办公用品及办公设备管理规定

第 1 页 共 11 页 淮北文宇置业责任有限公司 办公用品及办公设备管理规定 1 1 目的目的 为规范办公用品及办公设备的管理 提高办公用品及办公设备的利用效率 合理控制相 关费用 特制定本管理规定 2 2 适用范围适用范围 本规定适用于淮北文宇置业有限责任公司 3 3 管理职责管理职责 3 13 1 综合部 办公室 综合部 办公室 3 1 13 1 1 负责办公用品及办公设备管理规定的起草 修订 废止 3 1 23 1 2 负责定期审核各职能部门办公用品及办公设备的管理情况 3 1 33 1 3 负责各职能部门办公用品和办公设备配置标准的审核 3 1 43 1 4 负责各职能部门办公用品及办公设备需求计划的汇总及审核 3 1 53 1 5 负责办公用品及设备的采购 保管 发放与盘点 3 1 63 1 6 负责办公场所及有关房产的租赁及日常管理 3 23 2 各部门负责按照本管理规定要求如期上报办公用品及办公设备需求计划 按照 计划领取办公用品及办公设备 并负责使用过程中日常管理与盘点工作 4 4 管理内容 管理内容 4 14 1 相关定义相关定义 4 1 14 1 1 办公用品 是指在日常工作中个人 部门共用的办公性物品 分为易消耗类物品和 周转耐用品 1 易消耗类物品 是指一次性或短时间内消耗 不能循环利用的办公用品 其中包括 纸类 复印纸 热敏纸 信纸 白板纸 标签纸 卫生用纸 不干胶纸 即时贴 账本 硬 软面抄 文头纸 记录本 记事本等 文具类 笔 笔芯 墨水 橡皮 胶水 布 修正液 印泥等 及其它类 电池 凤尾夹 订书针 图钉 回型针 大头针 抽纸 纸杯 墨粉等 2 周转耐用品 指长期使用 而且可以循环利用的办公用品 其中包括 水壶 白板 剪刀 起钉器 打孔机 订书机 直尺 笔筒 档案盒 袋 插座 簸箕 扫帚 纸篓 计算 第 2 页 共 11 页 器 文件夹 栏 架 烟灰缸等 4 1 24 1 2 办公设备 1 IT 类 设备 是指电脑及相关外设 包括 移动硬盘 优盘 数据线 电脑主机及配件 显 示器 光驱 内存 硬盘 显卡 声卡 网卡 无线网卡 网络工具 UPS 打印机 投影 仪 复印机 录音笔 扫描仪 传真机 一体机 交换机 集线器等 耗材 墨盒 粉仓 硒鼓 碳带 色带 光盘 包括 VCD DVD 网线 水晶头 打 印头及维修用品 各种计算机类数据线等 2 家具电器类 是指办公桌椅 文件柜 沙发 茶几 饮水机 空调 音响 碎纸机 电话机 摄像机 照相机等 4 24 2 办公用品及办公设备配备标准 详见附件办公用品及办公设备配备标准 详见附件 1 1 附件 附件 2 2 4 34 3 审批权限审批权限 1 单价在 2000 元以下且一次性采购在 2000 元以下的 由综合部负责人依据 办公用品 及办公设备配备标准 审批 2 单价在 2000 元以下且一次性采购在 2000 元 含 以上的 由综合部负责人审核 项 目总经理审批 3 单价在 2000 元 含 以上 30000 元 含 以下的 由综合部负责人审核 项目总经 理同意 总经理审批 单价在 30000 元以上的 须董事长批准后方可购买 4 44 4 审批程序审批程序 4 4 14 4 1 办公用品及办公设备需求审批程序 1 各部门于每月月末前 将下月的办公用品及办公设备需求按照 办公用品规范名称明 细表 附件 4 填写 月办公用品及办公设备需求计划表 附件 3 经部门负责人签字后 连同电子版一起报至综合部预算管理员进行汇总 按照审批权限报批 领导签字同意后 由 综合部负责人安排人员按照需求计划进行采购 由综合部负责保管与发放 2 各部门需购买办公设备单价在 2000 元以上的 填写 资产购置审批表 按照审批权 限审批 审批完毕后将资产购置审批表交至综合部 由综合部负责人安排人员根据审批内容 进行采购及发放 4 4 24 4 2 办公用品及办公设备领用程序 1 办公用品 IT 类耗材 各部门每月按照需求计划领用当月的办公用品及耗材 在综合 部 办公室 办公用品领用表上签字确认 第 3 页 共 11 页 2 IT 类设备 家具电器类 需求部门对综合部送达的办公设备进行验收签字确认 并对 已验收的办公设备进行编号 登记备案管理 3 能够以旧换新的办公用品及办公设备在领用 时 应将废旧不能使用的物品交回综合部验收并履行登记备案手续 以旧换新的物品为 包 括但不限于 水壶 印泥 硒鼓 墨盒 笔筒 订书机 