数据库档案建档规范(草)

1 数据库档案建档规范 草 1 1 总则总则 1 1 为加强中国科学院国家科学图书馆数据库档案的建档工作 提高归档文件的 质量 充分发挥数据库档案反映数据库引进主要活动和基本历史面貌的查考 和凭证作用 制定本规范 1 2 本规范提出了数据库档案建档工作的基本要求 规定了文件材料的归档范围 和质量要求以及归档文件的分类与整理 档案接收等 2 2 术语术语 2 1 数据库档案 指以数据库为归档单元 具有保存 利用价值 并已经归档的文件材料 2 2 研究所档案 指以独立研究所为归档单元 具有保存 利用价值 并已经归档的文件材料 2 3 文件 从事数据库引进工作的团体 个人在履行职能或处理事务中形成的各种形式 的信息记录 2 4 原件 最初产生的区别于复制件的原始文件 2 5 复制件 与原件内容相同的复制品 2 6 文稿 文件起草过程中形成的历次稿件 可分为草稿和定稿两种 2 7 文本 同一文件由于作用不同而形成不同的版本 可分为正本 副 本 试行本 修订本 各种文字文本等 2 8 归档文件 在职能活动中形成的 办理完毕 应作为文书档案保存的各种纸质文件材料 2 9 件 归档文件的整理单位 每份文件为一件 2 10 归档文件整理 将归档文件以件为单位进行分类 排列 集合 编号 编目 装订 使之有 2 序化的过程 2 11 案卷 由互有联系的若干文件组合成的档案保管单元 3 3 文件材料归档范围和质量要求文件材料归档范围和质量要求 3 1 归档范围 凡是反映数据库职能活动 对历史沿革具有查考利用价值和凭证作用的文件 材料均应归档保存 3 2 质量要求 3 2 1 归档文件材料原则应为原件 不得擅自修改或事后补制 3 2 2 归档文件如是复印件 需在文件右上方注明 复印件 和对此复印件真实 性负责的责任人姓名 3 2 3 整理归档文件所使用的书写材料 纸张 装订材料等应符合档案保护要求 3 2 4 未翻译的文件 应译出中文标题 并附简短的内容提要 3 2 5 计算机文档文件 需以 PDF 格式打印存档 3 3 年 数据库开始使用起始日所在公元年 4 4 案卷的构成案卷的构成 一个案卷由四部分组成 4 1 封面页 由固定标头 数据库档案编号 编制年月 责任单位名称组成 见 附件 1 4 2 基本信息描述页 描述数据库当年基本信息 描述的内容包括数据库名称 数据库网址 主题分类 数据库类型等部分 详细内容见 5 6 4 3 文件目录页 揭示本案卷全部文件的编号 名称 所在页码 4 4 以件为单位的归档文件 5 5 归档文件的分类与整理归档文件的分类与整理 5 1 归档文件的分类 数据库归档文件 采用数据库 文件特质 年 方法进行分类 应保持分类 方法的稳定 5 2 整理原则 遵循文件的形成规律 保持文件之间的有机联系 使归档的文件真实地反映各 项职能活动的历史原貌 3 5 3 归档期限 执行馆综合办公室档案室的归档期限要求 在每年的 3 月底以前将上一年度 的文件归档 5 4 归档次数 5 4 1 数据库档案集合至资源建设部档案 形成部门全宗档案一次性提交 5 4 2 应归档数据库文件持有人 在完成本工作环节职能后 即刻按照程序要求向 数据库档案员提交归档文件 次数不限 5 5 归档文件的整理方法 5 5 1 归档文件的整理单位 归档文件以 件 为整理单位 一般以每份文件为一件 文件的正本与定稿为 一件 也可各为一件 正文与附件为一件 也可各为一件 正文与文件处理单 为一件 原件与复制件为一件 转发文与被转发文为一件 报表 名册 图册 为一件 5 5 2 集合 5 5 2 1 以一个数据库一个合同期内一个年度所涉及的所有文件为一个案卷集合 归档归档文件类型要求与规则表文件类型要求与规则表 归档文件类型归档文件类型必备性必备性 数据库分析报告必备 试用数据库评估报告有则必备 数据库需求意向调查表有则必备 数据库需求分析报告必备 试用意向回执有则必备 试用意向分析表有则必备 数据库供应方案必备 数据库采购方案设计必备 数据库采购组团方案必备 研究所参加数据库集团采购回执必备 研究所参加数据库集团采购确认统计必备 谈判纪要 备忘必备 数据库引进合同 协议必备 付款协议必备 付款委托书必备 付款清单必备 4 数据库支付经费汇总表必备 数据库开通通知必备 数据库使用指南有则必备 数据库培训通知有则必备 数据库建设小组评议报告有则必备 数据库使用统计分析报告有则必备 招标系列文件必备 数据库供应商和数据库代理商提供的资料和文件有则必备 领导审批文件必备 上级主管部门审批文件必备 研究所相关建议有则必备 数据库使用效果统计必备 其他应该入档文件有则必备 5 5 2 2 归档文件按件装订 装订时 正本在前 定稿在后 正文在前 附件在 后 原件在前 复制件在后 转发文在前 被转发文在后 来文与复文 作为一件时 复文在前 来文在后 中文文本在前 外文文本在后 5 5 3 排列 