费用报销管理制度

费用报销管理制度费用报销管理制度 第一章第一章 总则总则 第一条第一条 目的目的 为了加强公司的管理 规范费用报销流程 合理控制费用支出 结合公司实际情况特 制定本制度 第二条第二条 报销范围报销范围 本制度适用于公司日常发生的各项费用支出 包括但不限于交际应酬费 会议费 广 告宣传费 车辆费用 各类办公费 职工福利费 培训费等报销 第三条第三条 适用范围适用范围 本办法适用昆明中道科技有限公司 以下统称公司 第四条第四条 报销原则报销原则 一 预算管理原则 费用必须严格控制在预算范围内 费用按预算管理执行方式 即以公司为单位按月度费用进行控制 如超过预算费用金额且无审批的追加预算 财务有 权拒绝报销 公司负责人对所任职公司预算负责 各部门负责人对本部门预算负责 二 归口管理原则 根据管理职能实行费用归口管理原则 三 额度管理原则 公司规定费用发生额度的 超过限额部分财务不予报销 特殊 情况需要经过公司负责人审批 第二章第二章 费用管理归口管理费用管理归口管理 第五条第五条 费用归口管理费用归口管理 公司费用采用归口管理的方式 归口管理部门负责费用的控制与管理 按管理职能费 用归口情况如下 一 行政部 1 车辆费 包括车辆保险 保养 维修 过路费 油费 停车费 洗车费等 2 办公楼租金 物业管理费 办公楼租金和物业费 绿化费等相关费用 3 办公费 因日常工作需要而购买的办公用品及其他办公性消耗材料 如购纸笔 产生的费用 打印耗材费 邮寄费 书报费 名片印制 办公室清洁用品费等 4 员工宿舍费 员工宿舍的租金 水电费和物业费 5 会议费 公司组织会议活动发生的费用 二 人力资源中心 1 招聘费 职工招聘发生的费用 如支付给人才网站公司的费用 2 培训费 为了提高职工管理和工作技能 单位组织或聘请外部专家等各种职业 培训的支出 3 管理人员薪酬费用 管理人员工资 奖金等 4 职工福利 五险一金 职工福利 职工失业保险 职工养老保险 医疗保 险 劳保费等 三 运营中心 1 宣传费 为推公司形象发生的宣传费用 包括海报制作的印刷费用 展览展示 费 媒介开发与维护费用 赠送客户的纪念品等费用 2 广告费 为宣传品牌和开拓市场而发生的广告费 3 推广费 为开拓市场而发生的活动推广费用 4 社区装修费 为维护公司形象 社区装修的设计 装修规格 装修支出等 5 社区运维费用 社区站点运营维护费用的支出 四 政务服务中心 政务项目申请的过程中发生的费用 差旅费 投标费 招待费及专家评审费等 五 技术研发中心 技术开发费 软件开发费 软件著作权申请费 六 未进行归口的费用 由各部门进行控制 第三章第三章 费用报销规定费用报销规定 第六条第六条 交际应酬费报销规定交际应酬费报销规定 一 业务招待费审批规定 业务招待费的列支范围 指公司在经营活动中因开展业务而发生的餐费 烟 酒 礼 品等相关费用 1 公司发生的业务招待需填写 业务招待申请单 公司负责人的批准 特殊情况 可邮件报批 后由行政部统筹安排 并在报销时将 业务招待申请单 费用报销单 并 附邀请函 招待清单 菜单 礼品清单 一起提供给公司财务部 2 公司需严格控制招待费支出 严禁以招待费名义报销个人费用 3 财务部按规定审核原始票据的合理 合规 合法性 按部门做好核算工作 两 个 含 以上部门共同参与的业务招待 报销时经办人必须计算分摊金额 否则按经办部 门核算 4 费用报销严禁非本人代领及代报 参与招待活动的人员 公司负责人除外 以 最高级别的人员为报销申请人 不得指定下级人员提出申请 