课程实验仓库管理系统.ppt

李苏剑 课程实验 仓库管理系统 一 仓库管理流程设计二 仓库管理系统要求 课程实验 仓库管理系统 一 仓库管理流程设计 一 货物的接受二 货物的验收三 货物入库四 库存管理五 盘点六 货物出库 一 货物的接受货物接受工作是企业仓库管理流程起始点 是仓库进行货物入库时发生交接的一项工作 它的主要任务是根据到货通知 及时 准确地向有关部门提取入库货物 并为入库保管做好一切准备 货物接受工作的基本要求是接受工作手续要清楚 责任要分明 要避免把一些在入库前发生的货损或错误带入仓库 从而造成责任难分和保管工作中的困难 一 货物的接受 一 货物的接受步骤一与发货单位联络物流部门的仓库机构应与发货单位或部门及承运单位建立联系 以掌握接货的有关信息 从而制定接货计划 安排接货的人力 物力 步骤二制定接货计划在充分掌握到货的时间 数量 重量 体积等基本情况后 就需要安排制定接货计划 接货计划有两个方面的主要内容 一方面是根据内部情况 与发货单位或部门商定到货接取计划 另一方面安排自己的接货时间 接货人员 接货地点 接货装备 一 货物的接受步骤三办理接货手续按接货计划在确定的时间办得各种接货手续 如提货或接货手续 财务手续等 步骤四到货得处理在各种手续完成或手续办理过程中 对所到的货物进行卸货 搬运 查看 清点及到货签收工作并在适当地点暂存 二 货物的验收验收是在货物入库之前 物流部门根据订货单及交货通知单检查所购货物交货是否按时 质量 数量 价格是否准确 以最后确认是否接货的工作 它主要包括以下几项内容 核证时间检验数量验收质量验收 二 货物的验收核证 物流部门要检验交货通知单及订货单上的内容是否与货物实际情况相一致 这是进行货物验收的首要工作 核证的工作重点是仔细核查货物品种 规格 数量 产地等级核价格 认证材料 装箱意见单据 发接货手续等 如果交货通知单或订货单与到货货物不相一致 则有必要及时通知采购部门或交货部门查明发生出入的原因 二 货物的验收时间检验 对交货时间进行检验的目的是核查交货期是否和订货单上的日期一致 如果供货商提早供货 可能会导致库存上升 占用货位 增加储存费用 这时候物流部门有权拒收 如果供货商逾期供货 则要进行必要的索赔 二 货物的验收数量验收 数量验收就是清点及核查交货的数量 单位包装数量等是否和订货单或交货通知单所列一致 并按数量指标检查其他内容 二 货物的验收质量验收 质量验收是货物验收的核心内容 是整个验收工作中最不能忽略的部分 为提高质量验收效果 物流部门必须根据货物规格书进行验收 以此衡量各类货物的质量状况 质量验收需根据货物规格书进行 对不同的验收项目采用不同的验收方法 如化学分析法 尝试法 试验法等 二 货物的验收质量验收 一般来说 库存的接货只做外观质量检查 内在质量由货主负责 生产企业则需按技术业务部门提出的要求 由专门质量检查部门进行复杂的技术检验 二 货物的验收 二 货物的验收步骤一前期准备工作在货物到达验收之前 首先应作好相应的准备工作 以保证验收工作的顺利进行 准备工作主要包括 收集和熟悉有关订货的资料 安排好相应的货物验收位置 安排好具体的验收人员 准备好相应的验收工具 确定货物验收范围和内容 确定货物存放地点及存储方法 二 货物的验收步骤二验收操作货物到达后 就可以根据订货单或交货通知单的内容进行具体的验收操作工作 具体内容有 清点货物的件数 逐个检查密封容器是否有启封的痕迹 称量货物的重量 检查袋装货物的内容 重量是否和袋上印刷的重量相一致 清点过的货物用专用戳在包装上加盖印记 以防重复点数或漏点 按照企业货物规格书上所规定的质量标准检查和测试货物的质量外观及内在质量是否完全合乎要求 并逐个检查物品的规格是否符合要求 二 货物的验收步骤三记录验收结果对货物进行测试 检验以后 应当记录验收结果 并以书面的形式阐述验收情况 包括签填验收单据 形成验收报告及进货日报表 二 货物的验收 验收单据验收单据通常有两种 一种是物流部门自制验收单 在验收操作完成之后 要将货物的品名 规格 数量 价格等填写清楚 实际操作的验收人员和送货人分别在单据上签字 物流部门加盖图章 如下表 二 