仁恒设备材料采购实施流程

1 内部资料 注意保密 不得外传 南京仁恒流程管理体系文件南京仁恒流程管理体系文件 设备材料采购实施流程设备材料采购实施流程 文件编号 NLY CG LC003 版本 A 编制 编制 日期 日期 审核 审核 日期 日期 审批 审批 日期 日期 主导部门 主导部门 采购部采购部 发布日期 发布日期 200200 年年 月月 日日 实施日期 实施日期 200200 年年 月月 日日 房地产业务流程管理手册房地产业务流程管理手册 文件编号 NJY CG LC003 南京仁恒 设备材料采购实施流程设备材料采购实施流程版本 修订A 0 南京仁恒流程管理体系文件 材料设备采购实施流程 总经理项目部 支持性文件 或记录 分管领导采购部总师室预算部 制定项目总体计划 材料价格审核 签定采购合同 甲购材料 采购监控 首次货到工地参加验收 乙购材料核 价 编写进度付款通知单 或结算通知书 预算部材料款支付 审核及结算 材料移交 遗留材料处理 材料调研报告 材料设备选型定板 单 材料供货过程检查 记录单 组织监理施工 单位验收材料 审批 编制项目材料 采购计划 确定采购方式 设备材料 供应商选 择流程 设备材料 选型定板 编制项目材料 进场计划 组织采购计划 会审 总师室 项目部 预算部 主管领导参加会审 提供设备清单 设计 文件和图纸 提交大宗设备材料清 单 组织确定采购 物资范围 编制 材料设备采购范围 审批 房地产业务流程管理手册房地产业务流程管理手册 文件编号 NJY CG LC003 南京仁恒 设备材料采购实施流程设备材料采购实施流程版本 修订A 0 南京仁恒流程管理体系文件 1 目目的的 规范项目工程所用材料 设备 的采购实施 确保材料 设备 质量和成本满足项目定 位的要求 国家标准以及项目目标成本的要求 2 适适用用范范围围 适用于公司在建项目的设备材料的选型 封样 交底 验收 包括乙供材料设备 使用和结算 3 术术语语和和定定义义 无 4 职职责责 4 1 采购部 4 4 1 负责采购材料 设备的市场调查 对拟采用产品品牌在符合市场定位 产品定位以 及符合成本控制指导书的前提下提出建议 4 4 2 提交样品并进行技术交底 4 4 3 协调处理供货意外事宜 4 4 4 负责材料设备采购合同的签订 4 2 总师室 4 2 1 负责建安材料 景观 装饰 室内装修及影响到外观效果材料的市场调查 选型确认 和封样管理 4 2 2 确认样品并进行技术交底 4 3 项目部 4 3 1 提供材料设备需求计划和进场时间 4 3 2 配合监理单位建立现场材料设备样板库 4 3 3 参与材料的封样确认 并根据合同和封样材料组织到货验收 4 4 监理单位 4 4 1 根据合同和封样材料组织到货验收 4 4 2 见证施工单位的取样 送检工作 房地产业务流程管理手册房地产业务流程管理手册 文件编号 NJY CG LC003 南京仁恒 设备材料采购实施流程设备材料采购实施流程版本 修订A 0 南京仁恒流程管理体系文件 4 4 3 对不符合要求的材料设备采取解决措施 5 流程说明流程说明 序号序号流程名称流程名称责任人责任人 流程说明流程说明 输入 输出 流程说明输入 输出 流程说明 支持文件及记录支持文件及记录 1 材料设备材料设备 市场调查市场调查 采购部 输入输入 扩初设计图纸 输出 输出 材料调研报告 流程说明 流程说明 1 1 采购部 总师室负责公司重要材料和设备的市场调 查 包括选型定板 样本保存和新材料 新技术应用情 况分析 1 2 总师室在扩初设计完成后会同采购部进行建安材料 景观 装饰 室内装修及影响到外观效果材料的市场调 查 积极采用四新技术 提出 材料调研报告 并根 据选型定板情况进行送样 1 3 采购部收集市场材料 设备成本变化情况 并对有 参考价值的信息提供总师室参考和选择 总师室还可通 过供应商信息平台查阅材料设备信息资料 必要时可到 采购部查询 1 4 物资采购范围的初步划分 物资采购范围的初步划分 1 4 1 甲供物资 包括钢材 水泥 防火门 防盗门 进 户门 单体外立面 室内外装饰材料 如 地砖 面 砖 涂料等 室外绿化工程中的大型乔木 灌木 室 外硬质景观中的饰面材料 如 花岗岩 泳池马赛克等 卫生洁具 电线 电缆 配电箱 桥架 主要管材 水泵 风机等 1 4 2 乙供物资 包括室内装修材料 木材 小批量的钢 构件 电气预埋盒 