关于针对韶关市万隆文具店管理制度

HR Planning System Integration and Upgrading Research of A Suzhou Institution 韶关市韶关市万隆文具店管理制度万隆文具店管理制度 一 一 公司简介公司简介 韶关市万隆文具批发部于 1996 年 2 月 1 日在韶关市南郊一公 里粤北批发广场设立批发部 公司位于韶关市火车站出口南侧 韶 关粤北批发广场 是韶关唯一一家集批发 零售为一体的经营企 业 主要经营有办公用品 电脑耗材 会计用品 学生文具 体育 用品 运动服装 教学器材 美术颜料 纸品 中西乐器等 经营 商品上万种 铺面 仓库共占地面积上千平方米 有免费的专车送 货及售后服务人员 经过 10 年的创业发展 在广东省韶关市委 市政府领导下及广 大客户朋友的热情支持推动下 于 2005 年 1 月注册成立了韶关市文 博贸易发展有限公司 到目前为止文博贸易发展有限公司已经发展 成为韶关市实力最强 规模最大 品种最全和最有产品品质保证和 价格优势的办公文具配送公司 旗下还设立了多家分店连锁超市 2000 多平方米的专业配送仓库 300 多平方米的舒适办公环境 及 近百人的优秀员工和一支高素质的专业销售队伍 二 企业文化二 企业文化 多年来 我公司始终坚持于 诚信经营 优质服务 的经营理念 优质高效 开拓创新 的企业精神 凭着良好的商业道德 周到的 供货送货 负责的售后服务和实惠的销售价格 赢得广大客户的信 赖支持 我们始终坚持 信誉第一 顾客至上 薄利多销 服务周到 为经营原则 坚持以现代信息拓展 沟通市场经营为宗旨 与生产 厂家 供货商 客户保持良好的关系 本市有多家大中型企业与本 店有良好的供销关系 通过十多年的经营努力 业务已覆盖粤北三 区八县及周边城市 为顾客提供优质优价的商品和完善的售前售后 服务 被广东省及本市工商局评为 信得过文明经营单位 及 重合同 守信用 等多种荣誉单位 韶关市商业联合协会理事单位之一 三 三 经营理念经营理念 文博贸易发展有限公司一贯秉承 诚信 务实 创新 的经营 理念 以其完善的企业管理体制 优良的产品品质而深受广大朋友 的信任与支持 我们将竭诚为您提供 优良 低价 快速度 优品 质的服务 四 四 企业精神企业精神 优质高效 开拓创新 五 五 企业口号企业口号 诚信经营 优质服务 六 六 连锁店制度连锁店制度 第一条 连锁店由总部 门店和配送中心组成 第二条 连锁店经营同类商品 使用统一商号 统一总部管理 第三条 连锁店全部商品均通过总部统一采购 统一配送 统一 商品 统一管理规范 第四条 连锁店全部员工统一着装 统一语言 统一上班 第五条 连锁店必须使用电子收款机并逐步建立时点销售 pos 和电子订货 EOS 系统完善商业综合信息管理网络系统 条形码使用率要达到 90 以上 第六条 连锁店必须统一营业时间 第七条 总部必须具备以下职能 采购配送 财务管理 质量管 理 经营指导 市场调研 促销策划 员工培训等 门 店要按照总部指示和服务规范要求承担日常销售业务 配送中心主要承担各店所需商品的进货 库存 分货 加工 集配 运输 送货等任务 第八条 连锁店形式包括自愿连锁 直营连锁和特许连锁 七 七 组织机构组织机构 财务部 财务部长 员工 采购部 采购部长 采购员 总经理 副经理 仓储部 仓储部长 仓库管理员 司机 搬运员 销售部 销售部长 店长 店员 营销策划部 部长 市场调研员 促销员 文员 八 八 规章制度规章制度 1 1 财务部管理规章制度 财务部管理规章制度 财务部人员必须严格遵守 会计法 企业财务通则 企业 会计准则 及相关行业财务管理制度的要求 结合本公司生产经营 管理的具体特点 规范和强化公司财务管理的基础工作 加强公司 财会管理工作 搞好经济核算 提高企业经济效益 切实保护股东 的合法权 一 公司财务管理规定 1 财务部门应综合运用各种会计数据和经济信息 进行分析 预测 制定财务收支计划和公司经济目标 并积极组织和落实各种计划和 目标的实施 2 建立完善资金计划管理制度 合理安排资金 及时办理资金决算 清理有关债权债务 以保证公司经营活动资金的运转 3 财务部门应根据有关信息 认真分析 预算 为决策者提供行之 有效的投资计划和可行性报告 4 加强会计核算 按时计税 缴税 严格审查各种原始凭证的真实 