货物的验收 验收报告验收报告是对验收情况的详细分析和记录 验收报告不仅表明整个验收工作告一段落 而且为可能出现的纠纷提供了有利的依据 因此 认真填写验收报告是十分重要的 验收报告一般分为三部分 验收基本情况 包括受验货物品名 数量 订货人 送货部门 供货商 具体验收人员 验收方式 入库时间等 验收结果分析 详细记录各项验收内容 并加以综合分析 附件 包括验收原始记录 相关单据 二 货物的验收进货日报表进货日报表是对当日进货情况的书面反映 对于每日验收入库的货物 应填写进货日报表 以方便企业成本核算和成本控制 以下就是一个进货日报表的样本 日期 二 货物的验收步骤四验收中的拒收拒收是指物流部门在验收过程中 对照有关标准 发现有严重出入时 拒绝货物入库的行为 按照拒收货物的数量 可分为全部拒收和部分拒收 二 货物的验收 全部拒收全部拒收是指对于验收不合格的货物请送货人将货物全部运走的处理方法 在验收某些重要货物或货物质量检验而合格率较低时 全部拒收时最保险的质量保证方法 但全部拒收有可能影响企业的货物供应 更进一步影响到企业各项业务的正常开展 因此运用全部拒收应谨慎 二 货物的验收 部分拒收部分拒收时指企业拒收部分不合格的货物 这种方法只能在明确哪些货物合格 哪些货物不合格时才可使用 不管是哪种形式的拒收 拒收应填写拒收单 写明拒收理由 并经送货部门和物流部门的签字 将拒收单和货物以及有关凭证一同退回 拒收单样本如下 三 货物入库 三 货物入库步骤一货物堆放货物入库后首先要进行合理的堆放 因此 必须充分使用仓库现有的储存条件使货物得到妥善保管 加大仓库利用率 减少储存成本 三 货物入库步骤二货物入帐货物入帐是对每一品种 规格 质量的货物都建立收发存明细帐 即保管帐 以详细反映库存货物进库 出库 保存情况 如下表 三 货物入库 三 货物入库步骤三货物立卡货物立卡是对库存货物的名称 规格 型号 级别 单价 进出库动态和实际数量等信息制作成标签 挂于货位上以便进行管理 货物资料卡是一种实物标签 反映库存货物的名称 规格型号 级别 单价 进出库动态和实际数量 资料卡一般直接挂在货位上以便于管理 货物资料卡如下 三 货物入库 三 货物入库步骤四建立货物档案货物档案是保存历年来的货物技术资料及出 入库资料 如各种凭证 技术说明和其它证件 验收记录及技术检验记录等的文件 五 盘点在库存过程中 有些货物因存放时间太长或保管不当使其质量受到影响 为了对库存商品的数量进行有效控制 并查清商品在库中的质量状况 必须定期或不定期地对各储存场所进行清点 核查 这一过程就是盘点 五 盘点盘点地目的主要是 查清时间库存数量 计算企业资产地损益 发现商品管理中存在地问题 货物数量 货物质量 保管条件 库存安全状况 盘点作业步骤 五 盘点步骤一盘点前的准备盘点的基本要求是必须做到快速准确 为了达到这一基本要求 盘点前的充分准备十分必要 其准备工作主要包括以下内容 确定盘点的具体方法和作业程序 配合财务会计做好准备 设计印制盘点用表单 盘存单 格式见下表准备盘点用的基本工具 五 盘点步骤二确定盘点时间一般说来为保证帐物相符 货物盘点次数愈多愈好 但盘点需投入人力 物力 财力 有时大型全面盘点还可能引起生产的暂时停顿 所以 合理的确定盘点时间非常必要 引起盘点结果盈亏的关键原因在于出入库过程中发生的错误 出入库越频繁 引起的误差也会随之增加 决定盘点时间时 既要防止过久盘点对公司造成损失 又要考虑配送中心资源有限 商品流动速度较快的特点 在尽可能投入较少资源的同时 要加强库存控制 可以根据商品的不同特性 价值大小 流动速度 重要程度来分别确定不同的盘点时间 盘点时间间隔可以从每天 每周 每月 每年盘点一次不等 如A类主要货品每天或每周盘点一次 B类货品每两三周盘点一次 C类不重要的货品每月盘点一次即可 另外必须注意的问题是 每次盘点持续的时间尽可能短 全面盘点以2 6天内完成为佳 盘点的日期一般会选择在 财务结算前夕 通过盘点计算损益 以查清财务状况 淡季进行 因淡季储货较少 业务不太繁忙 盘点较为容易 投入资源较少 且人力调动也较为方便 五 盘点步骤三确定盘点方法因盘点场合 需求的不同 