入离职及档案制度

第一章第一章 总则总则 第一条第一条 目的目的 为规范员工入职 离职过程以及档案的管理 特制定本制度 第二条第二条 适用范围适用范围 适用于公司总部及分子公司全体员工 分子公司参照执行 第三条第三条 职责与分工职责与分工 1 综合管理部负责起草 修订本制度 并负责公司入职 离职过 程和档案的管理组织实施以及监管工作 2 人事档案实行专员责任制 对档案实行密级管理 由行政人事 专员负责保管与整理 行政人事专员负责执行本制度 负责公司所 有员工的人事档案管理工作 第二章第二章 入离职和档案的管理入离职和档案的管理 第四条第四条 入职入职 1 通知入职 1 人事专员在给新员工下发 录用通知书 前 须对拟录用员 工进行背景调查 特殊岗位除外 背景调查通过后才予以录用 否 则不予以录用 2 综合管理部依据最终面试结果给录取员工发 录用通知书 安排具体时间通知新员工办理入职手续及相应的入职资料 2 入职准备 1 员工入职准备一寸登记照片两张 居民身份证 学历 位 证书 职称证书 技能证书 特种工种上岗证书原件 离职证明 户口本复印件等 2 准备个人工资卡 中信银行 3 办公室人员 行政人事部配备工作牌 电脑 书柜等相关办 公用品 外勤人员 部门领导为新员工分配工作区域 3 办理入职手续 1 新员工凭 录用通知书 到公司办理入职手续 2 入职需填写 员工履历表 附件 1 并交近期一寸登记照 片两张 存入员工档案 3 员工入职必须提供真实有效相关证件及资料 包括居民身份 证 学历 位 证书 职称证书 技能证书 特种工种上岗证书原 件 离职证明 户口本复印件等 人事专员对所有资料进行查验后 扫描存档 4 签订劳动合同 员工手册签收单 保密协议 承诺书以及其 他需要签订的相关协议 5 人事专员对新员工进行公司规章制度告知或培训 6 办公室人员 在行政部领取办公用品 工牌 座位牌 录入 考勤打卡指纹 带到部门 介绍给部门负责人 安排座位 开通电 脑 开通 OA 权限 邮箱权限 加入公司 QQ 群 外勤人员 在行政部领取办公用品 工牌 带到部门 介绍给 部门负责人 安排座位 开通电脑 开通 OA 权限 邮箱权限 加入 公司 QQ 群 7 新员工到岗后 人事助理及时更新公司员工电子档案 并将 员工纸质档案分类存档 入职流程 4 新员工的管理 新员工试用期一般为三个月 特殊岗位试用期最长可达六个月 但不超过六个月 第五条第五条 离职离职 1 离职 员工在劳动合同期内辞职 须提前 30 天提出申请 试用期员工 提前 3 天 经主管领导批准后 在 OA 中填写 离职申请表 附件 2 到离职规定日期在前台领取 离职交接单 附件 3 工作交 接表 附件 4 并按以下规定办理完毕工作交接后方可离职 1 与部门的工作交接及物资归还 a 已经完成的工作事项及相关资料等 b 未完成的工作事项说明 c 部门领用的办公用品等 2 与产品及技术服务部的交接 3 与总裁办的交接手续 4 与行政人事部的交接手续 a 领用的办公物资 如电脑 移动硬盘 U 盘等 b 领用的档案文件 公章 图书等 c 领用的工牌 工服 名片 钥匙等 d OA 系统 企业邮箱注销 公司 QQ 群 微信群退群 e 薪资 社保 公积金的结算 5 与市场营销部的交接 6 与财务部借款的清算 离职流程 2 解除劳动关系 员工在劳动合同期满 综合管理部提前 30 天以书面或邮件通知 合同将到期员工 员工收到通知后 5 天内将是否续签劳动合同的意 愿以书面或邮件告知综合管理部 如员工不愿意续签订劳动合同 即双方可以解除劳动合同 在工作交接完后 公司与员工办理离职 手续 3 自动离职 有下列情形之一者属自动离职或视为自动离职 因自动离职给公 司造成损失 应承担赔偿责任 1 未经申请离职者 2 未经同意 在书面申请辞职 30 天 或 3 天 内自行离开公司 者 3 连续旷工达三日者或年累计旷工五天者 4 未依离职规定办妥离职交接手续而自行离开公司者 员工未办理完毕离职交接手续离职的 主管负责人应在第一时 间通知综合管理部 财务部相关人员 否则 由此给公司造成的损 失 主管经理负有连带责任 另按照 员工手册 规定 予以辞退 处理 并于当月在公司内部发布处罚通告 4 辞退 因公司业务转向 紧缩等原因而产生的人力富余 或因员工个 人表现不佳经调整岗位仍不能胜任者 公司予以辞退 依法给与经 济补偿 公司辞退员工 遵照 劳动合同法 公司 员工手册 及 有关规定执行 由综合管理部填写 离职交接单 手续按离职程序 办理 第六条第六条 人事档案的管理人事档案的管理 1 档案管理要求 1 企业须由专门的档案柜存放纸质档案 电子档案同步更新 并由专门的人员负责管理 分子公司可依此执行 劳动合同解除或 终止后 用人单位应至少保存二年备查 2 正式员工的档案使用档案袋存放 统一采用黄褐色牛皮纸档 案袋 外部有密封线缠绕封口 试用期员工暂用普通文件夹保存 转为正式员工后 按相关要求存放 2 档案的分类 1 正式员工档案 主要包括内容有 一寸照片 2 张 员工 履历表 