后勤服务公司管理系统.doc

后勤服务公司管理系统后勤服务公司管理系统 用户需求说明书用户需求说明书 版本号版本号 发布时间发布时间 编写人编写人 文件审核表文件审核表 文件名称 苏州工艺美术职业技术学院后勤管理需求分析说明书苏州工艺美术职业技术学院后勤管理需求分析说明书 编写人 汪荣华汪荣华编写时间 2006 6 22版本号 1 0 单位名称单位名称相关负责人签字相关负责人签字 可多个可多个 签字日期签字日期 江苏金智科技有限公司 苏州工艺美术职业技术 学院 修订纪录修订纪录 修改人修改人修改原因修改原因修改批准人修改批准人修改完成日期修改完成日期版本号版本号 目目录录 1 引言引言 7 1 1编写目的 7 1 2文档书写约定 7 1 3术语定义 7 1 4参考资料 7 2 业务系统流程及功能描述业务系统流程及功能描述 7 2 1系统总体目标系统总体目标 7 2 2系统涉及角色系统涉及角色 8 2 3系统框架图系统框架图 8 2 4医疗保健医疗保健 9 2 5餐饮管理餐饮管理 9 2 5 1业务流程 9 2 5 2涉及角色 9 2 5 3数据流向 9 2 5 4样例报表 9 2 5 5GYMY31 食堂信息发布 9 2 5 6GYMY32 饭菜种类及价格 10 2 5 7GYMY33 学生推荐菜 10 2 5 8GYMY34 推荐菜打分 10 2 5 9GYMY35 原材料价格管理和查询 10 2 5 10GYMY36 对食堂工作人员投票 10 2 5 11GYMY37 消费信息查询 11 2 5 12GYMY38 问卷调查 11 2 5 13GYMY39 在线反馈信息 11 2 6学生公寓管理学生公寓管理 11 2 7专家公寓管理专家公寓管理 11 2 7 1业务流程 11 2 7 2涉及角色 12 2 7 3数据流向 12 2 7 4样例报表 12 2 7 5GYMY51 公寓服务信息管理 12 2 7 6GYMY52 客房管理 12 2 7 7GYMY53 客房查询 13 2 7 7GYMY54 客房预定 13 2 7 7GYMY55 取消客房预定 13 2 7 8GYMY56 客房入住登记 13 2 7 9GYMY57 退房登记 13 2 7 10GYMY58 公寓收入报表 13 2 7 11GYMY59 公寓支出登记 13 2 7 12GYMY510 公寓支出报表 14 2 7 13GYMY511 公寓物品登记 14 2 7 14GYMY512 公寓物品使用 14 2 7 15GYMY513 公寓报修 14 2 7 16GYMY514 在线反馈信息 14 2 8物业管理物业管理 14 2 8 1业务流程 15 2 8 2涉及角色 15 2 8 3数据流向 15 2 8 4样例报表 15 2 8 5GYMY61 资源信息管理 15 2 8 6GYMY62 物业服务信息管理 16 2 8 7GYMY63 物品申购 16 2 8 8GYMY64 物品进库 16 2 8 9GYMY65 物品领购 16 2 8 10GYMY66 报修登记和统计 16 2 8 11GYMY67 维修登记和统计 17 2 8 12GYMY68 物品统计报表 17 2 8 13GYMY69 维修记录报表 17 2 8 14GYMY610 在线反馈信息 17 2 9商务管理商务管理 17 2 9 1业务流程 17 2 9 2涉及角色 18 2 9 3数据流向 18 2 9 4样例报表 18 2 9 5GYMY71 门面店信息管理 18 2 9 6GYMY72 超市信息查询 18 2 9 7GYMY73 在线反馈信息 18 2 10文印服务文印服务 19 2 10 1业务流程 19 2 