存货管理制度.doc

存货管理制度目录目录共七章第一章总则2第二章存货验收管理4第三章存货仓储管理5第四章存货出库管理6第五章工程余料及废旧料退库管理8第六章工程材料管理办法11第七章岗位职责13物资管理部结构图 副经理 仓储中心采购中心物资核算员 仓储员B仓储员A采购助理采购员第一章 总则第一条 为规范XXXXX公司（下称“公司”或“本公司”）规范存货的验收、入库、仓储、出库、耗用核算等，确保存货资产的安全、完整，防止存货资产毁损流失，提高资产使用效率，根据企业会计准则、财政部等五部委企业内部控制配套指引和国家有关法律、法规和政策及XXXXX公司财务管理制度，结合本公司实际情况，特制定本制度。第二条 本公司工程类物资、设备及修理用备品、配件、低值易耗品等物资的验收、入库、出库、盘点等，除公司另有规定外，依本制度执行。第三条 本公司存货是指在公司日常生产活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料、物料等。存货还应符合如下条件，即该存货包含的经济利益很可能流入公司，该存货的成本能够可靠地计量。第四条 存货的范围的确认，以公司对存货是否具有法定所有权为依据。凡在盘存日，法定所有权属于公司，不论其存放何处或处于何种状态，都应作为公司的存货。存货主要包括：1 .库存待售的存货；库存待消耗的存货；2 .生产经营过程中使用以及处在加工过程中的存货；3 .购入的正在运输途中的和货已运到但尚未办理入库手续的存货；4 .委托其他单位加工、代销的存货。第五条 公司的存货分类为：库存商品、原材料、低值易耗品、工程物资、已完工待售产品、未完工工程施工、合同产品等。第六条 存货的计价与摊销办法：1 .存货按成本进行初始计量。2 .原材料、工程物资、库存商品、委托加工物资出库时采用加权平均法；开发产品、工程施工、合同成本结转时采用个别计价法；包装物领用时采用一次摊销法；低值易耗品领用时采用五五摊销法。3 .公司为工程项目借入资金所发生的利息及有关费用，在工程项目完工之前，计入工程项目成本。4 .公司产品项目的质量保证金按照工程造价的5%-10%提留。于工程质量保证期结束后，根据工程质量情况结算。第七条 权责单位1 .物料需求、使用部门：提出物料需求计划及具体方案，并根据实际需求编制物料需求计划；对直接运输到工程现场物料的进行验收及保管；配合盘点人员盘点等相关事宜。2 .物资管理部采购中心：采购员将所采购物资连同预购清单、发货清单，件交于库管人员，便于库房人员对货物的入库及记账；负责协调不良品的处理及退货等。3 .质量管理部：质保单等相关资料的保管；参与施工所用材料的验收及盘点，审核物料需求是否与项目工程匹配。4 .物资管理部仓储中心：负责原辅物料库存资料的编制、原辅物料及备品备件的点收、运送、入库、标识、保管等业务处理及相关记录的保存及分发；库管人员必须亲自陪同因业务工作需要进入仓库的相关人员，不得存在相关人员无库管陪同在库的现象；注意防火、防盗，定期检查消防器材，更新、补充消防材料；保持库房卫生清洁，货品整齐；注意门锁安全，贵重物品应设内库存放；经常核对账、卡、物，发生异常情况，及时上报处理。保管负责跟踪并收回质保单、货物确认单等资料，将质保单转交质量管理部。5 .财务部门：根据库房管理员的入库出库及相关单据进行账务处理；制定盘点计划，并对盘点结果进行分析编制盘盈盘亏汇总表及相关报告，经审批后进行相关账务调整。公司财务部应会同各子、分公司仓储管理部门建立存货报告控制制度对存货实行经济存量管理。仓财务部门应与对储管理部门库存量进行财务分析，制定最佳存货储备量和经济订货量，以保证正常经营需要，并不得积压和占用大量资金。6 .总经理：依据盘点报告，签字确认盘点结果。第二章 存货验收管理1.购进物资的验收以谁使用谁验收谁负责为原则。由仓库保管员负责数量清点，使用单位负责质量检验。2.凡验收不合格时，使用部门应及时将信息反馈至物资管理部采购中心采购人员，由供应人员通知供应商作退货处理。3.数量检验：数量检验是保证物资数量准确不可缺少的措施，并在物资入库时一次进行完毕。