及时上报各类仓库报表 并对报表的准确性负责 5 积极提供库存管理建议和反馈所属区域的要货信息和需求 以有助于要货计 划 6 负责对库存货物的盘点与不定期抽查 7 负责对仓储单据的分类归放与保管工作 8 仓储成本控制和仓储等费用的申报 清理 第第 2 页页 共共 13 页页 二 收发货作业 二 收发货作业 1 根据供应部的指令安排 加强发货运输的合理搭配 线路组合 保证公司货 物及时 安全 准确送达客户或终端 2 对公司货物的运输过程实施监控 确保到货及时性和准确率 就发货时间 到货时间 货物缺损等或其它未预见性事件快速处理并及时反馈相关环节 3 负责及时 准确地向财务等相关环节传递收发货作业单据 保障账务等工作 的及时处理 4 不断学习 提高业务能力和工作效率 加强成本控制意识及客户服务意识 5 负责发货作业相关统计报表的生成 6 完成公司总部指派的其他工作任务 三 仓库环境和安全管理三 仓库环境和安全管理要求要求 1 保持仓容整齐 干净 各货物堆面表层及货架要经常清扫 杜绝灰尘堆积 2 应保持仓库内空气流通 通风情况良好 最好具有必要的通风口或换气扇等 3 仓库内可考虑配置温 湿度计 设立温 湿 度记录表 由仓管员定期检查 并记录 宜保持温湿度记录在规定的范围内 避免货品受潮或霉变 4 仓库内须严禁烟火 易燃品 易爆品或违禁品严禁携入仓库 仓库内以及周 边 10 米内严禁吸烟 在仓库门口应悬挂 严禁烟火 标志 5 仓库内要配置必要的消防设施 并摆放在明显 易取用的位置 如有故障或 失效 应及时申请修缮 所有仓库人员必须掌握灭火器的使用方法和安全消 防常识 同时应建立仓库人员必要的消防实操训练 以提高应对能力 6 仓库主管或轮流指定人员须在每天下班离开前巡视仓库 查看电源 水源 门窗等是否关闭 确保仓库的安全 同时在雨雪天气应及时监督检查仓库各 门窗的秘实性和各墙角房顶是否存在渗漏问题 一旦发现 即刻上报上级主 管 7 任何人须严格遵守仓库的相关规定和履行必要的进出手续 不得擅自或带领 不相关人员私自进入仓库或在仓库内无故逗留 工作时间如确须进入的 须 征得仓库管理人员同意 并在仓库人员陪同下进入 8 在非工作时间 任何人不得单独进入仓库内 必须经仓库主管同意并双人会 同方可进入 9 仓库钥匙备两套 一套由仓库管理人员保管使用 一套由内务主管负责保管 封存放入保管箱 启用时必须双人在场 第第 3 页页 共共 13 页页 四 货品存放管理要求四 货品存放管理要求 1 仓库货品存放须整齐有序 分类进行 先按产品等级分类 再以产品大类 然后依照款号顺序依次排列 分款 色 码装箱摆放 如个别色码存量很小不 足以单独装箱 须将临近的色码集中存放 2 产品包装须按照生产入库统一标准 市场退回货品经整理后须按照标准进行 包装 3 仓库过季产品 如进入四月份 秋冬季节品属过季产品 须及时盘点装箱封 存 在纸箱上注明款号 颜色 数量等基本信息 4 附件 赠品等小件产品须单独装箱存放 5 仓库货品须定期清理 根据各季产品等级调整 新品到货节奏 各款色码实 际存量及后期到货预计等 调整货品摆放顺序及位置 便于日常管理工作 6 污染品 破损品等须单独存放 保管 五 货品保管养护要求五 货品保管养护要求 1 严格遵守公司和仓库的各项管理规定和制度 把好进出货的关口 严禁白 条或无单提货 借货 严禁无指令发货 2 仓库人员进入仓库作业时 不得穿戴高跟鞋 耳环 戒指 手表等硬物 杜绝产生产品勾丝 划伤货面 3 实际拣货等作业触摸货品时 