10 2涉及角色 20 2 10 3数据流向 20 2 10 4样例报表 20 2 10 5GYMY81 文印信息发布 20 2 10 6GYMY82 文印初始化 20 2 10 7GYMY83 部门文印申请 20 2 10 8GYMY84 部门主管审核部门文印申请 20 2 10 9GYMY85 班级文印申请 20 2 10 10GYMY86 教务处审核班级文印申请 20 2 10 11GYMY87 取消文印申请 20 2 10 12GYMY88 文印社打印并计算金额 20 2 10 13GYMY89 领取人确认领取 21 2 10 14GYMY810 打印记录保存 21 2 10 15GYMY811 文印社财务报表 21 2 10 16GYMY812 部门消费记录查询 21 2 10 17GYMY813 班级消费记录查询 21 2 11收发室收发室 21 2 11 1业务流程 21 2 11 2涉及角色 22 2 11 3数据流向 22 2 11 4样例报表 22 2 11 5GYMY91 收发室电话信息发布 22 2 11 6GYMY92 来件信息登记 22 2 11 7GYMY93 物品领取提示 23 2 11 8GYMY94 确认物品领取 23 2 11 9GYMY95 在线反馈信息 23 3 非功能需求非功能需求 23 3 1用户特点 23 3 2系统环境 23 3 3安全性 23 3 4可靠性 23 3 5性能 24 3 6标准化要求 24 1 1 引言引言 1 1编写目的编写目的 1 作为 苏州工艺美术职业技术学院后勤公司管理系统 的需求记录及初步分析记录 供与客户需求确认及开发人员设计开发的依据 2 明确项目的范围和目的 明确涉及的用户类别 确定项目需要实现的功能和需要解决 的问题 3 澄清项目实施方案中的实施内容 4 识别项目中面临的用户角色 明确每类用户角色在每个系统中所做的主要活动 5 定义系统之间的关系 接口关系 数据关系 定义跨系统的业务流程 6 定义清楚已有系统的状况 1 21 2文档书写约定文档书写约定 无 1 31 3术语定义术语定义 无 1 41 4参考资料参考资料 餐饮 无 学生公寓 见 学生公寓用户需求分析说明书 专家公寓 无 物业 报修单 每日维修记录 每幢维修记录 使用维修材料记录 商务 无 文印社 苏州苏州工艺美术职业技术学院文印申请单 收发室 无 2 2 系统流程及功能描述系统流程及功能描述 2 12 1系统总体目标系统总体目标 后勤公司系统涉及到医疗 餐饮 公寓管理 物业管理 商务管理 文印社 收发室多 个部门 多个子系统 每个子系统相对对立 整个系统以后勤公司各部门的具体运作情 况和实际需求为基础 力求操作简单 使用方便 沟通及时 以提高后勤公司的管理效 率和服务质量 子系统名称主管部门说明备注 医疗保健后勤公司 餐饮管理后勤公司包括个人消费记录查询 食堂信息 更新 反馈意见 网上调查 学生公寓管理后勤公司包括学生公寓信息查询 宿舍床位 管理 网上报修程序 宿舍卫生打 分 宿舍点名 反馈统计 专家公寓管理后勤公司包括专家公寓信息查询 专家公寓 入住登记查询 常规收支记录 网 上报修程序 反馈统计 物业管理后勤公司包括资源分布信息 物业服务信息 物品领购记录 报修统计 收发室 服务电话信息 反馈统计 商务管理后勤公司包括门面店信息 超市信息 反馈 统计 文印服务后勤公司包括服务信息查询 部门文印消费 记录 反馈统计 收发室后勤公司包括收发室电话查询 物品登记 反馈统计 2 22 2系统涉及角色系统涉及角色 用户类型用户操作内容备注 学校领导浏览所有内容 后勤公司浏览所有内容 医保 餐饮 学生公寓 教 师公寓 