并自己审批报销 否则财务 有权拒绝报销 二 业务招待费开支标准 发生招待费用要按节约原则 严格控制陪同人员 重点招待 特殊招待需由行政部负 责人统一安排签约招待商家 按以下标准执行 1 工作客饭 原则上人均不超过20元 2 一般招待 原则上人均不超过50元 3 重点招待 原则上人均不超过200元 4 特殊招待 原则上人均不超过300元 5 同城不能接待 接待对象在10人以内的 陪餐人数不得超过3人 超过10人 的 不得超过接待对象人数的三分之一 6 送客户茶叶 购物卡 礼品不能再发生报销 7 以上费用及招待事项均需由公司负责人先行同意方可支出 三 礼品费用审批规定 1 公司的礼品统一由总部行政部统一订制 因特殊情况确需自行购买的需按规定 进行审批 参照 公司形象授权审批表 中招待费的审批权限签批 报销时需提供商场 超市电脑打印的商品清单 节假日招待需事先审批 审批邮件报备财务 若未事先审批拒 绝报销 2 礼品管理应视同库存商品管理 具体参照 存货管理办法 赠送统一订做的礼 品 需填写 礼品领用申请单 并经部门负责人审核 公司负责人审批 仓库管理员凭签 字完整的礼品领用单开 出库单 月末对礼品领用情况进行统计归集报送财务部 按领 用公司的部门归集费用 第七条第七条 会议费报销规定会议费报销规定 一 会议费的审批规定 会议费用列支范围 是指因召开会议所发生的一切合理费用 包括租用会议场所费 用 会议资料费 交通费 茶水费 餐费 场地布置费用 住宿费 租车费 去外地召开 公司级会议租用的车辆 杂费 条幅 水果 食品 鲜花 胸牌 台签等 等 1 会议费开支实行事前审批制度 经公司负责人批准后方可开支 2 由公司总办会批准的内部会议 需要提供会议活动预算 由外单位举办的需我 方承担费用的非市场活动会议 需要提供会议邀请函 会议以承包形式举办的 需要提供 与承办方签订的协议 3 会议费报销时要附会议纪要表 如 注明会议性质 内容 目的 会议地点 参会人数 会议天数 二 会议费开支标准 1 原则上优先考虑在公司内部场地召开 2 公司总办会层面的会议在外部举行 一年不得超过两次 3 员工参加会议 食宿由组织者统一安排并承担的 不再享受差旅费补助 食宿 不统一安排的 按差旅费管理办法执行 第八条第八条 宣传费用的报销规定宣传费用的报销规定 一 宣传费的审批规定 宣传费的列支范围 包括对外发放宣传品 业务宣传资料 展会支出 印有企业标志 的礼品 设计费 以及上述与产品宣传相关的食宿费 材料费 人工费 服装费 场地租 赁费等 广告费一般应通过媒体传播 如利用报刊 电视 广播 楼宇广告 网络等途径 做的宣传 1 宣传费开支由各分子公司制定年度营销计划 总部运营中心审核并统筹制定海 都公众的年度营销计划形成年度预算 公司年内增加预算开支的 应事前审批 报总部运 营中心负责人审核 总裁批准后方可开支 运营中心总体营销预算超支 需进行预算追加 时 需报总裁办会审后方能追加预算 2 市场宣传活动必须签订正式合同 合同需由部门负责人提请 财务负责人审核 后报公司负责人审核 总部运营中心负责人复核 总裁审批后交财务部备案 3 广告费报销时需提供正式的广告业专用发票 媒体广告需提供相应的广告实际 刊播的监控报告 4 展示展览类活动 包括活动过程中发生的礼品支出 需事先提供整体活动预 算 与展会主办方及礼品供应商等签订的合同 根据预算和合同进行付款 报销时需提供 活动明细清单 5 各种宣传资料印刷需签订合同 付款时需提供合同及发票 印刷资料样品及入 库单等 第九条第九条 车辆费用报销规定车辆费用报销规定 