作业人员事先须洗手和及时清剪指甲等 保 证手面清洁 无污尘 油污等 杜绝弄脏货品 同时注意不得涂抹指甲油 不得在手面涂有明显香味的手霜 护肤霜之类的东西 以免货品染色 染味 4 库存物品要统一置放于卡板或多层货架上 且不得靠在潮湿的墙边 打扫 卫生用拖把拖地时 拖把不宜过湿 拖地时应避免水珠四溅而污损货品 5 每个库位的货品必须放置货箱或存放盒存放 严禁直接裸放在货架或地面 上 货箱或存放盒必须定期清洁 以避免沾染灰尘 要随时清扫库区地面 外箱 卡板 货架及办公设备等的灰尘及垃圾 做到无积尘 6 码放物品时应注意物品外箱上的堆码极限 不准倒置 应按要求搬运和码 放 轻拿轻放 不得有扔 抛 摔等粗野动作出现 同时要正确使用作业工 具 不得损坏公司任何设备 设施和物品 确保人员的安全 第第 4 页页 共共 13 页页 7 所有在库物品必须实施统一的货区货位管理 按规定区域存放 并做好标 识管理 A 所有出入库物品必须登记货位存货卡 同时核对卡 物是否一致 B 如箱内或塑料袋内数量有变更 应及时更改外部标识 保证内外数 量的一致 8 避免阳光直射货品或者离灯光太近 导致货品老化 变色 退色现象的发 生 9 任何人不得携带包 袋等进入库区 携带同类商品进入仓库前必须做好相 关登记手续 暂时离开仓库时必须做好登记 下班离开仓库时自觉接受相关 人员的检查 所有仓库人员交接班须有清楚的交接手续 并在交接本上应记 录清楚未完成工作 重要事项及异常情况 交接双方签字确认 10 认真做好与办事处各部门 承运商及加盟客户的货物交接手续 完整保 存相关交接单据并及时传递至财务等相关环节 11 严禁将公司专用封箱胶带外带 日常使用和备用封箱胶带必须由仓库主 管负责保管并建立领用记录 六 收发货作业规范六 收发货作业规范 一 工厂发货标准 一 工厂发货标准 1 为保障货品安全 工厂发货包装采用以下两种形式 略 2 为保障货品运输的安全性及周期 广东公司向各办事处发货的时间及运 费标准 保额如下表 略 二 收货入库作业要求 二 收货入库作业要求 1 办事处须根据工厂发货时间 跟进到货情况 如超出正常货品运输时间 应 立即与承运商沟通 了解货品运输进度 2 收到货品后 须第一时间验收货品外包装 检查产品包装是否完好无损 无 淋湿 霉变 破损 损坏 污染或开箱等情况 无破损或丢失 同时确定送货 单标识运输箱数与实际收货箱数是否相符 如出现外包装破损等情况 或箱数 不符 应要求承运商在场时清点货品 以保证如出现货品丢失可第一时间确定 责任人 同时 办事处及时做收货事故处理 第第 5 页页 共共 13 页页 3 仓库管理人员负责收货清点工作 核对发货单各款色码标明数量与实际收货 数量是否相符 并确定发货无误 如出现收货差异 应及时做收货差异处理 4 仓库管理人员负责货品入位 完毕后须进行书面记录和完成各货位卡信息的 建立 记录下每批货物所存放的位置及入库单上的信息内容 供应部负责根据 实收货品明细 在系统中做收货处理 5 对于各终端 专柜 专卖店 及加盟客户退回的货品 应保证在三个工作日 内清点整理完毕 与对方确定收货数量 并做货品入位管理 如存在差异 应 及时与相关岗位确定 供应部以双方最终确认的明细在系统中做退货单 6 根据供应部确定的收货信息 总仓发货或其它单位调拨 仓库管理人员在 获悉信息后 应及时做好预收货准备 在产品入仓前组织人员进行货位整理和 确定产品的存放货位 对于新到货品或不熟悉的产品入仓 应事先学习了解产 