数量检验的要求如下：A、计重物资的检验：、计重物资一律按净重计算或按物资标重抽验。、对于金属材料，如果合同约定以理论换算交货时，应该按理论换算进行验收。、定尺和按件标明重量的物资，以10%20%的比例进行抽检。对于信誉较好而且到货批量较大的物资，抽检比例可适当减少，但不能低于5%。抽检中发现明显重量问题时，应对该批到货逐一过磅检验。B、计件物资的检验：、 计件物资应全部查清件数。、固定包装的小件物资，如内包装完整可抽检5%15%，无差错，可不再抽检。、按其它方法计重的物资（木材、玻璃、水泥等），按规定的计量方法进行。C、到货物资的验收时间。到货物资零担及一般物资，到货当日内验收完毕。大型材料2日内验收完毕。整车到货的验收随到随验。C.长度物资按物资标识数量进行抽验。第三章 存货仓储管理第一条 库房设施必须符合防火、防盗、防潮、防尘标准，货架应达到安全要求，确保库存存货的安全、完整、账实相符。仓库物资必须严格按照规定存放，每种存货应挂标示卡片，注明品名、规格、型号、产地、单位等，并标明存货数量，保证库存存货管理有序，不得积压；保证存货收入、发出、结存的信息，能够及时、准确地反馈，符合经营管理需要。第二条 仓储人员职责主要履行包括但不限于以下基本职责：1 严格禁止无关人员进入仓库，因业务工作需要进入仓库的有关人员，保管人员必须亲自陪同；2 定期检查消防器材，更新、补充消防材料，定期检查安全隐患，对已发现的安全隐患应撰写专项报告，经仓储主管审核后逐级上报；3 保持库房卫生清洁，货品整齐；4 对物资的安全负责，应注意门锁安全，贵重物品应设内库存放，若出现被盗、毁损事件，依据岗位责任制，承担责任，并按比例予以赔付；5 经常核对账、卡、物，发现异常情况，及时上报处理；6 仓储人员要认真审核物资领料单，核对产品名称、规格，避免误发、误用，并由领料人签字核查后方可发料；7 定期清理报废材料，并单独编表记录，经过审批，提交给财务部门进行会计处理；报废材料应由申请报废部门编制报废申请单，由部门负责人审核签字后交由质量管理部进行审批签字。8仓库保管员依据领用人手中的工程领用单和出库单后（缺一不可），方可办理发货手续。9做好与门卫间的出门手续。第三条 工程项目施工现场物资的保管主要包括但不限于以下职责：1 .项目经理部安排指定专人负责工程物资的装卸、入库存储及出库的日常管理工作；2 .物资入库（场），应按照施工平面图布置，安排露天堆放或入库贮存，保管员负责按照规定作好物资标识；3 .物资堆放和贮存应根据物资特性，提供安全适用的库房和场所，按照性能分门别类，按照规格、型号分堆、分库堆放，保持整齐、清洁；4 .按照物资的性能和特点对物资进行科学管理，并设置相应的通风、防潮、控温、采光等设施，进行妥善的保管和保养；5 .按照用料先后，分批堆放，原则上先进先出；6 .对于超过使用期限、变质的材料不得出库， 应定期进行清理，单独造册，按照审批权限经过审批，提交给财务部门进行会计处理；7.定期检查安全隐患，对已发现的安全隐患应撰写专项报告，经项目经理审核后逐级上报。第四条代保管物资管理1.原则上公司不予代保管其它单位及个人的物资。但由于特殊原因必须代保管物资，必须由经办人办理相关手续，经部门领导、主管领导、总经理审批后，方可在库房存放物资。所存放物资不得出现爆炸品等有关危险物资。不得出现归属权不清的物资。2.库管对代保管物资的数量、质量及安全不负有任何责任，不建帐只立卡。第四章 存货出库管理第一条 存货的出库必须要保证物资的领用发出准确无误，保障公司利益；保证物资按照指令发出，符合生产经营的实际需要；保证物资发出的信息能够及时、准确、完整地在相关管理部门之间得到反馈。第二条 存货的发出必须经过适当的授权，即由需求部门经办人员填写领用申请，报领用部门负责人审批后，方可领用存货。1 各项目部领用物资，应依据施工材料预算、限额领料卡，填写工程领料单，由需求部门负责人、仓储管理部门负责人分别审核后，交由库房保管人员办理领用存货。2 各项目部领用预算（计划）外的各类存货，还应根据授权审批权限报经有权部门或负责人审批。