商务中心 超市 宿 舍 浏览和更新本部门管理内容 部门领导审批文印申请 学校师生浏览部分信息 提交反馈信息 2 32 3系统流图系统流图 略 2 4医疗保健医疗保健 见 医疗管理用户需求说明书 2 5餐饮管理餐饮管理 2 5 1业务流程业务流程 餐饮管理包括个人消费记录查询 食堂信息更新 反馈意见 网上调查四个部分 个人消费记录查询 主要和校园卡系统对接 学生可以根据自己的校园卡号和查询密码 查询自己的消费记录 食堂信息更新 食堂管理员可以及时的更新食堂的服务承诺 饭菜种类 价目表 经营者 及其电话信息的及时更新 反馈信息 学生可以对食堂的服务 食品价格 食品质量等提交反馈意见 网上调查 食堂管理员可以发布网上调查 以反映学生对于食堂各方面的看法 调查需要 设定时间期限 并生成统计结果 2 5 2涉及角色涉及角色 用户类型用户操作内容备注 学校领导浏览学校食堂信息 餐饮中心更新食堂信息 发布问卷调查 教职工 学 生 查询消费记录 提交反馈意见和问卷调查 2 5 3数据流向数据流向 查查询询 教教职职工工 学学生生餐餐饮饮中中心心 学学校校领领导导 食食堂堂信信息息 浏浏览览 问问卷卷调调查查 消消费费信信息息 提提交交 反反馈馈统统计计反反馈馈 2 5 4样例报表样例报表 无 2 5 52 5 5GYMY31 GYMY31 食堂信息发布更新食堂信息发布更新 食堂管理根据特定情况 季节变换 市场变动 可以动态的管理食堂的服务承诺 各食堂经营者服务电话 输入 输入 食堂的服务承诺 各食堂经营者服务电话 输出 输出 无 2 5 62 5 6GYMY32 GYMY32 饭菜种类及价格管理饭菜种类及价格管理 食堂管理根据特定情况 季节变换 市场变动 可以动态的管理食堂的饭菜品种及 价格 并且可以向学生推荐 输入 输入 饭菜名称 所属种类 炒菜 汤 图片 饭菜价格 计量单位 制作方法 输出 输出 无 2 5 72 5 7GYMY33 GYMY33 学生推荐菜学生推荐菜 该功能提供给学生向食堂推荐菜 经过食堂管理审核通过的推荐菜可以列入到学校推 荐菜名单 输入 输入 饭菜名称 所属种类 炒菜 汤 图片 饭菜价格 计量单位 制作方法 Comment k1 新增功能 审核状态 输出 输出 无 2 5 82 5 8GYMY34 GYMY34 推荐菜打分推荐菜打分 该功能类似于在线投票 学生可以对每道推荐菜进行打分和评价 每人限投一次 输入 输入 评价人 评价分值 评价意见 评价日期 输出 输出 图形或图表形式显示评价效果 2 5 92 5 9GYMY35 GYMY35 原材料价格管理和查询原材料价格管理和查询 食堂管理可以对原材料的价格进行动态管理 可以根据具体行情修改原材料的价格 学生或教职工可以在网上查询到原材料的价格 输入 输入 原材料名称 单价 计量单位 查询条件 原材料名称 输出 输出 查询结果 原材料的单价 2 5 102 5 10 GYMY310 GYMY310 每周菜谱公布每周菜谱公布 各食堂管理可以对每周的菜谱进行动态管理 方便学生或教职工可以在网上查询到每 天的菜谱 输入 输入 菜谱信息 输出 输出 查询结果 每周菜谱 2 5 112 5 11 GYMY36 GYMY36 对食堂工作人员投票对食堂工作人员投票 食堂管理将食堂所有工作人员信息录入系统 并在系统上公布 教职工和学生都能够 浏览到所有工作人员的信息 并可以对每位工作人员进行投票 并注明投票理由 每 人限投一次 输入 输入 投票人 投票结果 满意 不满意 投票原因 投票日期 输出 输出 图形或图表形式投票结果统计 2 5 122 5 12 GYMY37 GYMY37 消费信息查询消费信息查询 