品特性 保管要求 堆码标准 注意事项等 7 严禁仓库人员在收货时不到现场 不进行现场核对 按照理想逻辑进行验收 和系统确认 由此造成的货号错乱 实物与记录不符等情况 将视情况轻重对 直接责任人处以 100 500 元不等的处罚 对于由于发货方承运商原因发生的货 品错乱情况 各地应及时进入差异处理和上报程序 若发生额外的分拣费用 各地须在签收单上明确注明货品混乱和由此发生的分拣清理费用金额 以便发 出方在运费结算时直接扣减其费用 8 严禁仓库人员私自接受送货方钱物而对到货破损和短少情况不进行真实验收 和签收 一旦查实将移交相关部门或机构严肃处理 其上级主管同步负有管理 连带责任 三 发货出库作业要求三 发货出库作业要求 1 严禁白条或无单提货 私自借货 严禁无指令发货 2 产品出仓前 仓库人员应根据打印的书面发货单据进行提前配货和货品分拣 严禁仓库人员私自更改发货数量或品种等信息 3 对于包装损坏且影响产品正常售卖的 残次品以及存在质量问题的产品应严 禁出仓 4 产品出仓完毕后 仓库人员应及时对货位进行整理 保证货位整齐 美观 5 产品出仓后 在出库手续书面件上应体现货物交接双方责任人的签名 同时 及时登记堆位卡信息 保证货卡相符 6 针对不同的发货作业类型 在发货单据上应清晰标识注明与系统对应的业务 类型 同时分类区分保管 并及时分门别类地传递至财务等相关环节 7 任何单据都是我们作业的基础原始凭证 任何出入仓单据均不能遗失或人为 第第 6 页页 共共 13 页页 撕毁 单据不全或遗失者 对于直接责任人处以 100 300 元罚款 8 单据的打印或填写信息必须清晰 规范 不得随意涂改 确实需要更正的错 误 应该在错误发生处用一横线划掉 并在错误的上方用黑色填写正确文字 或数字 对于数量 品种等重大更改的地方 更改人必须签注且保证多联单 同步改写 所有发货出库原始单据必须具有仓库人员 送货人员 收货人员 三方的共同签核 四 收货事故处理 四 收货事故处理 1 如在货品验收过程中确定货品在途丢失或外包装破损 应让承运负责人当场 确认 如方便现场清点货品 须及时清点 否则须承运负责人签字承诺确认按 办事处自行清点结果为准承担损失责任 办事处在一个工作日内填写 货物运 输事故通报 并将 货物运输事故通报单 和 收货差异明细表 同时传真至 工厂成品仓及品牌部供应部 2 工厂成品仓负责跟进与承运商的事故解决办法 于事故发生后一周内给予处 理意见 3 供应部根据工厂回复意见 于两个工作日内书面回复处理方式 事故差异金 额超过 1000 元以上的 须报集团中心审批 五 收货差异处理 五 收货差异处理 1 办事处货品验收中如出现差异 须于一个工作日内填写 收货差异明细表 应以文字形式简单说明收货情况 传真至工厂总仓 总仓须于两个工作日内 进行复查 并填写复查意见 传真至品牌供应部 2 供应部须向工厂总仓及办事处了解情况 于收到书面回复后两个工作日内给 予批复意见 回复至办事处及工厂 收货差异金额超过 1000 元以上的 须报集 团中心审批 3 办事处及工厂总仓依据资源中心 供应部批复的处理结果进行帐务处理 六 货品返仓工作要求 六 货品返仓工作要求 A 货品整理要求 货品整理要求 1 总体要求 1 原则上办事处退货包装以公司发货时的货品包装作为统一标准 第第 7 页页 共共 13 页页 2 货品按要求数量 5 件或 10 件 包装 不足数的需在包装袋外注明实际数量 3 正价货品 特价货品及污染品 破损品同时退仓时 