第三条 工程领料单一式四联，包括领用部门联、仓库保管联、仓库记账联、财务记账联，并由领用部门负责人、仓储管理部门负责人、保管人员签字。第四条 仓储人员应对经审批的存货领用手续进行检查，核对无误且手续齐备后方可办理存货发出。第五条 需求部门经办人员、仓储人员应对领发的存货进行清点、核对、查验，准确无误后，领、发双方签字确认。第六条 各类存货的领用发出，应当遵循先入库、先发出使用的原则（工程现场物资的出入库可参照第三章第二条）。第七条 领用的存货经清点、核对、查验后，由仓储人员填写连续编号的出库单，并经领用经办人员、保管人员签字确认。出库单应一式四联，包括：需求部门或客户联、仓储保管联、仓储记账联、财务记账联。第八条 仓储人员依据出库单，填写物流货运单并将出库物资转交物流运送。第九条 1.公司财务部、仓储部门应分别依据工程领料单、出库单、物流货运单或其它相关单据对发出存货进行核算：2.仓储人员（记帐员）对领用申请单、出库单进行复核后，登记数量保管帐（台帐），核算存货发出的数量。3.财务部门对领用申请单、出库单进行审核，于每月月末，与需求部门报送的原料物资实际耗用月报表进行核对，并据此编制记账凭证，分别登记存货明细帐及成本费用帐，核算存货领用发出的金额与数量。第十条 各类存货物资的收入、发出，应结合公司实际情况采用实际成本核算，原材料、工程物资、库存商品、委托加工物资出库时采用加权平均法；低值易耗品领用时采用五五摊销法。第十一条 仓储部应每月将库存实物资产进行账实核对（记账人员与库管），并定期（至少每月一次）与财务部各主管会计将存货明细帐与保管人员的数量（台）帐进行核对，确保存货发出的记录准确无误。第五章 工程余料及废旧料退库管理第一条目的为了规范工程现场材料管理，避免浪费，明确相关部门及个人的职责，保障公司利益，特制定本管理规定。第二条术语和定义 工程正常结余材料是指根据计价文件中工程量计算规则及其规定的损耗计算的工程理论用料与工程中实际用料的正差量；工程废料是指工程材料经加工后剩余的或因其他原因造成损坏的已无法再进行利用的工程材料；工程旧料是指在施工过程中拆除的还有一定利用价值或经济价值的工程材料。第三条职责 1物资管理部职责：按照本文件规定的程序审核项目部提报的材料退库申请，并办理材料退库手续。 2.质量管理部、内控审计部：监督检查材料退库全过程，在工程完工十五日内，介入实施跟踪。 3.项目部职责：按照本文件规定程序提出材料退库申请，提供相应的证明资料，并负责材料的倒运入库。第四条材料退库申请须提供以下资料： 1.材料退库申请单（见附件一）； 2.材料退库明细表（须与实际退库材料对应）； 3.与本批次需退库材料相对应的材料请购单、出入库单等；4.其他相关证明资料（设计变更单、现场签证单等） 第五条材料退库申请审核程序 1.项目部根据实际情况，填写“材料退库申请单”并备齐相关资料提交质量管理部，需退库材料应摆放整齐，以便相关人员清点； 2.质量管理部审核项目部呈报资料的真实性及是否合理合规，批复意见后移交物资管理部； 3.物资管理部根据质量管理部的审核意见进行复核，并将各项材料记录存档，作为工程量和材料量审核的参考依据。签署意见后报主管领导批示； 4.审批手续完备后，由物资管理部和质量管理部共同组织相关人员进行退库材料的清点计量，经清点计量无误后，物资部办理退库手续，并将相关单据移交财务部办理相关账目的转出手续； 5.上一流程有义务对下一流程针对相关审批意见及资料进行澄清或补充相关说明和资料，对于有悖于实际所发生的，将依据情况及程度逐层问责。 第六条退库内容与要求 1.在工程项目结束时，物资管理部应会同项目部对施工现场的材料进行盘点。项目部在工程结束3日内提报“材料退库申请单”，4日内完成审批，5日内完成退库，退库时双方进行材料核对。 2.退库的物资必须建立退库物资材料手工帐，保管员应认真记录，妥善保管，以便库存材料在工程保修期和下次施工中做到充分合理的利用。3.各环节相关人员验收清点退库材料，应根据原始单据整理出退库材料单价、金额，认真检查退库材料名称、规格、数量和质量。 4.