公司的车辆费用按公司制定的 车辆管理暂行办法 的规定执行 公司用个人车辆的 费用报销列支时需签订相应的租车合同方可在限额内列支 无租车合同的个人车辆相关费 用不予报销 第十条第十条 各类办公费用报销规定各类办公费用报销规定 办公相关费用包括 办公纸张费用 印刷费用 办公用品 电子设备类耗材等低值易 耗品 修理费用 咨询费用 招聘费等零星开支 一 办公用品 1 各部门工作所需专用表格等印刷品 由部门自行制定格式 按规定报部门领导 审批后 由行政部统一安排印制 2 各部门所需办公用品在每月25号前编写 办公用品采购计划表 经部门负责人 审批后报行政部 行政部汇总各部门采购计划表 根据办公用品的库存情况制定采购计 划 填写 请购单 经公司负责人审批后统一采购 3 办公用品只能用于办公 不得移作他用或私用 个人领用的办公用品 工刃 量具要妥善保管 不得随意丢弃和外借 工作变动时 必须办理移交手续 如有遗失应照 价赔偿 4 公司办公费用报销必须严格按照公司费用审批程序执行 对各部门每月超出预 算的所有办公费用将不予审批 5 行政部采购办公用品时 对采购的物品进行三方询价 填写 采购价格对比 表 采购后须经保管人验收签字确认 登记办公用品进出台账 各部门所需购置的办公 用品 统一到行政部领用 并办理领用登记 记入部门费用 二 定期结算的固定费用 办公用房租赁费 水电费用 宿舍费用等费用 由行政部进行办理 经办人按合同约 定结算费用时 需填写费用报销单 附报销明细 报部门负责人审核 财务负责人复核 后报公司负责人审批后付款 首次报销的定期结算费用如租赁费必须要有租赁合同复印 件 三 市内交通费 市内交通费的列支范围 是指员工因公外出在市内区间办理公务首先应选择公交车 辆 地铁等常规性公共交通工具作为出行载体 确因特殊情况无法或者不便乘坐常规性公 共交通工具时方可改乘出租车等其它交通工具 乘用出租车辆时必须经部门负责人同意方 可乘坐并填写 乘车 机 申请表 市内交通费实际付款金额如果小于票据载明金额 时 则应在该票据显著位置注明实际付款金额 财务管理部门按实付金额据实报销 四 邮寄 运输费 邮寄 运输费的列支范围是指 文件 物品需要经过运输达到目的地所发生的费用 日常的邮寄费用应由经办人员邮寄后将快递凭据及时交与行政部 由行政部月末整理凭发 票统一报销 因公产生货物运输费报销的需将货运单及商品出库单复印件与发票一并报 销 五 投标费 投标费指按照招标文件规定的要求 在规定的时间和地点主动向招标人递交投标文件 并以中标为目的的所发生的相关指出 包括 购买的标书费 标书的相关制作费 中标后 的履约保函费等 投标费报销要凭发票及经部门负责人审批 财务部负责人复核 公司负责人审批的投 标意向书复印件 六 研发经费 研发经费指企业为开发新技术 新产品 新工艺发生的研究开发费用 未形成无形资 产的要计入当期损益 研发经费包括新产搜索品设计费 新工艺规程制定费以及与研发活 动直接相关的技术图书资料费 资料翻译费 从事研发活动直接消耗的材料 燃料和动力 费用 在职直接从事研发活动人员的工资 薪金 奖金 津贴 补贴 专门用于研发活动 的仪器 设备的折旧费或租赁费 专门用于研发活动的软件 专利权 非专利技术等无形 资产的摊销费用 勘探开发技术的现场试验费 研发成果的论证 评审 验收费用 研发经费列支时要附相关项目立项研发文件及研发项目研究可行性报告 七 五险一金 五险 指的是包括养老保险 医疗保险 失业保险 工伤保险和生育保险 一 金 指的是住房公积金 由人力资源部统计每月公司应申报名单 