员工保密协议 员工手册签收单 员工承诺书 运维人员两 份 新入职员工引导书 身份证扫描件 户口本扫描件 银行卡扫 描件 离职证明 毕业证和相关复印件 劳动合同 应聘登记表以 及复试评估表 岗位升迁调动材料 奖励惩罚记录 重大科技成果 等 2 离职员工档案 主要内容包括正式员工档案的所有内容 另外增加离职交接单 工作交接表 OA 离职申请表等 3 档案的归类 人事档案按照分子公司归入相应的类别 若材料涉及的类别较 多时 按其主要内容归入相应类别 4 档案的排序 人事档案归类后 按照员工入职时间顺序从右到左依次排列 时 间最久的排在最前面 依次类推 便于通过电子档案查找相应的纸 质档案 5 档案的编号 根据新员工报到的时间顺序依次进行编号 每份员工档案有一个 编号 直至离职 退休 涉及员工调岗 晋升等情况 编号不变 1 档案编号结构 JZ XXXX XX XXX 档案卷号 月份 年度号 公司代码 6 人事档案的查阅管理规定 1 各部门因工作需要查阅员工人事档案 经行政人事部领导 的同意后 放可提供就地查阅 原则上不可以带走 如需要 做好 相应的记录 负责管理档案的行政人事专员需及时催还 如发现损 坏 丢失 应写出书面报告 经行政人事领导审批 2 查阅档案注意事项 a 严禁写字 涂改 划圈 做记号 撤换或损坏档案材料 b 必须爱护档案 保持整洁 c 不得擅自复制 拍摄档案内容 d 查阅档案者不得擅自泄露档案内容 违法者视情节轻重 予 以惩处 第七条第七条 人事档案清理和销毁人事档案清理和销毁 1 每年年底整理 校对一次人事档案资料 将准备移除档案柜 和需要销毁的档案列出清单 经行政经理同意后执行 2 人事档案销毁必须提交书面申请 并编制销毁清册 经行政 人事经理审核 批准 行政人事专员备档 行政部制定人员销毁 负责销毁的人员须为两人以上 第三章第三章 其他其他 第八条第八条 附则附则 1 本制度的修改权和最终解释权属于公司总部综合管理部 2 本制度自颁布之日起生效 第九条第九条 附件附件 1 员工履历表 2 OA 离职申请表 3 离职交接单 4 工作交接表 附件附件 1 1 员员 工工 履履 历历 表表 姓 名 性 别 出生日期 籍 贯 民 族 身 高 学 历 政治面貌 有无子女 身份证号 婚姻状况 相 片 身份证地址 有无驾照 如有请注明类别 联系方式手机 QQ E mail 现居住地址 身体状况 紧急联系人 紧急人 联系方式 关 系姓 名工作单位联系方式 主 要 家 庭 成 员 起止时间学 校专 业学 历 教育背景 从高中填起 起止时间单 位部门及职位 证明人 及联系方式 离职原因 工作经历 按时间顺序 英语水平 级别 第二外语语种 计算机水平 其他职业资格 证书 职称及等级 个人特长 本人承诺 以上资料属实 并可以接受公司行政人事部的背景调查 以上本人提供的信息如有虚假 愿意接受公司 的相应处罚 情节严重者可以接受公司解除劳动合同的处理 承诺人 日 期 附件附件 2 2 员工离职申请表 姓名 部门 岗位 入职日期 辞职原因 请详细填写 部门工作 指定交接 人 交接期个工作日 交接情况 预计离职 日期 交接人确认 审批意见 附件附件 3 3 离离 职职 交交 接接 单单 日期 年 月 日 姓 名 部 门 职 务 入职时间 离离 职职 原原 因因 身份证号码 身份证地址 联系方式 交交 接接 内内 容容 1 工具 附清单 接手人签字 部门正部门正 副职副职 2 礼品 公章等 附清单 接手人签字 3 工作未完成事项 附清单 接手人签字 4 电脑密码 系统密码等 接手人签字 5 技术 资料 文档 接手人签字 部部 门门 交交 接接 6 其他工作 接手人签字 产品及技术产品及技术 研发部研发部 7 相关资质 荣誉证书是否归还同 未归还应扣 元 资质专员 总裁办总裁办8 档案资料 公章是否归还 是 否档案管理员 9 社保 有 无 有 缴交到 年 月 于 月停交 人事专员 10 公积金 有 无 有 缴交到 年 月 于 月停交 人事专员 11 公司微信群是否退群 是 否 人事专员 12 公司 QQ 群是否退群 是 否 人事专员 附件附件 4 4 工作交接表工作交接表 部门 部门 姓名 姓名 日期 日期 本部门交接工作内容本部门交接工作内容 序号序号具体交接的内容具体交接的内容 13 U 盘 电脑 礼品 办公用品等固定资产是否归还 未归还应扣 元 人事专员 14 工作服按规定应扣 元 人事专员 15 OA 办公系统 是否设置职务代理人 有 无 企业邮箱是否取消 有 无 网络管理员 16 员工手册 是否归还 未归还应扣 元 前台签字 17 工作牌 未归还应扣 元 前台签字 18 名片是否归还 是 否 未归还应扣 元 前台签字 19 柜子钥匙是否归还 是 否 未归还应扣 元 前台签字 20 座位牌是否归还 是 否 未归还应扣 元 前台签字 21 图书是否有借阅 是 否 未归还应扣 元 前台签字 22 办公文具是否归还 未归还应扣 元 前台签字 23 当月出勤情况 共 天 计 小时 其中缺勤 天