集团公司礼品、招待、福利用品及旅游特产品集中采购、统一配送的方案.doc

我某集团有限公司关于实行礼品、招待、福利用品及旅游特产品集中谈判采购，统一低价配送的方案一、方案概述由我集团所属商贸公司作为我系统的商品采购与配送定点单位，将我系统企业的礼品、招待用品、福利用品及旅游特产品等进行集中采购，利用出货量的优势与厂商或总代理商进行价格谈判，取得最低的采购价格和优惠幅度，再利用商贸公司完善的服务和商品配送体系，将商品低价销售给各企业，以达到降低我系统内各企业的采购成本之目的。并以取得的价格优势和供货渠道为基础，积极拓展我系统外的业务，研究开发旅游商品，做大做强商贸公司，发展我的旅游商贸经济，成为我集团发展新的稳定的利润增长点。二、实施方案的背景和必要性（一） 方案实施的背景1、我高速集团基本概况我我高速公路集团主要经营：高速公路、一般公路、桥梁、铁路、机场等建设、管理、融资、经营、维护、开发、收费；公路、铁路、航空、城市的客货运输，公交、出租业、物流业、旅游业；土木工程、园林绿化、房地产及通信工程的设计、咨询、施工及监理；建筑材料生产及销售；广告、能源、旅游酒店服务及其他第三产业的经营与开发；各种矿产开采、加工、销售。所属管理型单位数个。所属的全资和控股子公司达五十余家，资产总规模达数十亿元人民币。每年的办公用品及招待用品的采购支出达2500万元。2、礼品、招待、福利用品及旅游特产品采购现状目前我系统内上述商品实行分散采购的模式，各企业均由本单位自行采购，一般由办公室来负责此项工作，采购对象多为有一定关系的烟、酒、土特产商店或超市。基本上都是采用当面砍价的办法来降低采购价格，但对真实的出厂价格并不了解。供货商一般不采取送货上门的方式，各单位自行派车派人到供货商处采购。各供货商不了解企业的需求，不知道企业何时需要商品，需要什么样的商品，不会主动为企业出谋划策。3、现行采购模式的缺点（1）分散采购难以形成大批量规模，丧失批量效益，在采购价格上未取得优势，增加了企业的采购成本。（）分散采购重复了采购行为，浪费了人力、物力。（）分散采购使各单位采购的商品品牌混杂，所采购商品的质量难以得到保证，不利于质量管理。（）分散采购缺乏应有的透明度，容易滋生腐败。（）分散采购使集团整体利益受损，使一部分商品买卖利润流失到集团外部，不利于集团的扩张与发展。（）分散采购时，各商品供应商散落于各处，无法对集团各企业提供优质的售后服务，也无法对集团各企业提供快捷、方便的商品配送服务。（二）方案实施的必要性一是降低集团企业采购成本的需要。实行集中采购后，与厂家或总代理商进行价格和售后服务谈判时，凭借手中的大批量采购的优势，可以取得很低的采购价格和优惠条件，商贸公司在进货价的基础上只加有限的利润进行出售，集团各企业可以以远低于市场价的价格买到商品，有利于从根本上降低企业的采购成本。二是企业对商品质量的需要。实行集中采购后，凭借采购数量的优势，会得到厂家或总代理商足够的重视，会使他们在质量上不敢有丝毫懈怠，会保质保量的进行供货。有利于企业取得优质的商品。三是企业对供货服务质量的需要。实行统一低价配送后，凭借商贸公司完善的商品配送和售后服务体系，可以让企业享受到足不出户即可买到商品的服务，并且商贸公司还可以为企业在选择商品和制定商品购买计划上提供完善的服务，有利于从根本上降低企业的人力、物力消耗。四是集团新的利润增长点的需要。由集团控股的商贸公司承担集团内部商品买卖任务，可以使集团整体利益最大化，实现集团内部利润分享，既有利于降低集团整体运营成本，又可以为集团开拓新的利润增长点，增强商贸公司的对外竞争力。五是做大做强某产品的需要。实施集中采购后，商贸公司凭借手中的商品价格优势及强大的集团商品消耗量的支持，在对外谈判，拓展业务时能够取得极大的优势。与集团外旅游相关企业洽谈时，也可以引起对方足够的重视与尊重，取得更多的合作机会，有助于某产品的对外销售与打开市场。