甲供材料的管理办法

甲供材料设备管理办法 编号 YGC CG 007 版号 A 0 页码 第 1 页 共28页 甲供材料设备管理办法甲供材料设备管理办法 编制何文明日期2014 11 审核周喜 许珂日期2014 11 批准陈凯日期2014 11 精品文档 2欢迎下载2欢迎下载2欢迎下载2欢迎下载 发布部门发布部门阳光城集团运营管理中心阳光城集团运营管理中心 生效日期生效日期 日日 期期修订状态修订状态修改内容修改内容修改人修改人审核人审核人批准人批准人 精品文档 3欢迎下载3欢迎下载3欢迎下载3欢迎下载 甲供材料设备管理办法甲供材料设备管理办法 1 1 目的目的 建立科学合理的甲供材料设备管理流程 2 2 适用范围适用范围 适用于阳光城集团股份有限公司控股房地产公司所开发项目的甲供材料设备业务 3 3 职责职责 集团 运营 管理 中心 采购 部 地区公司 造价采购 部采购组 或招标采 购部 地区公司 造价采购 部成本组 造价组 或成本部 地区 公司 项目 经理 部 地区 公司 财务 管理 部 地区 公司 设计 管理 部 地区 公司 物业 管理 部 甲供材 料设备 现场施 工单位 监理 单位 材料 设备 供应 商 编制 修订及解释本细 则 负责参与参与参与 材料设备采购合同交底负责参与参与参与 材料设备需求数量管理负责参与参与参与 材料设备供货通知管理参与负责参与参与参与 材料设备接受 验收参与参与负责参与参与参与参与 材料设备卸货 保管参与负责参与 材料设备退货参与参与负责参与参与参与 材料设备支付 结算参与负责参与参与参与参与参与 材料设备质保参与参与负责参与 供应商过程评估参与参与负责参与参与 供应商后评估负责参与参与参与参与 精品文档 4欢迎下载4欢迎下载4欢迎下载4欢迎下载 供应商年度总结负责参与参与参与 4 4工作程序工作程序 4 14 1材料设备采购合同交底材料设备采购合同交底 4 1 1材料设备采购合同交底工作由地区公司造价采购部采购组或招标采购部负责组织及实施 地区公 司项目经理部 地区公司造价采购部成本组 造价组或成本部 地区公司设计管理部 监理单位 相关施工单位 供应商参加 4 1 2合同交底主要内容为 采购材料设备的品种 规格型号 品牌 材料设备采购周期 技术要求 验收方法和标准等 4 24 2甲供材料设备数量的核定甲供材料设备数量的核定 4 2 1材料设备供应商应建立详细的供货台帐 并定期进行核对 4 2 2材料设备供应完成后 供应商应填写 甲供材料设备供应完成量确认单 作为结算的依据 并附 有相关文件 甲供材料设备收料单 验收单 甲供材料设备供应完成确认单 甲供设备调试 完成确认单 4 34 3材料设备供应依据材料设备供应依据 4 3 1施工单位进场后 立即着手编制甲供材料设备需求总计划 包含材料设备规格 数量 进场时间 等 并报地区公司项目经理部备案 地区公司项目经理部形成整体计划 并在执行中督促施工单 位对计划进行修订 4 3 2施工过程中 施工单位填写 甲供材料进场计划申请表 施工单位需求表 明确进场材料设备规格 数量 应注明进场时间 申报时要充分考虑供货周期 报监理单位审核 经地区公司项目经理部 审批 此计划对材料设备供应商而言 仅作为材料设备供应商作备料依据 不作为实际需方要货 依据 4 3 3实际操作中 材料设备供应商应以经需方地区公司项目经理部确认的 甲供材料设备供货通知 单 为准供货 同时 甲供材料设备供货通知单 在发出前需地区公司造价采购部成本组 造 价组或成本部会签 4 3 4材料设备供应商应保证在项目供货过程中满足甲方 5 次的少批量送货要求或依据合同进行履约 精品文档 5欢迎下载5欢迎下载5欢迎下载5欢迎下载 4 44 4到货通知及准备到货通知及准备 材料设备到场前 需由材料设备供应商提前三天电话或传真告知施工单位及地区公司项目经理部到 场材料设备品种 规格型号 数量等 并与施工单位协调停车地点 材料设备堆放场地等 4 54 5材料设备验收 接收材料设备验收 接收 4 5 1送到现场的材料设备 甲方地区公司项目经理部 监理单位 供应商 施工单位共同核对材料设 备质量 数量 外观及本批次的材料设备检测报告等相关资料 甲供大宗材料 设备和特种材料 