个人消费记录查询功能提供给教职工 学生网上查询食堂消费记录详细 该功能需要 跟校园一卡通系统做集成 输入 输入 一卡通帐号 查询密码 输出 输出 消费记录信息 Comment k2 新增 2 5 132 5 13 GYMY38 GYMY38 问卷调查问卷调查 餐饮管理可以发布问卷调查 调查内容和调查有效期可以根据需要由管理自行设定 并且以图表显示调查结果 输入 输入 调查选项 调查有效期限 输出 输出 调查详细结果 2 5 142 5 14 GYMY39 GYMY39 在线反馈信息在线反馈信息 该功能方便学校教职工 学生对于餐饮提供投诉 建议 提交内容须经过食堂管理审 核后才能对外公布 评比反馈针对每个食堂 输入 输入 相应食堂 反馈内容 反馈人 反馈时间 审核状态 未审核 输出 输出 无 2 6学生公寓管理学生公寓管理 见 学生公寓用户需求说明书 2 7专家公寓管理专家公寓管理 2 7 1业务流程业务流程 专家公寓管理专家公寓管理包括专家公寓信息查询 专家公寓入住登记查询 常规收支记录 网上报修 程序 反馈意见 电子屏显示信息 待定 五个功能部分 专家公寓信息查询 主要录入专家公寓服务电话 收费标准信息 专家公寓入住登记查询 相当于客房管理 从登记入住 正常入住 正常离开 需要录入 客人信息 入住时间和离开时间 所有客房入住情况的查询 常规收支 录入专家公寓常规的收入和支出信息 物品管理 主要是对公寓使用物品进行统一管理 包括物品的进库 出库 库存等 网上报修程序 网上提交报修单 维修费用的登记 反馈意见 教职工 学生可以提交反馈意见 2 7 2涉及角色涉及角色 用户类型用户操作内容备注 学校领导浏览公寓客房入住情 公寓收支等 专家公寓中心客房管理 收支记录 网上报修 教职工 学生浏览公寓信息 提交反馈 2 7 3数据流向数据流向 浏浏览览 教教职职工工 学学生生 公公寓寓管管理理 学学校校领领导导 浏浏览览 公公寓寓信信息息 住住 房房 登登 记记 退退 房房 登登 记记 收收支支记记录录 2 7 4样例报表样例报表 无 2 7 52 7 5GYMY51 GYMY51 公寓服务信息管理公寓服务信息管理 该功能提供给公寓管理对公寓信息进行管理 包括公寓的服务电话 收费标准等信息 公寓管理对这些信息进行添加 更新 输入 输入 服务电话 收费标准 输出 输出 无 2 7 62 7 6GYMY52 GYMY52 客房管理客房管理 客房管理主要在系统初始化时 由公寓管理员添加 修改客房信息 客房信息包括 客房编号 客房类型 单人间 标准间 客房金额 客房设施 客房状态 空 闲 输入 输入 客房编号 客房类型 客房金额 客房设施 客房状态 空闲 输出 输出 无 2 7 72 7 7GYMY53 GYMY53 客房查询客房查询 学校领导 公寓管理可以查看客房的入住情况 以图形化形式表现为好 这样便于查 看房间未入住和已入住情况 输入 输入 查询条件 未入住 已入住 输出 输出 查询使用情况 房间信息 未入住 房间信息 入住人信息 已入住 2 7 82 7 8GYMY54 GYMY54 客房预定客房预定 客人在电话预定时 公寓管理员需要根据客人的要求 查找合适的空闲房间 对客人 的预定进行登记 分配房间 修改房间状态 输入 输入 预定信息 姓名 单位 联系电话 预定时间 预定入住时间 预定人数 房间 编号 批注 房间状态 已预定 输出 输出 无 2 7 92 7 9GYMY55 GYMY55 取消客房预定取消客房预定 客人在电话预定后 在预定入住时间内没有前来入住 公寓管理员需要将房间状态修 改至空闲状态 输入 输入 房间状态 空闲 输出 输出 无 2 7 102 7 10 GYMY56 