需分开包装 2 具体要求 略 B 货品装箱及外包装要求 货品装箱及外包装要求 1 如遇同时清退几类货品 须分别打印 退货单 并在 退货单 上注明货 品类别 2 纸箱外须套编织袋 并缝合完整 3 将退货箱编号 箱外标注退货总箱数及箱号 如遇同时清退几类货品 同类 货品退货箱号须相连 4 装 退货单 的退箱外须注明 内有货单 5 退货箱外须注明准确的收货地址 电话 收货人姓名及发货人地址 电话 C 退货保费及运费要求 退货保费及运费要求 1 退货时应按相关规定投保运输货运保险 正价产品按货品吊牌价金额的 55 投保 折扣品和特价品按吊牌价金额的 20 投保 2 选择有诚信 安全系数高的承运商 可考虑与公司直接合作的承运商 选择 汽运方式 以发货箱数为单位计算运费 并应争取运费中含保险费用和税费 D 其它要求 其它要求 1 在营销系统中做 分销申请单 时需在备注栏注明所退货品的类别 如 春 夏季节品 一季度污染品 等 2 退货当日将货品运输单传真至工厂总仓 3 尽量选择货品直达的承运商 七 表单与档案管理七 表单与档案管理 供应部及仓库系统的任何单证和报表均是企业的基础原始凭证 表单与档 案管理要求各级仓库建立规范 严谨的信息管理和档案留存 1 须严格使用统一的报表及表单格式 不得随意修改样表格式 以便于信息的 归集和统一 2 须严格按照统一要求及时 准确上报单证 月报表 盘点表等表单信息 3 对原始表单 账本须分类保管 留存 以便查核 一 单据管理规范 一 单据管理规范 单据的格式单据的格式 单据采用多联单复写形式 第第 8 页页 共共 13 页页 单据的填写单据的填写 单据的打印或填写信息必须清晰 规范 不得随意涂改 确实需 要更正的错误 应该在错误发生处用一横线划掉 并在错误的上方用黑色填写 正确文字或数字 对于数量 品种等重大更改的地方 更改人必须签注且保证 多联单同步改写 所有进出库原始单据必须具有仓库人员 收货方 供应部三 方的共同签核 强调 任何一笔实际的进出库业务必须开写原始单据 并准确记录 强调 任何一笔实际的进出库业务必须开写原始单据 并准确记录 单据的装订单据的装订 先行按照日期和单据编号排序完成整理装订 要求分单据类型 作业类型分门别类装订 每本单据须加封面 封面上注明时间期间 内容 单 据类型 单据编号范围等信息 装订过程中尽量使用浆糊 胶水 线等 尽量 避免使用订书机 大头针 回形针等 单据的存档单据的存档 所有单证均要装订成册 属地管理 暂定 并于每半年编制单 据保管明细表并定期维护 保管期限不得低于 3 年 单据的移交单据的移交 单据保管责任人发生变动时 必须进行单据保管责任移交和书面 的交接记录 交接记录归入保管资料内容 移交完成后 接交人负有前期所有 单据的举证责任 审计等部门将不定期检查各地的单据及档案管理情况 对不符合单据管理 要求的责任人将根据实际情况对单证保管责任人进行 100 300 元的罚款 对 于单证遗失的视影响轻重将给以 300 元以上罚款 二 手工台账管理规范 二 手工台账管理规范 建立手工台账的意义建立手工台账的意义 通过设置和登记手工台账 把所有进出库业务进行分类 和汇总 把分散在进出库单据上的大量资料加以提炼 方便随时反映每个物品 的库存数量及进出情况 适用于作为仓库实物备查账 手工台账分类手工台账分类 手工台账应分开建账 各地须单列成品明细账 物料道具明细 账 残次品明细账等 手工台账的基本内容手工台账的基本内容 账本的名称 使用记录 账本启用日期 