办公用品管理制度及管理办法

办公用品管理制度办公用品管理制度 执行部门 行政部 监督部门 总经办 其他部门负责人 前言前言 办公用品管理制度是针对企事业单位办公用品的计划 采购 分发和保管及销毁的一 项制度 目的在于规范办公用品的管理和流程 减少铺张浪费 节约成本 提高办公效率 办公用品管理制度中的办公用品通常包括 书写工具系列 纸本系列 文具系列 名片 与图文系列 办公生活用品系列 专项办公用品系列 套餐系列 IT 耗材系列 制度的实 施主体一般是企业的行政部或者是办公室 第一章第一章总则总则 第 1 条 为加强本公司办公用品管理 节约成本 提高效率 规范流程 明确责任 倡 导健康优质 绿色环保 勤俭节约的现代办公方式 特制定本制度 第 2 条 办公用品由行政部集中管理 办公外包服务商仁通科技负责实施 实行统一采 购 统一发放 统一回收处理 第 3 条 本制度办公用品包括 书写工具系列 纸本系列 文具系列 名片与图文系列 办公生活用品系列 专项办公用品系列 套餐系列 IT 耗材系列 详见附件 仁通科技办 公用品清单 第二章第二章办公用品计划办公用品计划 第 4 条 各部门根据本部门办公用品使用情况 每月 29 日前提报下月办公用品领用计 划 部门负责人审签后报行政部 第 5 条 行政部专员查对办公用品领用计划与办公用品台账和库存 提报办公用品采购 计划 经负责人审签后传送至仁通科技 第 6 条 采购单位价值 500 元以上办公用品时 须报请总经理批准 特殊办公用品可以 经行政部同意授权各部门自行采购 第三章第三章 办公用品采购办公用品采购 第 7 条 办公用品采购采用即时供应 不间断配置 7 24 小时服务的办公外包模式 由行政部直接对口仁通科技进行管理 第 8 条 办公用品采购计划传送至仁通科技后 仁通科技给予反馈 按协议要求配置办 公用品并即时配送 应急服务以及市场价格动态等 第四章第四章 办公用品分发领用办公用品分发领用 第 9 条 各部门领用办公用品需填写 办公用品领用单 一式两份 一份用于分发办 公用品 一份用于台账登记 第 10 条 行政部接到各部门的 办公用品领用单 后 进行核对并做好登记 填写一 份 办公用品分发通知书 交给仁通科技 仁通科技将所需用品备齐分发给各部门 第 11 条 办公用品领取后发现不适用或未用完部分 由仁通科技统一调换或回收 第五章第五章 办公用品管理办公用品管理 第 12 条 对于列入公司固定资产和耐用办公用品由行政部管理 其他低值易耗等办公 用品由仁通科技管理 其发生的库存 丢失 损坏 价格波动等风险均有仁通科技自行承 担 第 13 条 仁通科技对办公用品的使用情况作月度报表 会同行政部反馈办公用品当月 开支费用 浪费结余 办公效率等情况 参与企业办公管理 第 14 条 使用中的办公用品出现问题及故障 由仁通科技负责退换 保修 维修 配 件等事宜 第六章第六章 附则附则 第 15 条 本制度由行政部会同仁通科技制定 行政部做解释 报总经理批准后执行 修改时亦同 公司办公用品的管理办法公司办公用品的管理办法 1 目的 目的 为使公司的办公用品得到合理 有效的利用 避免浪费发生 特制定本制度 2 适用范围 适用范围 适用于各类企业办公室对公用设备及耗材的管理 3 分类定义 分类定义 3 1 固定资产类办公用品 如 传真机 复印机 电脑 打印机 碎纸机 汽车等 3 1 非消耗性办公用品 如 办公桌 办公椅 计算器 电话机 打孔机 剪刀 纸刀 白板 文件夹 文件柜等 3 1 消耗性办公用品 如 笔记本 签字笔 圆珠笔 铅笔 橡皮 胶水 复写纸 钉 书钉 笔芯 公司印刷品 墨盒 复印纸 传真纸 水性笔 白板笔 回形针 大头针等 4 职责 职责 4 1 公司人事行政中心负责办公用品的全面管理 4 2 公司人事行政部助理具体负责执行 5 具体规定 具体规定 5 1 办公用品的发放 5 1 1 固定资产类办公用品的申购 要先计划并报总经理及人事行政中心 董事长批准 5 1 2 非消耗性办公用品一般以部门为单位发放 部门内共同使用 个别办公必需品须 经门部主管同意后可以个人为单位发放 消耗性办公用品根据实际需要以个人为单位发放 发放流程如下 A 人事行政部制定 办公用品申请表 经各部门主管确认后于每月 25 日前提交人 事行政中心 B 公司人事行政中心主管复核 人事行政管理总监审核 董事长批准后交人事行政 部助理统一购买 C 下月初由人事行政部一次性统一发放到各使用部门 D 新员工到职或临时急用品可根据实际及时购买 人事行政部每月可适时备用部分 用品 5 2 用品的管理 5 2 1 固定资产类办公用品 A 进行编号管理 由财务部统一登记用品 并计算其剩余价值 B 日常的管理由使用部门或使用者进行 公司公用品由人事行政部进行管理 C 出现损坏或故障根据实际情况由人事行政部统一安排修理 5 2 2 非消耗和消耗性办公用品 A 由各使用部门或使用者管理 B 非消耗性办公用品如有损坏应以旧品换新品 如有遗失应由部门或个人赔偿或自 购 C 设立 办公用品领用单 由人事行政部统一保管 以便于掌握办公用品的领用状 况 D 员工离职前应如数交回或转交所领用的非消耗性办公用品 由人事行政部确认 5 3 各部门一个月的办公用品量应在月初进行仔细检查预算 在月中确有特殊原因须要 增加或另买时须由部门负责人递交书面的超支 情况说明 给人事行政部 报人事行政中心 核查后再确认处理结果 5 4 若无特殊原因超支 公司不再为其购买 但部门负责人为保证工作的正常进行 自 行解决余下时间的办公用品费用 5 5 月度办公用品使用定额由上月 25 日 下月 25 日为一个周期 6 惩罚 惩罚 6 1 公司办公用品应做公用 私用或带出公司者应按办公用品两倍的价格从当月工资中 扣出 6 2 公司办公用品应本着