GYMY56 客房入住登记客房入住登记 客人前来入住时 公寓管理员需要根据客人的要求 查找合适的空闲房间 对客人进 行登记 并分配房间 修改房间状态 输入 输入 登记信息 姓名 身份证号 来自何方 单位 有无贵重物品 入住时间 押金 数额 房间编号 折扣率 批注 房间状态 已入住 输出 输出 无 2 7 112 7 11 GYMY57 GYMY57 退房登记退房登记 客人离开时 系统需要进行退房登记 公寓管理员调出该房间该入住人的住房登记单 填写客人的离开时间 结账金额等退房信息后 即完成退房操作 房间状态自动重置 为空闲 与此同时 系统自动保存房间入住历史记录 输入 输入 退房信息 离开时间 结账金额 损坏物品 赔偿金额 房间状态 空闲 输出 输出 无 2 7 122 7 12 GYMY58 GYMY58 公寓收入报表公寓收入报表 系统根据房间入住的历史记录自动生成收入报表 学校领导或公寓管理员可以 查看某 一时间段公寓入住收入报表 输入 输入 选择条件 时间段 如 2006 5 13 2006 5 15 输出 输出 收入详细报表 2 7 132 7 13 GYMY59 GYMY59 公寓支出登记公寓支出登记 公寓因物品维修 物品添置 更换等情况发生费用支出时 公寓管理员需要对支出进 行登记 以便生成公寓支出记录进行保存 输入 输入 登记内容 支出事由 支出金额 经办人 支出日期 输出 输出 支出历史记录 2 7 142 7 14 GYMY510 GYMY510 公寓支出报表公寓支出报表 学校领导或公寓管理员可以查看某一时间段公寓的支出报表 输入 输入 选择条件 时间段 输出 输出 支出详细报表 2 7 152 7 15 GYMY511 GYMY511 公寓物品登记公寓物品登记 公寓在购进内部使用物品时 需要对所购物品进行登记 以便统一管理和调度 避免 浪费 输入 输入 登记内容 物品名称 物品数量 进价 进货日期 使用日期 输出 输出 无 2 7 162 7 16 GYMY512 GYMY512 公寓物品使用公寓物品使用 公寓物品在被领取使用时 需要对物品的使用做出库登记 以保证库存数量的正确性 输入 输入 登记内容 物品名称 使用数量 使用用途 领取人 经办人 使用日期 输出 输出 无 2 7 172 7 17 GYMY513 GYMY513 公寓报修公寓报修 公寓物品损坏时 由公寓管理在网上提交报修单 物业管理浏览到该报修单后 将派 人进行维修处理 输入 输入 公寓房间号 维修项目 备注 输出 输出 待处理报修单 2 7 182 7 18 GYMY514 GYMY514 在线反馈信息在线反馈信息 该功能方便学校教职工 学生对于公寓服务提供投诉 建议 提交内容须经过公寓管 理审核后才能对外公布 输入 输入 Comment k3 新增 反馈内容 反馈人 反馈时间 审核状态 未审核 输出 输出 无 2 8物业管理物业管理 2 8 1业务流程业务流程 物业管理物业管理包括资源分布信息 物业服务信息 物品领购记录 报修统计 收发室服务电话 信息 反馈意见六个功能部分 资源分布信息 主要录入学校资源的品名位 位置 时间等信息 以便查询 物业服务信息 录入物业服务内容 标准 服务电话等信息 物品领购记录 录入物业购买和分配物品的详细记录以备案 报修统计 接受来自学生公寓和专家公寓的报修请求 记录所有的电话报修 记录所有维 修的费用等详细 反馈意见 教职工 学生可以提交反馈意见 2 8 2涉及角色涉及角色 用户类型用户操作内容备注 学校领导浏览物业情况 物业管理处资源信息 物品领购 报修统计 收发室信息 教职工 学生浏览 反馈 2 8 3数据流向数据流向 浏浏览览 教教职职工工 