剪刀 起钉器 打孔机 计算器 扫帚 簸箕 烟灰缸 墨水瓶 插座等部分文具用品以及办公设备 4 54 5 办公用品及办公设备使用管理 办公用品及办公设备使用管理 4 5 14 5 1 办公用品及办公设备由综合部负责统一管理 并指定专人负责 4 5 24 5 2 办公用品及设备应合理使用 杜绝浪费 并由专人建立并负责管理台账 各部门应指定专人负责办公用品及办公设备需求的申报 领用和保管 建立各部门的 办公用品及办公设备的领用和库存台帐 台账格式见附件 综合部 办公室 应建立各单位办公用品及办公设备的总台账 台账格式见附件 及 时更新办公用品及办公设备的使用情况 4 5 34 5 3 员工离职或员工调动时必须办理办公用品 办公设备的交接手续 离职员工或员工调动时需履行交接手续 按照 办公用品及办公设备交接表 附件 6 要求进行填写 经部门负责人签字 综合部 及相应管理部门 负责人签字同意方可办理 离职手续 办理交接手续后的办公用品 办公设备如无人使用 部门负责人应及时交回综合部 由 综合部入库存放并调配管理 交接时如发现办公用品及办公设备出现人为损坏应由使用者赔偿 否则由部门负责人 承担损失费用 4 5 44 5 4 维修与更新 1 办公用品及办公设备出现损坏时 由使用部门填写 办公用品 办公设备 办公场所需 求 维修审批表 附件 5 报至综合部 综合部鉴定属于正常损坏的安排维修并正常报销维 修费用 鉴定属于非正常损坏的维修费用由使用人 部门负责人承担 2 办公用品及办公设备因老化等原因不能满足工作需求 需要申请报废或更新的 经综 合部鉴定后 按照公司相关报废处理程序执行 相关部门做好备案登记工作 4 5 54 5 5 职能部门每年年底对各部门办公用品及办公设备进行盘点登记 一经发现有丢失 人为故意损坏现象的 将对使用人 部门负责人进行相应处理 4 64 6 办公用品及办公设备使用反馈办公用品及办公设备使用反馈 4 6 14 6 1 各部门对办公用品及办公设备的意见和建议 可在 办公用品及办公设备需求计 第 4 页 共 11 页 划表 中的反馈区域填写 随需求计划一同报至综合部 综合部对各部门的建议及意见进行 收集汇总 4 6 24 6 2 综合部应根据各部门的使用反馈意见 办公用品及办公设备的特性对供货单位进 行调整或督促供货单位提高质量和服务 确保办公用品及办公设备的质量和售后服务满足员 工需求 4 6 34 6 3 综合部每年年底对各部门的意见和建议进行汇总并提出整改要求 报送公司领导 审批 4 74 7 办公场所相关管理规定 办公场所相关管理规定 4 7 14 7 1 各单位各部门应自觉爱护办公场所 搞好各自办公场所的清洁工作 确保办公场 所干净卫生 在办公期间使用水电时 应当本着节约的原则合理使用 4 7 24 7 2 公司或单位因工作需要租赁办公场所时 应按照 办公设备办公场所需求 维修审 批表 要求进行填写及审批 批复后将审批表交至综合部 由综合部负责租赁办公场所 办公场所应以公司名义签订租用合同 凭合同到公司报销租房费用 含税 采暖费 水 电费及物业费 其中取暖费按照当地暖气单价与租房面积计算核报 水电费及物业费凭正规 发票报销 4 7 34 7 3 分公司办公场所按照设立分公司管理规定执行 4 7 44 7 4 办公室钥匙 磁卡 使用要求 1 各单位所有的钥匙由综合部 办公室 统筹管理 复制 登记造册 员工所需钥匙必 须向综合部 办公室 领取 未经综合部 办公室 同意 不得擅自复制钥匙 2 员工离职或因工作需要调离原办公室的 必须将原领取使用的钥匙交回公司综合部 办公室 方能办理离职手续 3 钥匙使用者应谨慎保管钥匙 出现钥匙遗失时 必须及时报告公司职能部门 在交付 成本费后换发相应的钥匙 造成经济损失的 由遗失者承担相应的赔偿责任 4 不得将本人保管使用的钥匙借给他人使用 若造成经济损失的 由借出人与借入人共 同承担赔偿责任 4 7 54 7 5 租用的办公室不得从事与公司工作无关的事项 否则责任自负 4 7 64 7 6 办公场所出现损坏时 由使用部门填写 办公用品办公设备办公场所需求 维修审 批表 报至综合部 综合部鉴定属于正常损坏的安排维修并正常报销维修费用 鉴定属于非 正常损坏的维修费用由使用人 部门负责人承担 4 84 8 各部门现有的不符合本管理规定中配制标准的 由各相应管理部门负责收回 统一 第 5 页 共 11 页 入库存放或调剂使用 4 94 9 综合部 办公室 