性 合法性 如实提供会计凭证 账薄 报表 其他会计资料和有 关情况 接受国家审计 工商 税务等部门和公司董事会 监事会 的监督 5 加强银行开户印章与支票等票据的管理 实行章 证分开 印章 确需带出公司 须由二人以上陪同 并做好登记工作 严禁在空白 纸上预留印模和开具空白支票 6 加强各种费用的列支管理 实行总经理一支笔审批制度 固定资 产配置及专项费用应先审批后列支 7 财务部门要认真做好会计预算 决算工作 加强成本 费用的分 析和核算 找出财务管理漏洞 并及时提交董事会 总经理讨论调 整 8 根据公司章程规定 按时向股东 董事会 总经理提供资产负债 表 现金流量表 财务情况说明书 利润分配表 二 财务岗位职责 1 全面组织 管理 协调财务部的日常工作事务 做好财务部与公 司各部门的协调和沟通工作 制定相应的成本 费用控制目标 向 总经理汇报财务部的管理工作及日常运作动向及所有涉及公司财务 事务的资料和营业资讯 2 负责公司的财务外联工作 向工商 税务 银行等政府机关单位 提供必须外报或对外送出的财务数字和财务报表 3 负责对每日上午的出纳现金及审计营业报表进行认真核对 并做 好报送总经理的审核工作 4 负责对日常报支及货款支付的认真审核 以确保报销单据的准确 性 5 负责每月出纳交回的收入 付款单据进行分类科目记账 与营运 会计交回的成本账项合并一起并汇编总账 同时做好财务会计的相 关报表以便报送总经理 6 保持高度的财务原则性 凡是伤害到公司利益的应坚决给予制止 和纠正 并及时向上级反映 处理相关人员的责任 7 负责编制公司年度财务计划 编制月 季 年度会计报表及有关 说明 每月 10 日前向公司领导及时 真实 准确地报送会计报表 完整地反映财务状况 并按季度进行财务分析 8 负责会计核算 特别对应收 应付等往来账要及时清算和催收 定期对固定资产 低值易耗等财产物品进行盘点 做到账帐相符 账实相符 发现不符 必须查明情况及时汇报 9 负责公司的资产管理和各项财产的登记 核对 抽查与调拨 按 规定计算折旧费用 确保资产的资金来源 10 妥善保管会计凭证 会计账本 会计报表等档案资料 11 完成上级领导交办的其它工作任务 三 出纳岗位职责 1 负责现金及银行转账票据的收付 不得积压 按时将现金送存 银行 2 严格遵守现金管理制度 库存现金按规定限额执行 不得挪用 不得以白条抵库 不得坐支营业款 3 根据会计人员签章的收 付款凭证 按款项的审核批准制度办理 收付 4 开据支票 办理汇款时要按公司的财务管理制度办妥有关手续 不符合规定者予以退回 5 填制有关收入 支出的会计凭证 登记银行存款 现金出纳日记 账 保证账款相符 6 负责保管未签发的支票 支票本及已签发的支票存根联 7 负责职工每月工资 奖金以及各种福利待遇的审核和发放 8 结合公司的业务实际情况 每月汇总收付款凭证并将凭证交会计 登记明细账 9 每月 30 日前 将上月银行存款日记账与银行对账单逐笔核对 编制银行余额调节表 10 每月底将银行存款余额 营业收入及本月 本年累计额报告总 经理及法人代表 2 2 采购部规章制度 采购部规章制度 1 采购流程 A 收到销售部从 ERP 发来的订单 B 审批确认 C 询价 比价 D 采购部经理审批 重大合同向公司领导请示 E 签订采购合同 F 复印后 将原始合同整理装订年末存档 2 付款流程 A 在 ERP 内录入付款申请单 B 采购部经理审核 C 副总经理审批 D 财务部付款 3 收货流程 A 直发 a 根据合同执行进程督促供货方按期交货 b 供货方传真提货单 c 通知销售内勤已发货 d 销售部内勤传真提货单至最终用户并确认 e 采购员办理入库手续 f 销售部内勤办理相应的出库手续 B 转发 a 根据合同执行进程督促供货方按期交货 b 供货方传真或邮寄提货单 c 通知办公室相关人员提货 d 提货人员将货物交库管员并办理交接手续 e 采购员清点货物并办理 ERP 入库手续 4 收进项发票流程 a 催供货方开具发票 b 核对开票内容 c 录入 ERP d 将发票交财务部签收 5 出库流程 a 库管员收到销售部销售内勤发出的 ERP 出库申请 b 库管员备货并复核 c 交办公室发货 d 办公室将用户签字的送货单或发货单交销售内勤 5 采购管理制度 1 建立好供方及用户档案 并做好工作记录 2 建立 