销售合同管理制度

销售合同管理制度 一 目的 加强对合同的内部控制 避免或减少因合同管理不当造成经济损失或不良 社会影响 维护公司合法权益 二 范围 本制度根据 中华人民共和国合同法 及其相关法律法规的规定 结合本 企业的实际情况制定 适用于公司市场营销部的销售合同审批及订立行为 三 职责 3 1 市场部是销售合同的承办部门 3 2 财务部协助市场营销部和综合管理部归口管理销售合同档案 四 内容 4 1 销售合同订立的形式 投标的项目 先由市场营销部门业务人员 根据招标文件提供相关文件投 标 其他部门提供协助 如投标文件中需投标保函的部分 由财务部根据业务 部门提起的申请备忘录 向银行提起开具保函的申请 框架协议下的订单 由市场部根据协议和客户谈判订立 4 2 销售合同的格式 正式订立的合同 一律采用书面形式 包括客户提供的格式条款合同和根 据公司销售产品的特点制定的一般销售合同版本 因情况特殊或条件限制等因 素未能及时签订书面形式合同的 应当在事后采取补签手续 对常年有业务往 来关系或框架协议下的客户订单也可视为简易合同 4 3 销售合同的内容应至少包括但不限于以下内容 1 供需双方全称 签约时间和地点 2 产品名称 单价 数量和金额 3 运输方式 运费承担 交货期限 交货地点及验收方法应具体 明确 4 付款方式及付款期限 5 免除责任及限制责任条款 6 违约责任及赔偿条款 7 具体谈判业务时的可选择条款 8 合同双方盖章生效等 9 合同双方如有特殊要求或情况 可另签协议作为本合同不可分割的附件 10 合同的附录 包括具体的设计图纸 技术要求和详细的付款条件 也属于 不可分割的一部分 4 4 销售合同的评审 业务经办人填制 合同 协议 审核会签表 附合同草案连同对方当事人 资信证明材料等 先由部门负责人审核 审核同意后 通过公司 OA 系统送其 他各相关职能部门 公司法务 研发技术部 生产部 运营项目部和财务部等 领导评审会签 4 5 销售合同的订立 经评审同意签订的合同 由公司授权的业务员与用户签订正式合同 双方 需签字加盖单位合同专用章 4 6 销售合同的归档 合同订立后 市场部应及时下发合同 将合同正本的扫描件 合同评审 投标报价 项目管理模板 分项报价和付款计划下发给财务部 运营项目部和 综合管理部等 市场部负责保管合同的正本 财务部和综合管理部负责副本的 归档 4 6 销售合同的履行 4 6 1 市场营销部应应当监控合同的履行情况 严格履行合同内容 4 6 2 财务部门协助市场营销部定期对合同进行统计 建立合同台账 工号的开 立等 4 6 3 合同履行的内容 4 6 3 1 市场营销部应负责投标 合同订立以及预付款的收取 4 6 3 2 运营项目部负责合同项目的交付 包括协调设备的生产和安装 交付计 划的制定和调整 到货 安装进度以及验收节点的回款等 4 6 3 3 服务中心负责项目在质保期内的保修以及质保金的回款 4 6 3 4 其他部门协助业务和运营项目部完成合同的履行 4 7 销售合同变更 解除 4 7 1 销售合同的变更 合同履行过程中 因缺货或客户的特殊要求等 市场营 销部或客户提出变更合同申请 由双方共同协商变更 重大合同款项应经总经 理审核后方可变更 4 7 2 销售合同的解除 根据合同规定的解除条件 产品销售的实际和客户的要 求 市场营销部与客户协商解除合同 4 7 3 变更 解除合同的手续 应按订立合同时规定的审批权限和程序执行 在 达成变更 解除合同后 须报综合管理部和财务部重新存档 4 7 4 销售合同的变更 解除一律采用书面形式 包括当事人双方的信件 函电 电传等 口头形式一律无效 4 8 销售合同的违约和纠纷处理 公司法律顾问负责指导市场营销部办理因合同变更和解除而涉及的违约 纠纷赔偿事宜 4 9 销售合同的登记归档 4 9 1 销售合同寄出与回收需由合同管理员负责 记录在案 4 9 2