三、方案实施条件我集团已经发展壮大，并进入快速增长期，拥有六十余家企事业单位，业务范围涉及公路建设等数十个领域，是我目前最大的企业集团，并得到市政府的大力支持，其发展前景十分辉煌。目前集团一年的招待、福利用品及旅游特产品等采购金额已达万元左右，采购量十分巨大，需要引入一种新的采购机制来降低整个集团的采购成本，可以说，由我集团所属的商贸公司来负责整个集团的商品采购的条件已经成熟。实行集中采购后，还可利用价格和供货渠道这一优势，更好地开拓我市目前处于空白的旅游产品市场，获得话语权，不断推动我集团又好又快的向前发展。四、方案实施细则（一）商品类目清单、礼品、招待用品及旅游特产品类：主要包括烟、酒、茶、地方特产、纪念品、工艺品、干鲜果品等、副食类：主要包括熟肉制品、水果、米、面、生鲜肉品、饮料、食用油等（二）方法与步骤、由我集团董事会审定本方案，下发通知，由商贸公司开始实施；、由商贸公司与各企业签订供货合同，明确双方责权利；、商贸公司持与各企业签订的供货合同，预测出一年的供货量，凭此商品销售量的优势与各生产厂商或总代理商洽谈，得到最低的商品价格与最好的优惠政策，并编印商品采购价格一览表。、商贸公司根据供货合同，在商品进货价的基础上适当加价，保证低于市场采购价。采取送货上门、定期配送的服务，将商品销售给各企业。、商贸公司根据手中商品的价格优势与进货渠道，拓展我系统以外的业务，建立连锁店，全力发展旅游产品销售。、在商贸公司销售与配送商品过程中，在旅游集团总部设立监督电话，受理集团各企业的投诉，接受各企业的监督。我集团审计部门可定期对商贸公司的进货与销售价格进行审计，并每年至少组织一次由订货单位代表参加的价格、质量服务评估会，必要时随时组织，以保证低价销售的执行。（三）服务与配送体系简介、上门送货服务市区内集团内各企业需要商品时，只需拨打专线电话，商贸公司即可将企业所需商品送到，不需要企业再派专人外出购买。市区外企业可以约定商品起送金额或数量，由商贸公司按时送货上门。、专业咨询服务凭借商贸公司对本系统的了解，可以为企业提供招待接待、日常办公及发放职工福利时所需商品的建议，以使企业购买到物美价廉的商品，或为客人选择到称心如意的纪念品，或为职工设计好节假日的福利商品，减少各企业在这方面所投入的时间与人力。、定期配送服务商贸公司为集团内每一个企业设立专门的商品消耗信息档案，并计算出每个企业大致的日常消耗量，在企业本类商品即将耗尽前，商贸公司即可与企业进行联系，提前询问是否需要配送商品，减少企业在这方面的后顾之忧。、职工福利送货服务商贸公司凭借自己强大的配送体系，在企业为职工发放节日福利时，可以替企业送货到家，免去企业职工领取福利的舟车劳顿之苦，还可为企业赢得良好的职工口碑。五、效益分析（一）直接经济效益分析按照每年集团企业采购支出万元，商品市场价平均高于进货价3计算。在实行集中采购后，预计可降低采购成本5万元。商贸公司赢利预计在万元左右，集团总体采购成本降幅可达27.2。（二）附加效益分析实行了集中采购和定点配送后，整个集团公司所使用的商品规格型号和生产厂家将会减少，这样避免了品牌过多过杂，容易选择更优的商品，在一定程度上降低了品质管理的难度。由于商品需要量大，使得供应商和厂家更加注重产品的质量，提供更完善的售后服务，而且承诺承担产品质量责任。集中采购的实施结束了以前各个企业各自为政的分散采购行为。取而代之的是更专业，更规范的集中采购。整个采购规范化，透明化，有利于民主监督，有利于杜绝腐败行为。同时借助商贸公司完善的服务和配送体系，可以让企业从采购的繁杂事务中抽身，减少人力与物力的投入，有利于降低企业的管理成本，提高企业的利润率。商贸公司凭借集团各企业的强力支持，在取得商品价格优势和供货渠道后，有助于其与厂商和分销商进行合作，更好的进行旅游产品的开发，建立旅游产品连锁店，发展我市的旅游商贸经济，全力打造某产品销售体系，获得稳定的利润增长点。