XX公司办公设施管理制度

1 公司办公设施管理规定公司办公设施管理规定 第一章第一章 总则总则 一 目的 为了保证公司办公设备正常的运转 提高办公设备的工作 效率和使用寿 命 特制定本规定 二 适用范围 本规定所指的办公设施包含公司所有办公设备及办公家具 第二章第二章 职责职责 使用部门 负责设备日常使用保养及设备的及时报修 发现办公设备及设施存在故障 时 应及时填写 办公设备维修申请单 向行政部提出维修申请 行政部 负责办公设施采购的统一申请 设备的日常检查及设备的简单维护 并及时 处理有关申请 如简单维护仍不能解决问题 协调科技信息部进行设备维修或发外维 修 物资管理部 负责办公设施及设施维修所需部件的采购 科技信息部 接到协调工作申请后 由科技信息部负责协调完成工作 计划财务部 对办公设施的采购 维修费用进行审核批准 及需报废物品的残值核算 工作 总经理 负责办公设施的采购 规模较大维修等费用的审批 第三章第三章 办公设施管理办公设施管理 第一节第一节 办公设施日常管理办公设施日常管理 一 办公设施分类 一 办公设备 包括电脑 打印机 扫描仪 复印机 传真机 电话机 相机 服务 器 软件等物品 二 办公家具 包括办公桌 椅 文件柜 会议桌 会客桌等物品 二 办公设施采购 一 各使用部门如需添置办公设施需提出书面报告 报告中需特别说明购置的理由 经分管副总批准后报行政部 行政部根据公司整体需求提出相应意见 报总经理助理审核 总经理批准后方可实施采购 二 按上述流程完成采购申请的审批手续后 由物资管理部负责统一购买 办公设施 采购到货后由行政部办理登记 建账 发放等手续 三 日常管理 一 办公设施编号 2 1 办公设施实行编号管理 由行政部在办公设施交付使用的当天 进行登记并统一编 号 2 编号办法 编号形式为 公司名称缩写 分类符号 数字代码 1 办公设备编号 QQ SB XXX 包括 电脑 打印机 扫描仪 复印机 传真机等物 品 2 办公家具编号 QQ JJ XXX 包括 办公桌椅 会议台 洽谈台 文件柜等物品 二 办公设施的标牌 为即时贴 办公室在办公设施交付使用的当天 进行登记并贴 上标牌 使用权属各部门 各部门负责人及办公设施的使用人对办公设施的完好性负责 三 台账管理 所有办公设施的管理应登记造册建立台账 规范管理 四 办公设施的异动管理 一 办公设施的出租 出借 报废等 必须由使用部门提出书面报告 经分管副总批 准 办公室根据公司整体情况提出相应意见 报总经理助理审批 方可办理相关手续 二 办公设施的内部转移 由使用部门或使用人提出书面报告 报经行政部审核同意 后 办理移交手续 三 按规定程序发生的办公设施异动 行政部应在手续完成后的当天作相应的登记 行政部应在三天内将情况上报财务部作相应的账务处理 五 办公设施的维修 1 发现办公设备及设施存在问题时 由使用部门到人事行政部填写 办公设备维修申 请单 见附件 2 行政部接到申请单后 由部门经理进行审批 如属于本公司办公区域内的设备立即 派人进行检查维修 如属于物业公司管理 立即联系物业公司处理 3 如果待维修设备有部分零件破损需要更换 人事行政部应协调物资部进行采购 4 简单维修未能解决问题 由行政部协调科技信息部进行检修 或联系外部专业公司 进行维修 5 联系外部公司所需费用需由行政部做出预算 报计划财务部及总经理审批 6 达到报废年限和无法进行维修的设备可由使用部门申请报废 7 如设备是人为原因损坏 人事行政部核查后将进行报废处理及处罚相关责任人 设 备按评估后价值按价赔偿 8 属于物业公司负责的办公设备维修由人事行政部联系物业公司解决 六 办公设施的原始发票复印件 保修卡 说明书等由行政部妥善保管 七 因管理或使用不当造成办公设施毁损 丢失的 由直接责任人承担直接经济损失 3 八 行政部会同财务部门每年对办公设施进行一次全面的核对清理 清理时应做到标牌与 清单相符 清单与明细账相符 明细账与总账相符 对于不符的 应查明原因 并在次月 15 日前 将办公设施清理情况报告公司领导 同时对办公设施的变动情况提出处理意见或 建议 第二节第二节 电脑管理电脑管理 一 日常管理 一 公司办公电脑的安装 调试 维护 保养由公司企划部指定专人负责 二 公司电脑由各使用人负责保管 三 注意事项 一 公司电脑原则上专人专用 未配备电脑人员 不是使用他人电脑 使用人应妥善 设置和保管好开机 屏保密码 不得将密码泄露他人 二 不得在办公电脑上玩游戏 无特殊需要上下班必须将电脑关闭 三 不得私自将公司电脑外借或交外单位人员使用 四 电脑内存储的涉及公司信息的资料均需公司财产 员工必须保证资料的完整性 严禁随意删除 四 其他 公司电脑因人为因素造成损坏的 由使用人负责赔偿 特殊情况以书面形式报公司领 导 视原因酌情处理 第三节第三节 复印机 打印机管理复印机 打印机管理 一 日常使用管理 一 复印机由行政部负责管理 二 复印机统一由行政部指定人员负责操作 保管 其他人员无故不得进入文印室自 行操作复印机 三 各部门需复印的文件资料必须经登记 签名 登记表内载明使用部门 内容 数 量等主要内容 文员有权阻止非公司资料的复印 四 各部门文字资料打印连接前台打印机 图纸或特殊规格打印连接文印室打印机 打印资料同样需要登记 签字后方可拿取 五 其他各部门内部打印机由各使用人自觉做好管理工作 禁止打印私人文件 二 注意事项 4 一 文员应严格遵守保密制度 不得将文件材料的内容向外泄露 废纸应及时收集 销毁 二 文员要定期检查 保养设备 出现故障要及时通知维修 保证设备处于良好状态 三 保持文印室的卫生 整洁 自觉维护文印室良好的工作环境 第四节第四节 传真机管理传真机管理 传真机的使