地区公司造价采购部采购组或招标采购部参加验收 装饰性材料地区公司设计管理部参加验收 并按合同要求验收 确认合格后 办理收料手续 并填写 甲供材料设备收料单 验收单 确认 为不合格的 地区公司项目经理部提出处理意见 在 甲供材料设备收料单 验收单 注明现场退 货或不予接受等意见 地区公司造价采购部采购组或招标采购部负责进行退货 索赔工作 并要 求供应商在规定的时间内补货 同时 不合格的材料设备保管责任及产生的相关费用由相应的供 应商承担 4 5 2 甲供材料设备收料单 验收单 中的施工单位签字确认人员应为施工单位项目经理或其授权人 授权人须有 甲供材料领用授权委托书 的确认 4 5 3 甲供材料设备收料单 验收单 为供应商办理材料设备价款支付及结算的凭证 同时也为工程价 款结算中甲供材料设备价款结算的凭证 4 64 6材料设备卸货及保管材料设备卸货及保管 4 6 1无论何时到货 供应商的卸货责任包括将运输车辆就近停靠在地区公司项目经理部认可的位置 包括露天场地和仓储场所 用人力将材料设备搬离运输车辆 堆放整齐或安放牢固 用料单位 清点 验收后 由现场施工单位负责保管及二次转运 4 6 2根据合同约定机电设备材料由现场施工单位或者供应商负责卸货的 相应的卸货责任包括用人力 或机械辅助手段将材料设备搬离运输车辆 转运至地区公司项目经理部认可的位置 包括露天场 地和仓储场所 堆放整齐或安放牢固 并负责二次存储 保管 转运 机电设备的现场施工单位 应负责将设备从堆放地点搬运至安装地点 4 6 3现场施工单位对其使用的材料设备负有存储 保管 看管 采取措施以防恶劣天气及自然条件对 材料设备造成损害的义务 因未尽义务造成材料设备丢失 损坏的 现场施工单位承担赔偿责任 材料设备在未由地区公司项目经理部办理退货之前 现场施工单位一直负有保管责任 精品文档 6欢迎下载6欢迎下载6欢迎下载6欢迎下载 4 74 7材料设备退货的处理材料设备退货的处理 因材料设备验收 材料设备使用过程中 经地区公司项目经理部 地区公司造价采购部采购组或 招标采购部认可之退货 供应商应负责与施工单位办理材料设备退货手续 填写 甲供材料设备 退场记录表 4 84 8材料设备价款支付及结算材料设备价款支付及结算 4 8 1付款审核 材料设备进场验收合格后 供应商按采购合同规定的时间编制 甲供材料设备付款申 请书 甲供材料设备收料单 验收单 等为付款凭证 经地区公司项目经理部相关负责人核准后 交地区公司造价采购部成本组 造价组或成本部核准报地区公司财务部 地区公司财务部核准报地 区公司主管副总经理 总经理审批 最后地区公司财务部向供应商付款 当供货结束时 双方要 办理 甲供材料设备设备结算确认书 4 8 2材料设备最后一批货物到场经验收合格后 供应商将所接收材料设备相关手续报送地区公司项目 经理部审核后 送地区公司造价采购部成本组 造价组或成本部 由地区公司造价采购部成本组 造价组或成本部据此与供应商办理材料设备价款结算及与施工单位办理工程价款之材料设备扣款 在 甲供材料设备供应完成确认单 的数量等信息由地区公司造价采购部成本组 造价组或成本部 保管 作为与使用甲供材料设备的施工单位约定损耗的考核依据 依据相关合同进入各施工合同 结算程序 4 8 3供应商完成最后一批供货后及时填写 甲供材料设备供应完成确认单 及办理退货 若有 对于 需调试的设备 调试完成后填写 设备调试完成确认单 递交供货完成清单及收料单 与现场项 目经理部进行核对 确认 并提交 甲供材料设备保修承诺书 质保期以合同约定为准 对有扣 款项目的供应商 地区公司项目经理部主管工程师 项目负责人应签署意见 4 8 4项目审核完成后 供应商向地区公司造价采购部成本组 造价组或成本部提供 甲供材料设备供应 完成确认单 甲供设备调试完成确认单 保修承诺书 等有关资料 办理结算手续 4 94 9质保及验收质保及验收 4 9 1当甲供材料设备在合同及 甲供材料设备结算协议书 规定的质保期满后 供应商到地区公司物 业管理部办理质量保证验收手续 由地区公司物业管理部填写 甲供材料设备质保验收记录 4 9 2若地区公司项目经理部在质保金结算时依旧存在 供应商向地区公司项目经理部授权的物业管理 公司提出申请 物业管理公司房修工程师签字 