学学生生物物业业中中心心 学学校校领领导导 资资源源信信息息 物物品品领领购购 浏浏览览 报报修修统统计计 收收发发室室信信息息 报报修修 反反馈馈统统计计反反馈馈 2 8 4样例报表样例报表 2 8 52 8 5GYMY61 GYMY61 资源信息管理资源信息管理 该功能提供给物业对学校资源进行管理 学校资源包括 名贵树木 窨井 车库 纯 净水站 地下管网等 物业管理员根据学校资源的变更情况对资源进行添加 修改和 删除 以便于校园网用户在网上进行查询 输入 输入 资源编号 资源名称 资源分类 树木 窨井等 资源位置 平面图 备注 输出 输出 无 2 8 62 8 6GYMY62 GYMY62 物业服务信息管理物业服务信息管理 该功能提供给物业对物业服务信息的添加 修改和删除 输入 输入 服务内容 服务标准 服务电话 输出 输出 无 2 8 72 8 7GYMY63 GYMY63 物品申购物品申购 物业在维修或其他情况需要使用库存物品时 发现库存物品不足时 可以填写和提交 申购单给后勤公司服务部门 以保证使用物品的库存 输入 输入 申购信息 物品名称 规格 数量 申请部门 时间 输出 输出 物品申购单 需打印 2 8 82 8 8GYMY64 GYMY64 物品进库物品进库 物业在购进内部使用物品时 需要对所购物品进行登记 以便统一管理和调度 输入 输入 物品名称 物品数量 单价 金额 进库时间 经办人 输出 输出 物品进库记录 2 8 92 8 9GYMY65 GYMY65 物品领购物品领购 物业在维修或其他情况需要使用库存物品时 需要对物品的使用进行登记 并更新物 品的库存中物品的数量 输入 输入 物品名称 使用数量 使用日期 经办人 使用说明 输出 输出 物品出库记录 2 8 102 8 10 GYMY66 GYMY66 报修登记和统计报修登记和统计 学校各部门 学生公寓 专家公寓等部门网上提交维修申请后 物业可以看到所有的 网上报修单 如果是电话报修 则物业管理必须填写报修单 提供报修单打印功能 输入 输入 报修部门 学生公寓 专家公寓为公寓编号 宿舍号 教职工为系 部 报修人 联系电话 损坏物品说明 处理状态 未处理 输出 输出 自动生成报修单号 2 8 112 8 11 GYMY67 GYMY67 维修登记和统计维修登记和统计 物业接到报修并且成功维修后 需要对维修记录进行登记 物业管理员根据报修单号 查找出该报修单 对报修的维修情况进行记载 并将该报修状态置 已维修 状态 输入 输入 报修单 处理结果说明 维修费 其他费用 维修人 维修时间 维修状态 已维 修 输出 输出 无 2 8 122 8 12 GYMY68 GYMY68 物品统计报表物品统计报表 物品统计报表包括物品进库报表 物品库存报表 物品使用报表 输入 输入 选择条件 时间段 如 2006 5 13 2006 5 30 输出 输出 物品进库报表 物品名称 数量 单价 总价 进库日期 经办人 物品库存报表 物品名称 所剩数量 物品出库报表 物品名称 出库数量 出库日期 领取人 2 8 132 8 13 GYMY69 GYMY69 维修记录报表维修记录报表 可以根据每天 时间段 一幢公寓查看维修记录情况并生成报表 同时 也可以生成 某一时间段内的物品使用报表 提供打印功能 样式参见 物业维修记录 输入 输入 选择条件 时间段 如 2006 5 13 2006 5 30 公寓编号 输出 输出 每日维修记录报表 每日物品使用详细 每幢楼维修记录 物品使用报表 参见 使用维修材料记录 2 8 142 8 14 GYMY610 GYMY610 在线反馈信息在线反馈信息 