昆明市农业局档案收集管理办法

1 昆明市农业局档案收集管理办法 第一章 总 则 第一条第一条 为了加强昆明市农业局档案的规范 科学管理 维护 市农业局档案的完整与安全 更好地为农业生产服务 根据 中华 人民共和国档案法 和 云南省档案工作条例 的有关规定 结合市 农业局的实际工作 制定本办法 第二条第二条 档案是各项管理的重要基础工作之一 是维护单位真 实历史面貌的一项专门工作 必须把档案工作作为一项重要的基 础性工作 加强对档案工作的领导和管理 第三条第三条 凡本局各处 室 在履行职能活动中形成的已办理完 毕 具有历史凭证和查考利用价值的各种文字图表 声像等不同门 类和载体的历史记录 一律按照国家有关规定 进行收集 整理 并交由局机关档案室集中统一管理 任何部门和个人不得据为己 有 第四条第四条 各处 室 应指定专门人员负责本部门材料的收集移 交工作 第五条第五条 档案工作是提高机关工作效率和工作质量的必要条 件 是机关工作的组成部分 各处 室 必须加强对文件材料整理归 档工作的领导 将整理归档工作作为本部门的一项业务建设 纳入 议事日程 各处 室 应指定专门人员负责本部门材料的收集移交 工作 2 第六条第六条 在归档材料的收集 整理 保护等方面成绩显著的部 门和个人 要予以表彰 对损毁 泄密 丢失或擅自提供 复制以及 由于玩忽职守 造成归档材料损失的直接责任人和处 室 领导 将 追究其责任 第二章 管理档案的机构及职责 第七条第七条 市农业局主要领导是档案工作的直接责任人 局办 公室主任直接负责 建立办公室领导下的档案室 配备兼职档案员 对局机关文书档案实行集中统一管理 局各职能处 室 形成的文 件材料 必须于工作结束的次年二月底以前 按时移交局档案室 以便完成立卷归档工作 第八条第八条 局机关各职能处 室 的主要负责人为本部门的档案 责任人 各部门明确一名兼职档案员 对本部门日常工作中形成的 文件 资料和往来文书进行有效的归类管理 第九条第九条 局办公室管理档案的职责与任务 1 贯彻执行中共中央 国务院和云南省档案局 昆明市档案局 制定的档案工作方针 政策和规定 指导局各处 室 的档案管理 2 制定局档案工作管理办法和规章制度 3 局档案室管理文书档案 声像档案 电子文件档案 实物档 案 积极提供档案资料为局各处 室 的各项工作服务 第十条第十条 档案室工作人员的职责 1 努力学习马列主义 毛泽东思想 邓小平理论和 三个代表 重要思想 执行党和国家的档案工作方针 政策 树立全心全意为 各部门工作服务的思想 搞好档案工作 3 2 学习档案工作业务知识和相关专业知识 不断总结经验 提 高业务水平和工作效率 3 认真执行档案管理工作规章制度 使档案管理制度化 规范 化 4 对局机关形成的档案进行系统整理和编目 做好档案的接收 工作 认真整理 科学管理 5 熟悉档案室档案情况 做好档案的统计工作 6 按照规定 会同相关部门对到期档案进行鉴定 销毁 7 编制必要的检索工具 参考资料 积极提供档案利用 8 执行档案保密和借阅制度 借阅手续要清楚 做到不丢失 不 泄密 不损坏 维护档案的完整与安全 延长档案的寿命 9 保持档案库房 办公室的清洁卫生 10 经常向领导汇报档案工作中的问题和情况 提出建议 改进 工作 第三章 档案的接收和整理 第十一条第十一条 凡以局名义下发上报的文件 资料 均由办公室整理 归档 凡各职能部门在工作及公务活动中形成的具有保存价值的 专业文件 资料 均由各部门兼职档案员进行整理 立卷 并于次 年二月底以前 编制移交清册向档案室移交 集中统一管理 第十二条第十二条 接收的档案文件材料应遵循文件材料的形成规律和 特点 保持文件材料之间的有机联系 区别不同价值 便于保管和 利用 第十三条第十三条 局档案室对各职能部门归档的文件材料要按规定检 4 查接收 确保案件质量 对不符合要求的不得接收归档 第四章 档案的管理和提供利用 第十四条第十四条 档案室对接收的档案 要按要求进行分类 加工整 理 将整理好的档案上柜保管 并标明档案排放的种类 顺序号 以便保管和查找利用 第十五条第十五条 