各种水电预埋管及水电辅材 零星 材料等 1 5 甲供和乙供物资清单确定 预算部在工程实施前 结合设计文件和图纸 提交工程中所使用的大宗材料设 备清单 包括材料设备的品种 规格和控制性数量 由总经理组织召开会议讨论确定甲供和乙供物资的范围 由预算部编写完成 材料设备采购范围 后提交总经理 材料调研报告 房地产业务流程管理手册房地产业务流程管理手册 文件编号 NJY CG LC003 南京仁恒 设备材料采购实施流程设备材料采购实施流程版本 修订A 0 南京仁恒流程管理体系文件 序号序号流程名称流程名称责任人责任人 流程说明流程说明 输入 输出 流程说明输入 输出 流程说明 支持文件及记录支持文件及记录 批准执行 2 材料样品材料样品 管理管理 采购部 总师室 输入输入 材料调研报告 输出 输出 材料样品接收登记管理记录 流程说明 流程说明 2 1 设计材料选型定板 a 总师室和采购部组织重要材料 设备和景观 装饰 室内装修及影响到外观效果材料的选型定板确认并封样 对设计效果有重大影响的材料进行样板制作 完成样板 后 组织材料样板确认会进行设计确认 并对建安材料 设备选型定板确认并封样 见 材料选型定板流程 b 工程承包单位将乙供材料送样到总师室 景观 装饰 装修材料 进行确认封样 2 2 材料样品的移交 a 在材料设备采购合同签署后一周内 总师室将确认的 封样材料 设备 以及 材料样品移交清单 移交项目部 b 采购部组织供应商 总师室 项目部进行合同交底 向监理单位 供应商明确材料设备技术参数 c 项目部编制已定的材料样品清单 2 3 现场材料样品库的建立 a 项目部建立材料样品库 对所有甲供及乙供材料进行 封样保管 b 供应商材料样品由项目部与监理单位负责接收材料样 品 共同建立材料样品库 c 项目部对接收的材料样品进行样品封样 统一编号登 记 d 项目部编制已接收的材料样品清单 同时报总师室备 案 3 材料计划材料计划 编制 审编制 审 核核 项目部 输入输入 甲供材料需求计划和材料进场计划 输出 输出 月设备材料计划汇总表 流程说明 流程说明 3 1 施工单位编制甲供材料需求计划和材料进场计划 经 监理单位和项目部 公司主管领导审批后交由采购部 月设备材料计 房地产业务流程管理手册房地产业务流程管理手册 文件编号 NJY CG LC003 南京仁恒 设备材料采购实施流程设备材料采购实施流程版本 修订A 0 南京仁恒流程管理体系文件 序号序号流程名称流程名称责任人责任人 流程说明流程说明 输入 输出 流程说明输入 输出 流程说明 支持文件及记录支持文件及记录 由采购部按公司批准的采购方式和规定要求组织采购 3 2 项目部根据施工单位的材料需求计划 汇总形成 月 设备材料计划汇总表 报采购部组织货源 划汇总表 4 乙供材料乙供材料 价格管理价格管理 项目部 采购部 输入输入 月设备材料计划汇总表 输出 输出 供应商提供的材料设备 流程说明 流程说明 4 1 乙供物资的价格由采购部负责审核 项目部负责乙 供物资的品质管理 乙购物资的品牌或样品由采购部会 同设总师室 项目部确认 4 2 乙供物资价格审批流程 承包单位申报 项目部 采购部经理 预算部经理 主管副总 总经 理 4 3 金额小于3万元 含3万元 的乙供物资 比价后 由采购部经理确认 经预算部审核后 报主管副总批准 执行 金额大于3万元乙供物资 比价后 由采购部经理 确认 经预算部审核后 报总经理批准执行 5材料设备材料设备 验收验收 项目部 监理单位 输入输入 材料设备 输出 输出 材料设备验收记录 流程说明 流程说明 5 1 供应商按采购部的要求提供材料和设备 在货到前 通知项目部 项目部组织监理单位和承包商在接到通知 后组织到货验收 5 2 验收时承包商应负责接货并安排货物入库 5 3 由监理单位对照计划和样板组织验收 采购部和项 目部协助 5 4 对涉及外观效果的材料验收应由总师室参加 5 5 监理单位负责组织采购部 施工单位 项目部对进 货产品共同检验和试验 监理单位和施工单位按照施工 监理合同和施工承包合同规定对进货产品负最终质量验 收责任 供应商同时就进货产品的最终质量对公司负责 5 6 项目部负责督促监理单位对照进货产品检验规程抽 材料设备验收 移交单 房地产业务流程管理手册房地产业务流程管理手册 文件编号 NJY CG LC003 南京仁恒 设备材料采购实施流程设备材料采购实施流程版本 修订A 