项目所属物业管理公司负责人签字确认 地区公 司项目经理部负责人签字确认 地区公司项目房修工程师发起审批流程 报地区公司造价采购部 精品文档 7欢迎下载7欢迎下载7欢迎下载7欢迎下载 成本组 造价组或成本部 地区公司财务管理部门审核 付款 若地区公司项目经理部在质保金 结算时已撤销 供应商向地区公司项目经理部授权的物业管理公司提出申请 物业管理公司房修 工程师签字 项目所属物业管理公司负责人签字确认 地区公司项目房修工程师发起审批流程 报地区公司造价采购部成本组 造价组或成本部 地区公司财务管理部门审核 付款 甲供材料设备管理办法 编号 YGC CG 007 版号 A 0 页码 第 8 页 共28页 甲供材料设备采购 验收 付款流程表甲供材料设备采购 验收 付款流程表 地区公司项目经理部签发 甲供材料设备供货通知单 甲供材料设备进场 地区公司项目经理部 监理单 位 施工单位 供货单位及相 关需参加验收单位 地区公司项目经理部填写 甲供材料设备收料单 验收单 地区公司主管副总经理 总经 理审批 地区公司项目经理部填写 甲供材料设备设备付款申请 书 等资料 地区公司造价采购部成本组 造价组或成本部核准地区公司 财务部核准 地区公司财务部向供应商付款 供应商完成 甲供材料设备设备结算确认书 设备调试完成确认单 甲供材料设备保修承诺书 等相 关资料 报送地区公司项目经理部审核后 送地区公司造价采购部成本组 造价组或成本部 地区公司造价采购部成本组 造价组或成本部据此与供应商 办理材料设备价款结算 地区公司主管副总经理 总经 理审批 地区公司财务部向供应商付款 地区公司项目经理部给出书面 意见 地区公司造价采购部采购组或 招标采购部负责办理退货手续 供应商要到物业管理公司办理质量 保证验收手续 由物业管理公司填 写 甲供材料设备质保验收记录 地区公司造价采购部成本组 造价组或成本部据此与供应商 办理材料设备价款结算 地区公司主管副总经理 总经 理审批 地区公司财务部向供应商付款 阶段性甲供材料设备需求量 施工单位提出 监理单位审核 地区 公司项目经理部审批 供应商发货现场制定堆放点 施工单位卸货 存储 保管 转运 合格 不合格 过程供货 验收合格付款审批付款 审核审批付款 审批付款 最后一批货到场 验收合格结算 质保到期 质保金结算审核 精品文档 9欢迎下载9欢迎下载9欢迎下载9欢迎下载 甲供材料设备管理办法 编号 YGC CG 007 版号 A 0 页码 第 10 页 共28页 4 104 10 评价及投诉评价及投诉 4 10 1 供货过程中及完成后 地区公司造价采购部采购组或招标采购部组织地区公司项目经理部及其他 相关部门应对供应商进行履约情况做出评价 填写 材料设备供应商履约评估表 同时供应商有 义务和权利按照地区公司造价采购部采购组或招标采购部的要求对监理 施工单位 地区公司项 目经理部 地区公司造价采购部采购组或招标采购部 地区公司设计管理部做出评价 4 10 2 供应商有权利对货到现场后不予配合的单位提出投诉 地区公司项目经理部将会同地区公司造 价采购部采购组或招标采购部视事情的紧急程度及时处理 对于责任单位将追究其相关责任 5 5本办法实施要求本办法实施要求 5 15 1本办法自生效之日起严格实行 由集团运营管理中心负责解释 5 25 2各地区公司也可根据实际情况 在不违反本办法的前提下根据实际情况编写具体的补充操作指引 但须经过集团运营管理中心审批后方可施行 6 6相关表格相关表格 6 16 1 甲供材料设备领用授权委托书 6 26 2 甲供材料设备台帐 6 36 3 甲供材料设备进场计划申请表 施工单位需求表 6 46 4 甲供材料设备供货通知单 6 56 5 甲供材料设备收料单 验收单 6 66 6 甲供材料设备退场记录表 6 76 7 甲供材料设备供应完成确认单 6 86 8 甲供设备调试完成确认单 6 96 9 保修承诺书 精品文档 11欢迎下载11欢迎下载11欢迎下载11欢迎下载 6 106 10 甲供材料设备质保验收记录 精品文档 12欢迎下载12欢迎下载12欢迎下载12欢迎下载 材料设备采购用表 材料设备采购用表 MATERIALMATERIAL PURCHASEPURCHASE 标准表格编号 