档案管理人员要对档案的案卷数量 收进 移出 保 管 利用等情况进行统计 并根据上级档案部门的规定和要求报送 档案工作基本情况统计表 第十六条第十六条 局档案室对档案的保存价值和已超过保管期限的 档案进行鉴定 提出具体存毁意见 对确无保存价值的档案进行登 记消毁 据市档案局的规定 对机关保存期限到的永久 长期档案 进行造册移交 第五章 归档范围 第十七条第十七条 文书材料应当归档的有 1 上级领导机关发来我局的属于农业局主管业务或虽非农业局 主管业务但需要贯彻执行的文件材料以及对市农业局请示 报告 的批复 上级有关领导视察我市农业农村工作的批示 指示 讲话 题词等文件材料 代上级领导机关起草的重要法规性 规范性文件 材料 2 以市农业局或各处 室 名义召开的各种专题 专业会议的文 件 会议形成的文件材料 市农业局制发的 包括与其他机关联合 制发的 方针 政策 规章 规范性文件 有关农业工作问题的文件 材料 市农业局报送上级领导机关有关重大问题的请示以及受文 5 机关的批复 市农业局对下级农业局机关请示的批复 批示以及来 文机关的请示 局领导公务活动中形成的重要文件材料 3 局及各处 室 的会议纪要 工作计划 总结 报告及其他业务 指导性材料 局派出的工作组的调查报告 各类农业工作统计报表 和统计分析资料 局党委在工作活动中形成的重要文件材料 局机 关内设机构及人员编制变动情况等文书材料 各类汇编 大事记 历史沿革等材料 各级颁发的荣誉奖励证书和局举办各类展览会 的照片 录音 录像等文件材料 局机关公务员考核 晋升职务及 干部的任免 包括备案 调配 培训 专业技术职务评定等材料 局 机关干部 职工名册 局机关人员的录用 转正 定级 调资 退职 离休 评残 抚恤 死亡 丧事活动的文书材料 局机关办理的干部 调动手续及局固定资产的凭证清册 4 市农业局与有关单位或有关部门签订的各种合同 契约 条约 议定书 协定 换文 正本 副本 市局在对外交往活动中形成的文 件材料以及有参考价值的资料等 5 市委 市人民政府 省农业厅及有关单位发文中涉及我市农业 农村工作业务活动的内容或其他必须贯彻执行的文件 以及市农 业局同有关部门协同配合中形成的文件材料 第十八条第十八条 科技材料应当归档的有 各部门在科学研究 生产活动和基本建设等活动中直接形成 的科学技术文件材料 如 购置大型设备和基建工作中形成的凭证 协议合同 图纸等文件材料 第十九条第十九条 非纸质载体材料应当归档的有 6 凡与职能活动有关 能够反映我局机关工作活动历史的照片 录 音 录像 光盘 移动硬盘等非纸质载体的材料 应当年底整理刻 录归档 第六章 整 理 第二十条第二十条 整理分工 实行由局办公室集中 机关各处 室 具体 分工整理原则 1 上级机关或同级机关发给我局的需要办理的文件 或者虽不 需要专门办理但同某项业务工作有密切联系的 统一由主办处 室 整理 2 局属站所 县级农业局 畜牧局 农机局向市局报送的年度 季度和专项工作计划 工作总结以及重要工作报告和调查报告 凡 属综合性的材料 由局办公室整理 凡属专业性的材料 由主办处 室 整理 3 凡以我局或局党委名义发出的文件 由档案室整理 各处 室 发文后需将发文批件和正式文件两份交档案室 4 我局与其他机关联合签发的文件 我局主办和起草的由主办 处 室 交局档案室整理 我局与其他机关联合签发的文件中 如果 是其他机关主办和起草的 副本和会签稿的复印件由主办业务处 室整理 5 各业务处 室 以局名义制发的各种总结 报告 材料 由制发 处室整理 6 局召开的全市农业局局长会议的文件 资料 由会议主办处室 整理 各处 室 召开的专业会议的文件 资料 由主办处 室 整理 7 7 局党委会议 局务会议 局长办公会议的记录 纪要 由局办 公室整理 会议讨论的文件 由主办处 室 注明讨论结果 另行整 理 8 局派出的调查组 工作组的工作报告和调研资料 由主办处 室 负责整理 9 对外交流活动中形成的文件材料以及有参考价值的资料 由 执行外事任务的处 室 负责整理 第二十一条第二十一条 文书材料整理原则是 