公司与个人交费金额 财务部负责申报 第十一条第十一条 各项补贴开支规定各项补贴开支规定 一 市内交通费开支规定 职工上下班的市内交通费补贴 按照岗位核定补贴额度 计入工资按月发放 二 通讯费开支规定 职工通讯补贴 按照岗位核定补贴额度 计入工资按月发放 三 工作餐费开支规定 工作午餐补贴按公司标准 计入工资按月发放 四 劳动保护用品支出规定 根据业务岗位实际需要 公司购置劳动保护用品应按实际购置开支 不得发放补贴 五 工作服装费用开支规定 按公司统一工作着装样式 颜色等规定 工作服装可以职工自费购置 也可以由单位 统一制作 根据制作和购置工作服装的价格 公司制定职工工作服装制作费用标准 报批 总部后执行 第十二条第十二条 职工福利费用开支规定职工福利费用开支规定 职工福利费的列支范围包括职工集体福利 用于员工个人的福利 一 职工体检费用 公司根据需要组织安排职工的体检费用可以凭据在福利费用列支 不得发放补贴 二 职工困难补助 个别员工发生生活困难 公司可以酌情给予困难补助 严禁用福利费用给每位员工发 放补助 三 职工探访慰问费用 公司对职工进行家访和慰问发生的费用可以在福利费用内列支 家访和慰问的费用标 准由公司根据实际需要适当掌握 均须凭据开支 不得发放补贴 严禁用慰问名义在福利 费用内发放每人补贴 四 团体活动费 公司可以根据企业文化建设需要 组织职工体育锻炼费用 组织职工团队活动费用可 以适当开支 须凭据开支 不得发放补贴 第四章第四章 费用报销填写 审核费用报销填写 审核 第十五条第十五条 费用报销填写规定费用报销填写规定 为了规范和统一费用报销单的填写及票据粘贴 快捷地报销各种费用 制定此规范和 要求 一 报销单填写规范 填写报销单字迹工整 清晰 金额不得涂改 凡需填写大小写金额的单据 大小写金 额必须相符 相关内容填写必须完整 费用报销单必须用蓝 黑钢笔或签字笔书写 不可 使用圆珠笔或铅笔书写 具体填写说明 1 在 经办人 处填写事项经办人姓名 在费用报销单右下角的 领款人 处由 实际报销领款人签字 2 在 部门 处填写所属的部门 子公司填写到二级部门 总部填写到三级部 门 如 政务中心 养老项目部 社区养老项目组 等 3 日期如实填写报销时的日期 4 报销内容 处填写费用支出的用途 如 办公费 办公用品 5 金额 此处填写实际发生金额 单据张数 填写报销的单据的数量 6 合计 处填写各项费用合计数用阿拉伯数字填写 合计 此行上方有空栏 的 由左下方斜向上划对角直线注销 7 金额大写 此处填写合计的大写金额 若报销金额为百位数时需在仟字前填 零 以此类推 人民币大写字样 零 壹 贰 叁 肆 伍 陆 柒 捌 玖 拾 佰 仟 万 8 报销人填写完成后 应先找部门负责人审批 并在 部门负责人 处签字 部 门负责人签字完成后 应到财务部 财务负责人 签字 财务审核由公司行政部统一到 公司负责人 审批后到财务报销 二 票据粘贴要求 1 所附发票应真实 合法 抬头应为公司的全称 不要简写或漏字多字 2 票据必须粘贴在发票粘贴单上 用胶水粘贴 票据粘贴要求平整 粘贴后的票 据不能超过粘贴单的范围 票据分类粘贴 票据粘贴顺序和报销单封面所列的项目顺序一 致 发票由前往后贴 先贴大张的 后贴小张的发票 至下而上小张发票在前 大张发票 在后 如果发票量大 要分门别类 按规格大小统计一起粘贴 第十六条第十六条 财务报销审核财务报销审核 公司对费用报销支付的审批建立以 谁批准 谁负责 为原则 对于违反公司财务制 度的规定而批准支付的单据 