附：定点供货合同NO:TTSMZJK-定点供货合同供货方：（以下简称甲方）我我商贸有限责任公司购买方：（以下简称乙方）甲方与乙方进行商品交易的任何相关程序为达到双方平等、互利、合法、公平的交易原则，经双方友好协商，签署如下合同：一、 合作关系甲、乙双方自合同签订之日起形成供需合作伙伴关系：（一）甲方权利与义务1. 甲方所供产品，必须符合产品质量标准，如出现产品质量问题，甲方无条件退货或换货；2.甲方按乙方所需产品规格、数量及时送达乙方，市区内响应时间不超过3小时；3.签订本合同时应向乙方提供营业执照、税务登记证等主体资格证明，同时提交所供商品的生产、代理、批发或进口许可、卫生检疫等有关附件文本。4. 商品价格由双方协商确立。在双方合作过程中，如因原材料价格、生产经营成本、市场供求关系及汇率发生变化，导致合同期内商品价格变化，甲方应在变动前15天书面通知对方，经双方代表确认签字后，方可执行变动价格，价格变动自确认之日起生效。双方未经协商甲方无权变动价格。(促销、特价商品、特殊商品、非正常销售商品应另立文书文本，不属此列)。5. 甲方必须确保所提供的商品符合本合同或订单约定的质量标准。没有约定或约定不明确的可按国家标准、行业标准执行;无国家标准、行业标准的，按照通常标准或符合本合同要求的特定标准执行。（二）甲方服务承诺、上门送货服务乙方需要商品时，只需拨打专线电话，甲方即可将乙方所需商品送到。若乙方住址为市区外时，双方可以约定商品起送金额或数量，由甲方按时送货上门。、专业咨询服务甲方为乙方提供招待接待、日常办公及发放职工福利时所需商品的建议，以使乙方购买到物美价廉的商品，或为客人选择到称心如意的纪念品，或为职工设计好节假日的福利商品，减少乙方在这方面所投入的时间与人力。、定期配送服务甲方为乙方设立专门的商品消耗信息档案，并计算出乙方大致的日常消耗量，在乙方本类商品即将耗尽前，甲方即与乙方进行联系，提前询问是否需要配送商品，减少乙方在这方面的后顾之忧。、职工福利送货服务甲方凭借自己强大的配送体系，在乙方为职工发放节日福利时，可以替乙方送货到家，免去乙方职工领取福利的舟车劳顿之苦。（三）乙方权利与义务1.甲方在保证同类产品最低价的同时，乙方在协议期内不得与其它供货方采购同类产品；2、乙方必须按双方约定的货款结算方式及时结算货款，不得延迟。本协议结束之日，乙方应结清所欠甲方所有货款。3、甲方提供的货物价格作为集团内部结算价，乙方需对其价格进行保密，不得对外泄露。4、乙方可随时对甲方所供产品进行质量与价格调查，若发现甲方违约，乙方可对甲方进行投诉，所造成的损失由甲方承担。二、供货品种及价格（一）招待用品类：主要包括烟、酒、茶、地方特产、纪念品、工艺品、干鲜果品等、礼品等；（二）副食类：主要包括熟肉制品、水果、米、面、生鲜肉品、饮料、食用油等。（三）价格由甲方双方约定，甲方编印商品采购价格一览表供乙方查阅。三、货款结算方式甲、乙双方根据实际情况可采用如下任意货款结算方式：1.现款现货结算（是；不是）；2.批结（是；不是），甲方按每批件为一送货单位向乙方供货，货到时乙方无条件向甲方支付此批货款；3.期结（是；不是），甲乙双方按每月为一货款结算期，乙方应予当期的最后一天无条件支付甲方当期所供产品全部货款。四、违约责任甲方违反以上协议，应向乙方支付违约金2000元；乙方违反以上协议，除结清所欠货款外，并向甲方支付违约金2000元。五、协议期限本合作期限自 年 月 日至 年 月 日止有效，有效期届满,双方本着真诚合作的态度及供需平衡的情况，在本协议结束前,再行签定新协议书。六、其它在执行合同期限内，任何一方因不可抗力事件造成不能履行合同时，应立即通知对方，并尽快寄送有关权威机构出具的证明，则合同履行期可延长，其延长期与不可抗力影响期相同。不可抗力事件延续20天及以上，甲乙双方应通过友好协商的方法决定是否继续履行合同事宜。双方必须全面遵守本合同约定，如有违反，应承担相应违约责