归档文件按照分类排列 5 5 4 分类 归档文件分为四类 结果性文件 审批性文件 过程性文件 参考性文件 5 5 5 编号规则 支持国科图数据库档案文件查询 分数据库档案编号和数据库文件编号两类 4 5 5 1 数据库档案编号为一个案卷集合的统一编号 本编号非固定长 编号组成 资源名称全称 一个英文字母空格 公元年 凡例 2006 年 SpringerLink 数据库 案卷的编号 SpringerLink 2006 5 5 5 2 数据库文件编号为对以 件 为单元的文件的编号 规则 本编号为固定长 由 24 位构成 编号组成 资源名称 资源类型 次号 结点标识 文件语种 年代 流水号 5 编号构成如下 第 0 9 位 资源名称 指资源的标准名称 占 10 位 不足 10 位的由 补齐空位 例 XXXXXXXX 超过 10 位的 由一个单词构成的采用前 9 位 构成 例 XXXXXXXXX 超过 10 位的 由多个单词构成的采用刊名实义词首字母缩写构成 例 XXX 汉字显示的数据库资源 1 个汉字占 2 位 第 10 11 位 资源类型 指资源的自然属性 占 2 位 英文标识为大写 0 位 W 为文献类型 含图书 期刊 会议录 专利 科技报告 学位论文 工具书 报纸等 F 为非文献类型 含工具 事实 指标 数值等 1 位 Q 揭示深度为全文 F 揭示深度为非全文 第 12 位 次号 指同年同库同属性数据库第 N 次文件 占 1 位 最小数字为 1 第 13 位 节点标识 指在以下各工作环节中发生的所有文件 英文标识为大写 占 1 位 F 资源分析 分析报告 功能对比 资源介绍 意向调查 印本情况 等 S 资源试用 T 资源谈判 A 方案设计 供应方案 购买方案 X 资源协议 购买协议 合同 订购备忘 订购确认单等 Z 资源组团 K 资源开通 开通通知 开通期刊列表 培训 Q 资源付款 代付款协议书 付款通知 付款清单 P 批示文件 上级部门 领导签批 批示文件等独立文件以及所附附 件 Y 使用效果 集团 各所使用情况 用户意见 C 长期保存 第 14 16 位 文件语种 指作为档案主体文件语种 占 3 位 英文标识为小写 eng 英文 或以英文为主 chi 中文 或以中文为主 6 e c 英文与中文对照 第 17 20 位 年代 占 4 位 由 4 位公元年构成 第 21 23 位 流水号 占 3 位 由个位开始 不足位填 0 例 003 凡例 2006 年 SpringerLink 数据库第 2 次谈判文件 文件内容为汉语 SpringerL WQ2Tchi SpringerLink 数据库名称 文献类型库 揭示深度为全文 第 2 次谈判文件 文件内容为汉语 2006 年第 048 号文件 5 6 编目 数据库档案员需根据下表要求对本案卷进行基本信息编目 编目内容与技术要求表编目内容与技术要求表 7 描述内容描述内容描述信息描述信息必备性必备性可重复性可重复性 数据库名称 Cambridge Scientific Abstracts 必备不可重复 数据库简称 CSA 有则必备可重复 其他名称 剑桥科学文摘网络 数据库 有则必备可重复 数据库网址 http www 必备可重复 镜像服务器 网址 http csa tsingh brng cgi username tsing30 access t sing3030 cat 有则必备可重复 数据库出版 机构 Cambridge Scientific Abstracts 美国剑 桥科学文摘出版公 司 必备不可重复 主题分类 生命科学 水科学 与海洋学 环境科 学 计算机科学 材料科学 工程技 术 社会科学 现 代艺术 世界政治 科学 图书馆学 心理学 必备不可重复 数据库类型 文摘 期刊论文 必备不可重复 揭示深度 文摘 目次 必备不可重复 内容语种 英文 必备可重复 本次合同年 限 2007 2009 必备不可重复 当年费用 欧元 必备不可重复 代付款机构XXXXXXXX必备不可重复 参团研究所 数量 全院 必备不可重复 开通范围 全院 必备不可重复 开通方式 IP 控制 必备可重复 数据使用权 有则必备可重复 档案收集 张三 必备不可重复 档案编制 李四 必备可重复 8 6 6 档案文件版本档案文件版本 9 6 1 A4 纸质版本 6 2 电子版本 7 7 档案文件交接程序档案文件交接程序 7 1 归档文件持有人 在完成本工作环节职能后 向数据库档案员提交归档文件 7 2 归档文件持有人将编好档案编号的文件和归档文件交接目录 A4 纸质 一式 两份 送交数据库档案员检查验收 交接目录样式见附件 2 7 3 数据库档案管理员在接收前 对送交的档案进行严格的质量检查 对不符合 规范要求的档案 退回重新整理 7 4 质量检查符合规范要求的档案 经清点无误后 交接双方在归档文件交接目 录上签字 一份归档文件持有人留存 一份留数据库档案员处备查备查