移交日期 转 下本日期以及相关人员的签字 详细的业务记录等 记账规范记账规范 每一笔业务必须记录以下信息 发生日期 业务内容摘要 如发货 单位 入库来源等 收发数量 结存数量 单证编号 主要以实际的系统单号 为准 每页末 页头须有 承前页 转后页 字样及对应结存数 每月应有 小结 汇总当月发生的收发总量 结账日期与公司要求的报表截止日期为准 账页上的内容修改必须采取严格的冲单规则操作 严禁直接在账页上乱涂乱划 第第 9 页页 共共 13 页页 一经发现 将对责任人处以 100 200 元罚款 账页的规范账页的规范 产品的排列分页须有一定的规律 最好按公司分销管理系统的货 号编码顺序建账 在建账时按照各个单品进出频繁性预留空白账页 避免以后 添加账页的繁琐 不可一个单品建多个账页而重复记账或破坏账务的连续性 在账页上应贴上标签方便查找 一个单品一张标签 记账依据记账依据 与分销管理系统相符的出入库单等有效单证以及经公司确认或批准 的手工开写单据 各地必须保持单据 分销管理系统和账本的及时复核 及时 上账 各仓库必须账务分明 账实相符 账单相符 系统账和手工账账账相符 对于存在代保管品的 各地必须单独建立正式手工账本 属于代保管品的须有 明确的归属证明文件 代保管品可以不登录分销管理系统账 三 报表管理规范 三 报表管理规范 1 仓库负责人对库存报表及相关报表的及时性 真实性和准确性负责 2 各地仓库上报总部的库存及相关报表必须严格按照总部下发的格式及要求 上报 不得任意修改 3 库存及盘点报表是各地仓库的基本原始信息 也是盘盈盘亏处理的主要依 据之一 各地须保证库存及盘点报表详细记载差异原因 严禁私自涂改 4 库存及相关报表是各地仓库必须严格保管的主要单证之一 必须严格按照 前述单据 账卡的管理要求进行定期装订 保管 严禁乱丢乱放 八 盘点管理与对账管理八 盘点管理与对账管理 一 盘点基本管理 一 盘点基本管理 盘点的定义盘点的定义 指定期或不定期地对库内的物品 包括产品 物料道具等 进行 全部或部分的清点 以确实掌握该期间内的周转质量 并对相关问题进行改善 加强管理 是仓库的一项基本工作 盘点的目的盘点的目的 每次盘点皆需投入大量的人力 物力和时间 同时也会一定程度 影响正常进出作业盘点须达到下列目的 了解仓库在一定阶段的存货亏盈状况 确保各地仓库的日 周 月 年的 进出存与货品信息保持完全的账账相符 账实相符 在分销管理系统的准 确反映 清晰目前物品的存放位置 优化布局摆放 掌握仓库的存货水平 积压物品的状况以及物品的周转质量 第第 10 页页 共共 13 页页 发掘并及时处理滞销品 临近过期商品 整理环境 清除管理死角 强化管理和责任意识 防微杜渐 同时遏阻不轨行为 盘点周期盘点周期 1 所有的货物每个月必须全部盘点一次 2 针对每天出入库的产品进行日清日结盘点 并对其他产品的一部分进行循环 盘点 以保证货物数量的准确性 3 不定期的随机抽盘 包括财务 审计提出的临时要求 1 盘点基本程序和要求 盘点基本程序和要求 1 盘点必须制定具体的盘点方案 应确认盘点截止时间 盘点范围 盘点路 线 责任人等 以使盘点工作顺利进行 对于各地仓库的月盘点日期 要 跟整个集团会计的结账截止日期保持一致 2 盘点必须建立标准的盘点统计口径和表格 3 盘点中应做好工作分工 一人点数 另一人登记数据 然后两人互换 任 一单品必须经过双人复盘 4 盘点中发现账实差异 应即刻重新对差异部分盘点并查证原因 直至账实 