甲供材料设备领用授权委托书甲供材料设备领用授权委托书 本授权书声明 姓名 系 企业的法定代表人 现授权委托 姓名 为本项目签收甲供材料的代理人 以本公司的名义签收甲供材料设备 代理人在甲供材料设备签收 使用过程中所签署的一切文件和处理与之有关的一切事务 本法定代表人予以承认 代理人无转移委托的权利 特此委托 签字样式如下 以资证明 另附代理人的身份证复印件并加盖印章 施工单位 签章 签章 法人代表 签字 签字 代理人 签字 签字 职务 联系电话 代理人 签字 签字 职务 联系电话 代理人 签字 签字 职务 联系电话 精品文档 13欢迎下载13欢迎下载13欢迎下载13欢迎下载 日期 年 月 日 填写说明 1 本表为施工单位填写 在施工合同签订后 7 天内 以书面形式函告甲方地区公司项目经理部 地区公司造价采购部 采购组或招标采购部 2 本表作为甲供材料设备合同的附件 作为甲供材料设备供应商交货时使用 3 收货代理人如有变更 施工单位应及时补充出具说明及授权委托书 4 本表原件一式三份 施工单位 甲方地区公司项目经理部 地区公司造价采购部采购组或招标采购部各一份 精品文档 14欢迎下载14欢迎下载14欢迎下载14欢迎下载 甲供材料甲供材料 设备台帐 设备台帐 MATERIALMATERIAL PURCHASEPURCHASE 标准表格编号 甲供材料甲供材料 设备台帐设备台帐 合同名称 合同编号 合同金额 归属项目 序 号 货物名称规格型号单位 合同供应 量 至上期累 计 本期发 生 至本期 累计 供应 时间 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 附加说明 精品文档 15欢迎下载15欢迎下载15欢迎下载15欢迎下载 供应单位 章 签字 申报日期 甲方地区公司项目经理部 签字 审核日期 填写说明 1 本单作为甲供材料设备台帐 主要用于供需双方核对 2 每期付款前供应商将本期需付款的材料量申报给甲方 由地区公司项目经理部根据现场验收 调拨情况对材料供应 量进行审核 3 本表原件一份 存地区公司项目经理部 复印件两份 地区公司财务管理部和供货单位各留一份 甲供材料甲供材料 设备进场计划申请表设备进场计划申请表 施工单位需求表施工单位需求表 MATERIALMATERIAL PLANPLAN 标准表格编号 材料进场计划材料进场计划 施工单位需求表施工单位需求表 公司 公司 单据编号 以下材料设备根据合同 编号 现经统计需求 其数量清单见下表 施工单位 收货方 联系电话 收货人 传 真 序号材料设备名称规格型号单位数量使用位置要求到货时间备注 1 精品文档 16欢迎下载16欢迎下载16欢迎下载16欢迎下载 2 3 4 5 合计 附加说明 施工单位 章 经办 项目经理 监理单位 监理工程师 总监 建设单位 审核 项目专业工程师 签发 项目负责人 甲方地区公司项目经理部 盖章 日期 年 月 日 填写说明 1 本单作为甲供材料设备初始统计表 施工单位凭此单向建设单位发出领料申请 2 本单由施工单位根据图纸及现场实际需求申报 3 本单经监理单位审核 甲方地区公司项目经理部审批后方可生效 施工单位申报数量时应综合考虑批次合理的供货数 量 精品文档 17欢迎下载17欢迎下载17欢迎下载17欢迎下载 4 本单原件一式三份 经甲方审批生效后施工单位 监理单位 甲方地区公司项目经理部各留存一份 甲供材料甲供材料 设备采购用表 设备采购用表 MATERIALMATERIAL PURCHASEPURCHASE 标准表格编号 供货通知单供货通知单 公司 公司 单据编号 以下材料设备根据合同 编号 现委托由贵司供货 其数量清单见 下表 施工单位 收货方 联系电话 收货人 传 真 序号材料设备名称规格型号单位数量使用位置 要求到货时 间 供应商回复到货 时间 备注 1 2 合计 附加说明 施工单位 章 经办 项目经理 监理单位 监理工程师 总监 建设单位 审核 项目专业工程师 签发 项目负责人 项目经理部 盖章 精品文档 18欢迎下载18欢迎下载18欢迎下载18欢迎下载 日期 年 月 日 建设单位 审核 成本工程师 签发 成本负责人 供应商签收回复说明 收件人 联系电话 盖章 填写说明 1 