该功能方便学校各部门对于物业管理的服务提出投诉 意见和建议 输入 输入 反馈内容 反馈部门 反馈人 反馈时间 反馈状态 输出 输出 无 2 9商务管理商务管理 2 9 1业务流程业务流程 商务管理商务管理包括门面店信息 超市信息 反馈意见三个功能部分 门面店信息 各门面店的商务项目 租金标准 租赁期限 电话等信息 超市信息 超市商品信息 待定 反馈意见 教职工 学生可以提交反馈意见 2 9 2涉及角色涉及角色 用户类型用户操作内容备注 学校领导浏览门面店信息 超市信息 商务中心管理门面店管理 超市信息管理 教职工 学生浏览超市信息 Comment k4 添加 反馈必须针对 每家商铺 2 9 3数据流向数据流向 浏浏览览 教教职职工工 学学生生 商商务务中中心心学学校校领领导导 门门面面店店信信息息 超超市市信信息息 浏浏览览 2 9 4样例报表样例报表 无 2 9 52 9 5GYMY71 GYMY71 门面店信息管理门面店信息管理 该功能给商务管理提供学校门面店的管理 由商务管理统一录入门面店的信息 并对 信息进行修改或者删除操作 输入 输入 登记修改内容 门店面位置 经营项目 租金 租赁期限 门面店电话 负责人 注 有些信息保密 外界不可浏览 如租金 租赁期限 输出 输出 无 2 9 62 9 6GYMY72 GYMY72 超市信息查询 待定 超市信息查询 待定 输入 输入 输出 输出 2 9 72 9 7GYMY73 GYMY73 在线反馈信息在线反馈信息 该功能方便学校教职工 学生对商务中心提供投诉 建议 反馈必须针对每家商铺 提交内容须经过商务管理审核后才能对外公布 输入 输入 反馈内容 反馈人 反馈时间 审核状态 未审核 输出 输出 无 2 9 82 9 8GYMY74 GYMY74 门面店信息发布门面店信息发布 该功能提供每个商铺发布自己的物品 商品 信息 发布自己的商业公告 实现电子 商铺 输入 输入 物品信息 公告信息 输出 输出 无 2 10 文印服务文印服务 2 10 1 业务流程业务流程 文印管理文印管理包括服务信息查询 部门文印消费记录 反馈意见三个功能部分 服务信息查询 学校各部门教职工以及学生可以查看学校文印社的服务承诺 服务价格等 信息 部门文印消费记录 各部门在网上提交文印申请 包括文印数量 规格等 部门管理对 文印申请进行审核 审核通过的将发送到文印社 文印社打印出文印资料 文印管理确认领取 人的身份 符合的情况下将文印资料交付给领取人 并且各部门的消费记录录入系统 以备各 部门及时查询 反馈意见 教职工可以提交反馈意见 2 10 2 涉及角色涉及角色 用户类型用户操作内容备注 学校领导浏览文印信息 消费信息 反馈信息 文印管理录入消费信息 部门管理审核文印申请 浏览部门消费记录 教职工提交文印申请 2 10 3 数据流向数据流向 教教职职工工 文文印印管管理理学学校校领领导导 文文印印申申请请 部部门门管管理理 审审核核 N Y 打打 印印 打打印印记记录录查查看看 确确认认领领取取文文印印领领取取 打打回回 2 10 4 样例报表样例报表 2 10 52 10 5 GYMY81 GYMY81 文印信息发布文印信息发布 文印信息发布主要是方便各部门对于学校文印社服务的了解 输入 输入 文印服务信息 输出 输出 无 2 10 62 10 6 GYMY82 GYMY82 文印初始化文印初始化 文印初始化包括打印方式添加和修改 纸张规格添加和修改 对应某种打印方式和纸 张规格的单价设定和修改 初始化要求打印方式 纸张规格 相应的单价都能添加 修改和删除 输入 输入 打印方式 复印 打字 彩打 一体机扫描 带盘输出 装订 纸张规格 A4 A5 A6 B5 