按照文件材料形成的自然规 律和特点 保持文件材料之间的有机联系 区分不同价值保管期限 便于保管和利用 第二十二条第二十二条 文书材料整理 应当按照文件的特征和联系进行整 理 把具有共同特点和密切联系的文件组合在一起 归档文件的整 理以件为单位 一般以每份文件为一件 文件正本与原稿为一件 正文与附件为一件 原件与复制件为一件 转发文与被转发文为一 件 报表 名册等一册 本 为一件 来文与复文为一件 1 综合性文件 工作计划 总结 报告 汇报 会议记录等 按责 任者 名称整理 一份 本 册 2 专题文件 专题性工作请示 报告 总结 调研材料 规章制度 等 按问题整理归档 3 会议文件 一会一件或一会数件 4 统计 报表 名册 按名称整理归档 一本 册 为一件 5 简报 期刊 刊物 按名称整理归档 一期一件或数期一件 8 6 违法违纪材料 按纪检 监察 督察 保密 审计等分别归档 7 文电材料 电报 传真 电话记录 领导批示 应与有关文件 一并归档 8 提案材料 由回复 提案 提案征询意见表 签发单一并归档 第二十三条第二十三条 归档文件以件为单位进行装订 分类排列 编号 编目 装盒使之有序化 装订时 正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 复制件在后 转发文在前 被转发文在后 来 文与复文作为一件时 复文在前 来文在后 第二十四条第二十四条 归档文件 按年度 保管期限结合责任者 时间进 行排列 会议文件 统计报表等成套性文件可集中排列 第二十五条第二十五条 文书档案采用 年度 保管期限 两级分类法 即先将归档文件按年度分类 每个年度下再按保管期限分类 分类 方案为 永久 30 年 10 年 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号 在每件文件首页 上端的空白位置上加盖归档章并填写相关内容 归档章设置全宗 号 年度 室编件号 机构或问题 保管期限 页码号六项 1 年度 文件形成的年度 应以四位阿拉伯数字注公元纪年 2 室编件号 根据年代 保管期限 分别按文件排列顺序从 1 开始标注 第二十六条第二十六条 归档文件应逐件编目 来文与复文作为一件 只对 复文进行编目 归档文件 目录设置件号 责任者 文号 题名 日 期 页数 备注等项目 9 1 件号 盒内归档文件的顺序号 同室编件号 2 责任者 制发文件的单位或署名者 3 文号 文件的发文字号 4 题名 文件标题 没有标题或标题不规范的可自拟标题 5 日期 文件形成时间 6 页数 每一件归档文件的页数 7 备注 注释文件需要说明的情况 第二十七条第二十七条 凡应归档的文件材料一律使用 A4 标准用纸 归档 时对已破损的不规范用纸的文件材料应予修整 字迹模糊或退变 的文件材料应予复制 起草文稿或批示 签字时 一律使用毛笔 钢笔书写 各位领导签发文件时应签全名和时间 第二十八条第二十八条 装盒 将应归档的文件按室编件号顺序装入档案盒 无须装订 然后填写档案盒封面 盒背及备考表 备考项目包括 1 盒内文件材料说明 文件材料缺损 修改补充 移 出 销毁等情况 2 整理人 负责整理归档文件的人员姓名 3 检查人 负责检查归档文件整理质量的人员姓名 4 日期 归档文件整理完毕的日期 第二十九条第二十九条 各处室年初可根据本部门职责范围 工作任务制订 立卷归档工作计划 为本年度立卷工作做前期准备 每年年终对需 归档的材料进行加工整理 防止散乱 丢失和泄密 第三十条第三十条 各处 室 每一项公务活动或领导交办事项 办理完毕 后 承办人应当负责把工作过程中形成的全部文书 资料及审批手 10 续等收集齐全 进行整理工作 承办人工作调动时 须将所经办的 应归档材料认真进行清理和移交后 方可离任 第七章 移 交 第三十一条第三十一条 各处 室 每年将整理后归档的文件材料 于次年 的 2 月底前向局档案室移交归档 昆明市农业局档案移交制度 为了规范管理 保证本局档案的安全 统一 更好地为昆明市 农业农村工作服务 特制定本局档案移交制度 一 本局收文处