验收整桶、整瓶、整箱的物资如不宜从包装物中取出实物称量净重和测量长度，在原包装完整的情况下，按包装物上的标数验收退库。 5.验收退库设备工具时应检查主辅机是否配套、零配件是否齐全；退库工具能够使用的应造册记录，并根据原始单据核对退库单价金额。 6.检验退库材料质量时，应以产品出厂验收合格证或材质单为依据。不能确定其使用价值的，应以相关施工技术人员判断为主。 7.验收中发现退回物资损坏时，应单独记录，可以维修的在估值后，修旧利废。 8.材料退库时，当日完成验收，并登记入册。按分类不同进行保管。 9.退库的材料范围包括工程任务完工后正常结余物资；工程废料；施工场地多余物资。退库时，物资必须完好，材料退库单与原领料单内容要相同。因物资质量不合格退库，必须进行技术鉴定，出示有充分数据的检查证明方能退库。工程废料清点登记后单独放置，由保管员妥善保管。 第七条有下列情况之一者，审批部门应拒绝退库： 1.退回材料与到货的品种、规格及型号不符； 2.外观检查发现严重损坏，严重锈蚀或附件不全； 3.质量低劣，损坏变质或超过有效期限，不符合使用要求。 第八条工程废料的处理方式 工程废料由公司统一集中处理。具体操作如下： 1.物资管理部提出工程废料处置申请，质量管理部复核，报主管领导审批；2.公司指派内控审计部、物资管理部、质量管理部、财务部等部门共同参入废料处理全过程，并将废料处理后的费用办理财务入帐手续。 第九条问责 1.工程实际使用材料、工程正常结余材料、工程废料三项之和应等于根据工程理论用料领取的整个工程的材料量。如发生差值，则视为材料流失，由质量管理部、内控审计部负责查明原因，并对责任人进行问责：2.由于管理不善、责任心不强造成材料流失，由责任人依据损失额度全额赔偿公司损失；3.由于主观故意或私卖材料、中饱私囊，除全额赔偿公司损失外，当事人调离岗位，扣罚全年考核奖金；情节严重的，予以辞退。具体考核参照各部门考核办法。第六章 工程材料管理办法第一条在保证工程质量和进度的前提下，合理控制工程材料，以达到降低材料成本，实现工程利益最大化，特制定本办法。 第二条 工程材料来源 公司提供的各类安装材料。 建设单位提供的配套材料。 第三条 工程材料申请领用程序 1.工程材料申请参照公司采购申请及审批流程。2.已签字通过的材料申请，如果增加材料申请，需重新填写购货申请单。如果减少材料申请，需知会质量管理部、物资管理部。3.项目负责人从公司物资管理部领用施工材料时，需填写项目领料单。项目负责人将领取的工程材料填写在项目材料平衡表中。 4.由建设单位发放的工程材料，项目负责人填写项目材料平衡表中的相关信息，并将收料单粘贴于项目材料平衡表背面。 第四条 工程材料的使用 1. 各类线缆（及辅材）的实际使用量不大于预算的5。如超过5% 需增加编制预算并说明 。2.其它各类材料实际使用量不大于预算的3。如超过3% 需增加编制预算 。 第五条 工程材料的保管及移交 1.施工队未经建设单位或公司许可，不允许将工程材料自行处理。若因工作需要时，必须在建设单位或公司办理相关的出库手续。出库手续由项目组指定专人负责，严禁施工队私自办理出门手续。 2.各类材料应在建设单位指定地点或合理区域整齐堆放，并进行标识。 3.各类材料（含废料）需移交建设单位时，在移交过程中项目负责人应主动联系建设单位工程管理人员办理移交手续，并要求接收单位人员在工程剩余材料移交清单或退料单中签字确认。若建设方明确工程剩余材料由我公司负责，项目负责人将工程剩余材料填写在工程剩余材料移交清单中，全部移物资管理部，物资管理部相关人员进行审核后签收确认并办理入库手续。 （自购料部分按照公司的采购管理制度执行）4.需移交回公司的或需当地处理的材料由项目负责人上报物资管理部，物资管理部依据公司指示进行处理。处理结果必须由项目负责人、物资管理部、质量管理部三方人员进行确认。工程上的一切废料（甲供材除外）亦属公司财产，严禁私自处理。项目部管理人员要随时监管废料的收集与存放。5.如果施工队或项目组丢失所领取材料，必须按采购价赔偿公司损失。第六条 工程材料档案的建立及管理 1.施工负责人在施工过程中必须建立工程材料使用台账。 2.施