会同审计部每年度将对照本管理规定对所属各单位办公用品 办 公设备 办公场所的实际产生费用进行审查 一经发现未按照本管理规定执行且没有报送审 批的情况 将进行通报 并对照绩效考核进行处理 5 5 附则附则 5 15 1 本管理规定由文宇置业总经办起草并负责解释修订 本管理规定由文宇置业总经办起草并负责解释修订 5 25 2 本管理规定自文件印发之日起生效 本管理规定自文件印发之日起生效 6 6 附件附件 附件附件 1 1 办公用品及资产类办公设备配置标准办公用品及资产类办公设备配置标准 附件附件 2 2 IT IT 类办公设备配置标准类办公设备配置标准 附件附件 3 3 公司公司 部部 年年 月办公用品及办公设备需求计划月办公用品及办公设备需求计划 附件附件 4 4 办公用品规范名称明细表办公用品规范名称明细表 附件附件 5 5 办公用品办公用品 办公设备办公设备 办公场所需求办公场所需求 维修审批表维修审批表 附件附件 6 6 办公用品办公用品 办公设备交接表办公设备交接表 附件附件 7 7 办公用品办公用品 办公设备办公设备 办公场所台账办公场所台账 附件附件 1 1 办公用品办公用品及资产类办公设备及资产类办公设备配置标准配置标准 办公设备办公设备办公用品办公用品 类别类别 名称名称配备数量配备数量名称名称配备数量配备数量名称名称配备数量配备数量 老板桌椅1 套计算器1 个橡皮1 块 2 个月 文件柜2 组订书机1 个 胶水 或固体胶 1 个 2 个月 沙发 茶 几 1 套剪刀1 把 电脑1 台U 盘 硬盘1 个 回形针1 盒 2 个月 空调1 台直尺1 把大头针1 盒 2 个月 饮水机1 台文件架1 个笔记本2 本 月 挂衣架1 个期刊盒1 个笔筒1 个 保险柜1 个铅笔1 支 月纸抽1 包 月 高层 电话机1 部签字笔1 支 月纸篓1 个 普通办公 桌椅 1 套计算器1 个铅笔1 支 月 文件柜1 组订书机1 个橡皮1 块 2 个月 中层 电脑1 台直尺1 把胶水 或固体胶 1 个 2 个月 第 6 页 共 11 页 文件架1 个笔记本1 本 月 期刊盒1 个签字笔 1 支 月 普通办公 桌椅 1 套中性笔 1 支 月铅笔1 支 3 月 电脑 1 台 视岗 位需要 常规中性笔 芯 1 支 月橡皮1 块 6 个月 期刊盒1 个 胶水 或固体胶 1 支 2 个月 基层 软面抄1 本 2 月计算器 1 个 人 仅限财 务部申领 空调 1 台 1 台 视情 况 计算器1 个档案袋5 个 月 饮水机1 台回形针1 盒剪刀1 把 文件柜1 个 人大头针1 盒纸篓1 个 保险柜 1 个 仅限 财务部申领 订书机1 个宽胶带 1 卷 月 仅限综 合部申领 热水壶1 个订书针1 盒 每季度 部室 电话机1 部起订器1 个 注 上述办公用品及办公设备配备数量栏内未注明申领期限的再次上报时需以旧换新 附件附件 2 2 ITIT 类办公设备配置标准类办公设备配置标准 类别类别名称名称配备数量配备数量 可配备岗位 部门可配备岗位 部门 打印 复印 扫描一体机 1 台 部门 仅限综合部配备 扫描仪1 台 部门 仅限综合部配备 移动硬盘1 个 人 部门 仅限公司高管 综合部配备 电脑依申请审批配备 打印机1 台 部门 仅限综合部 办公室配备 复印机1 台 部门 仅限综合部 办公室配备 IT 类 针式打印机1 台 部门 仅限财务部和涉税部门配备 第 7 页 共 11 页 U 盘1 个 人 部门 依部门配备 交换机 集 线器 统一配置 附件附件 3 3 办公用品规范名称明细表办公用品规范名称明细表 序号名称规格单位 1文件夹双夹 单夹 透明拉杆文件夹 50 页 打孔文件夹 5cm 厚 个 2文件袋纸质带扣个 3宣传袋纸质 塑料个 4档案盒牛皮纸 塑料个 5档案袋牛皮纸档案袋 透明带扣档案袋个 6文件架 三层塑料 二层塑料 个 7期刊栏 四栏 三栏 个 8长尾夹15mm 19mm 25mm 32mm 41mm 51mm 个 9加厚订书针23 23 240 页 盒 10加厚订书机23 23 240 页 个 11固体胶普通大瓶 12中性笔黑色 红色 蓝色 绿色支 13中性笔芯黑色 红色 蓝色 绿色支 14办公胶带卷 15白板笔黑色 蓝色 红色支 16 记号笔黑色 蓝色 红色支 17硬 软面抄本 18橡皮块 19铅笔HB 2B支 20计算器大 小个 21复印纸A4 A3包 第 8 页 共 11 页 22回形针 盒 第 9 页 共