相符和明确问题 若暂时确无法查证的 可以先行记录标识 待整体盘点 完成后进入盘差追查工作 5 盘点截止时间点应一致 盘点过程期间若有货物进出应按照存卡记录和当 天的发出明细倒推或扣减相应数量 得出盘点截止时间的即时库存数据 6 盘点时对盘点过的货物应注意在相应的堆位卡上签字标记 以防止漏盘 重复盘点 但严禁直接在货物上标记或须确保标记可完整擦除 7 盘点全部完毕后 实际盘点参与人 仓库人员和财务监盘人员 必须在盘 点表上共同签字确认 8 签认后的盘点表不允许修改 若修改即无效 9 进行盘点或抽查盘点活动时 财务人员属必须参加人员 且须在盘点表上 共同签字确认 10 盘点报表视同前述的单据 账簿的存档规格保存 2 盘点差异处理 盘点差异处理 盘点可能出现差异 盘点差异的多少直接代表着仓库管理人员的管理水平 及责任感 盘盈和盘亏同样都是盘点差异 盘损率是基本的考核指标 等于实 际盘点库存与系统理论库存和账务库存的差异 一般而言盘点出现差异的原因 第第 11 页页 共共 13 页页 有下列几种 错盘 漏盘或重复盘点 计算错误 失窃和人为原因 收发货错误引起品种不符 报废商品或销毁物品未进行库存更正 账务记录错误造成账实不符 盘点中一旦发现存在盘点差异时 各地应即刻采取下列措施 重新确认盘点区域 看是否漏盘 检查收货 有无大量异常进货 并且未登账或录入分销管理系统 检查有无大量异常退货 并且未登账或录入分销管理系统 着手重新计算 对差异部分引入第三人复盘 强调 盘点中出现任何短少或盈余的差异 都是仓库盘点管理要高度关注的 强调 盘点中出现任何短少或盈余的差异 都是仓库盘点管理要高度关注的 二 对账管理 二 对账管理 对账管理旨在完善自我监督和责任管理 便于各个环节及时 有效发现问 题 降低管理风险 对账管理实行各地自对和总部核查的双重对账机制 各地人员应以高度的 责任感和敏感度对待对账工作和账实差异 1 各地仓库须和财务环节每月至少对一次账 2 总部核查中发现对账差异的 各地人员须于次日前给出说明或提交调账申请 经总部核查原始发生业务并同意调账后 各地方可调账 3 所有调账行为必须报经集团总部批准 严禁各地未经总部批准的自行调账 一经查实 严肃处理 4 各地对账时应首先检查分销管理系统信息系统和手工账中是否存在未入账等 异常情况 保证系统账和手工账数据基础的准确 避免往复的查证工作 5 各地应将对账管理工作形成为自我约束的管理惯例 自觉 主动地完成账实 相对 账账相对 实物 手工 系统的三方相对以及与财务的定期相对 6 各地须严格执行对账或核查要求并落实完成 各地须严格按照前述的单证 账表管理规范严谨操作 严禁弄虚作假伪造账务 第第 12 页页 共共 13 页页 九 发货签收回单管理九 发货签收回单管理 发货的签收回单为仓库与终端 加盟客户往来和对账的基础凭证和核心资 料 任何一笔发出均须回收书面的签收回单或收货证明 一 签收管理基本要求 一 签收管理基本要求 1 任一笔发出作业均须履行签收手续 发出作业的签收回单由货物发出方负责 回收 2 任何收货方 包括终端 加盟客户和内部机构 均须履行到货签收义务 对 于无故拒签或不签者 默认此单签收完好 无异常状况 3 签收时 收货责任人须在签收单上签字 确认收货日期 货品实收数量等关 键信息 4 签收单须确保笔笔回收 一单不少 如签收单遗失或无法提供的 须提供由 接收方开具的原始收货证明文件替代 5 接收方收货时有验收的权利 如收货中发现发出和收到不符或存在短少 缺 损等