本单作为供货合同的附件 材料设备供应商凭此单予以供货 2 本单由地区公司项目经理部根据甲供材料设备供应商具体情况及施工单位提报的 甲供材料设备进场计划申 请表 施工单位需求表 申报 3 本单经监理单位审核 甲方地区公司项目经理部审批后方可生效 施工单位申报数量时应综合考虑批次合理的 供货数量 4 供应商收到本单后须书面回复具体到货时间 并回复本单给施工单位及地区公司项目经理部 5 本单原件一式五份 经甲方审批生效后施工单位 监理单位 甲方地区公司项目经理部 公司造价采购部成 本组 造价组或成本部 供应商各留存一份 甲供材料甲供材料 设备采购用表 设备采购用表 MATERIALMATERIAL PURCHASEPURCHASE 标准表格编号 甲供材料设备收料甲供材料设备收料 验收单验收单 供货单位 施工单位 序号材料设备名称规格型号单位数量备注 1 2 精品文档 19欢迎下载19欢迎下载19欢迎下载19欢迎下载 3 4 5 6 7 供货单位经办人员 交货日期 施工单位收货人 签收日期 监理单位 签收日期 建设单位意见 甲方地区公司项目经理部专业工程师 甲方地区公司项目经理部负责人 审批日期 填表说明 1 本单由甲供材料设备供应商填写 每批次材料设备进场验收时均应办理本单 2 本单经甲方地区公司项目经理部审核确认后作为供应商办理甲供材料设备价款支付 结算 扣款的 凭证 3 本单同时也为工程价款结算中甲供材料设备价款结算的凭证 4 本单原件一式五份 施工单位 供货单位及监理单位各 1 份 甲方地区公司项目经理部 2 份 留档 及付款各 1 份 精品文档 20欢迎下载20欢迎下载20欢迎下载20欢迎下载 甲供材料甲供材料 设备采购用表格 设备采购用表格 MATERIALMATERIAL PURCHASEPURCHASE 标准表格编号 甲供材料设备退场记录表甲供材料设备退场记录表 项目名称 日期 供应单位 编号 序号材料设备名称规格型号使用部位单位退场数量到场日期退场日期 1 2 3 4 5 退场原因说明 施工单位 经办人 日期 供应商意见 经办人 日期 监理单位意见 经办人 日期 精品文档 21欢迎下载21欢迎下载21欢迎下载21欢迎下载 甲方地区公司项目经理部意见 审核 审批 填写说明 1 本表仅适用于材料设备退场纪录 作为结算的依据 2 本表在退场前由供应商填写并办理 3 本表原件一式四份 施工单位 监理单位 供应商 甲方地区公司项目经理部各一份 甲供材料甲供材料 设备采购用表 设备采购用表 MATERIALMATERIAL PURCHASEPURCHASE 标准表格编号 甲供材料设备供应完成确认单甲供材料设备供应完成确认单 项目名称 编号 供货单位 合同名称 施工单位 合同编号 供应情况描述 经办人签字 盖章 精品文档 22欢迎下载22欢迎下载22欢迎下载22欢迎下载 日期 施工单位确认 项目经理签字 盖章 日期 监理单位确认 总监签字 盖章 日期 建设单位确认 工程师签字 日期 项目负责人签字 盖章 日期 填写说明 1 本单由供应商完成最后一批供货后及时填写并办理 作为结算依据 2 本单编号由甲方地区公司项目经理部填写 3 如有扣款 甲方地区公司项目经理部工程师及项目负责人应签署意见 4 本单原件一式三份 供应单位 施工单位 甲方地区公司项目经理部各一份 抄送地区公司造价采购部采购 精品文档 23欢迎下载23欢迎下载23欢迎下载23欢迎下载 组或招标采购部 地区公司造价采购部成本组 造价组或成本部各一份 甲供材料甲供材料 设备采购用表 设备采购用表 MATERIALMATERIAL PURCHASEPURCHASE 标准表格编号 甲供设备调试完成确认单甲供设备调试完成确认单 项目名称 编号 供货单位 合同名称 施工单位 合同编号 调试情况描述 经办人签字 盖章 日期 施工单位确认 项目经理签字 盖章 日期 监理单位确认 总监签字 盖章 日期 精品文档 24欢迎下载24欢迎下载24欢迎下载24欢迎下载 建设单位确认 工程师签字 日期 项目负责人签字 盖章 日期 填写说明 1 本单由供应商完成设备全部供货并调试后及时填写并办理 作为结算依据 2 本单编号由甲方地区公司项目经理部填写 3 本单原件一式三份 供应单位 施