建全比价制度 保证采购设备的质优价廉 3 建立客户资料管理 表 册 新客户开发一览表 竞争同行动向 一览表 售后服务管理表 4 每周末将上周付款 欠款 欠票情况进行汇总在周例会上做总结 并提出本周用款计划 5 签订采购合同后 应全面了解发货情况 如不能及时供货 应将 原因提前十日通知销售内勤 6 所有货物一律开箱验收 发现问题及时和供应商联系 尽早解决 7 采购部负责所采购货物的入库手续 货到后应在一个工作日内办 理入库手续 验货完毕后 及时按操作规程准确登录 ERP 8 采购部每月 5 日前 将上一月的采购合同编号整理成册 9 违反上述规章制度 视情节罚款 50 500 元 3 3 仓储部管理规章制度 仓储部管理规章制度 1 库房由专人管理 各种货物登记 做到帐物相符 非库房管理人 员不得私自进入库房 拒绝任何人在库房逗留 2 保持库房的整洁 有序 库区禁止吸烟 杜绝烟火隐患 如有违 反罚款 100 元 3 所有货物依据销售部门或合同号合理存放 4 任何出入库物品都要履行手续 见单发货 领用登记 5 保证货物完整出库 应有装箱单 发货清单 一式两份 和回执 保证货物和备品的及时 准确出库 6 接到出库申请后根据合同内容进行备货 并由领货人签字方可办 理出库 7 出库返回单 应由销售内勤保管 需方签字 8 对客户所需样品及实验品 库管员及时登记领用人 领用时间 退回时间 退回后应妥善保管 9 库管员每月第三周的周六对库房盘点 并将盘点结果在次日报副 总经理 10 违反上述规章制度 视情节罚款 50 500 元 4 4 销售部管理规章制度 销售部管理规章制度 一一 员工仪容仪表员工仪容仪表 1 根据工作需要 向员工免费提供制服 制服必须整套穿着 保持 整齐清洁 妥善保管 人为损坏或遗失应赔偿 2 非因工需要或无上级批准不得穿制服离开 员工上下班应将制服 换下 非着制服人员阴干规定着装 3 头发要整齐清洁 不梳怪异发型 前不遮眉侧不盖耳 女员工长 发需扎起来 男员工不留长发不留胡须 4 面部要干净清爽 女员工要使用口红 化淡妆 男员工不留胡须 鼻毛不得外露 指甲要修剪整齐 不留长 补涂鲜艳指甲油 不得 戴夸张饰物 不得戴有色眼镜 5 工章要清晰 号码准确 佩戴左胸前 穿工作服必须佩戴工章 6 鞋子袜子要干净无破损 不得穿拖鞋凉鞋 高跟鞋鞋跟不宜过高 8 制服要干净无污渍 扣子必须全部扣上 不得在客人面前挽袖扎 裤 不得作出不雅行为 9 个人卫生要清洁 上班前不吃异味食物和不合含有酒精的饮料 10 不得在店里靠着站或坐着 除非工作需要 不得抠指甲挖鼻孔 二 工作态度 二 工作态度 1 真诚微笑 不能表现出厌烦 冷漠 没精打采神态 要随时体现 出乐意为客人服务 2 尊重顾客 认真聆听 与顾客谈话时要与客人目光接触 不能随 意打断客人的话 3 目光热情 神态自信 不亢不卑 有客人走近 要注视客人 点 头示礼 致意问好 和客人谈话要有适当延伸交流 传达出热情 尊重 友善 诚恳的信息 4 站 坐 走姿要文雅得体 符合礼仪要求 站时不叉腰不插袋不 抱胸 坐下不翘腿 趴桌 走时不勾肩搭背 不奔跑跳跃 5 任何时候都不要对客人视而不见 怠慢客人 对客人要礼让 客 人谈话时不要走近旁听 不要窥探 6 正确运用走姿 介绍时切忌指指点点 地给客人东西时要双手 不要随便丢过去 切忌用手指和笔尖指着客人 7 服务时要确保站立 不得聚成一堆闲聊 吵闹喧哗 8 操作时要尽量保持安静 说话轻 走路轻 操作轻 三 语言应答 三 语言应答 1 要求使用普通话 勤说 你好 谢谢 请 对不起 再见 欢迎 光临 礼貌称呼客人 2 电话响三声内应接听 并回答规范语言 如 你好 这里是万龙 文具店 请问有什么需要帮助的呢 3 服务时要有五声 客人来时问候声 遇到客人是招呼声 得到协 助时感谢声 麻烦客人时有致歉声 客人离开时道别声 4 坚持不对客人说不 在无法满足客人需求时应至少提出有效建议 5 服务杜绝四语 不尊重客人的蔑视 自以为是地否定语 缺乏耐 心的烦躁语 刁难他人的都气语 6 牢记客人都是对的 任何时候不要和客人发生争吵或冲突 四 处理客人投诉 四 处理客人投诉 1 如遇客人投诉 必须认真倾听 必要时应做简要记录 一定要感 谢客人 并致以歉意 告诉客人此事将迅速上报有关部门解决 2 如遇投诉可以马上解决的 应尽快处理 并将结果向上级禀报 3