B6 单价 一种打印方式 一种纸张规格 打印单价 输出 输出 无 2 10 72 10 7 GYMY83 GYMY83 教职工文印申请教职工文印申请 部门教职工需要打印复印资料时 首先需要填写文印申请 包括文印要求和领取密码 领取密码为该用户领取打印资料的凭证 并提交 等待部门领导的审核 输入 输入 参见 苏州苏州工艺美术职业技术学院文印申请单 结算凭单 输出 输出 待审批的文印申请 2 10 82 10 8 GYMY84 GYMY84 部门主管审核部门文印申请部门主管审核部门文印申请 部门领导在接受到其所在部门的文印申请后 审核该申请的内容 确认无误后通过申 请 否则打回该申请 输入 输入 待审核的文印申请 文印申请状态 待打印 可取消 输出 输出 审核通过或打回申请 2 10 92 10 9 GYMY85 GYMY85 班级文印申请班级文印申请 班级需要打印资料时 同样需要提交文印申请 同 GYMY83 在提交文印申请时 必须选择班级所有或部分学生 以便将打印费用计算到具体学生 输入 输入 参见 苏州苏州工艺美术职业技术学院文印申请单 结算凭单 班级学生名 单 输出 输出 待审批的文印申请 2 10 102 10 10GYMY86 GYMY86 教务处审核班级文印申请教务处审核班级文印申请 教务处在接受到班级的文印申请后 审核该申请的内容 确认无误后通过申请 否则 打回该申请 Comment k5 该功能全部取消 Comment k6 新增功能 输入 输入 待审核的文印申请 文印申请状态 待打印 可取消 输出 输出 待审批的文印申请 2 10 112 10 11GYMY87 GYMY87 取消文印申请取消文印申请 提出文印申请的部门可以在两个小时内取消其文印申请请求 若两个小时之内没有取 消 文印社将执行打印 并且强制收费 输入 输入 文印申请状态 打印已取消 输出 输出 无 2 10 122 10 12GYMY87 GYMY87 文印申请回复文印申请回复 文印社在接受到文印申请后 增加收到申请确认回复功能 申请人在接受到回复后再 确认可否打印 输入 输入 文印申请状态 输出 输出 无 2 10 132 10 13GYMY88 GYMY88 文印社打印并计算金额文印社打印并计算金额 文印社看到部门领导审核通过的文印申请后 对该文印资料进行打印 与系统无关 打印完资料后 由文印社人员填入打印金额 注 打印金额系统也需要自动生成 总 金额 单价 数量 如果实际打印数量和原申请打印数量不符 需由打印社填写实际 打印金额 并对超出打印数量在备注的注明原因 输入 输入 金额 备注 文印申请状态 已打印 待领取 输出 输出 无 2 10 142 10 14GYMY89 GYMY89 领取人确认领取领取人确认领取 领取打印资料的人在 已打印 待领取 状态的文印单中输入领取密码 即申请时设 置的密码 确认领取人是否能够领取资料 系统自动将文印单状态修改为 已领 取 状态 输入 输入 已打印 待领取 状态的文印单 输出 输出 已领取 状态的文印单 2 10 152 10 15GYMY810 GYMY810 打印记录的保存打印记录的保存 文印社在每次完成打印 教职工领取资料后 每次在领取人正确确认领取时 该功能 将自动保存该打印记录 以便生成文印社的财务报表和部门消费记录报表 输入 输入 参见 苏州苏州工艺美术职业技术学院文印申请单 结算凭单 输出 输出 无 2 10 162 10 16GYMY811 GYMY811 文印社财务报表文印社财务报表 文印社可以按需要查看某一时间段 如 2006 5 13 2006 5 30 之间的打印记录和 金额汇总 输入 输入 选择时间段 2006