相应审核人或审批人以失职论处 并对由此引起的不良后果 负连带责任 1 财务人员在收到报销单据后应审核报销单据是否填写 粘贴规范 是否经过有 效审批 所附单据是否合法 合规 如发票查询 等 对符合要求的报销单据应及时审核 并经公司负责人审批后交与出纳付款 对不符合要求的应退回报销人并向报销人说明退回 理由 2 出纳收到报销单后应检查部门负责人 公司负责人 财务负责人签名是否齐 全 对审批手续齐全的报销单据应及时给予报销 对于不符合审批手续的报销单出纳有权 拒绝报销 3 因审核过失造成借款人未在规定期间内报销冲销借款 或者无法从工资扣回逾 期借款者 经办责任人 含各级审批人 应承担不低于损失款总额50 的经济责任 按责 任人基薪工资比例分别承担相应损失金额 并在坏账当期应发工资中扣还 审核人 审批 人在资料不全 原始凭证不充分 项目不真实的情况下签字准予报销的 可对审核人及审 批人予以违规报销金额10 50 的罚款 4 报销人徇私舞弊 弄虚作假 对违规违纪金额不予报销 对已经报销的 除退 回违规报销金额外 同时对报销人予以违规报销金额1 5倍的罚款 情节严重者交由公司 人力资源部处理 5 跨年费用不允许列支 当年费用不晚于12月31日前报销 6 费用报销支付规定参照 货币资金管理办法 第五章第五章 附则附则 第十七条第十七条 本制度的修改和解释由海都公众公司总裁办负责 第十八条第十八条 本制度自发布之日起执行 附件一 费用报销流程 总部付款审批流程 费用报销流程 分子公司付款审批流程 费用报销流程 附件二 费用报销单 附件三 业务招待申请单 附件四 乘车 机 申请表 附件一 费用报销流程 一 总部付款审批流程 费用报销流程 对已执行完成费用申请流程 由经办归属部门发起费用报销 按如下流程图HDGZ CWLC0005执行 集团总部 费用报销流程 版 本 文件编号 页 次 实施日期 V1 0 HDJT CWLC0005 1 1 2016 4 1 主流程重点说明负责部门负责人对应表单 申请报告申请报告 单证整理 核对经办人经办部门 完成时间 实际需求日 1 差旅费 出差申请单 出差报告 相关发票 住宿 餐补 交通 2 招待费 招待费申请单 相关发票 餐费发票 购货发票 购货清单 3 其他费用 相关发票 发票 清单 审核 提交提交 费用报销单 差旅费报销单1工作日经办部门经办人 费用报销单 差旅费报销单 0 5工作日 审核 费用报销单 差旅费报销单 相关单证 经办中心 中心总监 分管副总裁 复核 复核 费用报销单 差旅费报销单 相关单证 单证合规性 2工作日财务共享中心 主办会计 核算部经理 财务负责人 排款 排款 根据审批情况排款 每周一财务共享中心资金部经理 付款 财务核算 付款 根据排款情况付款 每周三财务共享中心出纳 银行付款水单 排款计划表 Y Y N 审核 部门主管 部门经理 Y 审核 费用报销单 差旅费报销单 相关单证 0 5工作日经办部门 批准 总裁办总裁每月1日 报阅批准 超预算部分需总办会前置会审通过 批准 资产购置申请报告 审核 复核 批准过程中不通过直接退回提交 人并填写退回理由 总裁审批权限 超预算费用支出20万元 含 以内报阅董事长 批准 资产购置申请报告 董事长审批权限 超预算费用支出20万元以上 2工作日董事会 董事成员 董事长 Y Y 二 分子公司付款审批流程 费用报销流程 对已执行完成费用申请流程 由经办归属部门发起费用报销 按如下流程图HDGZ CWLC0105执行 分子公司 费用报销流程 版 本 文件编号 页 次 实施日期 V1