盘点的方法也有差异 为满足不同情况的需要 尽可以快速准确地完成盘点作业 所决定的盘点方法要对盘点有利 不至于在盘点时混淆 盘点方法一般有 帐面盘点法 现货盘点法 五 盘点帐面盘点法 是将每一种商品分别设立 存货帐卡 然后将每一种商品的出入库数量及有关信息记录在帐面上 逐笔汇总出帐面库存结余数 这样随时可以从电脑或帐册上查悉商品地出入库信息及库存结余量 五 盘点 期末盘点法期末盘点法是指在会计计算期末统一清点所有商品数量地方法 由于期末盘点是将所以商品一次点完 因此工作量大 要求严格 通常采取分区 分组地方式进行 分区即将整个储存区域划分为一个一个地责任区 不同地区由专门地小组负责点数 复核和监督 因此 一个小组通常至少需要本人分别负责清点数量并填写盘存单 复查数量并登记复查结果 第三人核对前二次盘点数量是否一致 对不一致地结果进行检查 等所有盘点结束后 再与电脑或帐册上反映的帐面数核对 五 盘点 循环盘点法循环盘点法是指在每天 每周盘点一部分商品 一个循环周期将每种商品至少清点一次地方法 循环盘点通常对价值高或重要的商品检查的次数多 而且监督也严密一些 而对价值低或不太重要的商品盘点的次数可以尽量少 循环盘点法一次只对少量商品盘点 所以通常只需保管人员自行对照库存资料进行点数检查 发现问题按盘点程序进行复核 查明原因 然后调整 也可以采用专门的循环盘点登记盘点情况 期末盘点与循环盘点优劣比较 五 盘点步骤四培训盘点人员盘点人员的培训分为两部分 一是针对所有人员进行盘点方法及盘点作业流程得培训 让盘点作业人员了解盘点目的 表格和单据得填写 二是针对复盘与监盘人员进行认货品得训练 让他们熟悉盘点现场和盘点商品 对盘点过程进行监督 并复核盘点结果 五 盘点步骤五清理盘点现场盘点作业开始之前必须对盘点现场进行整理 以提高盘点作业的效率和盘点结果的准确性 清理工作主要包括以下几方面得内容 盘点前对已验收入库的商品进行整理归入储位 对未验收入库属于供应商的商品 应区分清楚 避免混淆 盘点场关闭前 应提前通知 将需出库配送的商品提前做好准备 帐卡 单据 资料均应整理后统一结清以便及早发现问题并加以预防 预先鉴别变质 损坏商品 对储存场所堆码得货物进行整理 特别是对散乱货物进行收集与整理 以方便盘点时计数 在此基础上 由商品保管人员进行预盘 以提前发现问题加以预防 五 盘点步骤六盘点盘点时可以采用人工抄表计数 也可以用电子盘点计数器 盘点工作不仅工作量大 而且非常繁琐 因此 除了加强盘点前的培训工作外 盘点作业时的指导与监督也非常重要 五 盘点步骤七查清差异原因盘点会将一段时间以来积累的作业误差 及其他原因引起的帐物不符暴露出来 发现帐物不符 而且差异超过容许误差时 应立即追查产生差异的原因 一般而言 产生盘点差异的原因主要有如下几个方面 记帐员素质不高 登录数据时发生错登 漏登等情况 帐务处理系统管理制度和流程不完善 导致货品数据不准确 盘点时发生漏盘 重盘 错盘现象 导致盘点结果出现错误 盘点前数据资料未结清 使帐面数不准确 出入库作业时产生误差 由于盘点人员不尽责导致货物损坏 丢失等结果 五 盘点步骤八盘点结果处理查清原因后 为了通过盘点使帐面实物数保持一致 需要对盘点盈亏和报废品一并进行调整 除了数量上的盈亏 有些商品还将会通过盘点进行价格的调整 这些差异的处理 可以在经主管审核后 用下表更正 六 货物出库货物出库要求把货物及时 准确地发放到客户手中 为了做到这一点 出库的货物应按入库的时间安排好出库顺序 对有保管期限的货物 应在期限内发出 货物出库凭证必须符合要求 做到出库准备迅速 六 货物出库 六 货物出库步骤一出库准备为了使货物出库迅速 加快物流速度 出库前应安排好出库的时间和批次 同时 做好出库场地 机械设备 装卸工具及人员的安排 步骤二核对出库凭证物流保管人员接到发货通知后 应仔细核对出库凭证 检查无误后方可备货 步骤三备货备货应根据出库凭证进行 规定发货批次者 按规定批次备货 未定批次的 按先进先出的原则备货 步骤四复核备货完成以后 应再次与出库凭证核对出库货物的名称 规格数量等 以保证出库准确性 步骤五点交货物复核无误后即可出库 发货时应把