0 南京仁恒流程管理体系文件 序号序号流程名称流程名称责任人责任人 流程说明流程说明 输入 输出 流程说明输入 输出 流程说明 支持文件及记录支持文件及记录 样检查或全部检验每批进货产品 a 一般件抽样检查 如 地砖 检查不合格 应退货 b 主要件全部检查 如 门窗 进户门 5 7 进货产品经验收合格后 承包商 监理单位 施工 总承包单位验收人员必须在 材料设备验收移交单 上 会签确认 要求注明会签意见及验收日期 施工总包单 位负责清点实收货物数量 并由总包单位项目现场专业 负责人签字确认 5 8 验收过程中 监理单位按材料设备技术参数 如有 材料设备样板则对照样板 进行审核 施工单位检查其 外观质量 数量并接收 5 9 监理单位判断该材料设备是否送检 如送检 则按规 定要求见证取样送检 如不必送检 则组织验收人员得 出结论 5 10 承包商认为需见证送检的材料 由监理单位按规定 要求见证取样送检 6 不合格材不合格材 料及设备料及设备 的处理的处理 供应商 输入输入 已验收的材料设备 输出 输出 材料设备样品 流程说明 流程说明 6 1 不合格品的处理 6 1 1 如果发现一般件的不合格材料和设备 监理单位在 发出拒收通知时应考虑 a 如不影响工期 则全部退货 安排供应商重新供货 b 如影响工期 则看是否可以降级使用 如果不行则通知 总师室寻找代替方案并由采购部提出索赔要求 c 如属轻微缺陷但可降级使用的材料设备 经供应商 预算部 总师室协商后 提交分管领导审批后进行降级 处理 同时由采购部向供应商提出索赔要求 并报预算 部 6 1 2 主要件全部检验不合格的办理退货 同时向供应商 提出索赔要求 房地产业务流程管理手册房地产业务流程管理手册 文件编号 NJY CG LC003 南京仁恒 设备材料采购实施流程设备材料采购实施流程版本 修订A 0 南京仁恒流程管理体系文件 序号序号流程名称流程名称责任人责任人 流程说明流程说明 输入 输出 流程说明输入 输出 流程说明 支持文件及记录支持文件及记录 6 1 3 不合格处理 材料设备计划差错 如果在验收时属于材料设备计划错误的 a 如不影响工期 实行退货 安排供应商重新供货 b 如影响工期 则看是否可以降级使用 如果不行则通 知公司总师室寻找代替方案 c 监理单位会同相应单位分析错误原因 并确定责任单 位和落实相关责任 7 材料设备材料设备 结算结算 采购部 预算部 财务部 输入输入 材料设备款的结算申请 输出 输出 材料设备款结算 流程说明 流程说明 7 1 机电设备工程合同预付款项及进度款的办理由项目部 专业工程师根据物资订货合同中有关要求 填写机电设 备工程款项申报表 报项目经理审批 采购部根据合同 相关条款审核 7 27 2 材料结算款办理流程 负责签订该材料合同的采购 主管 主办 对结算材料的价格 数量 金额及付款依 据进行审核 审核完成后由其办理付款手续 后由采购 部负责财务的主管进行复核 复核完成后办理材料入 出库手续 7 37 3 材料款项付款依据为物资采购合同及相 关工作联系单 甲供物资价格审批表 须附上完整的审 批意见 7 47 4 采购部主管 主办 根据承包单位 监理及工程部 签字确认的甲供物资验收单 填写物资款项申报表 按 公司规定程序报批 并办理材料的验收入库 7 4 17 4 1 机电设备工程付款程序 项目部主管 项目经 理 采购部经理 预算部经理 总经理助理 财 务 主管副总 总经理 付款 50 万以下 董事会代表 付款 50 万及 50 万以上 7 4 27 4 2 物资付款程序 采购部经办人 采购部经理 预算部经理 财务经理 主管副总 总经理 付款 50 万以下 董事会代表 付款 50 万及 50 万 以上 工程结 决 算流程 月份工程材料 款帐单 房地产业务流程管理手册房地产业务流程管理手册 文件编号 NJY CG LC003 南京仁恒 设备材料采购实施流程设备材料采购实施流程版本 修订A 0 南京仁恒流程管理体系文件 序号序号流程名称流程名称责任人责任人 流程说明流程说明 输入 输出 流程说明输入 输出 流程说明 支持文件及记录支持文件及记录 8 材料设备材料设备 供方信息供方信息 的管理的管理 采购部 预算部 输入输入 材料设备供方信息 输出 输出 材料设备供应商管理信息库 流程说明 流程说明 8 1 采购部按照 供方信息调查表 的内容 负责及时收 集工程建设项目各类物料